BAB II

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

2.1 Pengertian arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu
archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan
arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip
sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai
kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga
kearsipan

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat -

surat penting. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan
agar tiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali. Sedangkan menurut Walne (
1988 : 128 )” Arsip sebagai informasi terekam ( recorded information) merupakan
endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-
unit kerja yang terekam dalam berbagai media.

2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip.

2.2.1Tujuan Arsip

Adapun tujuan arsip adalah sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

 1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Widjaja ( 1992 : 8 ) mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuan untuk

menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan, Menyiapkan surat
setiap saat diperlukan, mengumpulkan bahan - bahan yang mempunyai sangkut -
paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

2.2.2 Fungsi Arsip

Arsip mempunyai peranan penting dalam berbagai bidang pekerjaan, Oleh

karena itu pentingnya arsip dapat dilihat dari fungsi arsip baik secara makro
maupun mikro dalam kesatuan kearsipan adalah sebagai berikut :

1. Arsip sebagai sumber informasi

2. Arsip sebagai sumber Penelitian
3. Arsip sebagai sumber sejarah
4. Arsip sebagai sumber ingatan
5. Arsip sebagai sumber komunikasi

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip

dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada
umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan
administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Universitas Sumatera Utara

2.2.3 Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingakatkan petugas yang
lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat
digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil
keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu,
dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah
sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

2.3 Jenis - jenis Arsip

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip

dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang
dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :

1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis
adalah arsip - arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari - hari.
2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip - arsip yang sudah
tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.

2.4 Arsip Statis

2.4.1 Pengertian Arsip Statis

Universitas Sumatera Utara

 Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan,
penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
Arsip statis mengandung berbagai macam pengertian. Sebagai bahan
pengetahuan dan sebagai bahan perbandingan, dibawah ini pengertian tentang
arsip statis adalah :

1. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, yang dimaksud dengan

arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
2. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan
arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari
admistrasi negara.
3. Menurut Wursanto (1991 : 237 ) “arsip statis sering disebut archive atau
permanent record, yaitu arsip - arsip yang tidak secara langsung
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara.”
4. Menurut Widjaja ( 1993 : 102 ) “ arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan
kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam
rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5. Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 9 ) “arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung
jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting
untuk generasi yang akan datang.

2.4.2 Ruang Lingkup Arsip Statis

Universitas Sumatera Utara

 Arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record.yaitu arsip-
arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi negara. arsip abadi ( archive) warkat-warkat vital yang akan disimpan
selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini mempunyai taraf nilai yang abadi.

Dengan demikian yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (archive ).
Arsip statis tidak lagi berada di arsip nasional Republik Indonesia, dengan kata
lain arsip statis terdapat di arsip nasional republik Indonesia pusat ( Arsip nasional
pusat ) dan arsip nasional Republik Indonesia daerah ( Arsip Nasional daerah ).
Arsip statis merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah
Indonesia dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Diatas
telah diutarakan bahwa yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi. ( Wursanto,
1991 : 238 - 239 )
Tabel Waktu penyimpanan golongan arsip.

No GOLONGAN ARSIP WAKTU PENYIMPANAN

1. Arsip vital Permanen

2. Arsip Penting 3 - 7 tahun

3. Arsip biasa 2 – 3 tahun

4. Arsip tidak penting 1 tahun

Dari empat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen atau
(archive) adalah arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah atau
mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat langgeng. Oleh karena itu
arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti
dengan arsip yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Mengingat arsip vital
mempunyai sifat langsung, maka waktu penyimpananya adalah permanen. Hal ini
berbeda dengan waktu penyimpanan untuk golongan arsip yang lain.

Wursanto ( 1991 : 238 -239 ) memberikan gambaran arsip - arsip yang

dapat digolongkan dalam arsip vital .

