Nama : IKA SETYORINI PRADJOJOWATY, S.Psy, CHt, M.M, M.

Psi
Usia : 45 tahun
Pendidikan terakhir : S1 Psikologi Industri
S2 Manajemen SDM
S2 Psikologi Pendidikan
Pekerjaan : a. Dosen Tetap di Sekolah Tinggi Transportasi Darat
b. Ka. Unit Layanan Konseling Psikologi di STTD
Materi yg diampu : 1. Psikologi Massa
2. Administrasi Perkantoran
3. Manajemen SDM
4. Budaya kerja dan Etos Kerja
5. Pancasila
WA : 0811-1096981
ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN

DISUSUN OLEH

IKA SETYORINI P, S.Psi,

M.M, M.Psi

SEKOLAH TINGGI TRANSPORTASI DARATIND

JAKARTA
 BUKU YANG DIAMPU
1. Manajemen administrasi perkantoran
modern
Pengarang badri munir sukoco
2. Filsafat administrasi pengarang
Prof. Dr. S P Siagian, MPA
3. Manajemen Personalia
pengarang Saud Husnan UGM
4. Surat-surat Lengkap oleh Y.S. Marjo
5. Buku lengkap aneka Surat Dinas
pengarang Mara Ulyani
6. Permenpan No. 80 Tahun 2012 tentang
7. Pedoman Tata Naskah Dinas
Pengertian Administrasi secara etimologis

Kompetensi Profesional
 Secara etimologis, kata administrasi berasal dari bahasa Latin
“ad+ministrare” dan ”administratio”. ad+ministrare berarti
melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965),
sementara

 administratio artinya pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan

dan pemerintahan (Atmosudirdjo, 1986).

 Dalam bahasa Belanda administrasi berasal dari kata

“administratie”yangmeliputikegiatancatat mencatat, surat
menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainyayang bersifat teknisketatausahaan atau dikenal juga
dengan istilah clrecical work. (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2).
Pengertian Administrasi
Menurut Beberapa Ahli
Beberapa pengertian administrasi
menurut para ahli, diantaranya:
 1. Drs. The Liang Gie dan Drs.
Sutarto (1977) segenap rangkaian
kegiatan penataan terhadap
pekerjaan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam kerja sama
mencapai tujuan tertentu.
 2. Parajudi Atmosudirjo,
pengendalian dan penggerak dari
suatu organisasi sedemikian rupa
sehingga organisasi itu menjadi
hidup dan bergerak menuju
ketercapainya segala sesuatu yang
telah ditetapkan oleh administrator
yakni kepala organisasi
Pengertian Administrasi dikelompokkkan
kedalam 2 kelompok kategori yaitu :

a. Pengertian Administrasi Secara Sempit

 Administrasi disamakan dengan kegiatan Tata Usaha

yang berarti suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur
segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan
tulis-menulis, surat-menyurat dan
mencatat/membukukan setiap perubahan atau kejadian
yang terjadi di dalam organisasi” (The Liang Gie,1972).

b. Pengertian Administrasi Secara Luas

 Administrasi dalam arti luas dapat didefinisikan

sebagai kegiatan kerjasama yang dilakukan
sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja
sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
 Menurut The Liang Gie, Administrasi sebagai
rangkaian kegiatan penataan di dalam
pelaksanaanya memiliki 8 unsur, yaitu:

Unsur-unsur  a. Organisasi, dalam organisasi, dikelompokkan

orang-orang, tugas-tugas, wewenang, dan
Administrasi tanggungjawab serta hubungan diantara para
pekerja atau unit-unit tugas;
 b. Manajemen,rangkaian perbuatan menggerakkan
orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas
kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai;
 c. Komunikasi merupakan rangkaian perbuatan
menyampaikan warta dari satu pihak kepeda pihak
lain dalam usaha kerjasama yang bersangkutan;
 d. Kepegawaian,merupakan rangkaian perbuatan
mengatur dan mengurus tenaga kerja yang
diperlukan dalam usaha kerjasama yang
bersangkutan
Lanjutan …..

e. Keuangan, rangkaian perbuatan mengelola segi-segi

pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
f. Perbekalan, rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur
menggunakan, mendaftar, memelihara, sampai kepada
menyingkirkan benda-benda perlengkapan dalam usaha
kerjasama;
g. Tatausaha, rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukkan dalam usaha
kerjasama;
h. Hubungan masyarakat (Humas), merupakan rangkaian
kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari
masyarakat sekeliling terhadap usaha kerja sama yang
bersangkutan.
 Pengertian & Tujuan
Administrasi Kantor

 Administrasi kantor seringkali disebut sebagai

office management dalam kepustakaan. Ada
beberapa perbedaan pendapat tentang istilah
administrasi dan manajemen.

 Dalton B. Me. Farland dalam bukunya Management

menjelaskan Administrasi merujuk kepada
penentuan tujuan-tujuan pokok dan kebijakan-
kebijakannnya, sedangkan manajemen merujuk
kepada pelaksanaan kegiatan yang dirancang
untuk menyelesaikan/mencapai tujuan dan
kebijakan yang efektif.
 Pengertian Administrasi Kantor
menurut beberapa ahli:

a. Drs. Moekijat, manajemen perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi

menajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai
merasa puas.

b. W.H. Evans “Administrasi Perkantoran Modern (2009)” administrasi perkantoran

sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori
organisasi.
Tujuan dari administrasi
perkantoran menurut
Geroge R. Terry

a. Untuk memberikan semua keterangan yang

lengkap dan diperlukan kepada siapa, bilamana,
dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan
perusahaan secara efisien;

b. Untuk memberikan catatan-catatan dan

laporan-laporan yang cukup dengan biaya yang
serendah-rendahnya;

c. Untuk membantu perusahaan memlihara

saingan;

d. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang

cermat dan membantu memberi pelayanan
kepada para langganan;

e. Untuk membuat catatan-catatan yang semakin

baik dengan biaya yang semakin rendah
 Ruang lingkup Administrasi Perkantoran
dipandang dari 2 kelompok yaitu :
a. Dilihat dari segi kegiatan

Kegiatan perkantoran terdiri dari beberapa kegiatan antara lain:

1) Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-
faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

2) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Merupakan pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi lain yang

meliputi:

 Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan

 Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan

 Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk

memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
 Lanjutan …………..

3) Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Kegiatan yang meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
target dan sasaran yang telah ditentukan serta
untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat
dan dinamis.

4) Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Merupakan proses yang berusaha memastikan

bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan
sesuai dengan target yang ingin dicapai.
 b. Dilihat dari segi fasilitas

1) Lokasi Gedung/Kantor

 Lokasi gedung/kantor harus mendapat perhatian dari

seorang manajer kantor, karena akan mempengaruhi
terhadap aktifitas dan tujuan kantor, disamping
mengikuti ketentuan perencanaan ligkungan dari
pemerintah setempat. Misalnya, gedung
perdagangan hendaknya mengambil lokasi di daerah
perdagangan, dan gedung pelayaran hendaknya
berdekatan dengan pelabuhan, dan sebagainya. Juga
perlu diperhatikan faktor lingkungan, karena ada
kalanya faktor lingkungan ikut serta menentukan
hidup matinya organisasi.
Lanjutan……………..
2) Peralatan : Peralatan digolongkan kedalam dua
kelompok antara lain sebagai berikut:
 Perabotan kantor
 Perbekalan kantor
3) Interior : Adalah tatanan perabot atau perangkat
yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang
kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan
kantor dan jendela.
4) Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus
perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan
prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.