YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN PGRI

SMKPGRI 1 SENTOLO
BIDANG KEAHLIAN : BISNIS DAN MANAGEMEN
KOMPETENSI KEAHLIAN :Akuntansi - Adm. Perkantoran ( Akreditasi : B )
BIDANG KEAHLIAN : SENI, KERAJINAN DAN PARIWISATA
KOMPETENSI KEAHLIAN :JasaBoga ( Akreditasi : A )
Website :smkpgri 1 stl.sch.id Email : smkpgri1sentolo @ yahoo.com
Alamat : Jl. Raya Sentolo Km. 18 KulonProgo  HP. 08156860423, Yogyakarta  55664

UJIAN KENAIKAN KELAS

TAHUN PELAJARAN 2017/2018

Mata Pelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan

Hari, Tanggal : Selasa, 22 Mei 2018
Kelas : XI
Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Alokasi Waktu : 90 menit
I. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat a, b, c, d,
atau e !
1. Berikut yang bukan fungsi dari peralatan kearsipan adalah ….
a. Alat pelindung agar arsip tahan lama
b. Alat bantu mempercepat pencarian arsip
c. Menjaga kerahasiaan arsip
d. Meringankan pekerjaan
e. Mempermudah pencarian arsip
2. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara mendatar dan saling menumpuk pada rak
atau laci yang tidak terlalu dalam disebut ….
a. Horizontal d. Literer
b. Vertical e. Korporit
c. Lateral
3. Folder yang mempunyai besi penggantung, dan besi penggantung dipasang pada
gawang yang ada di filing cabinet. Alat kearsipan tersebut adalah ….
a. Hanging folder d. Ordner
b. Snelhecter e. Guide
c. Stopmap folio
4. Arsip yang disusun berdiri atau berderet menyamping di rak-rak. Penempatan arsip
seperti itu disebut ….
a. Horizontal d. Literer
b. Vertical e. Korporil
c. Lateral
5. Lemari arsip terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalamnya
terdapat hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut ….
a. Filling cabinet d. Rotary
b. Ordner e. Snelhecter
c. Hanging folder
6. Map yang tidak mempunyai daun penutup tetapi mempunyai penjepit di tengah
disebut ….
a. hanging folder d. folder
b. ordner e. map snelhecter
c. stopmap folio
7. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut ….
a. Perforator d. Numerator
b. Stapler e. Staples
c. Ordner

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 1

 8. Tempat penyimpanan arsip dimana penggunaannya memerlukan alat bantu
perforator adalah ….
a. Stapler dan ordner d. Guide dan numerator
b. Stapler dan snelhecter e. Ordner dan snelhecter
c. Numerator dan ordner
9. Ordner yang disimpan pada lemari atau rak arsip, penempatannya disusun secara ….
a. Horizontal d. Literer
b. Vertical e. Korporil
c. Lateral
10. Tickler file pada umumnya untuk menyimpan arsip berupa ….
a. Kartu nama d. Flash disk
b. Surat e. Cd
c. Undangan
11. Perlengkapan arsip yang fungsinya sebagai alat bantu mencari arsip dari pintu yang
lain tetapi masih dalam satu system yang sama adalah ….
a. Kartu indeks d. Out folder
b. Kartu tunjuk silang e. Buku arsip
c. Out slip
12. Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib,
maka dapat digunakan ….
a. Kartu indeks d. Buku arsip
b. Kartu tunjuk silang e. Tickler file
c. Out slip
13. Jekrekan dan cekrekan adalah nama yang popular di masyarakat untuk menyebut
alat ….
a. Steples d. Stedler
b. Stepler e. Strepler
c. Streples
14. Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah ….
a. Rotary d. Guide
b. Ordner e. Rak arsip
c. Perforator
15. Alat pembuka sampul surat dengan menggunakan arus listrik disebut ….
a. Hand opener d. Perforator
b. Authomatic mail opener e. Order
c. Numerator
16. Perhatikan gambar di bawah ini !
Gambar di samping merupakan peralatan kearsipan yaitu ….
a. Ordner
b. Snelhecter
c. Brief ordner
d. Rotary filing
e. Numerator

17. Berikut ini yang bukan kegunaan dari Lembar Pinjam Arsip adalah ….
a. Bahan bukti adanya peminjaman arsip
b. Bahan ingatan untuk mengetahui kapan arsip tersebut dikembalikan
c. Tanda bahwa arsip sudah dikembalikan
d. Dasar melakukan penilaian arsip
e. Mencegah terjadinya kehilangan arsip
18. Semua surat yang diterima oelh suatu organisasi disebut ….
a. Surat penting d. Surat masuk
b. Surat biasa e. Surat keluar
c. Surat rahasia