1. Dalam Bidang Politik dan Permerintahan

Universitas Sumatera Utara

 a. Teks Sumpah Pemuda
b. Teks Prolamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato Kenegaraan setiap tanggal 16 Agustus menjelang
peringatan hari Kemerdekaan R.I.
e. Teks Pidato Presiden dalam mengantar Nota Keuangan di depan
rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
f. Teks Pidato presiden dalam rangka pertanggungjawaban
Pemerintah di depan Sidang majelis Permusyawarahan rakyat (
MPR ) R. I
g. Dan lain-lain.

2. Dalam Kegiatan Organisasi

a. Surat-surat piagam , surat hak, hipotik

b. Stock capital

c. Buku besar umum

d. Kutipan surat pajak,

e. Pola perencanaan ( tata kota )

f. Laporan perhitungan

g. Wesel yang dibayar , Chek, kuitansi untuk pembayaran

h. Neraca

i. Hak cipta, paten, merk dagang

j. Kontrak

k. Laporan kerja tahunan

l. Akta, hak pakai

m. Peraturan- peraturan , undang-undang, notulen

Universitas Sumatera Utara

 n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan

o. Kita pendirian organisasi/perusahaan

p. Peta: tanah, daerah penelitian

q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/ bangunan

r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang

tidak bergerak lainnya

s. Dokumen/ Foto-foto udara

t. Dan lain-lain.

Kiranya perlu diketahui bahwa masing-masing organisasi tentu memiliki

ukuran yang dipakai untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip
termasuk penting atau tidak. Suatu warkat mungkin dianggap vital oleh suatu
organisasi, akan tetapi bagi organisasi yang lain mungkin hanya merupakan
warkat biasa, sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti. (
Wursanto, 1991 : 239 )

Di lain pihak, Terry yang dikutip oleh Wursanto ( 1991 : 239 )

mengemukakan bahwa arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 minggu saja.
Sedangkan arsip penting disimpan selama 5-6 tahun. Masalah penetapan jangka
waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan salah satu kegiatan dalam
bidang penyusutan arsip. Sedangkan arsip-arsip yang masih mempunyai nilai
kegunaan, tetapi tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan administrasi negara yang selanjutnya disebut arsip statis, harus
diserahkan kepada Arsip Nasional R.I.
Arsip-arsip ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan
pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Oleh
karena itu arsip ini (arsip statis ) mempunyai taraf nilai yang abadi atau permanen
sehingga dapatlah dikatakan bahwa ruang lingkup pengurusan arsip statis terbatas
pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau permanen.

2.5 Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara

efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan
nasional.

Universitas Sumatera Utara

 Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip
sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

2.5.1 Tujuan Pengelolaan arsip statis

Tujuan pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan

arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.

2.5.2 Pengelolaan arsip statis

Pengelolaan arsip statis meliputi:

a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Universitas Sumatera Utara

 Dari gambar diatas dapat diketahui bahwa kegiatan daur hidup arsip statis
di mulai dari kegiatan acquisition, description, preventive, concervation, curative
concervation, information service, and source publication. ( akuisisi, deskripsi,
pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan sumber publikasi )

2.5.3 Akuisisi ( Acquisition )

Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah
koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa
berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun
penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan.
Pada prosesnya secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi
(sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian “purchases”. (Reed, 1993:
137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang
berbeda.
Dalarn proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah
masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant
Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan
nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif,
hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian;
penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya (Brichford, 1977:1). Di dalam
penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu :
1. Seleksi arsip (records selection),
yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan
dan dipelihara; siapa pengguna arsip itu kelak: apa jenis arsipnya;
apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu
disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip
yang penting dipelihara organisasi, dan sebagainya. Kemudian
kegiatan penentuan tipe arsip (records type). Umurnnya tipe arsip yang
disimpan adalah kertas. Tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan
media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru
(blue print).

