Peran Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan

Peran adalah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Dalam hal ini administrasi
perkantoran memiliki peranan melancarkan kehidupan serta perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan, hal ini karena fungsinya yang sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan serta sebagai sumber
dokumen.

Seorang pimpinan membutuhkan informasi yang sifatnya umum, yang memberikan pengetahuan secara
keseluruhan mengenai perkembangan organisasi/perusahaannya. Berdasarkan uraian tersebut, kita bisa
melihat peran administrasi perkantoran dalam dua fungsi, antara lain yaitu:

1) Bantuan Bagi Pimpinan (Staff Function)

Pekerjaan kantor terdiri atas kegiatan-kegiatan yang membantu pimpinan dalam merencanakan serta
mengendalikan kegiatan perusahaan/organisasi dalam mengambil tindakan dan juga keputusan, agar
tepat pada sasaran yang ingin dicapai.

2) Pelayanan Bagi Masyarakat (Public Service)

Pekerjaan kantor, selain merupakan sebuah kegiatan yang berperan untuk membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan, juga merupakan kegiatan melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok
kantor), baik yang sifatnya intern ataupun ekstern (pelayanan publik).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan berjalan tanpa ada data dan keterangan yang disiapkan oleh
pekerjaan kantor. Bahkan lebih dari itu tujuan kantor tidak akan tercapai jika data dan keterangan yang
disiapkan kantor tidak sesuai, atau kurang tepat dan keliru. Peranan pekerjaan atas tugas-tugas operatif
pada umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan ataupun warkat sebagai
pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian di atas bisa disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor antara lain yaitu:

a) Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan ataupun

melakukan tindakan yang tepat.
b) Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk
mencapai tujuan organisasi.

c) Membantu melancarkan kehidupan serta perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Peran Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Di dalam pelaksanaan administrasi perkantoran terdapat beberapa hal yang merupakan karakteristik
mendasar dari administrasi perkantoran, antara lain yaitu:

1) Bersifat Pelayanan

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa pekerjaan kantor merupakan melayani pelaksana
pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. Dalam hal ini G.R.
Terry mengatakan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang fungsinya
memudahkan dan meringankan.

Pekerjaan kantor berperan dalam membantu pekerjaan-pekerjaan lainnya, agar bisa berjalan lebih baik.
Dalam hal ini Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai
satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam
organisasi atau perusahaan.

Di dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak secara langsung bisa mendatangkan laba, sebagaimana
yang dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan, contohnya bagian produksi atau bagian penjualan.
Akan tetapi bagian produksi atau penjualan tersebut bisa berhasil dan menguntungkan, jika pekerjaan
kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2) Merembes Segenap Bagian Organisasi

Administrasi perkantoran merembas ke segala bagian organisasi. Hal ini karena pekerjaan kantor bersifat
pelayanan terhadap seluruh perkerjaan operatif. Bisa dibilang administrasi perkantoran memegang
peranan penting dalam setiap bagian organisasi.
{|CATATAN| Merupakan sebuah kekeliruan jika Anda melewatkan 5 artikel terkait berikut ini:

1) Untuk Apa Kita Belajar Administrasi Perkantoran?

2) Pengertian Administrasi, Kantor, dan Administrasi Perkantoran

3) 8 Unsur Administrasi Perkantoran

4) Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran

5) Apa Saja Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor}

3) Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat dari perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan tersebut
akan dilakukan oleh semua orang yang ada di dalam organisasi itu sendiri. Walaupun pekerjaan kantor
bisa menjadi tugas sekelompok pegawai saja (misalnya bagian tata usaha), nemun pekerjaan itu akan
menjadi monopoli bagi kelompok pegawai tersebut.

Pekerjaan kantor akan dilaksanakan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah
kedudukannya) sampai pegawai terendah. Dalam hal ini contohnya seorang direktur menelepon kantor
lain untuk menghimpun data ataupun keterangan yang dibutuhkan atau bisa jadi sebaliknya menerima
telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para karyawan yang tidak masuk atau yang
lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor. Seorang pegawai OB, selain bertugas
untuk membersihkan kantor sering juga mendapatkan pekerjaan mengantar surat serta mengisi buku
ekspedisi.

Jika kita lihat kembali peranan dari karakteristik pekerjaan kantor sebagaimana yang sudah bahas
sebelumnya, kita akan menyadari bahwa pekerjaan kantor pada umumnya adalah suatu fungsi yang
memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan sebagai urat nadi bagi setiap organisasi
modern.

Secara umum pekerjaan kantor mencakup aktivitas manajerial mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sementara secara khusus (tugas operatif sehari-hari
atau unit) pekerjaan kantor mencakup tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan.
Peran Adminsitrasi Perkantoran dalam Dunia Bisnis

Administrasi perkantoran seringkali sulit dibedakan dengan tata-usaha perkantoran, karena

memiliki beberapa persamaan seperti:

Berperan penting dalam melayani tugas pokok perusahaan secara umum

Bertujuan untuk mengumpulkan dan menyediakan segala macam data dan informasi yang berguna

Mendukung perkembangan perusahaan secara menyeluruh

Walaupun begitu, sebenarnya tata-usaha perkantoran masih menjadi bagian dari administrasi
perkantoran. Tepatnya adalah bagian terkecil yang melibatkan pegawai rendah dengan ketrampilan
praktis seperti mencatat, mengetik, menyortir, menyimpan arsip, dan sebagainya.

(http://kelasbelajarku.blogspot.co.id/2013/10/pengertian-administrasi-perkantoran.html)

Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perkantoran organisasi
lainnya , karena tugas-tugas yang dilakukan didalamnya sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan
kantor tersebut. Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan
baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi, membantu
kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan
oleh kantor.

Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat
mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat
berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan
harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang biasanya dilakukan administrasi perkantoran
adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor
tersebut. Soenarto, (2001).

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang
sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan
organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang
peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha
yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik,
aktivitas suatu organisasi akan terganggu.
Kesimpulan

Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena

itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi
itu sendiri. Administrasi yang baik membutuhkan manajemen perkantoran baik pula, dan office
management yang baik membutuhkan seorang pekerja kantor yang baik.

manajer kantor yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu

memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara

harmonis dan berkesinambungan.