MANAJEMEN KEARSIPAN

Oleh :
Endang Juliati Br Manullang,M.M
•

Manajemen Kearsipan
•Nama : Manajemen Kearsipan
•Kode Mata Kuliah : MPK 5272
•Program Studi : Manajemen Pendidikan Kristen
•Hari Perkuliahan /Jam : Senin /09.50 – 10.30 Wib
•Dosen Pengampu : Endang Juliati Br Manullang, M.M
•Telp/Hp : 081361179807
•Alamat Email : endangmanull07@gmail.com
DEFINISI ARSIP
 Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai
nilai guna dengan singkatan ALFRED.
A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi )
L = Legal Value ( Nilai Hukum )
F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )
R = Research Value ( Nilai Penelitian )
E = Education Value ( Nilai Pendidikan )
D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi )
Dan untuk mengingat betapa pentingnya
arsip,maka ingatlah singkatan
:

A = Amankan
R = Rawat
S = Semua
I = Informasi
P = Penting
Tujuan Kearsipan adalah:
   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan
aman.
   Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di
butuhkan dengan cepat dan tepat.
   Untuk menghindari pemborosan waktu dan
tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.
   Untuk menghemat tempat penyimpanan.
   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
   Untuk menjaga kelestarian arsip.
Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan
Penyimpanan Arsip, yaitu :
 Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau
penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara
mendatar ( Horizontal ), di mana arsip dan dokumen di
simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang tidak
terlalu dalam.
 Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau
penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak
lurus ( Vertikal ), dimana arsip di susun berderet
kebelakang.
 Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral )
dimana arsip di susun berderet menyamping.
 Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk
mengelola arsip

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:

· Harus cakap dan cerdas
· Harus memahami dan mengerti tentang manajemen
perkantoran
· Harus teliti dan ulet
· Harus sabar
· Harus memilki kepribadian dan sopan
· Harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah
Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya
adalah sebagai berikut:
 Menerima warkat
 Mencatat warkat
 Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
 Menyimpan, menata, dan menemukan kembali
arsip sesuai dengan system tertentu.
 Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang
memerlukan arsip.
 Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
 Mengadakan atau merencanakan penyusutan
arsip, dan lain-lain
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat
dibedakan menjadi
 Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit
pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan
satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal
retensi yang berlaku.
Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang
oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang
atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang
proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin
masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.
 Arsip statis, yaitu arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan kehidupan sehari-hari
administrasi negara dan ini merupakan
pertanggung jawaban nasional bagi
kegiatan pemerintah dan nilai gunanya
penting untuk generasi yang akan datang
Organisasi Berhubungan dengan arsip
 Secara umum dapat kita ketahu bahwa setiap organisasi
akan menghasilkan arsip. Arsipyang dihasilkan tersebut
membutuhkan pengelolaan agar dapat tertata dan dapat
dengan mudah ditemukan kembali saat diperlukan, maka
diperlukan sistem organisasi kearsipan
 Arsip memiliki peranan penting dalam menunjang kegiatan
organisasi dan pelaksanaan fungsi manajemen sebuah
organisasi. Arsip harus dikelola dengan suatu sistem yang
disebut manajemen arsip yang mencakup seluruh hal yang
berhubungan dengan kegiatan pengelolaan arsip untuk
mencapai tujuan sebuah organisasi dalam hal kearsipan
yaitu agar tertata rapi dan baik dalam unit informasi
dengan efektif dan efisien saat diperlukan
ORGANISASI KEARSIPAN
 Organisasi kearsipan dapat dibagi menjadi 3, yaitu:
1. Sentralisasi Arsip : penyimpanan arsip yang dipusatkan
pada suatu unit kerja khusus yang biasa disebut sentral
arsip. Dengan sentralisasi arsip, semua surat yag
dihasilkan organisasi yang telah selesai diproses akan
disimpan pada sentral arsip. Sistem pengelolaan sentral
arsip hanya akan efektif dan efisien jika diterapkan pada
organisasi kecil, contohnya penyimpanan arsip disekolah.
Jika sebuah organisasi yang besar (Misal Perguruan
Tinggi) menerapkan sentralisasi, dapat dipastikan akan
membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan
kembali, dikarenakan terlalu banyak arsip yang dikelolaa
2. Desentralisasi Arsip, yaitu sistem penyimpanan arsip yang
menempatkan semua unit organisasi/unit kerjamengelola
arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan arsip yang
digunakan, tergantung pada ketentuan yang dibuat oleh
organisasi. Desentralisasi arsip sangat sesuai untuk
diterapkan pada organisasi besar dengan ruang kantor
terpisah, sehingga arsip dikelola di ruang/unit masing-
masing. Namun yang perlu diperhatikan dalam sistem ini
karena arsip tersebar pada pada berbagai lokasi,
diperlukan penyediaan peralatan dan perlengkapan arsip
disetiap unit kerja.Sistem desentralisasi dapat diterapkan
dilingkungan perguruan tinggi, dimana setiap fakultas
maupun lembaga melakukan pengarsipan masing-masing
3.Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip,yaitu: salah
satu solusi untuk mengatasi kelemahan sentralisasi dan
desentralisasi yang merupakan gabungan dari kedua sistem
tersebut. Dalam penanganan arsip dengan sistem
kombinasi, arsip yang masih aktif digunakan (arsip aktif)
dikelola oleh masing-masing unit kerja dan arsip yang tidak
begitu sering digunakan dikelola oleh sentral arsip.
Makaperlu diperhatikan pemindahan arsip beserta
prosedurnya harus dilakukan sebaik mungkin dengan
jadwal pemindahan yang disusun. Sentralarsip dapat
memusnahkan arsip yang tidak diperlukan. Contoh
kombinasi sentralisasi dan desentralisasi arsip diperguruan
tinggi adalah fakultas sebagai pengelola arsip aktif dan
kantor pusat universitas sebagai pengelola arsip inaktif
 Manajemen kearsipan adalah perencanaan,
pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,
pelatihan, pengembangan dan aktivitas
manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan
penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan
penyusutan arsip dengan maksud untuk
mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai
dengan kebijakan dan transaksi (kejadian,
peristiwa, kegiatan) yang riil, dan
manajemen operasi organisasi yang efektif
dan ekonomis/efisien
 Pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan
arsip.
 Manajemen kearsipan adalah pekerjaan
pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan
tersebut meliputi siklus hidup arsip (life
cycle of archive).
Pencatatan
 Memproduksi surat keluar /masuk dengan tepat
(format surat dinas)
 Kop
 Nomor
 Isi
 Tandatangan
 Cap/stempel
 Mencatat surat keluar / masuk
 Memberi penomoran surat
 Mencatat inventaris organisasi
 Memberi penomoran inventaris organisasi
Pengendalian
 Membuat kartu kendali
 Mencatat surat keluar/masuk dalam kartu
kendali
Pendistribusian