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 2

 19. Jika ternyata surat yang diterima tidak memakai kepala surat, maka untuk keperluan
tindak lanjut sampul suratnya harus ….
a. Dibuang saja d. Dicatat
b. Diarsipkan e. Diagendakan
c. Disatukan dengan surat
20. Jika juru tik menemui pada konsep surat kalimat yang diragukan (kurang jelas), maka
tindakan yang paling tepat dilakukannya adalah ….
a. Membetulkannya sendiri d. Menanyakan kepada konseptor
b. Diketik apa adanya e. Menunda pengetikan
c. Bertanya kepada pegawai lain
21. Untuk pengetikan lembar tindasan sebuah surat digunakan kertas ….
a. HVS d. Dorslaq
b. Duplicator e. NCR
c. Union skin
22. Berikut ini yang bukan merupakan ciri surat penting adalah ….
a. Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi/perusahaan
b. Jika hilang, sulit dicari penggantinya
c. Informasi dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain
d. Biasanya berupa surat lamaran kerja
e. Memerlukan tindak lanjut
23. Jika ada surat yang segera dibahas, sementara pimpinan sedang melaksanakan tugas
di luar kantor, tindakan yang harus dilakukan seorang administrasi kantor atau
sekretaris adalah ….
a. Segera mengolah surat tersebut
b. Menunggu pimpinan kembali
c. Mendelegasikan kepada pihak lain
d. Mengembalikan kepada pengirim surat
e. Mengarsipkan surat tersebut
24. Supaya surat tidak sobek, ketika membuka surat dengan menggunakan alat
pembuka, sebaiknya ….
a. Sampul surat dibuka perlahan-lahan
b. Surat diketuk-ketukan di atas meja
c. Sampul surat dibuka sedikit di posisi paling atas
d. Ujung sampai dibuka sedikit
e. Ujung sampul dilipat segikit
25. Beberapa hal yang tidak perlu diperhatikan dalam membaca surat yang diterima,
yaitu ….
a. Ada tidaknya hubungan dengan surat terdahulu
b. Ada tidaknya lampiran
c. Pada isi surat disampaikan ada barang yang dikirim atau tidak
d. Ada tidaknya batas waktu untuk balasan surat
e. Tepat atu tidaknya alamat surat
26. Berikut ini yang perlu dilakukan dalam menangani surat-surat yang mempunyai
lampiran adalah ….
a. Menyatukan lampiran dengan menggunakan penjepit kertas/klip
b. Surat dan lampiran dipisahkan
c. Surat-surat tersebut dicatat dalam buku tersendiri
d. Surat segera diproses, sementara lampirannya langsung disimpan
e. Surat dan lampirannya disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan tertutup

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 3

 27. PT Nakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama
tidak bisa mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa
merupakan surat ….
a. Masuk d. Biasa
b. Keluar e. Rahasia
c. Penting
28. Buku yang digunakan untuk penyampaian/pengiriman/pendistribusian surat kepada
pihak yang berada di luar perusahaan atau organisasi adalah buku ….
a. Agenda d. Disposisi
b. Ekspedisi ekstern e. Ekspedisi intern
c. Kartu kendali
29. Surat tertanggal 20 Oktober 2017 dari PT Sari Rahayu, telah diterima tiga hari
kemudian oleh Alya (Pencatat surat PT Taruna Abadi). Pada kolom tanggal terima di
buku agenda surat masuk, Alya mencatat dengan tanggal ….
a. 20 Oktober 2017 d. 23 Oktober 2017
b. 25 Oktober 2017 e. 24 Oktober 2017
c. 22 Oktober 2017
30. Lembar isian yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang
bersifat penting adalah ….
a. Buku agenda d. Kartu indeks
b. Lembar disposisi e. Kartu tunjuk silang
c. Kartu kendali
31. Informasi yang terkandung dalam surat tidak terdapat dalam surat lain. Hal ini
merupakan salah satu kriteria dari surat ….
a. Penting d. Resmi
b. Biasa e. Sangat rahasia
c. Rahasia
32. Di lembar kartu kendali, pada kolom pengolah diisi dengan ….
a. Nama arsiparis
b. Nama juru terima
c. Nama pejabat dalam suatu unit kerja
d. Nama pencatat surat
e. Nama unit kerja
33. Terdapat surat lamaran kerja atas nama Drs. Bambang Purnomo. Jika surat dicatat
dengan menggunakan system kartu kendali, pengisian yang paling tepat pada kolom
pengolah adalah ….
a. Drs. Bambang Purnomo d. Bagian kepegawaian
b. Lamaran kerja e. Penata arsip
c. Kepala bagian kepegawaian
34. Pada prosedur penanganan surat masuk kartu kendali maka dicatat rangkap tiga.
Kartu Kendali I disimpan oleh ….
a. Penata arsip d. Pencatat surat
b. Pengarah arsip e. Pimpinan
c. Pengolah surat
35. Dalam prosedur surat masuk system kartu kendali, setelah surat dicatat dengan kartu
kendali rangkap tiga. Surat beserta kartu kendali II dan III diserahkan kepada ….
a. Pengarah surat d. Sekretaris
b. Penata arsip e. Pimpinan
c. Pengolah surat

