TUGAS 1 MANUAL KEARSIPAN 02

NAMA : DEVIN RAMADHAN

JURUSAN : D-IV KEARSIPAN
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN
A.Pendahuluan.............................................................. I
B.Pembahasan.............................................................. II
C.Tujuan...................................................................... III

BAB II LANDASAN TEORI

A.Pengertian Manual Pengelolaan Surat ................... IV
B. Manual Pengelolaan Arsip Aktif............................. V
C. Manual Penyusunan Klasifikasi............................ VI
D. Penyusunan skema klasifikasi.............................. VII

BAB III PENUTUP

A.Kesimpulan........................................................... VIII
 PENDAHULUAN

Kearsipan, pada dasarnya adalah sebagai salah satu disiplin ilmu pengetahuan
sekaligus juga sebagai ilmu terapan. Diakui sebagai ilmu pengetahuan karena
secara umum telah memenuhi syarat, antara lain dapat dipelajari, memiliki
metodologi (landasan epistemologis dan ontologis, serta landasan aksiologis).
Sementara itu, sebagai ilmu terapan, karena memang pada awalnya praktik
kearsipan dikembangkan sebagai sesuatu pola kerja yang bersifat aplikatif di
lingkungan organisasi, baik di pemerintahan maupun di sektor dunia
usaha/bisnis, yang pada periode selanjutnya berkembang dengan sangat cepat.
Apabila dilihat secara historis, ilmu kearsipan berada di bawah disiplin ilmu
perpustakaan (library science) terutama yang dikembangkan pada beberapa
negara maju, sehingga kearsipan hanya merupakan jurusan atau spesialisasi dari
ilmu perpustakaan. Fenomena ini terlihat pada beberapa

perguruan tinggi yang menawarkan program ini. Sementara di Indonesia, secara

umum berada di bawah Office Management atau Manajemen Perkantoran,
sehingga materi kearsipan hanya merupakan sebagian kecil dari tata kelola
perkantoran. Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi informasi
yang sangat pesat belakangan ini, maka induk ilmu kearsipan mulai bergeser
menjadi bagian dari ilmu informasi (Information Science). Hal ini dapat dilihat
di negara Australia atau bahkan juga di Amerika Serikat di mana perguruan
tinggi yang menawarkan program kearsipan berada pada fakultas ilmu
informasi atau School of Information Technology.

Hal ini memang cukup beralasan karena saat ini hakekat arsip dilihat bukan lagi
secara fisik, tetapi sesuatu yang berfungsi sebagai sumber informasi baik untuk
kepentingan organisasi pencipta ataupun untuk pertanggungjawaban nasional
sebagai memori kolektif bangsa.

I
 PEMBAHASAN

Pengertian Kearsipan
Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai
berikut :
 R. soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dendan kearsipan
adalah aktivitas, pencatatan, penyimpanan , penggunaan,
pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
 Kamus admistrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan
perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya
pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.
 Drs E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan
dan penyimpanan warkat/record atas dasar system tertentu serta
dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu
diperlikan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Dari pendapat di ats dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan
atau proses pengaturan,penyimpanan, arsip dengan menggunakan system
tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali
secara tepat dalam waktu yang singkat.

II
 TUJUAN

1. Menjelaskan Pengertian Manual Pengelolaan Surat

2. Menjelaskan Pengertian Manual Pengelolaan Arsip Aktif
3. Menjelaskan Pengertian Manual Penyusunan Klasifikasi

III
Manual Pengelolaan Surat
Manual kearsipan secara umum adalah suatu petunjuk agar dapat berfungsinya
kearsipan yang baku dan standar dari proses penciptaan arsip hingga
pemusnahannya.
Tujuan dari diciptakannya manual kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Adanya standarisasi dan keseragaman dari seluruh unit kerja yang ada pada
organisasi yang bersangkutan dalam menjalankan kegiatan kearsipan, misalnya:
a. Prosedur penentuan retensi atau usia arsip;
b. Prosedur penyeleksian peralatan kearsipan;
c. Prosedur pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip;
Dengan adanya prosedur-prosedur tersebut di atas setiap unit kerja yang ada
dalam organisasi yang bersangkutan melaksanakan tahapan-tahapan kegiatan
yang seragam dan sama.
2. Adanya gambaran yang jelas mengenai tujuan dari masing-masing program
kearsipan, misalnya prosedur pengelolaan surat mempunyai tujuan tidak hanya
penyampaian surat secara cepat, tepat dan aman, tetapi juga agar adanya
efisiensi.
3. Menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pengelola kegiatan
kearsipan, misalnya tugas dan tanggung jawab unit kearsipan, tugas dan
tanggung jawab unit pengolahan, tugas dan tanggung jawab tata usaha unit
pengolahan, wewenang pembinaan sistem kearsipan, dan lain-lain.
4. Mempersiapkan dan memprogramkan kemungkinan perbaikan dari kebijakan
dan prosedur kerja yang ada sebelumnya ke arah penyempurnaan. Dengan
melihat beberapa tujuan manual tersebut di atas maka sebetulnya dapat
dikatakan bahwa manual kearsipan ini sangat membantu sekali baik bagi
pegawai secara keseluruhan maupun bagi organisasi secara khusus dalam usaha
mencapai tujuan.
 IV

Pengelolaan arsip inaktif merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis.