Universitas Sumatera Utara

 2. Penentuan nilai arsip, yaitu menentukan apakah arsip itu mempunyai
nilai referensi / informasional (reference value) atau nilai penelitian
(research value). (Ricks.1993: 309-310).

2.5.4 Deskripsi ( Description )

Wursanto ( 1991 : 21 ) menyebutkan bahwa arsip dapat digolongkan
menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu : menurut
subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat
kegunaannya, keseringan penggunaannya, fungsi, tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya, serta keasliannya.
Perihal deskripsi arsip, saat ini sudah dikembangkan pensosialisasian
Standard International Deskripsi Arsip (International Standard Archival
Description (Guide)/ISAD) bagi negara-negara di bawah naungan International
Council on Archives (lCA).
Standar ini mulai diperkenalkan sejak tahun 1992 dan dimaksudkan untuk
mengolah arsip statis yang sudah teratur. Menurut ISAD, di daIam deskripsi arsip
setidaknya memuat 26 unsur yang harus diterapkan. Ke-26 unsur tersebut
merupakan uraian dari enam elemen kelompok deskripsi, yaitu:
1. Pemyataan identitas
2. Konteks
3. Isi dan struktur
4. Syarat akses dan penggunaan
5. Bahan-bahan yang ikut menyatu
6. Catatan (Sunarto, 1999 : 13)

Melalui deskripsi akan terlihat gambaran kegiatan yang dijalani sebuah

lembaga. Kemudian dibuatkan susunan kegiatan yang akan menggambarkan
sebuah skema guna pengaturan arsipnya. Berdasarkan skema inilah pengaturan
fisik arsip dilakukan. Namun oleh karena sering dialami kesulitan dalam
pembuatan skema pengaturan arsip agar bisa sama atau sesuai aturan aslinya,
maka sebagai alternatif pemecahan bisa dilakukan pengaturan arsip sesuai dengan
struktur dan fungsi organisasi dari lembaga pencipta arsip tersebut saat arsip-arsip
diciptakan. Atau apabila tidak diketemukan struktur dan fungsi dari lembaga
pencipta arsip, pengaturan arsipnya dapat dilakukan sesuai dengan masalah atau
nama kegiatan dari arsip-arsip yang sedang diolah. Hasil deskripsi ini kemudian

Universitas Sumatera Utara

dituangkan dalam suatu daftar yang disebut inventaris arsip. Suatu inventaris yang
lengkap memuat unsur - unsur :
1. Judul inventaris, misal lnventaris Arsip Sekretariat Wilayah Daerah
Propinsi Jawa Timur tahun 1967-1978.
2. Kata pengantar dari orang yang mengerti tentang arsip atau
penanggung jawab pembuatan inventaris.
3. Daftar Isi (sesuai dengan skema pengaturan arsipnya) yang ditandai
dengan nomor halaman inventaris.
4. Pendahuluan (berisi sejarah singkat lembaga pencipta arsip. Sejarah
arsipnya dari penataan hingga berada di Badan Arsip, informasi
tentang fisik arsipnya, jumlah arsip, jenis arsip, dan kurun waktu arsip
diciptakan).
5. Isi deskripsi arsip (berisi uraian deskripsi, dengan susunan penomoran
berurut dan kronologis).
6. Lampiran-lampiran (jika ada, misal:peta, Peraturan Lembaga, SK
Pendirian Lembaga, dan sebagainya).
7. Indeks (nama orang/organisasi/lembaga, nama tempat/geografi,
masalah, dan istilah penting)
8. Nama pembuat/penyusun inventaris arsip dan tahun pembuatannya.

2.5.5 Pemeliharaan ( Preventive Conservation )

Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip.
Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan
mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini
termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Yayan
Daryan, 1998: 130). Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk
melestarikan bahan arsip dari kerusakan.

