Pengertian Kantor

Terminologi kantor memiliki arti sempit dan luas. Kantor

dalam pengertian sempit dipahami sebagai tempat
melaksanakan kegiatan administrasi
16 Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran - Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

sedangkan kantor dalam pengertian luas dipahami

sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi.
Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda
‘kantoor” yang memiliki arti:
 Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis;
 Markas, atau ruang (kompleks)
 Biro atau tempat kedudukan dari pimpinan suatu
administrasi;
 Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
 a) Prajudi Atmosudirdjo kantor adalah tempat atau
pusat, markas, gedung, rumah, kamar, ruangan
dimana kita sebagai seorang yang mempunyai tugas,
usaha, jabatan, kedudukan, fungsi melakukan
pemikiran tentang segala sesuatunya yang menjadi
tanggungjawabnya
 b) P.W. Betts: kantor merupakan istilah yang
digunakan untuk penyediaan dan pemeliharaan
layanan informasi yang efektif melalui jaringan
komunikasi yang handal;
 Berdasarkan pengertian kantor di atas, jelaslah
bahwa kehadiran kantor bagi suatu organisasi
sangat penting. Kantor merupakan pusat
organisasi yang memiliki peran sentral dalam
kegiatan operasional organisasi. Dibawah ini
memperlihatkan posisi atau fungsi sentral dari
sebuah kantor dalam suatu organisasi.
 Berbagai kajian mengenai fungsi kantor, berujung
pada 2 kategori fungsi kantor. Meskipun maksudnya
sama, namun para ahli menggunakan istilah yang
berbeda untuk setiap kategori, seperti Balachandran
dan Chandrasekaran dalam bukunya “Office
Management” menggunakan istilah fungsipokok dan
fungsi tambahan.
 Sementara Rao, M.E.T dalam “Office Organization
and Management” membagi fungsi kantor menjadi
fungsi primer dan fungsi sekunder. Arora, S.P dalam
“Office Organization and management 2 ” nd

menyebutkan fungsi kantor terdiri dari fungsi rutin dan

fungsi manajemen administrasi
 a. Fungsi Utama
 Fungsi utama kantor adalah mengelola informasi.
Pemahaman ini merujuk pada pendapat Mills &
Standingfordyang menyatakan kantor sebagai
penyedia layanan komunikasi dan informasi.
Secara lebih terperinci fungsi utama kantor terdiri
dari: menerima informasi,mengolah informasi,
mendistribusikan informasi
 1) Melaksanakan fungsi manajemen
 2) Merancang sistem dan prosedur kantor
 3) Mengendalikan formulir kantor
 4) Menjamin ketersediaan alat tulis dan perlengkapan
kantor
 5) Menjamin ketersediaan peralatan, furniture dan
mesin kantor
 6) Menjamin keamaan aset
 7) Melaksanakan hubungan masyarakat
 Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama
dengan tata usaha, yang dalam bahasa inggrisnya
disebut office work atau clerical work yang berarti
segenap rangkaian aktivitas menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim
dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha bersama.
 Pekerjaan kantor dapat berperan dalam beberapa hal
seperti:
  Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk
pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan
yang tepat
  Membantu melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi, karena memiliki fungsi
sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen
  Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional,
guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk
mencapai tujuan organisasi
 Ciri-ciri penting dari pekerjaan kantor adalah
sebagai berikut:
 a. Bersifat pelayanan
 b. Bersifat memudahkan atau meringankan
 c. Bersifat merembet kesegenap bagian
organisasi
 d. Dilakukan oleh semua pihak
 e. Umumnya berupa pekerjaan pengetikan dan
penghitungan
 Menurut William H. Leffingwell & Edwin M. Robinsonyang dikutip
oleh Drs. Moekijat dalam bukunya “Tata Laksana Kantor”,
pekerjaan kantor itu meliputi:
 a. menerima, mengirim dan mengangkut pesanan-pesanan
dengan kapal;
 b. membuat rekening;
 c. surat-menyurat, mendikte dan mengetik;
 d. menyimpan warkat;
 e. menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-
perhitungan yang belum diselesaikan;
 f. mengurus, membagi dan mengirimkan surat (mensortir)
 g. memperbanyak warkat dan memberikan alamat;
 h. bermacam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima
tamu
 i. tugas-tugas khusus untuk menyederhanakan
sistem dan menghapuskan pekerjaan yang tidak
perlu
 j. membuat warkat-warkat/mencatat data-data
yang diinginkan
 1. Typing (mengetik) : 24,6%
 2. Calculating (menghitung) : 19,5%
 3. Checking (memeriksa) : 12,3%
 4. Filling (menyimpan warkat) : 10,2%
 5. Telephoning (menelpon) : 8,8%
 6. Duplicating (menggandakan) : 6,4%
 7. Mailing (mengirim surat) : 5,5%
 8. Other (lain-lain) : 12,7%
 Total : 100%
 1. Pekerjaan yang bersifat ketatausahaan
 Merupakan pekerjaan yang berhubungan langsung
dengan pekerjaan tulis menulis. pengurusan
surat/penanganan surat, penyimpanan surat,sortir,
pengetikan, pengurusan kepegawaian, pengurusan
keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan,
pembuatan laporan

 2. Pekerjaan yang tidak bersifat ketatausahaan

 Merupakan pekerjaan kantor yang tidak berhubungan
dengan pekerjaan tulis-menulis, seperti: Penerimaan
tamu, Penanganan telepon, Pelayanan kebersihan,
Pelayanan keamanan
 Pengertian :

 Kita sering kali mendengar istilah pegawai negeri,

pegawai swasta, pegawai tetap, pegawai honorer
dan sebagainya. Semua istilah itu sebetulnya
memiliki arti yang sama, hanya saja objeknya
berbeda
 Dibawah ini adalah beberapa istilah yang sering
digunakan untuk menyebutkan personal kantor:
 a) Pegawai negeri, b) Pegawai swasta c) Pegawai
tetap

 Berdasarkan pengertian dari beberapa istilah bahwa

personal atau pegawai kantor adalah keseluruhan
orang yang bekerja pada suatu kantor tertentu atau
orang yang melakukan pekerjaan dengan
mendapatkan imbalan jasa berupa gaji atau tunjangan
baik di instansi pemerintah atau swasta.
 Dalam proses pelaksanaan keseluruhan kegiatan
untuk memperoleh karya dalam administrasi,
maka diselenggarakan oleh orang-orang atau
personil kantor yang disebut dengan:
 a. Administrator (kepala administrasi)
 b. Manager (pimpinan pelaksana kerja)
 c. Staff (pembantu ahli)
 d. Worker (pegawai atau pekerja )
 dibagi kedalam 2 kategori, yaitu:
 a. Personal kantor sebagai tenaga manajerial, yaitu
pegawai kantor yang mempunyai jabatan dan tugas
sebagai pemimpin (manager),
 b. Personal kantor sebagai tenaga operasional, yaitu
pegawai kantor yang mempunyai tugas sebagai
pelaksana dan teknisi suatu pekerjaan kantor yang
mempunyai tugas sebagai pemimpin pelaksanaan
pekerjaan, menjalankan, serta mengerjakan segala
macam pekerjaan kantor sebagai pencapaian tujuan
organisasi.
 BUATLAH STRUKTUR ORGANISASI DI KANTOR
SAUDARA BESERTA DENGAN TUPOKSINYA
 BERILAH TANDA DIMANA TEMPAT SAUDARA
SAAT INI DIPEKERJAKAN