 Distribusi kepada pihak berwenang tepat

sasaran dan tepat waktu
 Penjagaan / pengamanan
Penyimpanan /pemeliharaan
 Disimpan di tempat khusus
 Katalogisasi/ folder
 memisah-misahkan (segregating),
 meneliti (examining),
 memadukan (assembling),
 mengklasifikasi (classification),
 mengindeks (indexing),
 mempersiapkan tunjuk silang (cross
reference),
 menyusun dan memfile.
Pengawasan/pemindahan
 Memantau surat keluar masuk
 Memantau penerima surat
 Memantau waktu peneriimaan surat
 Pengamanan pemindahan surat
Pemusnahan
 Penyusutan /pemusnahan surat/inventaris
yang sudah dianggap tidak berhubungan
langsung dengan kegiatan organisasi
 Efisiensi pengamanan dan pemeliharaan
Organisasi arsip
 Struktur organisasi pengelola
 Menyiapkan SDM
 Menyiapkan Jobdisk
 Menyiapkan Sumber Dana
 Menyiapkan infrastruktur
Contoh surat dinas
Contoh kartu kendali
Contoh kartu kendali
Contoh folder
Contoh indeks
Contoh ruang penyimpanan arsip
Contoh Organisasi arsip
Tugas
1. Sebutkan Tujuan Kearsipan!
2. Sebutkan perbedaan arsip dinamis aktif dan
inaktif
3. Jelaskan tentang pengarsipan kombinasi
sentralisasi dan desentralisasi
4. Jelaskan proses pengarsipan dari awal sampai
akhir
5. Sebutkan apa saja kesulitan yang dihadapi jika
pengarsipan tidak dilakukan dengan benar.
SELESAI