Sedarmayanti (2003 : 110)“Pemeliharaan arsip adalah kegiatan

membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa
sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :
1. Pengaturan ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus :

Universitas Sumatera Utara

 a) Dijaga agar tetap kering ( temperature ideal antara 60-75
Celcius F, dengan kelembaban antara 50-60 % )
b) Terang ( terkena sinar matahari tak langsung ).
c) Mempunyai ventilasi yang merata.
d) Terhindar dari kemungkinan serangan api, serangga, dan
sebagainya.

2. Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar
udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembaban yang
diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus ( kamper )
ditempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan
bahan kimia secara berkala.
4. Larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan,antara lain :
a) Dilarang membawa makan ditempan penyimpanan arsip
b) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (
karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran)
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan
lainnya. Selain itu penggunaan fumigasi, restorasi diperlukan untuk
menghindari kerusakan dari factor biologis seperti binatang
pengerat.

2.5.6 Perawatan ( Currative Conservation )

Damayanti ( 2007:3 ) mengungkapkan bahwa konservasi merupakan
kebijaksanaan dan cara tertentu dipakai untuk melindungi koleksi arsip dari
kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh
petugas teknis. Kegiatan perawatan arsip statis mencakup :
a) Membersihkan arsip
b) Menghilangkan noda/bercak
c) Menangani arsip basah
d) Memutihkan kertas
e) Pencucian
f) Menambal dan menyambung
g) Laminasi

2.5.7 Layanan Pengguna ( Information Service )

Penggunaan /akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan
pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip. Untuk kepentingan penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan pennyelidikan dan penyidikan,

Universitas Sumatera Utara

arsip statis dapat diakses dengan temu kembali arsip yang baik. Widjaya ( 1993 :
172 - 173 ) mengemukakan 3 ( tiga ) sarana penemuan kembali arsip :
a) Indeks adalah kata tanggap ( caption, catch word yang dapat
berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah subjek
dan nama tempat ( Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan,
desa jalan dan sebagainya ).
b) Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf
dengan tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu.
c) Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang
berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi, dan
nama tempat.
2.5.8 Sumber Publikasi ( Sources Publication )
Sumber Publikasi dalam kamus kearsipan merupakan tindakan dan
prosedur untuk menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan
apapun bentuk dan format untuk dideskripsikan secara umum. Termasuk
penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah/arsip, penerbitan sejarah
lisan dan tulisan lain yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.

Universitas Sumatera Utara

2.6 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004
Tentang Pengelolaan Arsip Statis.

Menimbang :
a. Bahwa statis sebagai bukti kinerja yang merekam aktivitas penyelenggaraan
pemerintahan perlu dipelihara dengan baik;

b. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut, dan agar dapat lebih berhasil guna dan
berdaya guna, dipandang perlu mengatur pengelolaan arsip statis dalam satu
kesatuan sistem kearsipan, dengan Keputusan Presiden. Mengingat :

1. Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;

2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971Nomor
32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964);
3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen
Perusahaan (Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor 18,Tambahan
Lembaran Negara Nomor 3674);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51,Tambahan
Lembaran Negara Nomor 3151);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran
Negara Tahun 1999 Nomor 194,Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3912);

MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN PRESIDEN TENTANG PENGELOLAAN ARSIP
STATIS.

Universitas Sumatera Utara

BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Keputusan Presiden ini yang dimaksud dengan :
1. Arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
3. Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan,
penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
4. Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga Pemerintah Pusat yang
bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
5. Lembaga Kearsipan Provinsi adalah satuan organisasi perangkat Daerah
Propinsi yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan Daerah Propinsi di
bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
6. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota adalah satuan organisasi perangkat
Daerah Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan
Daerah Kabupaten/Kota di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

BAB II PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Universitas Sumatera Utara

Bagian Pertama Umum
Pasal 2
(1) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.
(2) Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari :
a. Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Pasal 3
Pengelolaan arsip statis meliputi :
a. pengumpulan;
b. penyimpanan;
c. perawatan;
d. penyelamatan;
e. penggunaan;
f. pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.

Pasal 4
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab Arsip
Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, dan/atau Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota.

