SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

NAMA : KENANGA HARDIANTI PRATIWI

NIM : 11910322080

UNIVERSITAS ISLAM NEGRI (UIN)

SULTAN SYARIF KASIM RIAU
2020
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama ALLA SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, kami
panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan
karunia-Nya kepada saya, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik.
Adapun makalah ini telah saya usahakan semaksimal mungkin untuk memenuhi mata
kuliah manajemen kearsipan.
Namun tidak terlepas dari semua itu, saya menyadari sepenuhnya bahwa ada
kekurangan baik dari segi penyusunan bahasa maupun dari segi lainnya. Oleh karena itu
dengan lapang dada dan tangan terbuka saya membuka selebar-lebarnya bagi pembaca
yang ingin memberi saran dan kritik kepada saya sehingga saya dapat memperbaiki
makalah ini.
saya berharap semoga makalh ini dapat diambil hikmahnya dan manfaatnya bagi yang
membacanya.

pekanbaru,21 November 2020

penulis,
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam perusahaan, satu kegiatan administrasi adalah masalah kearsipan. salah
satu jenis kegiatan kantor yang paling banyak dilaksanakan diberbagai kantor baik
kantor pemerintahan maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat,
arsip, ataudokumen. menurut Ernawati (2004) sistem pengarsipan adalah cara
pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai
abjad, numerik, nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas
arsip yang terkait.
Agar arsip yang disimpan aman, terjaga dan terpelihara maka dalam penyimpanan
arsip perlu memperhatikan kondisi lingkungan yang berkaitan dengan lokasi,
kontrol lingkungan dan perlindungan, selain aspek kondisi lingkungan juga
memperhatikan aspek pengamanan dari pemeliharaan, penanganan arsip dan
kemudahan akses dan juga perlu memperhatikan aspek proteksi.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa tujuan penataan sistem penyimpanan arsip ?
2. Apa saja kelebihan dan keuntungan dari sistem penyimpanan arsip ?
3. Bagai mana klasifikasi dari sistem penyimpanan ?
4. Apa saja asas-asas sistem penyimpanan arsip ?
5. Bagaimana langkah-langkah dari sistem penyimpanan arsip ?

1.2 TUJUAN
1. Menjelaskan tujuan penataan sistem penyimpanan arsip
2. Mengetahui kelebihan dan keuntungan dari sistem penyimpanan arsip
3. Menjelaskan mana klasifikasi dari sistem penyimpanan
4. Mengetahui asas-asas sistem penyimpanan arsip
5. Menjelaska dan mengetahui langkah-langkah dari sistem penyimpanan arsip
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Ttujuan penataan sistem penyimpanan arsip

Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip-Arsip yang baik dapat dilihat dari
berbagai aspek salah diantaranya adalah kemudahan dan kecepatan dalam mengakses
informasi yang terdapat didalam arsip dan juga aspek keamanan arsip yang terlindungi
dari manipulasi dan penggunaan informasi yang tidak semestinya.
Adapun Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip antara lain sebagai berikut :
1. Agar proses pencarian arsip yang mengandung informasi terkait lebih mudah
ditemukan. Pada dasarnya setiap arsip yang disimpan dalam suatu system
mempunyai informasi yang penting didalamnya, oleh karena penggunaan arsip
ini terkait dengan informasi yang ada pada saat masa lalau masa kini dan masa
mendatang. Sudah barang tentu banyaknya dokumen / arsip yang tersimpan
menjadi acuan dalam proses pencarian arsip tersebut, oleh karena adanya
manajemen penyimpanan dokumen yang tertata dengan baik mampu menjadi
solusi dalam proses pencarian informasi dalam suatu arsip. Jika penyimpanan
arsip sudah tertata dan terstruktur dengan baik maka proses pencarian suatu
dokumen akan menjadi lebih mudah dan cepat. Begitu juga sebaliknya jika
proses penyimpanan dokumen tidak tertatadan terstruktur dengan baik maka hal
tersebut akan menghambat proses pencarian dokumen terkait karena tidak
adanya struktur yang baik dalam proses pencarian dokumen yang sangat banyak.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan effektif dan effisien. Proses
penyimpanan arsip yang effisien dan effektif dapat pula menjadikan penyusutan
data yang tersimpan baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy. Tanpa
mengurangi informasi yang terdapat didalamnya Penataan Sistem Penyimpanan
Arsip berfungsi pula sebagai alternative lain dari penghematan space dan kertas
pada ruang penyimpanan. Sebagai contoh dapat kita asumsikan penyimpanan
arsip dalam bentuk softcopy dapat membantu effisiensi pada ruang penyimpanan
real, seperti menyimpan arsip dan data retensi dalam bentuk softcopy dan kita
bisa memusnahkan dokumen fisik yang sudah terlalu lama disimpan dengan
terlebih dahulu menyimpqan dokumen retensi tersebut kedalam bentuk softcopy
dan menyimpannya didalam sebuah system manajemen dokumen. Sehingga
apabila data tersebut dibutuhkan kembali suatu saat, kita dapat mengambil data
yang tersimpan dari file softycopy tersebut.
3. menjaga agar data dan informasi didalam arsip tersebut dapat ditempatkan di
tempat tertentu, baik dalam kelompok, subjek, divisi maupun jenis kesamaan
informasi. Dengan adanya pengelompokan data yang tersimpan maka beberapa
proses penggunaan kembali informasi dalam suatu arsip dapat dengan mudah
ditelusuri, dan dengan pengelompokan data ini dapat membuat suatu hierarki
pengelompokan data menurut informasi yang tersimpan dan hanya bisa diakses
oleh bagian yang terkait.
 4. Menjaga dari kehilangan informasi yang terdapat didalam arsip. Salah satu
Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip yaitu bagaimana menghindari
hilangnya informasi yang terdapat didalam arsip itu sendiri, dapat dibayangkan
apabila peneglolaan arsip yang tidak tersimpan dengan baik maka beberapa
resiko yang terjadi  salah satunya adalah hilangnya fisik arsip tanpa disengaja.
rsip yang tidak tersimpan dengan baik dan lokasi penyimpanan yang tersebar
membuat banyak kesulitan bagi user untuk mencari kembali informasi, selain
waktu yang kurang effisien dalam mencari arsip tersebut maka resiko kehilangan
arsip semakin besar dikarenakan banyaknya dokumen arsip yang tidak memiliki
informasi lokasi dimana terdapatnya arsip yang diinginkan. Dari beberapa
informasi diatas dapat di gamabrkan bahwa sesungguhnya Penataan Sistem
Penyimpanan Arsip merupakan hal yang sangat penting bagi kelangsungan
berjalannya suatu organisasi ataupun individu, dengan Penataan Sistem
Penyimpanan Arsip yang baik maka proses pencarian informasi dan data yang
ada akan semakin lebih effisien. dan meningkatkan tingkat effektifitas dalam
suatu proses kerja.

2.2 kelebihan dan keuntungan dari sistem penyimpanan arsip

Kelebihan:
1. Petunjuk penataan berkas sangat sederhana dan mudah dipahami
2. Kesalahan berkas mudah dicek dengan abjad yang sama atau serangkai
3. Peralatan atau perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana4.Biaya
pelaksanaannya lebih murah
4. Penyimpanan ini hanya memerlukan satu kali penyortiran, yaitu sesuai
dengan kesamaanabjad
5. Dengan penggunaan warna dalam pengodean, kesalahan penempatan
berkas akan mudahdiketahui.

Kelemahan:
1. Ada kemungkinan terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak
mengikuti aturan secarakonsisten
2. Nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama
3. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat sehingga serangkaian
pemberkasan menjaditidak sesuai dengan aturan
4. Berkas atau arsip yang didasarkan pada nama sangat mudah dilihat dan
diketahui oleh orangyang bermaksud tidak baik sehingga dari segi keamanan
kurang baik.

2.3 Bagai mana klasifikasi dari sistem penyimpanan

Dalam kegiatan mengarsip, mengaplikasikan sistem yang baik dalam menyimpan arsip
menjadi suatu hal yang penting. Di Indonesia ada 5 sistem yang dapat digunakan dalam
menyimpan arsip yaitu:
 a. Sistem Penyimpanan Alfabet
b. Sistem Penyimpanan Subjek
c. Sistem Penyimpanan Kronologis
d. Sistem Penyimpanan Geografis
e. Sistem Penyimpanan Numerik

Sebelumnya telah dibahas sistem penyimpanan alfabet, sekarang akan sedikit mengulas
tentang sistem penyimpanan subjek. Sistem penyimpanan subjek adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan
nama masalah/subjek pada isi surat. Penempatan arsip menurut klasifikasi subjek terdiri
dari tiga tingkatan, yaitu:
Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas).
Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama).
Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).

Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyimpan arsip dengan sistem subjek adalah
marancang daftar klasifikasi masalah. Mulai dari masalah utama (main subjek) atau
lajur utama, sub masalah atau lajur pembantu, dan sub-sub subjek atau lajur kelompok
kecil. Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip
berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang
dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
CONTOH MEMBUAT DAFTAR KLASIFIKASI ;
1. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH UTAMA

2. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUB MASALAH (LAJUR

PEMBANTU)
 3. DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI PADA SUB-SUB
MASALA H (LAJUR KELOMPOK KECIL)

CONTOH PENYIMPANAN ARSIP SISTEM SUBJEK :

1.4 Asas-asas sistem penyimpanan arsip

Pada dasarnya, ada 3 asas dalam kearsipan, di antaranya a dalah sebagai berikut:
1. Asas sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan
cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan
asas Sentralisasi:
Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
 Sedangkan kelemahan dari asas sentralisasi adalah : Jika dalam waktu
bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu
cepat. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing
unit.
2. Asas desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada
dalam organisasi. Keuntungan asas Desentralisasi: Tiap unit yang ada
dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah. Sedangkan kelemahan dari asas
ini adalah Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani
arsip. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk
menyimpan arsip.
3. Asas gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan
kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi. Kelebihan
pengelolaan arsip yang menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut :
a) Keseragaman prosedur dan tata kerja.
b) Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
c) Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip
aktif dan inaktif.
d) Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
e) Karyawan di unit kerja dapat bertambah.

2.4 Langkah-langkah dari sistem penyimpanan arsip

Sebelum arsip disimpan di filling cabinet atau di rak penyimpanan. Peralatan yang biasa
digunakan untuk menyimpan arsip beraneka macam bentuk dan jenisnya. Salah satu
jenis peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip adalah sbb:
1. Maparsip/folder
Adalah sebuah kertas atau plastik tebal berbentuk lipatan yang berguna melindungi
atau menyimpan arsip dari kerusakan yang diakibatkan oleh tangan-tangan manusia,
air, minyak, sinar matahari langsung, serangga dll. Adapun peralatan yang dimaksud
adalah sbb; a) Stopmap folio (map yang mempunyai 2 lipatan lembaran kertas tebal)
b) Snelhechter (map yang mempunyai penjepit kertas di dalamnya)
c) Brief ordner ( map yang terbuat dari bahan kertas tebal dan memiliki penjepit
kertas dari besi)
d) Portapel (map yang memiliki tali pengikat kertas arsip)
e) Hanging forder (map yang bisa digantungkan)
2. Penyekat/pembatas petunjuk
Sekat pembatas biasanya terbuat dari bahan kertas tebal atau plastik yang berguna
untuk membatasi bagian dari suatu folder.
 3. Lemari arsip
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip di dalam lemari yang terbuat
dari kayu, besi, atau bahan dari alumunium.
4. Rak arsip.
Adalah kerangka yang terbuat dari kayu atu besi yang tidak memiliki daun pintu dan
penyekat. Rak penyimpanan arsip biasanya bertingkat-tingkat dan memiliki sekat dan
laci. Arsip sebelum di letakan di rak-rak, terlebih dahulu di masukan kedalam sebuah
kotak atau ordner.
5. Kardek.
Adalah alat untuk menyimpan kartu kendali , kartu indek dan kartu-kartu lain yang
mencatat arsip-arsip yang ada, dan cara penyimpanannya harus ditangani oleh orang
yang profesional dibidangnya.
6. Berkas peringatan.
Adalah suatu alat bantu untuk menyimpan arsip atau kartu-kartu kendali yang diberi
tanda batas tanggal waktu jatuh tempo.
7. Kota arsip.
Adalah alat bantu untuk menyimpan arsip yang akan terlebih dahulu dimasukan
kedalam sebuah folder/map arsip
8. Rak penyortiran
Adalah tempat untuk memilah-milah surat yang masuk/diterima, untuk kemudian
diproses untuk dikirim, atau untuk mengelompokkan surat-surat berdasarkan isi
kandungan surat.

