SISTEM KEARSIPAN SEBAGAI JURU KUNCI KEBERLANGSUNGAN

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)

Anisa Larasati
Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Imu Administrasi,
Universitas Brawijaya
anslrst11@yahoo.com

Abstract
Every large and small organization, including the Student Council, has a
letter that they must manage properly. The letter is an archive. However, now
in the scope of the Student Council many do not store, maintain, and handle
archives properly. So that in managing or storing existing records carelessly
or just as little. Meanwhile, archives are very important for organizational
life as a form of accountability for an activity. This means that the
organization must be more aware that the archive is important so that they
must be able to manage, store, maintain, and handle the archives they have.
Because, if everything is done properly and correctly, then the archive
meeting will be easier and faster, the Student Council will be bowed to be
more aware that the archives is vital for organizational life. They must be
able to manage the records properly and correctly, in order to support the
activities of the organization. Even in a simple way, they can manage the
security of the files they have.
Key word: Archive Management, Student Council, Archive Retrieval

Abstrak
Setiap organisasi besar maupun kecil, tak terkecuali OSIS, memiliki surat-
surat yang harus mereka kelola dengan baik. Surat merupakan sebuah arsip.
Namun, sekarang dalam lingkup OSIS banyak yang tidak mengetahui
bagaimana cara mengolah, menyimpan, merawat, serta menangani arsip
dengan benar. Sehingga dalam mengelola atau menyimpan arsip yang ada
secara sembarangan atau hanya sekadarnya saja. Sedangkan, arsip sangat
penting bagi kehidupan berorganisasi sebagai bentuk pertanggungjawaban
terhadap suatu kegiatan. Artinya adalah organisasi tersebut harus lebih sadar
bahwa arsip itu penting sehingga, mereka harus dapat mengolah, menyimpan,
merawat dan menangani arsip-arsip yang mereka miliki. Dikarenakan, jika
semua itu dilakukan dengan baik dan benar maka dalam kegiatan temu balik
arsip akan lebih mudah dan juga cepat. OSIS dituntut harus lebih menyadari
bahwa arsip menjadi hal yang sangat vital bagi kehidupan berorganisasi.
Mereka harus bisa mengelola arsip dengan baik dan benar demi menunjang
kegiatan organisasi. Dengan cara yang sederhana pun mereka dapat
melakukan pengelolaan sampai pengamanan arsip yang mereka miliki.
 Kata kunci: Pengelolaan arsip, Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS), Temu balik
arsip
Pendahuluan
Sekolah merupakan salah satu lembaga
yang dijadikan para siswa menimba ilmu
di bawah pengawasan guru yang
mengajarnya. Sekolah juga sebagai
tempat para siswanya untuk
mengembangkan kemampuan mereka
baik dalam soft skill maupun hard
skillnya. Salah satu cara siswa untuk
melatih kemampuannya terutama dalam
hal kepemimpinannya adalah dengan
cara mengikuti Organisasi Siswa Intra
Sekolah atau yang biasa kita sebut OSIS.
OSIS ialah sebuah organisasi yang
berada di tingkat sekolah di Indonesia,
dan biasanya terbentuk di Sekolah
Menengah, antara lain Sekolah
Menengah Pertama (SMP) dan Sekolah
Mengengan Atas (SMP). Organisasi
tersebut mewadahi para siswa untuk
meningkatkan bakatnya dengan cara
melakukan beberapa kegiatan yang
menunjang.
Dalam melaksanakan kegiatan
tersebut, pihak OSIS membutuhkan
adanya sebuah informasi atau data dari
kegiatan sebelumnya yang sudah
dilaksanakan. Salah satu sumber data
yang dapat mereka lihat tersebut ialah
arsip. Arsip merupakan sebuah bukti
atau rekaman dari suatu kegiatan yang
sesuai dengan fakta di lapangan, mulai
dari kegiatan awal sampai kegiatan
tersebut berakhir.