Pasal 5
(1) Dalam rangka pengelolaan arsip statis, Arsip Nasional Republik Indonesia,
Lembaga Kearsipan Propinsi dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
dapat bekerja sama dengan badan atau lembaga internasional dan/atau
instansi pemerintah asing.
(2) Kerjasama sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) tidak termasuk pengelolaan
dalam hal pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 3 huruf f.

Universitas Sumatera Utara

(3) Ketentuan mengenai tata cara kerja sama dalam pengelolaan arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.

Pasal 6
Pengelolaan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan
terhadap :
a. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok yang diserahkan oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintahan baik Pusat maupun Daerah sebagai kewajiban serah
arsip sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;

b. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok yang dibuat dan diterima badan-badan swasta
dan/atau perorangan yang wajib diamankan Pemerintah dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.

Bagian Kedua
Pengumpulan
Pasal 7
Pengumpulan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan
melalui kegiatan :
a. penilaian;
b. penataan;
c. pembuatan daftar arsip statis.

Universitas Sumatera Utara

Pasal 8
(1) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari Lembaga-
lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah
dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.
(2) Penilaian sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan terhadap
kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis
bagi bukti pertanggungjawaban nasional.

Pasal 9
Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan
arsip statis lengkap dan utuh kondisi fisiknya serta mempunyai nilai informasi
bagi bukti pertanggungjawaban nasional,
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota menerima arsip statis.

Pasal 10
(1) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan
arsip statis tidak lengkap dan/atau mengalami kerusakan kondisi fisiknya
namun mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional,
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota :
a. meminta Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik
pusat maupun
daerah, badan-badan swasta dan/atau perorangan untuk melengkapi arsip
statis;
b. menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan terhadap kondisi
fisik arsip
statis yang mengalami kerusakan.
(2) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan
arsip statis tidak mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban

Universitas Sumatera Utara

 nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
mengembalikan arsip kepada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan baik Pusat maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan
dapat memberi rekomendasi untuk dimusnahkan.
(3) Kriteria arsip statis yang mempunyai nilai informasi bagi pertanggungjawaban
nasional ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan
memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 11
(1) Terhadap arsip statis yang diterima sebagaimana dimaksud dalamPasal 9 dan
Pasal 10 ayat (1), Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan
Lembaga Kearsipan Propinsi dan Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.
(2) Ketentuan mengenai tata cara pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip
Statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pasal 12
(1) Terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan penataan dengan
mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya dan
bentuk atau media arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan tata
cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan,
penyelamatan, dan penggunaan arsip statis.
(2) Ketentuan mengenai tata cara penataan arsip statis sebagaimana dimaksud
dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia.

Pasal 13
(1) Arsip statis yang diterima, didata dan dicatat dengan cara dan teknik tertentu
dalam daftar arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Universitas Sumatera Utara

(2) Tata cara pendataan dan pencatatan arsip statis dalam bentuk daftar arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.

Bagian Ketiga
Penyimpanan
Pasal 14
(1) Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis.
(2) Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan
sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip
statis.
(3) Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan
arsip statin sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Bagian Keempat
Perawatan
Pasal 15
(1) Perawatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya
kerusakan.
(2) Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud
dalam ayat ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung
dalam arsip statis.
(3) Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud
dalam ayat ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami
kerusakan.

Universitas Sumatera Utara

Pasal 16
Kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) dilakukan
dengan :
a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;
b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
c. mensterilkan dari perusak arsip;
d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang
pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan
restorasi arsip statis;
e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan
ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;
f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;
g. kegiatan lain yang diperlukan.

Pasal 17
(1) Kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (3) dilakukan
dengan :
a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;
b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis
yang mengalami kerusakan;
c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan
metode dan rangkaian tindakan perbaikan sebagaimana dimaksud dalam huruf
b.
(2) Pelaksanaan kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
dilakukan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam
arsip statis.

