LEMBAR JAWAB TUGAS 3

UNIVERSITAS TERBUKA

Nama : Nurlita Trisnaning Utami

Fakultas : FHISIP
Program Studi : D-IV Kearsipan
Kode/Nama MK : ASIP4402/3 SKS/ PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP
Tugas :3

No Soal
1 Jelaskan Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur
Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi!
Jawab:
A. Prosedur Penyusutan arsip berdasarkan JRA
Prosedur dapat diartikan sebagai rangkaian tata cara melakukan pekerjaan untuk
mencapai hasil tertentu. Penyusutan arsip merupakan suatu pekerjaan untuk mencapai
efisiensi dalam pengelolaan arsip.Efisiensi yang dimaksud di sini adalah: ruang/
tempat penyimpanan, tenaga, biaya, dan wkatu untuk menemukan Kembali
informasinya. Agar efisiensi tersebut dapat tercapai diperlukan prosedur penyusutan
arsip. Prosedur tersebut perlu disusun untuk mengetahui bagaimana JRA digunakan
dan bagaimana tahap-tahap serta Teknik pelaksanaanya. Prosedu penyusutan arsip
berdasarkan JRA merupakan rangkaian tata cara melakukan penyusutan arsip
melalui pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan tertuang ketentuan umum
antara lain :
1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif :
Prosedur pemindahan arsip inaktif dilakuakn dari central file ke record center. Arsip
yang frekuensi penggunaanya telah menurun dipindahakn ke unit kearsipan, melalui

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 tahapan:
a. Pemeriksaan
b. Pendaftaran
c. Penataan arsip
d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
e. Pelaksanaan Pemindahan
2. Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip
melalui car acara tertentu sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Pemusnahan arsip mengandung risiko hukum yang sangat tinggi karena arsip yang
sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan lagi. Kegiatan ini menuntuk
ketelitian dan kesungguhan untuk menghindari kesalahan dan risiko yang terjadi.
Berikut merupakan prosedur pemusnahan arsip :
a. Pemeriksaan
Untuk mengetahui apakah arsip benar benar telah habis retensinya dengan
berpedoman pada JRA
b. Pendaftaran
c. Pembentukan panitia pemusnahan
d. Penilaian, persetujuan dan pengesahan
e. Pembuatan berita acara
f. Pelaksanaan Pemusnahan
3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan
Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip yang memiliki nilai guna skunder atau
arsip statis. Berikut merupakan tahapan penyerahan arsip :
a. Pemeriksaan dan penilaian arsip
b. Pendaftaran
c. Pembuata berita acara
d. Pelaksanaan penyerahan
B. Prosedur penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal JRA harus meliputi :
1. Survey adalah kegiatan untuk mengumpulkan data tentang sesuatu. Survey arsip
merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data arsip yang berkaitan dengan

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 a. Struktur dan fungsi organisasi
Pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi tercermin dalam arsip yang tersimpan
dan tercipta di unit unit kerja. Oleh karena itu untuk mengetahui keberadaan
arsip suatu organisasi perlu memerhatikan tugas dan fungsi serta struktur
organisasi. Selain itu juga untuk mengetahui sejarah perkembangan organisasi
sehingga dapat menerapkan prinsip asal usul (provenance) dalam pengaturan
kembali arsip.
b. Arsip
Survei juga dilakukan terhadap arsip untuk mengumpulkan data mengenai hal
hal sebagai berikut :
1. Kondisi arsip, yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsip seperti robek,
rusak, rapuh, dan sebagainya
2. Kondisi tempat penyimpanan
3. Media rekam.seperti kertas, video, kaset, film dan lain lain
4. Jumlah arsip dalam meter linear atau meter kubik
5. Kurun waktu
6. System penataan
c. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip
Setelah dilakukan pengumpulan data melalui kegiatan survei kemudian data hasil
survei tersebut disusun dalam Daftar Ikhtisar Arsip yang memuat keterangan nama
instansi, alamat instansi, nomor urut, asal arsip, kurun waktu, jumlah arsip, jenis
media rekam, system penataan, keterangan
2. Pembenahan
Tindak lanjut dari kegiatan survei yang dituangkan dalam proposal yang telah
disetujui oleh pimpinan dan penyiapan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan
kemudian dilaksanakan pembenahan arsip. Kegiatan penataan dilakukan dengan
Langkah Langkah sebagai berikut :
a. Identifikasi arsip
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan system penataanya.
Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi.
Fungsi dan kegiatan unit unit kerja dapat tercermin dalam struktur