Kata manajemen dalam judul modul ini dimaksudkan sebagai pengelolaan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam jaringan
(http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/) yang dikeluarkan oleh Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 2008, kata manajemen diartikan
sebagai penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.
Sementara itu, pengelolaan berdasarkan kamus tersebut juga diartikan sebagai
proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan orang lain. Arti
lainnya adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan
organisasi serta proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan
arsip terbagi menjadi dua, yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan
arsip statis. Untuk menyatukan persepsi mengenai kata manajemen dan
pengelolaan, ada baiknya jika kita merujuk pada undang-undang tentang
kearsipan tersebut sebagai dasar referensi. Oleh karena itu, dalam modul ini dan
modul-modul berikutnya, kata pengelolaan digunakan untuk merujuk kata
manajemen.
Arsip diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan
unit agar mudah dicari atau ditemu kembali. Dalam filing/pemberkasan perlu
diputuskan/ditetapkan arsip mana yang layak disimpan, mana yang perlu
ditindaklanjuti dan mana yang dimusnahkan.
Hasil survey Swafford, Gow dari USA bahwa arsip yang ada di instansi :
1. 10% arsip yang jangka simpannya lama (2-3% arsip permanen dan 7-8%
arsip
vital)
2. 25% arsip aktif
3. 30% arsip inaktif
4. 35% arsip yang sudah tidak berguna lagi atau dapat disingkirkan
 V

Manual Penyusunan Klasifikasi

Klasifikasi sebagai sarana pemberkasan
Pemberkasan arsip secara benar dan baik memerlukan beberapa sarana, baik
perangkat
lunak maupun perangkat keras. • Sarana perangkat lunak, meliputi :
1. Kode : tanda pengenal admin untuk memudahkan dalam penemuan kembali
arsip.
- Kode angka
- Kode abjad
- Kode gabungan
2. Indeks : judul, caption, title, tanda pengenal arsip untuk memudahkan dalam
penemuan kembali arsip
- Indeks angka
- Indeks nama organisasi
- Indeks nama tempat/wilayah
-Indeks nama orang - Indeks masalah
3. Klasifikasi : pengelompokan arsip berdasarkan fungsi organisasi dan
permasalahan. Klasifikasi digunakan untuk penataan berkas (filing) yang
berdasarkan subyek (subject filing system).
- Klasifikasi fasilitatif untuk arsip kegiatan menunjang oganisasi
- Klasifikasi substantif untuk arsip tentang permasalahan atau tugas pokok
Organisasi
 VI
Penyusunan skema klasifikasi
Pola klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip ke dalam unit-unit
informasi yang
terekam didalamnya.
Menyusun model pola klasifikasi pada lembaga pencipta arsip didasarkan pada
pendekatan fungsional dengan menganalisa fungsi dan kegiatan masing-masing
unit kerja pada suatu struktur organisasi.
Contoh :
- Seri : kepegawaian
- Subseri : mutasi kepegawaian
- Berkas : kenaikan pangkat
- Folder/item : pejabat fungsional misalnya Sani Hadi
(Unit-unit ini disusun hirarki dan sistematis dari umum ke spesifik).
Pemberian kode klasifikasi sebaiknya memperhatikan kemudahan dalam
pemberkasan asip, temu kembali dan penyusunan arsip.
• Langkah-langkah penyusunan klasifikasi
1. Pembentukan tim kerja. terdiri : ketua, sekretaris, anggota yang mewakiliki
semua unsur unit-unit kerja di organisasi/instansi yang bersangkutan.
2. Pendataan/survey. untuk memperoleh informasi dan identifikasi fungsi unit-
unit
kerja dalam struktur organisasi pencipta arsip.
3. Pengolahan data, untuk menyusun unit-unit informasi yang telah
diidentifikasi
ke dalam sebuah pola klasifikasi arsip yang tersusun hirarkis.
4. Penetapan pola klasifikasi arsip, yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan
organisasi/instansi yang bersangkutan.

VII

KESIMPULAN

Dalam usaha menciptakan manual kearsipan yang nantinya digunakan sebagai

dasar dalam penerapan sistem kearsipan secara menyeluruh dalam suatu
organisasi diperlukan langkah-langkah baik secara strategis maupun secara
teknis yang sebaiknya dilakukan baik yang melibatkan pimpinan ataupun unit
kerja terkait atau bahkan konsultan yang secara teknis memahami kegiatan
pembuatan tersebut agar sistem tersebut bisa diaplikasikan. Langkah tersebut
memang perlu dilakukan jika ingin hasil yang memuaskan.
Secara strategis, pertama harus mendapat persetujuan pimpinan sebagai
pengambil keputusan sekaligus ditentukan jenis manual apa yang akan dibuat
sehingga kegiatan lebih terfokus. Penentuan tim kerja atau kepanitiaan juga
sangat mendukung kegiatan pembuatan tersebut.
Sementara dalam pembuatan manual tersebut perlu didukung oleh data yang
bersumber dari organisasi seperti tugas dan fungsi, kegiatan serta jenis arsip
yang tercipta sehingga hasil yang diperoleh memang betulbetul mencerminkan
keadaan yang sebenarnya yang terjadi di organisasi tersebut. Dengan kata lain
bahwa manual yang dibuat tersebut benar-benar bersumber pada keadaan di
organisasi yang bersangkutan sehingga manual tersebut layak dan dapat
diterapkan, bukan merupakan suatu hasil yang hanya bersifat text book atau
referensi saja. Dari hasil yang telah tercipta tersebut perlu disosialisasikan dan
disampaikan kepada seluruh unit organisasi agar unit merasa membutuhkan
dan merasa memiliki karena memang melibatkan kegiatan dari unitnya
masing-masing
VIII