Tata cara penyimpanan arsip yang baik ada bermacam cara yang dapat
dilakukan diantaranya adalah sbb;
Penyimpanan arsip secara horisontal/mendatar. Penyimpanan arsip gaya mendatar atau
horizontal adalah arsip-arsip yang telah dimasukan kedalam stofmap/folder kemudian
ditumpuk ka atas di dalam lemari arsip (arsip ditumpuk dari bawah ke atas).
Penyimpanan arsip secara vertikal/berdiri. Cara penyimpanan arsip gaya vertikal/berdiri
adalah arsip-arsip yang dimasukan kedalam folder lalu disusun berdiri memanjang di
dalam lemari arsip secara berurutan dari depan ke belakang. Penyimpanan arsip Lateral
filling. Penyimpanan arsip yang dilakukan dengan cara arsip dimasukan kedalam
snelhechter atau brief odner lalu disusun berdiri dengan punggung odner menghadap
kedepan. Punggung odner telah diberi judul dan tahun arsip agar mudah ditemukan.

Tata cara penyimpanan arsip.

1. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat tersebut sudah
boleh untuk disimpan atau belum (meneliti tanda pelepas surat). Tanda pelepas surat
biasanya berupa disposisi dep. Yang menunjukkan perintah untuk menyimpan surat.
2. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Indeks surat/kode surat dibuat
disesuaikan dengna system yang dipakai dalam penyimpanan arsip dengan maksud
untuk memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat yang dibutuhkan
3. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian, masalah atau
tujuan surat. Untuk kegiatan menyortir atau memilah-milah surat sebelum disimpan
biasanya dilakukan di atas rak atau kotak sortir surat.
4. Berikutnya menyimpan surat ke dalam map (folder). Biasanya surat-surat disimpan
dalam folder/map dalam bentuk stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau
folder gantung, kemudian dimasukan kedalam lemari arsip atau filling cabinet yang
terbuat dari bahan besi tahan api.
5. Menata arsip yang baik sesuai dengan sistem yang digunakan dan sistem
penyimpanan

arsip dapat menggunakan beberapa sistem seperti yang tertera di bawah ini :
a. Sistem abjad
b. sistem tanggal
c. sistem nomor
d. sistem wilayah
e. sistem subyek/pokok masalah.
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara
logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik, nomor, huruf ataupun
kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Sistem penyimpanan subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama
masalah/subjek pada isi surat. Penempatan arsip menurut klasifikasi subjek
terdiri dari tiga tingkatan, yaitu:
Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas).
Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama).
Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).
Tata cara penyimpanan arsip :
1. Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat
tersebut sudah boleh untuk disimpan atau belum (meneliti tanda pelepas
surat). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. Yang
menunjukkan perintah untuk menyimpan surat.
2. Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Indeks surat/kode
surat dibuat disesuaikan dengna system yang dipakai dalam penyimpanan
arsip dengan maksud untuk memudahkan dalam penyimpanan dan
penemuan kembali surat yang dibutuhkan
3. Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian,
masalah atau tujuan surat. Untuk kegiatan menyortir atau memilah-milah
surat sebelum disimpan biasanya dilakukan di atas rak atau kotak sortir surat.
4. Berikutnya menyimpan surat ke dalam map (folder). Biasanya surat-surat
disimpan dalam folder/map dalam bentuk stofmap folio, snelhechter, brief
ordner, portapel atau folder gantung, kemudian dimasukan kedalam lemari
arsip atau filling cabinet yang terbuat dari bahan besi tahan api.
5. Menata arsip yang baik sesuai dengan sistem yang digunakan dan sistem
penyimpanan

3.2 SARAN
Saya sebagai penyusun sadar bahwa makalah saya ini jauh dari kata
kesempurnaan karena saya memiliki keterbaasan-keterbatasan yang tidak
dapat dipungkiri,untuk itu diharapkan kritik dan saranyang membangun dari
pada pembaca.
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.arsipmu.com/tujuan-penataan-sistem-penyimpanan-arsip/
https://www.coursehero.com/file/61231771/KELEBIHAN-DAN-
KELEMAHAN-MACAM-sistem-kearsipandocx/
https://ujiansma.com/asas-dalam-kearsipan
https://pddi.lipi.go.id/cara-menyimpan-arsip-yang-baik/