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 organisasidan tata laksana suatu Lembaga.
b. Pengaturan Kembali arsip (rekonstruksi)dan pemilahan
Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan
penataan aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip
dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip
yang satu dengan series arsip yang lain, sedangkan pemilahan arsip dilakukan
untuk memisahkan antara arsip dan non arsip seperti amplop, sampul, map,
duplikasi dan seterusnya
c. Pendeskripsian arsip
Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip
d. Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara
Dilakukan setelah pengelompokkan atau manuver kartu kartu deskripsi arsip
berdasarkan skema pengaturan arsip yang telah ditentukan.
3. Penilaian Arsip
Kegiatan ini dilakukan untuk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai
arsip aktif sebagai arsip inaktif maka arsip yang akan diusulkan musnah dan mana
yang akan diserahkan ke Lembaga kearsipan sebagai arsip statis.
4. Penyusunan Daftar Arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan
Hasl dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip adalah tersusunnya daftar arsip yang
disimpan, daftar arsip yang dimusnahkan dan daftar arsip yang diserahkan
5. Pelaksanaan Penyusutan
Pelaksanaan penyusutan arsip dilaksanakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan
penyerahan arsip statis ke Lembaga kearsipan
2 Jelaskan Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan jelaskan Panduan
Pemusnahan dan Penyerahan Arsip!
Jawab :
A. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
intern organisasi. Bagian dari Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan
kegiatan pengurangan jumlah arsip, yang dilakukan dengan cara:
a.Memindahkan (P) arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan intern organisasi;

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 b. Memusnahkan (M) arsip sesuai dgn ketentuan yg berlaku;
c. Menyerahkan (S) arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan.
1. Prosedur Pemindahan arsip berdasarkan JRA :
Prosedur pemindahan arsip dari central file ke records center, secara umum
sebagai berikut :
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut sudah
inaktif atau belum. Pemeriksaan dilakukan dengan melihat kolom retensi
aktif di dalam JRA. Misalnya arsip tentang cuti tahunan memilliki retensi
aktif 2 tahun, maka apabila arsip tersebut tercipta bulan Desember 2020, 2
tahun berikutnya yaitu Desember 2022 arsip tersebut dapat dinyatakan
sebagai arsip inaktif. Di dalam pemeriksaan ini dilakukan juga kegiatan
penyatuan file-file menjadi series arsip. Antara file yang satu dengan yang
lain yang memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan informasi harus
digabung menjadi satu series arsip tanpa merubah penataan semula. Misalnya
file tentang cuti tahunan, cuti bersalin, cuti besar dapat digabung menjadi satu
series arsip tentang cuti.
b. Pendaftaran
Setelah diperiksa dan dinyatakan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip
tersebut selanjutnya didaftar secara lengkap, baik judull seriesnya/jenisnya
arsipnya, tahun, volume, kondisi, dan penataan (sistem penyimpanan yang
digunakan)
c. Penataan Arsip
Penataan arsip ini dilaksanakan untuk menjaga agar penatan aslinya tidak
berubah. Misalnya arsip ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem
filing numeric maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini
menyangkut penataan tiap lembar arsip dalam setiap folder, penataan antara
folder yang satu dengan folder yang lain dalam boks dan penataan antara
boks yang satu dengan boks yang lain.
d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
Mengingat bahwa pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 wewenang dan tanggungjawab dari central file ke record center, maka perlu
dibuatkan bukti pemindahan arsip yang biasanya diujudkan dalam bentuk
berita acara pemindahan arsip.
e. Pelaksanaan Pemindahan
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberi nomor sesuai dengan
nomor dalam daftar arsip yang dipindahkan dan disiapkan berita acaranya,
maka dilaksanakan pemindahan arsip inaktif

B. Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip!

Jawab
1. Pemusnahan arsip
adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip
melalui cara-cara tertentu sehingga tidak dapat dikenali lagi baik fisik maupun
informasinya. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi,
karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan lagi.
Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi
kesalahan. Pada hakekatnya pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga
kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan hidup arsip sejak
diciptakan kemudian dikelola pada akhirnya dimusnahkan.
Terkait dengan resiko yang tinggi maka kegiatan pemusnahan arsip harus
dilakukan berdasarkan prosedur-prosedur sebagai berikut :
a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut
benar-benar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan ini dilaksanakan
berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jika suatu arsip telah dinyatakan
habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu diperiksa tentang kebenaran
isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan keterkaitan dengan arsip
lain, Bila di dalam tahap pemeriksaan diketahui bahwa arsip tersebut
memang telah habis retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak
bertentangan dengan peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah
pendaftaran.

