LEMBAR JAWAB TUGAS 2

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP4432/3 SKS/ OTOMASI DALAM KEARSIPAN
Tugas : 2

1. Sebutkan elemen program kontrol risiko yang efektif untuk arsip

elektronik terkait dengan pengamanan?

1. Elemen Program Kontrol risiko yang efektif untuk arsip elektronik

terkait dengan pengamanan yaitu:
a. Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan
di dalam kebijakan dan prosedur
b. Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas
c. Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik
berupa:
 Menghindari bahaya dari faktor fisik dan iklim
 Mencegah dari entri yang tidak sah
 Mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakan
 Melindungi dari kerusakan elektronik
d. Pengawasan kopi arsip elektronik
e. Pelindungan dari gangguan elektronik berupa:
 Membatasi akses ke peralatan computer
 Mematikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakan
 Mengontrol akses dengan passwords dan identitas personal
 Mengimplementasi perlindungan dari virus

2. Sebutkan dan jelaskan empat infrastruktur dalam mengembangkan

otomasi kearsipan?

Dalam upaya mengembangkan otomasi kearsipan ada empat

infrastruktur utama yaitu :

A. Suprastruktur
Suprastruktur kearsipan memuat antara lain kepemimpinan
 manajemen (e-leadership, sumber daya manusia (human resources)
dan peraturan yang terkait dengan pengembangan kearsipan.
a. Kepemimpinan diartikan sebagai seni atau proses mempengaruhi
kegiatan yang berkaitan dengan tugas mereka. Supaya mereka
rela bekerja dan berusaha ke arah pencapaian tujuan organisasi.
Terdapat 3 faktor penting tentang definisi kepemimpinan
 Kepemimpinan harus melibatkan orang lain atau pihak lain
seperti bawahan
 Para pemimpin mempunyai otoritas untuk memberi arahan
pada pegawai jika pegawainya tidak dapat melaksanakan tugas
dari pemimpin mereka
 Selain berkuasa untuk memberi arahan tentang apa yang perlu
dilakukan, pemimpin bisa juga mempengaruhi melalui arahan
yang dilaksanakan oleh pekerjanya.
Tiga gaya asas kepemimpinan yang dapat dikenal dengan pasti
adalah(1) pemimpin yang otokratik merupakan seorang yang dogmatic
dan positif, memerlukan stafnya untuk menurut perintah yang
diarahkan. (2) pemimpin yang demokratik menggalakkan pelibatan
dan penyertaan staf dalam pembuatan keputusan, (3) gaya
kepemimpinan bercorak laissez-faire merupakan gaya pemimpin yang
sedikit sekali menggunakan kuasanya dan memberi staf penuh
kebebasan untuk mengendalikan kerja mereka.
b. Sumber Daya Manusia (SDM), baik sebagai pengembang, pengelola
maupun pengguna system pengelolaan arsip berbasis TI merupakan
factor yang turut menentukan bahkan menjadi kunci keberhasilan
pengembangan dan implementasi system pengelolaan arsip berbasis
TI. Upaya pengembangan SDM yang perlu dilakukan adalah:
a. Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang
pentingnya pengelolaan arsip serta pendayagunaan teknologi
informasi dan komunikasi dalam pelaksanaannya.
b. Pengembangan pedoman penyelenggaraan pendidikan dan
pelatihan system pengelolaan arsip berbasis teknologi
informasi dan komunikasi agar hasil pendidikan dan
pelatihan tersebut sesuai dengan kebutuhan implementasi
c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan teknologi
informasi dan komunikasi bagi apparat pelaksana yang
menangani kegiatan bidang kearsipan dan apparat yang
bertugas dalam memberikan layanan arsip
d. Perubahan pola piker , sikap dan budaya kerja pejabat dan
staf yang mendukung implementasi system pengelolaan
arsip berbasis TI.
Dalam pengembangan SDM manajemen SDM harus dijalankan
 dengan baik. Manajemen SDM adalah suatu teori akademis dan
suatu praktik bisnis yang mengarah teknik secara teoritis dan
praktik dalam mengatur suatu tenaga kerja. Disiplin teoritisnya
berdasarkan terutama pada asumsi bahwa pegawai adalah
individu dengan tujuan dan kebutuhan yang bervariasi , dan hal
seperti truj dan cabinet berkas. Tujuan dari manajemen sumber
daya manusia adalah untuk menolong suatu organisasi
menemukan tujuan strategis dengan menarik perhatian, dan
menjaga pegawai dan juga mengatur mereka secara efektif.
c. Peraturan yang terkait dengan pengembangan kearsipan
Peraturan merupakan dasar yang dijadikan pedoman dalam
pengembangan kearsipan. Selain itu peraturan juga memuat
dasar hukum yang perlu ditaati oleh para pengembang otomasi
kearsipan sehingga nantinya arsip yang tercipta tidak
bertentangan denga hukum yang berlaku dari segi legalitas
ketika dijadikan sebagai bukti di pengadilan.
B. Infrastruktur jaringan yang memuat antara lain protocol
komunikasi, topologi, teknologi dan keamanan
Dalam pembuatan suatu jaringan computer dibutuhkan
perangkat yang membantu terciptanya jaringan, yaitu Hardware dan
Sofware. Beberapa perangkat keras dalam membangun jaringan
computer yaitu:
a. Server
b. Terminal
c. Perangkat backup data
d. Perangkat koneksi jaringan
e. Perangkat tambahan
Perangkat lunak dalam membangun jaringan computer
antara lain:
1. Sistem operasi
2. Aplikasi keamanan
3. Utility
Dalam pembuatan jaringan ada beberapa struktur yang dapat
digunakan yaitu client/server dan peer-to-peer. Client/server adalah
arsitektur jaringan yang memisahkan client dari server. Setiap
perintah dari software client dapat mengirim permintaan ke server.
Tipe spesifik dari server termasuk: application server, file server,
terminal server, dan mail server. Meskipun fungsi mereka berbeda-
beda, dasar arsitekturnya tetap sama. Sedangakn, peer-to-peer
network adalah karingan computer yang terdiri dari beberapa
computer tidak lebih dari 10 komputer dengen 1-2 printer.
Kelebihan peer to peer network:
a. Pelaksanaan tidak terlalu mahal
b. Tidak membutuhkan software server NOS
c. Tidak membutuhkan administrator network handal
Kekurangan:
a. tidak cocok untuk network skala besar, administrasi menjadi tidak
terkontrol
b. tidap user harus dilatih untuk menjalankan tugas administrasi
c. keamanan kurang
d. semua mesin yang sharing resource tidak mempengaruhi performa.

Klasifikasi jaringan peer to peer

Berdasarkan tingkat /derajat sentralisasinya, jaringan p2p terbagi 2
tipe:
a) P2P Murni (Pure P2P) dengan ciri-ciri sbb:
a. Masing-masing peer berstatus setara, setiap peer
berstatus sebagai client juga server
b. Tidak ada server pusat yang mengatur jaringan
c. Tidak ada router yang menjadi pusat jaringan
 Dalam pembuatan jaringan ada beberapa struktur yang dapat digunakan
yaitu client/server dan peer-to-peer. Client/server adalah arsitektur jaringan
yang memisahkan client dari server. Setiap perintah dari software client dapat
mengirim permintaan ke server. Tipe spesifik dari server termasuk:
application server, file server, terminal server, dan mail server. Meskipun
fungsi mereka berbeda-beda, dasar arsitekturnya tetap sama. Sedangakn,
peer-to-peer network adalah karingan computer yang terdiri dari beberapa
computer tidak lebih dari 10 komputer dengen 1-2 printer.
Kelebihan peer to peer network:
f. Pelaksanaan tidak terlalu mahal
g. Tidak membutuhkan software server NOS
h. Tidak membutuhkan administrator network handal
Kekurangan:
i. tidak cocok untuk network skala besar, administrasi menjadi tidak
terkontrol
j. tidap user harus dilatih untuk menjalankan tugas administrasi
k. keamanan kurang
l. semua mesin yang sharing resource tidak mempengaruhi performa.

Klasifikasi jaringan peer to peer

Berdasarkan tingkat /derajat sentralisasinya, jaringan p2p terbagi 2 tipe:
b) P2P Murni (Pure P2P) dengan ciri-ciri sbb:
a. Masing-masing peer berstatus setara, setiap peer berstatus
sebagai client juga server
b. Tidak ada server pusat yang mengatur jaringan
c. Tidak ada router yang menjadi pusat jaringan

C.Infrastruktur informasi kearsipan yang memuat antara lain elemen data

arsip dinamis dan statis
D.Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi pengelolaan
arsip dinamis dan statis

3.Jelaskan upaya mengembangkan SDM dalam mendukung e-govermnent?

Upaya mengembangkan SDM dalam mendukung e-government antara lain:

a. Meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya informasi serta
pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi (e-literacy), baik di
kalangan pemerintah dan pemerintah daerah otonom maupun di kalangan
masyarakat dalam rangka mengembangkan budaya informasi ke arah
terwujudnya masyarakat informasi (information society).
b. Pemanfaatan sumber daya pendidikan dan pelatihan termasuk perangkat
teknologi informasi dan komunikasi secara sinergis, baik yang dimiliki oleh
Lembaga pemerintah maupun non-pemerintah/masyarakat.
c. Penyelenggaran pendidikan dan pelatihan teknologi informasi dan komunikasi
bagi aparat pelaksana yang menangani kegiatan bidang informasi dan
komunikasi dan aparat yang bertugas dalam memberikan pelayanan public,
maupun pimpinan unit/lembaga, yang diharapkan dapat mentransfer
 pengetahuan /keterampilan yang dimiliki kepada masyarakat di
lingkungannya.
d. Peningkatan kapasitas penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan jarak jauh
(distance learning) dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi
secara optimal untuk pemerataan atau mengurangi kesenjangan SDM di
bidang teknologi informasi dan komunikasi antar daerah.
e. Perubahan pola pikir, sikap dan budaya kerja aparat pemerintah yang
mendukung pelaksanaan e-government melalui sosialisasi/penjelasan
mengenai konsep dan program e-goverment, serta contoh keberhasilan (best
practice) pelaksanaan e-government.
f. Memberikan reward bagi SDM yang berkompeten dan inovatif dalam
mengembangkan otomasi untuk mendukung e- government di
pemerintah pusat dan daerah.

Sumber:

Mulyantono, Imam M. 2019. Otomasi dalam Kearsipan. Tangerang Selatan : Universitas

Terbuka