Pasal 18
Ketentuan mengenai tata cara perawatan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 15, Pasal 16, dan Pasal 17, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia.

Universitas Sumatera Utara

Bagian Kelima
Penyelamatan
Pasal 19
Penyelamatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan
terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung
dalam arsip statis.

Pasal 20
(1) Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Arsip Nasional Republik
Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau
mengalihbentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain.
(2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan
dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

Pasal 21
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
memberitahukan secara tertulis kepada Lembaga-lembaga negara, Badan-badan
Pemerintahan, baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta, dan/atau
perorangan pencipta atau penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat
dan/atau dialihbentukan ke dalam media lain.

Pasal 22

Universitas Sumatera Utara

Ketentuan mengenai tata cara penyelamatan arsip statis sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 19 dan pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21, diatur
lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Bagian Keenam
Penggunaan
Pasal 23
(1) Arsip statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota digunakan
untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan,
pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.
(2) Penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan
dengan tetap
memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 24
(1) Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam dan/atau di luar lingkungan
Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(2) Penggunaan arsip statis yang dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota hanya dapat dilakukan atas dasar izin tertulis dari
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/ Kota.
(3) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), yang
bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
(4) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) dapat berupa
:
a. pemberian izin penggunaan arsip statis;

Universitas Sumatera Utara

 b. penolakan izin penggunaan arsip statis.
(5) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam
ayat (4) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan
Lembaga Kearsipan Propinsi,dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.
(6) Ketentuan mengenai tata cara perizinan penggunaan arsip statis yang
dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.

Pasal 25
(1) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat
menghentikan kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam pelaksanaannya
tidak sesuai dengan penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 23.
(2) Ketentuan mengenai tata cara penghentian penggunaan arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.

Pasal 26
(1) Arsip statis yang karena sifatnya rahasia untuk diketahui umum, hanya dapat
digunakan setelah mendapat izin tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(2) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),yang
bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
(3) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat
berupa :
a. pemberian izin penggunaan arsip statis;
b. penolakan izin penggunaan arsip statis.

Universitas Sumatera Utara

(4) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam
ayat (3) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan
Lembaga Kearsipan Propinsi,dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan
Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.
(5) Ketentuan mengenai arsip statis yang bersifat rahasia dan tata cara pemberian
izin penggunaannya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), ayat (3),
dan ayat (4), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia.

Pasal 27
(1) Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk Jaringan
Informasi Kearsipan Nasional.
(2) Pelaksanaan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan sesuai dengan ketentuan
mengenai Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam
Keputusan Presiden ini.

Bagian Ketujuh
Pembinaan Atas Pelaksanaan Serah Arsip Statis
Pasal 28
Dalam rangka pelaksanaan kewajiban serah arsip statis oleh Lembaga-lembaga
dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah sebagaimana dimaksud
dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan, dilaksanakan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.

Pasal 29
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dimaksudkan agar arsip statis yang
diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan
Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota mempunyai kelengkapan
dan keutuhan kondisi fisiknya serta nilai informasi bagi pertanggungjawaban
nasional.

Universitas Sumatera Utara

Pasal 30
(1) Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan oleh :
a. Arsip Nasional Republik Indonesia terhadap lembaga atau unit kerja yang
bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi terhadap Lembaga atau unit kerja yang
bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah Propinsi serta Badan-badan
Pemerintah Pusat di Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota terhadap Lembaga atauunit kerja yang
bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota serta Badan-
badan Pemerintah Pusat dan Propinsi di Kabupaten/Kota.
(2) Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan Lembaga
Kearsipan Kabupaten/Kota berpedoman kepada tata cara pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia dan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

Pasal 31
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang :
a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b. sumber daya manusia kearsipan;
c. sarana dan prasarana kearsipan.

Pasal 32
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :
a. bimbingan;
b. konsultasi;
c. penyuluhan;
d. supervisi dan pemantauan;
e. pendidikan dan pelatihan;

Universitas Sumatera Utara