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 b. Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus
dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasi
tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
c. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat
kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas
mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini seyogyanya terdiri dari anggota-
anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengawasan, unit
hukum/perundang-undangan, dan unit-unit lain yang terkait.
d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan
Penilaian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang
akan dimusnahkan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi dibawah 10
tahun, cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian disahkan
oleh pimpinan instansi untuk dilaksanakan pemusnahan. Namun untuk arsip
yang memiliki retensi 10 tahun keatas, harus melalui penilaian bersama Arsip
Nasional RI, yaitu ketika meminta persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip
Nasional, karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas memiliki
kemungkinan lebih besar untuk bernilai guna sekunder. Khusus untuk arsip
keuangan yang mempunyai retensi 10 tahun ke atas perlu mendengar
petimbangan dari ketua BPK, dan arsip kepegawaian perlu mendengar
pertimbangan dari kepala BAKN. Selanjutnya disahkan oleh pimpinan
instansi melalui produk hukum interen.
e. Pembuatan Berita Acara
Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan
arsip yang sangat penting disamping daftar arsip yang dimusnahkan. Kedua
jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan
pemusnahan dilakukan secara sah. Kecuali itu juga berfungsi sebagai
pengganti arsip yang dimusnahkan.

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 f. Pelaksanaan Pemusnahan
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah atau
secara kimiawi, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari
bidang hukum atau bidang pengawasan yang nantinya menandatangani berita
acara sebagai saksi pemusnahan arsip.
2. Prosedur Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip ke Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan Daerah dilakukan bila
arsip tersebut benar-benar bernilai guna sekunder. Penyerahan arsip dapat terjadi
karena tiga hal yaitu karena kegiatan pemusnahan, perencanaan, dan
penilikan/pendekatan/himbauan penyerahan arsip statis. Apapun bentuknya
penyerahan arsip secara umum harus dilakukan sesuai prosedur.
a. Pemeriksaan dan Penilaian Arsip
Pemeriksaan dan penilaian arsip selain dilakukan oleh instansi masing-
masing juga oleh Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan Daerah mengingat
Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pengelola arsip di
kemudian hari harus yakin benar bahwa arsip tersebut benar-benar arsip
statis. Kemudian secara umum Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan Daerah
memiliki kompetensi untuk menentukan kebijaksanaan penyelamatan arsip
bagi kepentingan generasi yang akan datang.
b. Pendaftaran
Setelah kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan dan
ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke ANRI/LKD, maka
kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.
c. Pembuatan Berita Acara
Berita acara penyerahan arsip perlu dibuat mengingat bahwa kegiatan
penyerahan arsip terkait dengan pengalihan hak dan wewenang pengelolaan
arsip yang bernilai guna sangat tinggi dan bersifat lestari.
d. Pelaksanaan Penyerahan
Penyerahan arsip statis dilaksanakan setelah dibuatkan daftar dan berita
acara.Keberhasilan kegiatan penyerahan arsip statis bagi suatu instansi adalah

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 sukses dan prestasi tersendiri dalam rangka pelaksanaan amanat undang-
undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan :
Penyerahan arsip statis yaitu yaitu proses penambahan khasanah arsip statis
Lembaga Kearsipan (LK, dalam hal ini Unit Arsip IPB) yang dilaksanakan
melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan
kerja/pencipta arsip (PA, dalam hal ini adalah Record Center Fakultas)
melalui kegiatan sebagai berikut (berdasarkan Pasal 81 – PP 28 Tahun
2012) :Monitoring terhadap fisik arsip dan Daftar arsip statis yaitu
pemeriksaan oleh LK apakah Arsip Statis yang mau diserahkan
apakah cocok dengan data yang ada dalam Daftar Arsip yang dibuat oleh PA.
Melakukan Verifikasi terhadap daftar arsip statis oleh LK yaitu menilai arsip
statis yang akan diserahkan oleh PA, apakah arsip tersebut mempunyai nilai
kesejarahan dan kebuktian apa tidak; apalah arsip tersebut mempunyai retensi
permanen atau tidak.
3 Jelaskan Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal serta jelaskan
Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan!
Jawab:

A. Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal

1. Survey adalah kegiatan untuk mengumpulkan data tentang sesuatu. Survey
arsip merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data arsip yang berkaitan
dengan :
a. Struktur dan fungsi organisasi
Pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi tercermin dalam arsip yang tersimpan
dan tercipta di unit unit kerja. Oleh karena itu untuk mengetahui keberadaan
arsip suatu organisasi perlu memerhatikan tugas dan fungsi serta struktur
organisasi. Selain itu juga untuk mengetahui sejarah perkembangan organisasi
sehingga dapat menerapkan prinsip asal usul (provenance) dalam pengaturan
kembali arsip.
b. Arsip

