KELOMPOK 9

- Faisal Basri
- Naufal Fadhilah Yahya
- Rizky Ananda Putra
- Wahyu Manunggal
Penyimpanan Dokumen
Administrasi dan Evaluasi
Kegiatan Humas Keprotokol
an
A. Menerapkan dan Menyimpan Dokumen
Administrasi Humas Keprotokolan
Definisi Dokumen
Dokumen mencakup berbagai surat berharga, termasuk rekaman ya
ng dapat dijadikan sebagai alat bukti yang bertujuab untuk meduku
ng keterangan agar lebih meyakinkan.

Penggolongan Dokumen Humas dan Keprotokolan

1. Warkat Biasa
2. Dokumen yang Tidak Penting (Nonesensial)
3. Dokumen Penting (Important)
4. Dokumen atau Warkat Sangat Penting (Vital)
A. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad
• Guide
• Folder
• Persiapan penataan dokumen berdasarkan abjad

2. Keuntungan Sistem Filling Abjad

- Mampu menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya secara
langsung.
- Petunjuk penaataan berkas yang mudah dipahami dan sederhana.

3. Kerugian Sistem Filing Abjad

- Dalam proses pemberian label pada folder memakan banyak tenaga
- Mudah mengubah beberapa alfabet dalam dok atau surat
Peranan Dokumen Humas dan Keprotokolan
Kantor

01 Sebagai Alat Bukti Tertulis

02 Sebagai Alat Pengingat

03 Sebagai Bukti Historis

04 Sebagai Duta Organisasi

 Langkah Langkah Penyimpanan Arsip
1. Penampungan
2. Penelitian
3. Pengindeksan
4. Pengkodean
5. Penyortiran
6. Penyimpanan
Prosedur Penemuan Kembali Dokumen yang Disimpan
a. Teliti arsip yang diminta
b. Isi bon peminjaman
c. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
d. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip
e. Ambil arsip yang diminta
b.Sistem Nomor/Numerical Filling System
1) Persiapan Penataan Arsip Berdasarkan Nomor
a) Melakukan penyusunan pola klasifikasi dokumen
b) Menyiapkan peralatan dokumen

2) Kelebihan Sistem Nomor

a) Penyimpanan dapat dilakukan lebih cepat dan tepat
b) Penyimpanan dapat dilakukan lebih teliti,cermat,dan teratur
c) Penyimpanan sederhana dan mudah dilaksanakan
 Sistem Tanggal/Chronological Filling Cabinet
Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal

• Filling Cabinet
• Guide
• Hanging Folder
• Kartu Indeks
 Sistem Wilayah/Geographical Filling Cabinet
Sistem penyimpanan ini yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen atau arsi
p yang didasarkan pada pembagian wilayah atau daerah yang menjadi ala
mat dalam suatu surat atau dokumen.
 Sistem Subjek/Subjectical Filling System
Sistem ini adalah penyimpanan dokumen yang didasarkan pada masalah di
mana surat akan dikelompokan dalam daftar indeks dengan tujuan untuk d
itentukan masalah – masalah yang umum terjadi.
Evaluasi Kegiatan Administrasi H
umas dan Keprotokolan
a. Evaluasi Kegiatan Humas

1. Struktur dan Bentuk Evaluasi Humas

2. Evaluasi Umum Mengenai Keberhasilan Humas
3. Kode Etik

b. Evaluasi Kegiatan Keprotokolan

yaitu melakukan evaluasi mengenai berbagai kegiatan yang memiliki kaitan de

ngan aturan dalam acara resmi dan kenegaraan. Aturan tersebut terdiri dari tat
a tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.
Membuat Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Admin
istrasi Humas dan Keprotokolan
a. Isi Laporan Kegiatan Kehumasan dan Keprotokolan

1. Pendahuluan
2. Uraian Kegiatan
3. Penutup
4. Lampiran

b. Format Laporan Kegiatan Humas dan Protokol

1) Kata Pengantar
2) Daftar
3) Isi Pendahuluan
4) Tujuan Kegiatan
5) Isi
6) Saran
7) Penutup
8) Lampiran
Menyusun Laporan Kegiatan Kehumasan
1. Bahan dan Ukuran
a). Judul
b). Jenis laporan
c). Lambang instansi
d). Tahun

2. Pengetikan
- Jenis huruf
- Pencetakan
- Jarak baris
Wahyu ☺