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 4

 36. Pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan, penandatanganan dan
pengiriman surat merupakan prosedur dari pengurusan surat ….
a. Masuk d. Biasa
b. Keluar e. Rahasia
c. Penting
37. Pihak yang menyimpan kartu kendali I saat pengurusan surat keluar penting adalah
….
a. Pencatat surat d. Penata arsip
b. Pengarah surat e. Unit pengolah
c. Penerima surat
38. Hari ini, PT Wiyata Mandala mengirimkan sebuah surat untuk PT Cahaya Abadi. Surat
tersebut disebut surat ….
a. Penting d. Keluar
b. Masuk e. Biasa
c. Niaga
39. Lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak
lanjut dari surat yang diterima, adalah lembar ….
a. Disposisi d. Secretaries desk file
b. Ekspedisi e. Blanko
c. Formulir
40. Jika pada penata arsip di unit kearsipan tersimpan surat dengan Kartu Kendali III,
berarti surat tersebut sudah bersifat ….
a. Aktif d. Pasif
b. Semi aktif e. Biasa
c. Inaktif
41. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ….
a. Aktif d. Vital
b. Inaktif e. Rahasia
c. Pasif
42. Alat yang berguna sebagai tempat berkas surat adalah ….
a. Stempel d. Baki surat (tray)
b. Amplop e. Secretaries desk file
c. Alat pembuka sampul
43. Berikut ini yang bukan merupakan keuntungan dalam menggunakan kartu kendali
adalah ….
a. Lebih efisien
b. Memudahkan dalam penyusunan arsip
c. Membuat pencatatan yang berulang
d. Mudah melacak lokasi surat
e. Dapat membedakan sifat surat
44. Menerima surat masuk, mendandatangi surat pengantar, dan membubuhi cap tanggal
pada sampul surat merupakan tugas dari ….
a. Penerima surat d. Satpam
b. Pengarah surat e. Pelaksana surat
c. Kurir
45. Orang atau pegawai yang ditugaskan untuk mengantar surat langsung kepada alamat
yang dituju disebut ….
a. Penerima surat d. Arsiparis
b. Pengarah surat e. Agendaris
c. Kurir

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 5

 46. Di bawah ini yang merupakan ordner adalah ….
a. d.

b. e.

c.

47. Prosedur pengurusan surat dalam sistem buku agenda adalah ....
a. penerimaan–pencatatan–pengerahan–penyortiran–penyampaian–penyimpanan
b. pengiriman–pencatatan–penyortiran–pengarahan–penyampaian–penyimpanan
c. penerimaan–pencatatan–penyortiran–pengarahan–penyampaian–penyimpanan
d. penerimaan–penyortiran–pencatatan–penyampaian–pengarahan–penyimpanan
e. penerimaaan–penyortiran–pencatatan–pengarahan–penyampaian–penyimpanan
48. Kegiatan membagi satu judul/nama/caption atas beberapa unit disebut ….
a. Daftar indeks
b. Sub unit
c. Daftar klasifikasi
d. Mengindeks
e. Mengklasifikasi
49. Yang dijadikan kode penyimpanan warkat menurut system abjad adalah ….
a. Satu atau dua abjad pertama dari unit pertama
b. Satu abjad pertama dari unit kedua
c. Dua abjad kedua dari unit kedua
d. Abjad terakhir dari unit pertama
e. Abjad pertama dari unit terakhir
50. Sistem abjad disebut juga ….
a. Alphabetical filing system
b. Subjectical filing system
c. Geographical filing system
d. Numerical filing system
e. Cronologhical filing system

**Selamat Mengerjakan**

Mengelola Sistem Kearsipan Kelas XI 6