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 Survei juga dilakukan terhadap arsip untuk mengumpulkan data mengenai hal
hal sebagai berikut :
1. Kondisi arsip, yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsip seperti robek,
rusak, rapuh, dan sebagainya
2. Kondisi tempat penyimpanan
3. Media rekam.seperti kertas, video, kaset, film dan lain lain
4. Jumlah arsip dalam meter linear atau meter kubik
5. Kurun waktu
6. System penataan
2. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip
Setelah dilakukan pengumpulan data melalui kegiatan survei kemudian data hasil
survei tersebut disusun dalam Daftar Ikhtisar Arsip yang memuat keterangan nama
instansi, alamat instansi, nomor urut, asal arsip, kurun waktu, jumlah arsip, jenis
media rekam, system penataan, keterangan
3. Pembenahan
Tindak lanjut dari kegiatan survei yang dituangkan dalam proposal yang telah
disetujui oleh pimpinan dan penyiapan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan
kemudian dilaksanakan pembenahan arsip. Kegiatan penataan dilakukan dengan
Langkah Langkah sebagai berikut :
a. Identifikasi arsip
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan system penataanya.
Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi.
Fungsi dan kegiatan unit unit kerja dapat tercermin dalam struktur
organisasidan tata laksana suatu Lembaga.
b. Pengaturan Kembali arsip (rekonstruksi)dan pemilahan
Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan
penataan aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip
dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip
yang satu dengan series arsip yang lain, sedangkan pemilahan arsip dilakukan
untuk memisahkan antara arsip dan non arsip seperti amplop, sampul, map,
duplikasi dan seterusnya

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 c. Pendeskripsian arsip
Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip
d. Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara
Dilakukan setelah pengelompokkan atau manuver kartu kartu deskripsi arsip
berdasarkan skema pengaturan arsip yang telah ditentukan.
6. Penilaian Arsip
Kegiatan ini dilakukan untuk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai
arsip aktif sebagai arsip inaktif maka arsip yang akan diusulkan musnah dan mana
yang akan diserahkan ke Lembaga kearsipan sebagai arsip statis.
7. Penyusunan Daftar Arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan
Hasl dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip adalah tersusunnya daftar arsip yang
disimpan, daftar arsip yang dimusnahkan dan daftar arsip yang diserahkan
Penyusunan proposal atau usulan penelitian merupakan langkah awal yang harus
dilakukan peneliti sebelum memulai kegiatan penelitian. Proposal penelitian dapat
membantu memberi arah pada peneliti agar mampu menekan kesalahan yang mungkin
terjadi selama proses penelitian berlangsung. Jika proposal penelitian sudah disusun
secara sistematis, lengkap dan tepat, akan mempercepat pelaksanaan, proses serta
penyusunan laporan penelitian. Proposal mempunyai arti sangat penting bagi setiap
peneliti dalam usaha mempercepat, meningkatkan serta menjaga kualitas hasil
penelitian Proposal penelitian harus dibuat sistematis dan logis sehingga dapat
dijadikan pedoman yang mudah diikuti. Proposal penelitian adalah gambaran secara
rinci tentang proses yang akan dilakukan oleh peneliti untuk dapat memecahkan
permasalahan penelitian. Secara umum, poposal penelitian merupakan pedoman yang
berisi langkah-langkah yang akan diikuti peneliti untuk melakukan penelitiannya. Dalam
menyusun proposal perlu diantisipasi munculnya berbagai sumber yang dapat
bermanfaat sehingga dapat digunakan dalam mendukung penelitian atau faktor-faktor
yang mungkin menghambat kegiatan penelitian. Tujuan umum proposal penelitian
adalah memberitahukan secara jelas tentang tujuan penelitian, siapa yang hendak
ditemui, serta apa yang akan dilakukan atau dicari di lokasi penelitian.

a. Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan

Arsip tercipta karena adanya kegiatan administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan
fungsi organisasi. Pembenahan adalah kegiatan pengaturan arsip kacau, baik secara fisik
maupun informasinya sehingga dapat mencerminkan gambaran pelaksanaan tugas dan
fungsi organisasi secara utuh. Kegiatan ini menghasilkan suatu Daftar Pertelaan

