MENGOLAH DAN MENJAGA

SISTEM KEARSIPAN

SMK NEGERI 1 MOTOLING TIMUR

 Jenis-Jenis Peralatan
Kearsipan
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang
digunakan dalam bidang kearsipan.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain;
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan
mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan.
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan hingga
arsip tahan lama.
Tiga istilah penting berkaitan dengan
penyimpanan arsip:
1.Persiapan horizontal; yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal) dimana
arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak
terlalu dalam
2.Pengarsipan vertikal yaitu penempatan atau penyimpanan
srsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) diman
arsip disusun menderet ke belakang.
3.Pengarsipan lateral yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dukumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip
disusun berderet menyamping.
Macam-macam Peralatan Arsip
1. Filing kabinet; lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci
antara 1-6 laci tetapi yang paling banyak digunakan adalah
4-5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000
lembar arsip.
2.Rotary (alat penyimpan berputar); semacam filing kabinet
tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara beputar.
3.Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam
berbagai bentuk arsip.
4.Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip
yang di susun secara lateral (menyamping)
5.Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau
plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
Map arsip ada beberapa macam antara lain:
a.Stopmap folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap
sisinya.
b. Map snelhecter yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah
map.
c. Folder yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup
d. Hanging folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.

6.Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
petunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri dari 2 bagian;
1.tab guide
2. badan guide
Guide ditempatkan didepan folder jika penyimpanan arsip digunakan
filing kabinet atau dapat juga didepan arsip jika penyimpanan
menggunakan ordner atau map snelhecter.
7. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5cm yang
di dalamnya terdapat besi penjepit.
8.Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
9.Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.
Perforator dibedakan antara lain;
a. Perforator dengan satu lubang digunakan untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama, plastik, dll
b. Perforator dengan dua pelubang digunakan untuk melubangi kertas
yang akan disimpan dalam map snelhecter dan ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang digunakan untuk melubangi kertas
yang akan dimasukkan ke dalam ordner

10.Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran

dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya numerator dibedakan
menjadi; a. numerator kecil yaitu ukuran angkanya kecil dan
terdiri dari 4-6 digit.
b. numerator besar yaitu ukuran angkanya lebih besar
dan terdiri dari 6 digit.
11. Kotak/Box adalah kotak yang digunakan untuk
menyimpan arsip yang beersifat inaktif.
12.Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan
surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan
disimpan kedalam folder masing-masing.
13. Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul
pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab
dari sebuah folder /guide.
14. Ticler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari
kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk
kartu atau lembaran yang berukuran kecil .
15. Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan kartu indaks dengan menggunakan
laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang.
16. Rak /laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak
untuk menyimpn kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.
17. Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash
dist,CD,kaset.
SEKIAN DAN TERIMA KASIH