Arsip mempunyai peranan yang
sangat penting dalam penyajian suatu
informasi yang dibutuhkan. Arsip juga
dijadikan sebagai alat untuk bukti
pertanggungjawaban suatu organisasi
terhadap suatu kegiatan yang sedang
atau telah dilakukan. Oleh sebab itu,
untuk bisa menyajikan suatu informasi
dengan lengkap, baik, dan cepat,
haruslah ada sistem serta prosedur yang
baik dalam melakukan pengelolaan
arsip. Pengaturan dan pengawasan
terhadap suatu arsip atau dokumen
dimulai dari penciptaannya yang sangat
berguna untuk mencapai tujuan yang
sudah ditetapkan agar lebih efektif dan
efisien. Artinya, pihak OSIS maupun
sekolah tidak bisa melakukan
pengelolaan arsip hanya sekadarnya saja.
Permasalahannya kini ialah,
angggota OSIS belum memahami
tentang pentingnya sebuah arsip itu,
sehingga tidak tahu bagaimana cara
menyimpan dan merawatnya dengan
benar. Sehingga, mereka mengalami
kendala dalam kegiatan temu balik arsip
jika arsip atau dokumen tersebut sedang
mereka butuhkan
Dalam hal ini, OSIS harus
menyadari bahwa arsip menjadi hal yang
sangat vital bagi kehidupan
berorganisasi. Sehingga, mereka harus
lebih menyadari keberadaan arsip itu
perlu mendapatkan perhatian yang
khusus agar dapat mempermudah
terjadinya temu balik arsip jika
dibutuhkan kelak.
Pembahasan
Kata arsip berasal dari Bahasa
Yunani, yaitu arche, selanjutnya
berganti menjadi archea, dan berganti
kembali menjadi archeon. Archea
sendiri memiliki arti dokumen dan
catatan-catatan tentang permasalahan
yang terjadi. The Liang Gie mengatakan
dalam bukunya yang berjudul
Administrasi Perkantoran Modern, arsip
merupakan sekumpulan dokumen yang
memiliki nilai guna dan memiliki
prosedur dalam hal penyimpanan serta
perawatan sehingga mempermudah
dalam melakukan temu balik arsip.
Arsip berisikan tentang
informasi-informasi yang sangat
berguna untuk kedepannya. Informasi
sendiri dalam segi kepustakaan dan
perpustakaan merupakan sebuah
fenomena yang terekam atau tercatat
yang kemudian hasil dari rekaman atau
catatan tersebut disebarluaskan atau juga
informasi merupakan suatu keputusan
yang diambil seseorang (Estabrook,
1977: 245). Arsip dengan informasi
saling berkaitan, dikarenakan sebuah
arsip akan memiliki nilai guna jika
berisikan sebuah informasi yang relevan
serta dapat digunakan.
Dilihat dari begitu pentingnya
sebuah arsip bagi organisasi, maka
organisasi tersebut harus berusaha untuk
mengatur arsip-arsip yang ada. Dalam
OSIS pun pasti selalu ada yang namanya
surat. Surat juga merupakan salah satu
bagian dari sebuah arsip yang harus
dijaga. Ada tata caranya tersendiri untuk
mengarsipkan sebuah surat atau yang
biasa disebut filing. Filing merupakan
suatu sistematika untuk mengatur dan
menyimpan surat, sehingga jika
diperlukan dapat ditemukan dengan
mudah dan cepat. Dalam sistem filing
ini, dibagi menjadi 5, yaitu (Barthos,
2013: 43-48):
1. Sistem abjad, disusun berdasarkan
abjad dari A-Z. Dalam sistem abjad
ini dapat digolongkan menjadi 4,
seperti: nama orang, nama perusahaa,
nama instansi, dan nama organisasi
atau himpunan. Dan biasanya sistem
ini yang biasa digunakan dalam OSIS.
2. Sistem subyek, sistem ini biasanya
digunakan dalam dunia perkantoran.
Disusun berdasarkan subyek
permasalahan atau konteks utama
dalam surat yang telah dibuat.
3. Sistem geografis, disusun
berdasarkan daerah wilayahnya.
Sistem ini sering digunakan oleh
organisasi atau himpunan-himpunan
yang memiliki beberapa kantor
cabang di wilayah yang berbeda.
4. Sistem nomor, pada sistem ini yang
pertama kali ditentukan ialah pokok
permasalahannya yang kemudian dari
permasalahan itu dapat dibuat sub-
subnya.
5. Sistem kronologis, sesuai dengan
namanya, sistem ini diurutkan sesuai
dengan urutan tanggal yang
diletakkan berurut dari depan ke
belakang. Sistem ini juga sering
digunakan dalam organisasi, salah
satunya adalah OSIS.
Tidak hanya mengatur arsip
dengan cara mengurutkan arsip sesuai
dengan sistem yang digunakan, arsip-
arsip tersebut juga dipelihara
keadaannya. Biasanya, dalam OSIS arsip
yang ada ialah arsip tekstual atau arsip
kertas. Dalam pemeliharaan arsip kertas,
cara pencegahannya terbagi menjadi 2,
yaitu cara dalam hal pemeliharaan
lingkungannya dan pemeliharaan dalam
hal fisik dari arsipnya sendiri.
Pemeliharaan terhadap
lingkungannya ialah suatu kegiatan yang
dilakukan untuk memelihara, merawat,
serta menjaga tempat arsip itu disimpan
dan juga peralatan yang menunjang
penyimpanan arsip tersebut. Ada
beberapa hal utama yang mendapatkan
perhatian, seperti (ANRI, 2009: 32):
1. Gedung ruang penyimpanan arsip.
Biasanya digunakan oleh lembaga
atau instansi besar yang memang
memiliki arsip yang banyak.
2. Rak atau peralatan penyimpanan
arsip. Penggunaan rak untuk
menyimpan arsip merupakan suatu
 cara yang banyak digunakan, salah
satunya dalam OSIS. Rak yang
digunakan berbahan stainless, karena
lebih tahan lama dibandingkan
dengan rak yang berbahan kayu. Dan
juga, lemari yang biasanya digunakan
ialah lemari arsip vertikal yang
umumnya terdiri dari lima laci.
3. Penggunaan pendingin ruangan, salah
satu alasan sebuah arsip cepat
mengalami kerusakan adalah karena
suhu dan tingkat kelembapan yang
berubah-ubah. Biasanya pada instansi
atau lembaga besar, untk mencegah
cepatnya kerusakan menggunakan AC.
AC di sini berfungsi sebagai pengatur
kelembapan serta menjaga kebersihan
udara. Penggunaan AC juga terus-
menerus dilakukan selama 24 jam
bahkan sepanjang tahun.
4. Menggunakan bahan-bahan kimia, untuk
mencegah adanya serangga, seperti kutu
buku, kecoa, rayap, dan lain sebagainya
sebaiknya menggunakan thymol vapour
(seperti kapur barus).
Selanjutnya ada pemeliharaan
untuk fisik arsipnya itu sendiri.
Pemeliharaan terhadap fisik arsip ialah
suatu cara untuk memelihara, menjaga,
dan merawat arsip dalam hal fisiknya.
Hal yang paling mudah dalam
melakukan penyimpanan arsip adalah
dengan menggunakan boks. Namun,
dalam penggunaan boks sendiri
mempunyai cara-caranya tersendiri,
seperti boks yang digunakan tidak boleh
terlalu besar ataupun terlalu kecil, arsip
yang akan diletakkan ke dalamnya tidak
boleh terlalu penuh atau terlalu kosong
agar dalam penanganannya lebih mudah.
Tidak hanya itu, pengadaan arsip dengan
cara fotokopi merupakan cara untuk
memelihara arsip dalam bentuk fisik.
Dalam organisasi, memiliki salinan arsip
merupakan suatu hal yang wajib
dilakukan. Ini merupakan cara preventif
jika suatu saat arsip tersebut mengalami
kerusakan atau semacamnya. Di kertas
arsip tidak boleh ada tempelan semacam
selotip, karena itu akan merusak kertas
dari arsip tersebut.
Namun, pada saat era digital
seperti sekarang, meyimpan, merawat
serta menjaga arsip dalam bentuk kertas
lebih menyusahkan, terutama dikalangan
OSIS yang terkadang menyimpan surat
atau arsip dengan tidak benar. Saat ini
perkembangan teknologi dan informasi
berkembang dengan pesat di kehidupan
sehari-hari. Dari perkembangan itu, kita
lebih dipermudah dalam melakukan
aktivitas, salah satunya dalam aktivitas
pengarsipan. Model pengarsipan yang
awalnya berjalan secara konvensional,
kini beralih dengan cara elektronik, atau
yang biasa disebut dengan istilah arsip
elektronik. Arsip elektronik adalah suatu
informasi yang direkam, disimpan, dan
diolah dengan menggunakan elektronik
atau komputer (Agus & Teguh, 2015).
Sedangkan menurut Wallace arsip
elektronik adalah kumpulan informasi
dalam bentuk suatu kode yang sudah
terekam dan informasi tersebut dapat
terbaca serta tersimpan di berbagai
media untuk dapat ditemukan kembali,
dibaca, dan juga dipergunakan (Wallace,
1992). Dalam kegiatan pengelolaan arsip
elektronik, memiliki beberapa kelebihan
serta kekurangannya.
Kelebihan yang dimilikinya
ialah, lebih cepat dalam melakukan
penemuan, penyajian, dan
pendistribusian informasi, menghemat
kertas, meminimalisir tempat
penyimpanan karena penyimpanan
dilakukan secara terpusat. Sementara,
untuk kelemahan dalam pengelolaan
arsip elektronik adalah tingginya harga
dalam pengadaan alat-ala dan sistem
yang digunakan, kemungkinan dalam
manipulasi data, sifat yang semakin
bergantung terhadap perkembangan
teknologi yang semakin berkembang
pesat, serta kurangnya tahan daya media
fisik.
 Ada beberapa media yang
digunakan untuk menyimpan arsip
elektronik, seperti: pita magnetik,
piringan magnetik, piringan optik, UFD
(USB Flash Disc), dan kartu memori
(Agus & Teguh, 2014). Dalam hal
pembuatannya, arsip dapat dibuat
langsung dalam bentuk elektronik
maupun memindahkan dari yang dalam
bentuk kertas menjadi bentuk elektronik.
Cara yang dapat digunakan untuk
memindahkannya, yaitu pemindaian
(Scanning), konversi file (Conversion),
dan importing data dalam berbagai
format.
Tidak hanya arsip konvensional
yang dilakukan pengendalian, arsip
elektronik pun juga dilakukan
pengendalian agar keamanan sistem
tetap terjaga. Pengendalian yang
dilakukan sebagai berikut:
1. Hanya orang-orang yang berwenang
saja yang dapat mengakses ke lokasi
sistem. OSIS bisa menunjuk
beberapa anggotanya untuk menjadi
operator yang hanya bisa mengakses
arsip yang akan diperlukan.
2. Menjaga dan mengatur di mana
arsip itu tersimpan.
3. Untuk mencegah menghilangnya
data, maka file-file yang penting
harus dilakukan duplikasi (backup).
4. Seluruh komponen sistem
mendapatkan perlindungan
asuransi.
Arsip yang sudah disimpan
dalam berbagai bentuk media
penyimpanan, suatu waktu akan
dibutuhkan, terpelihara, serta terawat
oleh organisasi dengan baik dan benar
sehingga tidak mengalami kerusakan
dan tidak hilang, maka dalam
pengurusan atau pengaturan sebuah arsip
harus menggunakan sebuah sistem, yang
biasa disebut dengan sistem temu balik
arsip. Sistem temu balik arsip sendiri
adalah sebuah sistematika dalam
mencari serta menemukan kembali fisik
dan informasi arsip. Ada 4 komponen
yang harus diperhatikan dalam kegiatan
sistem temu balik arsip, yaitu (Mirmani,
2009: 6.32):
1. Pengguna membutuhkan informasi
yang jelas.
2. Ketersediaan dalam hal informasi.
3. Ketersediaan kata indeks yang
berasal dari kebutuhan pengguna.
4. Dalam menemukan informasi,
menggunakan mekanisme kerja
penelusuran.
Informasi sangat berguna bagi
organisasi untuk mengambil keputusan,
sehingga sistem temu balik arsip dengan
tujuan organisasi terkait erat satu sama
lainnya. Adanya sistem pemberkasan
baik atau tidak, akan mempengaruhi
sistem penyimpanan arsip. Dalam sistem
penyimpanan arsip pun juga akan
mempengaruhi dalam menemukan arsip-
arsipnya, baik secara fisik maupun
secara informasinya saja. Sebuah
organisasi pasti membutuhkan arsip
sebagai sumber infrormasi yang akan
digunakan mereka untuk megambil
kebijakan atau keputusan (decision
making) untuk mengatasi suatu
permasalahan yang ada sesuai dengan
fungsi organisasi. Sehingga, jika suatu
organisasi sudah sesuai dengan
fungsinya akan terjadinya tujuan yang
tercapai. Maka, di sini dapat dilihat
bahwa arsip dengan organisasi tidak
dapat dipisahkan.
Kesimpulan
Arsip menjadi bagian penting
bagi sebuah organisasi sebagai bahan
pertanggungjawaban dari suatu kegiatan
yang telah dilaksanakan. Untuk
mencapai tujuan organisasi yang efektif
serta efisien, maka organisasi tersebut
harus lebih memperhatikan dalam
pengelolaan arsipnya mulai dari
penciptaannya, penyimpanan,
pemeliharaan, perawatan, dan juga
pengamanan arsip. Pada era yang Sugiarto, Agus dan Teguh, Wahyono.
semakin canggih ini, arsip yang biasanya (2015). Manajemen Kearsipan
dalam bentuk kertas bisa dialih Modern dari Konvensional ke Basis
mediakan dalam bentuk elektronik atau Elektronik. Yogyakarta, Gava Media.
yang dikenal dengan arsip elektronik.
Sama dengan arsip konvensional, arsip
elektronik juga harus diperhatikan dari
diciptakannya arsip itu sampai
pengamanannya. Pengelolaan yang dari
segi penyimpanan, perawatan, dan lain
sebagainya membuat arsip lebih mudah
ditemukan atau kata lainnya dalam hal
temu balik arsip dapat dilakukan dengan
cepat dan mudah jika arsip itu suatu
waktu dibutuhkan. Dengan kata lain,
arsip sangat penting bagi
keberlangsungan hidup suatu organisasi,
baik organisasi yang besar maupun
organisasi yang masih kecil sekalipun
salah satunya ialah OSIS.

Daftar Pustaka
ANRI. (2009). Modul Pemeliharaan dan
Perawatan Arsip Kertas. Jakarta,
ANRI.
Barthos, Basir. (2013). Manajemen
Kerasipan untuk Lembaga Negara,
Swasta, dan Perguruan Tinggi. Ed. 1.
Cet. 9. Jakarta, Bumi Aksara.
Estabrook, Leigh. (1977). Libraries in
Post Industrial Society. (A Neal-
Schuman Professional Book.
Phoenix, W.S.A. Oryx Press.
E, Wallace Patricia. (1992). Records
Management Intregated Information
System. New Jersey, Prentice Hall
Inc.
Gie, The Liang. (1992). Administrasi
Perkantoran Modern. Yogyakarta,
Liberty Offset.
Mirmani, Anon. (2009). Pengantar
Kearsipan. Tangerang Selatan,
Universitas Terbuka.
Sugiarto, Agus dan Teguh, Wahyono.
(2014). Manajemen Kearsipan
Elektronik. Yogyakarta, Gava Media.