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 ArsipSementara (DPA.). Dari DPA ini selanjutnya dapat diketahui masih ada atau tidaknya fungsi arsip
dalam pelaksanaan kegiatan instansi melalui penilaian arsip.
1. Pembenahan
Kegiatan pembenuhan dilakukan Langkah langkah sebagai berikut
a. Identifikasi Arsip
Identifikasi yang dilakukan terhadap struktur organisasi untuk mengetahui
unit kerjadan fungsi. Selain itu juga penataan arsip harus sesuai dengan
system penataan yang pernah diberlakukan pada tahun arsip yang tercipta.
Hal ini dilakukan karena adany atuntutan prinsip original order (aturan asli).
Dalam kasus ini tidak ada system kearsipan baku (manual) yang dijadikan dasar
penataannya.
b. Pengaturan Kembali (Rekonstruksi) Arsip dan pemilahan
1. Ilustrasi tumpukan arsip kacau
2. Pemilahan Arsip
3. Menata Kembali Arsip
c. P e n d e s k r i p s i a n A r s i p
Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip.
Perekaman ini secara umum memiliki standar yang di dalamnya minimal
memuat hal, yaitu bentuk rekasi, informasi series, tahun series, tingkat keaslian, kondisi
fisik dan jumlah arsip.
d. Penentuan Skema Pengaturan Arsip
Skema pengaturan arsip bisa disusun berdasarkan struktur organisasi,
fungsiorganisasi atau mengacu klasifikasi arsip sesuai system yang berlaku
pada masaaktifnya. Dalam hal ini akan didasarkan pada fungsi organisasi,
yaitu memerhatikan fungsi fasilitatif dan juga fungsi substantif. fungsi
fasilitatif meliputi kepegawaian,keuangan, organisasi dan ketatalsakanaan.
Sedangkan fungsi substantifnya adalah bina program diklat dan
penyelenggaraan diklat sehingga dapat ditentukan skema pengaturan arsip.
e. Pengelompokan dan Penomoran kartu Deskripsi dan fisik Arsip.
Kartu deskripsi kemudian dikelompokkan sesuai informasi dan kelompok
fungsi masing masing. Informasi arsip tentang pengadaan pegawai, kenaikan

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

 pangkat, dan mutasi dimasukkan kelompok fungsi
k e p e g a w a i a n m a s u k kelompok fungsi keuangan dan seterusnya sampai
keseluruhan kartu deskripsi terisi. Setelah keseluruhan kartu deskripsi selesai
dikelompokkan, kemudian diberi nomor d e i n i t i f s e s u a i u r u t a n f u n g s i
d a l a m s k e m a a r s i p . P e n o m o r a n k a r t u d a l a m s e t i a p kelompok
fungsi, memerhatikan ukuran kronologis periode arsipnya.

f. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip sementara.

Setelah penomoran definitive kartu deskripsi, penataan dan penomoran
definitive pada fisik arsip sekaligus pengaturan dan pelabelan pada boks selanjutnya
penuangan deskripsi kartu pada Daftar Pertelaan Arsip Sementara.
b. PENILAIAN
Penilaian dilakukan setiap series arsip. Penilaian dilakukan untuk mentukan nilai
guna primernya, apakah memiliki nilai guna administrative, keuangan, hukum, ilmiah dan
teknologi. Setiap series arsip dapat memiliki lebih dari satu nilai guna maka dalam
menentukan retensinya h a r u s m e m p e r h a t i k a n l a m a w a k t u m a s i n g
m a s i n g n i l a i g u n a b a g i k e p e n t i n g a n operasional pencipta.
Jika dalam penilaian arsip, hasil yang didapat arsip masih bernilai guna primer, dan belum habis
masa retensi inaktif, maka arsip masih disimpan sebagai arsip inaktif, jika arsip yang dinilai
sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah, maka arsip dapat dimusnahkan,
sehingga nantinya tertuang dalam daftar arsip yang dimusnahkan, selain itu dari hasil penilaian
arsip, arsip yang bernilai guna sekunder nantinya akan diserahkan kepada Lembaga kearsipan.
1. Penyusunan Daftar Arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan
Dari hasil seleksi dan penilaian arsip di atas menghasilkan tersusunnya daftar
arsip yang disimpan, dimusnahkan, dan diserahkan ke Lembaga kearsipan
2. Pelaksanaan penyusutan
Pelaksanaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksanakan melalui
kegiatan pemusnahan arsip dan kegiatan penyerahan arsip statis ke Arsip )asional

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA

Sumber:
Buku Materi Pokok 4402 Penilaian dan Penyusutan Arsip Karya Sudjono, dkk.

TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA