TUGAS 3

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

OLEH
SITI MAISARAH

NIM : 041763714

PRODI S1 ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS HUKUM, ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS TERBUKA
UPBJJ BANJARMASIN
Soal :

1. Jelaskan Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan

Prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi!
2. Jelaskan Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan jelaskan
Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip!
3. Jelaskan Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal serta jelaskan
Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan!

Jawaban :
1. Prosedur penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip merupakan rangkaian
tata cara melakukan pekerjaan penyusutan arsip melalui pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan arsip oleh instansi pencipta kepada lembaga
kearsipan pusat atau daerah. Setiap kegiatan penyusutan arsip, baik pemindahan,
pemusnahan maupun penyerahan dilakukan penyeleksian berdasarkan jadwal
retensi arsip. Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip meliputi
beberapa prosedur sebagai berikut.
a) Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif diperlukan untuk memindahkan arsip
inaktif dari central file yang terdapat diunit kerja ke pusat Arsip atau record
center. Adapun prosedur pemindahan arsip dari central file ke record center,
secara umum adalah sebagai berikut.
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut
sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai arsip inaktif
berdasarkan jadwal retensi arsip dilaksanakan dengan melihat kolom retensi
arsip aktif di dalam jadwal retensi arsip.
Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan
file-file menjadi series arsip. Antara file yang satu dengan file yang lain yang
memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan informasi harus
digabung menjadi satu series arsip, tanpa merubah penataan semula.

2. Pendaftaran
 Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip
tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya atau jenis
arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan (sistem penyimpanan yang
digunakan).
3. Penataan Arsip
Penataan arsip ini dilaksanakan untuk menjaga agar penataan dilakukan
sebagaimana penataan aslinya. Penataan arsip ini menyangkut penataan
tiap lembar arsip dalam setiap folder atau map, penataan antara folder yang
satu dengan folder yang lain dalam boks dan penataan antara boks yang
satu dengan boks yang lain.
Penataan lembaran arsip dalam setiap folder dilaksanakan secara
kronologis ataupun alfabetis tergantung dari kondisi informasi arsipnya.
Penataan folder dalam setiap boks dapat dilakukan secara kronologis
maupun alfabetis tergantung dari indeksnya. Bila indeks yang tertuang di
dalam folder menyebut nama orang, organisasi atau tempat maka dapat
diatur secara alfabetis. Bila indeks yang tertuang di dalam folder menyebut
suatu urutan kegiatan maka dapat diatur secara kronologis. Sedangkan
penataan boks yang satu dengan lainnya dilaksanakan sesuai urutan nomor
boks dan nomor yang terdapat di dalam daftar.
4. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
Mengingat bahwa pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan
wewenang dan tanggung jawab dari satu unit ke unit organisasi yang lain
atau pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari central file ke records
center maka pada umumnya orang membuat suatu bukti pemindahan arsip
yang biasanya dalam bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip.
5. Pelaksanaan Pemindahan
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberi nomor sesuai dengan
nomor dalam Daftar Arsip yang dipindahkan dan disiapkan berita acaranya
maka dilaksanakan pemindahan arsip inaktif. Pelaksanaan pemindahan
arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi.

b) Prosedur Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip
melalui cara-cara tertentu sehingga fisik dan informasiny tidak dapat dikenali
lagi.
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip
tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan ini
dilaksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jika suatu arsip
telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut perlu diperiksa
tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan
keterkaitan dengan arsip lain, dan lain-lain. Bila di dalam tahap pemeriksaan
diketahui bahwa arsip tersebut memang telah habis retensinya, tidak terkait
dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan
maka langkah berikutnya adalah pendaftaran.
2. Pendaftaran
Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus
dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasi
tentang arsip yang akan dimusnahkan.
3. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun maka tidak perlu dibuat
kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas
mengelola arsip.
Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang
berasal dari unit pengelola arsip, unit pengawasan, unit hukum, dan unit-
unit lain yang terkait.
4. Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan
Penilaian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang
akan dimusnahkan. Namun, untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10
tahun, kiranya cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian
disahkan oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan pemusnahan.
Namun, untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas, khususnya
untuk instansi pemerintah harus melalui penilaian bersama Arsip Nasional
RI, yaitu ketika meminta persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip
 Nasional. Mengapa demikian, karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke
atas kemungkinan lebih besar memiliki nilai guna sekunder.
Khusus untuk arsip bernilai guna keuangan yang mempunyai retensi 10
tahun ke atas perlu mendengar pertimbangan dari Ketua BPK, dan arsip
kepegawaian perlu mendengar pertimbangan dari Kepala BKN.
Sedangkan untuk instansi swasta, dalam pemusnahan arsip yang
retensinya cukup lama, perlu memberikan konfirmasi kepada Arsip Nasional
Untuk memperoleh kepastian bahwa arsip yang akan dimusnahkan
benarbenar tidak bernilai guna sekunder. Setelah dinilai secara cermat maka
arsip yang akan dimusnahkan tersebut perlu disahkan oleh pimpinan
organisasi melalui produk hukum intern.
5. Pembuatan Berita Acara
Berita Acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen
pemusnahan arsip yang sangat penting di samping daftar arsip yang
dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa
pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu juga berfungsi
sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
6. Pelaksanaan Pemusnahan
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah,
atau dibuat bubur kertas, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat
dikenali lagi. Kemudian dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perlu
disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari bidang hukum/perundang-
undangan atau bidang pengawasan, yang nantinya menandatangani berita
acara sebagai saksi pemusnahan arsip.
c) Prosedur Penyerahan Arsip Ke Arsip Nasional
Penyerahan arsip ke Arsip Nasional dilakukan bila arsip tersebut memang
benar-benar bernilai guna sekunder atau arsip statis. Penyerahan arsip dapat
dilakukan karena adanya rencana kegiatan pemusnahan arsip di suatu
instansi, yaitu ketika menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan ke
Arsip Nasional dan ternyata terdapat arsip bernilai sekunder, atau memang
penyerahan arsip yang dilakukan karena telah direncanakan oleh instansi yang
bersangkutan. Di samping itu penyerahan arsip juga dapat dilakukan setelah
adanya pendekatan Arsip Nasional kepada instansi pencipta arsip. Apa pun
 yang menimbulkan terjadinya penyerahan arsip, secara umum perlu melalui
prosedur seperti berikut.
1. Pemeriksaan dan Penilaian Arsip
Sekalipun pemeriksaan dan penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi
masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu
diadakan penilaian kembali oleh Arsip Nasional. Penilaian oleh pihak Arsip
Nasional dilakukan mengingat bahwa Arsip Nasional sebagai pengelola arsip
di kemudian hari, ia harus yakin benar bahwa arsip yang akan diterima dan
dikelola memang benar-benar arsip bernilai guna sekunder. Kemudian
secara umum, Arsip Nasional memiliki kompetensi untuk menentukan
kebijaksanaan penyelamatan arsip bagi kepentingan generasi yang akan
datang.
2. Pendaftaran
Setelah kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan
dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke Arsip Nasional
maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan
diserahkan.
3. Pembuatan Berita Acara
Berita Acara Penyerahan Arsip perlu untuk dibuat, mengingat bahwa
kegiatan penyerahan arsip terkait dengan pengalihan hak dan wewenang '
pengelolaan arsip yang bernilai guna sangat tinggi dan bersifat lestari.
4. Pelaksanaan Penyerahan
Pelaksanaan penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan setelah arsip
tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya. Keberhasilan kegiatan
penyerahan arsip statis bagi suatu instansi adalah sukses tersendiri dalam
rangka pelaksanaan amanat Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

Prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi menggunakan

dasar Peraturan Pemerintah RI No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip dan
SE Kepala Arsip Nasional RI No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif
sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan PP tentang Penyusutan Arsip.
Teknik penyusutan arsip sebelum memiliki Jadwal Retensi Arsip melalui taha-
tahap sebagai berikut.
a) Survei
Survei pada dasarmya adalah kegiatan untuk mengumpulkan data-data
tentang sesuatu. Kegiatan survei arsip merupakan kegiatan pengumpulan arsip,
baik berkaitan dengan struktur, tugas, dan fungsi organisasi maupun arsipnta
itu sendiri.
1. Struktur dan fungsi organisasi
Untuk mengetahui keberadaan arsip suatu organisasi perlu
memerhatikan tugas dan fungsi serta struktur organisasi. Pengamatan
terhadap struktur dan fungsi organisasi di samping untuk mengetahui unit-
unit kerja dan fungsi yang masih berlangsung juga untuk mengetahui sejarah
perkembangan organisasi. Dengan memahami sejarah organisasi dapat
dilakukan penerapan prinsip . asal-usul (principle of provenence) dalam
pengaturan kembali arsip.
2. Arsip
Survei terhadap arsip dilakukan untuk mengumpulkan data mengenai
hal-hal sebagai berikut.
a. Kondisi arsip, yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsip, seperti robek,
rusak, rapuh, dan sebagainya.
b. Kondisi tempat penyimpanan, misalnya suhu, cahaya, kelembaban,
ventilasi, dan sebagainya.
c. Media rekam, seperti kertas, video, kaset, film, dan lain-lain.
d. Jumlah arsip, dalam meter linier atau meter kubik.
e. Kurun waktu, yaitu waktu terciptanya arsip dari yang tertua sampai yang
termuda.
f. Sistem penataan, misalnya sistem kartu kendali, sistem takah, sistem
numerik, dan sebagainya

3. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip

Setelah dilakukan pengumpulan data melalui kegiatan survei arsip,
kemudian data hasil survei tersebut disusun dalam Daftar Ikhtisar Arsip
(DIA). DIA ini merupakan kompilasi seluruh data arsip dari semua unit kerja
organisasi yang disurvei. DIA memuat keterangan sebagai berikut: nama
instansi, alamat instansi,nnomor urut, asal arsip,kurun waktu, jumlah arsip,
jenis media rekam, sistem penataan, keterangan.
b) Pembenahan
Pembenahan adalah tindak lanjut dari kegiatan survei yang dituangkan dalam
proposal yang telah disetujui oleh pimpinan. Kegiatan penataan dilakukan
langkah-langkah berikut.
1. Identifikasi Arsip
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem
penataan.
2. Pengaturan kembali (recontrution) arsip dan pemilihan
Pengaturan kembali (recontrution) adalah kegiatan mengembalikam
penataan arsip sesuai dengan penataan aslinya. Rekontruksi dilaksanakan
untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap
series dan pengaturannseries arsip yang satu dengan series yang lain.
3. Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian Arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap
series arsip. Perekaman ini secara umum memiliki standar yang di dalamnya
minimal memuat 6 hal, yaitu: bentuk redaksi, informasi series, tahun series,
tingkat keaslian, kondisi fisik, dan jumlah arsip.
4. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara
Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara dilakukan setelah
pengelompokkan atau manuver kartu-kartu deskripsi arsip berdasarkan
skema pengaturan arsip yang telah ditentukan. Skema pengaturan arsip ini
ditentukan setelah memperhatikan struktur atau fungsi organisasi atau
berdasarkan sistem penataan yang berlaku pada masa penciptaan arsipnya.
c) Penilaian Arsip
Setelah daftar pertelaan arsip sementara tersusun maka selanjutnya
dilaksanakan kegiatan penilaian arsip, untuk menentukan mana arsip yang
perlu disimpan sebagai arsip aktif, sebagai arsip inaktif maka arsip yang dapat
diusulkan musnah, dan mana yang akan diusulkan diserahkan ke Arsip
Nasional. Dalam melakukan penilaian arsip ini petugas harus memahami nilai
guna arsip dan metode penilaiannya sebagaimana telah dibahas dalam modul
terdahulu.

d) Penyusunan Daftar Arsip Yang Disimpan, Dimusnahkan Dan Diserahkan

 Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip di atas adalah tersusunnya
daftar arsip yang akan disimpan, atau daftar arsip yang diusulkan musnah, atau
daftar arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional.
e) Pelaksanaan Penyusutan
Pelaksanaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksanakan melalui
kegiatan pemusnahan arsip dan kegiatan penyerahan arsip statis ke Arsip
Nasional. Kegiatan pemusnahan arsip khusus untuk arsip yang disusutkan
tidak berdasarkan jadwal retensi arsip tidak dilakukan pembedaan arsip yang
Umur 10 tahun kurang atau lebih. Semua arsip diperlakukan sama, dianggap
10 tahun ke atas.

2. Jawaban :
a) Prosedur Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif diperlukan untuk memindahkan arsip
inaktif dari central file yang terdapat diunit kerja ke pusat Arsip atau record
center. Adapun prosedur pemindahan arsip dari central file ke record center,
secara umum adalah sebagai berikut.
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut
sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan arsip sebagai arsip inaktif
berdasarkan jadwal retensi arsip dilaksanakan dengan melihat kolom retensi
arsip aktif di dalam jadwal retensi arsip.
Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan
file-file menjadi series arsip. Antara file yang satu dengan file yang lain yang
memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan informasi harus
digabung menjadi satu series arsip, tanpa merubah penataan semula.
2. Pendaftaran
Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip
tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya atau jenis
arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan (sistem penyimpanan yang
digunakan).

3. Penataan Arsip
 Penataan arsip ini dilaksanakan untuk menjaga agar penataan dilakukan
sebagaimana penataan aslinya. Penataan arsip ini menyangkut penataan
tiap lembar arsip dalam setiap folder atau map, penataan antara folder yang
satu dengan folder yang lain dalam boks dan penataan antara boks yang
satu dengan boks yang lain.
Penataan lembaran arsip dalam setiap folder dilaksanakan secara
kronologis ataupun alfabetis tergantung dari kondisi informasi arsipnya.
Penataan folder dalam setiap boks dapat dilakukan secara kronologis
maupun alfabetis tergantung dari indeksnya. Bila indeks yang tertuang di
dalam folder menyebut nama orang, organisasi atau tempat maka dapat
diatur secara alfabetis. Bila indeks yang tertuang di dalam folder menyebut
suatu urutan kegiatan maka dapat diatur secara kronologis. Sedangkan
penataan boks yang satu dengan lainnya dilaksanakan sesuai urutan nomor
boks dan nomor yang terdapat di dalam daftar.
4. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip
Mengingat bahwa pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan
wewenang dan tanggung jawab dari satu unit ke unit organisasi yang lain
atau pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari central file ke records
center maka pada umumnya orang membuat suatu bukti pemindahan arsip
yang biasanya dalam bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip.
5. Pelaksanaan Pemindahan
Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberi nomor sesuai dengan
nomor dalam Daftar Arsip yang dipindahkan dan disiapkan berita acaranya
maka dilaksanakan pemindahan arsip inaktif. Pelaksanaan pemindahan
arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi.
b) Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip
melalui cara-cara tertentu sehingga fisik dan informasiny tidak dapat dikenali
lagi.
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip
tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan ini
dilaksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jika suatu arsip
telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut perlu diperiksa
 tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan
keterkaitan dengan arsip lain, dan lain-lain. Bila di dalam tahap pemeriksaan
diketahui bahwa arsip tersebut memang telah habis retensinya, tidak terkait
dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan
maka langkah berikutnya adalah pendaftaran.
2. Pendaftaran
Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus
dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasi
tentang arsip yang akan dimusnahkan.
3. Pembentukan Panitia Pemusnahan
Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun maka tidak perlu dibuat
kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas
mengelola arsip.
Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang
berasal dari unit pengelola arsip, unit pengawasan, unit hukum, dan unit-
unit lain yang terkait.
4. Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan
Penilaian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang
akan dimusnahkan. Namun, untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10
tahun, kiranya cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian
disahkan oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan pemusnahan.
Namun, untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas, khususnya
untuk instansi pemerintah harus melalui penilaian bersama Arsip Nasional
RI, yaitu ketika meminta persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip
Nasional. Mengapa demikian, karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke
atas kemungkinan lebih besar memiliki nilai guna sekunder.
Khusus untuk arsip bernilai guna keuangan yang mempunyai retensi 10
tahun ke atas perlu mendengar pertimbangan dari Ketua BPK, dan arsip
kepegawaian perlu mendengar pertimbangan dari Kepala BKN.
Sedangkan untuk instansi swasta, dalam pemusnahan arsip yang
retensinya cukup lama, perlu memberikan konfirmasi kepada Arsip Nasional
Untuk memperoleh kepastian bahwa arsip yang akan dimusnahkan
 benarbenar tidak bernilai guna sekunder. Setelah dinilai secara cermat maka
arsip yang akan dimusnahkan tersebut perlu disahkan oleh pimpinan
organisasi melalui produk hukum intern.
5. Pembuatan Berita Acara
Berita Acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen
pemusnahan arsip yang sangat penting di samping daftar arsip yang
dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa
pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu juga berfungsi
sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.
6. Pelaksanaan Pemusnahan
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah,
atau dibuat bubur kertas, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat
dikenali lagi. Kemudian dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perlu
disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari bidang hukum/perundang-
undangan atau bidang pengawasan, yang nantinya menandatangani berita
acara sebagai saksi pemusnahan arsip.
c) Prosedur Penyerahan Arsip Ke Arsip Nasional
Penyerahan arsip ke Arsip Nasional dilakukan bila arsip tersebut memang
benar-benar bernilai guna sekunder atau arsip statis. Penyerahan arsip dapat
dilakukan karena adanya rencana kegiatan pemusnahan arsip di suatu
instansi, yaitu ketika menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan ke
Arsip Nasional dan ternyata terdapat arsip bernilai sekunder, atau memang
penyerahan arsip yang dilakukan karena telah direncanakan oleh instansi yang
bersangkutan. Di samping itu penyerahan arsip juga dapat dilakukan setelah
adanya pendekatan Arsip Nasional kepada instansi pencipta arsip. Apa pun
yang menimbulkan terjadinya penyerahan arsip, secara umum perlu melalui
prosedur seperti berikut.
1. Pemeriksaan dan Penilaian Arsip
Sekalipun pemeriksaan dan penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi
masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu
diadakan penilaian kembali oleh Arsip Nasional. Penilaian oleh pihak Arsip
Nasional dilakukan mengingat bahwa Arsip Nasional sebagai pengelola arsip
di kemudian hari, ia harus yakin benar bahwa arsip yang akan diterima dan
dikelola memang benar-benar arsip bernilai guna sekunder. Kemudian
 secara umum, Arsip Nasional memiliki kompetensi untuk menentukan
kebijaksanaan penyelamatan arsip bagi kepentingan generasi yang akan
datang.
2. Pendaftaran
Setelah kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan
dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke Arsip Nasional
maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan
diserahkan.
3. Pembuatan Berita Acara
Berita Acara Penyerahan Arsip perlu untuk dibuat, mengingat bahwa
kegiatan penyerahan arsip terkait dengan pengalihan hak dan wewenang '
pengelolaan arsip yang bernilai guna sangat tinggi dan bersifat lestari.
4. Pelaksanaan Penyerahan
Pelaksanaan penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan setelah arsip
tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya. Keberhasilan kegiatan
penyerahan arsip statis bagi suatu instansi adalah sukses tersendiri dalam
rangka pelaksanaan amanat Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.

3. Jawaban :
a) Survei pada dasarnya adalah kegiatan untuk mengumpulkan data-data tentang
sesuatu. Kegiatan survei arsip merupakan pengumpulan data arsip baik yang
berkaitan struktur dan fungsi organisasi maupun arsipnya itu sendiri.
Fungsi survei adalah untuk mengetahui data tentang arsip apa yang
dimiliki organisasi. Diharapkan dengan adanya data hasil survei arsip akan
dapat dipahami dan disusun suatu proposal pembenahan arsip di instansi yang
bersangkutan.
Panduan pelaksanaan survei memberikan arahan mahasiswa untuk
mengumpulkan data arsip suatu instansi yang akan dilakukan pembenahan
arsipnya. Secara materi yang menjadi objek survei adalah struktur, tugas dan
fungsi organisasi, sistem kearsipan serta arsipnya sendiri. Survei dilakukan di
unit-unit kerja instansi dengan menggunakan formulir survei. Seluruh hasil
survei direkap dalam daftar ikhtisar arsip untuk digunakan sebagai dasar
 perkiraan penyiapan kebutuhan dan penyusunan proposal kegiatan
pembenahan arsip.
b) Penyusunan Proposal Kegiatan Pembenahan Arsip
Akhir kegiatan survei arsip adalah penyusunan proposal pembenahan
arsip. Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan
kebutuhan apa yang diperlukan dalam pembenahan/penataan arsip.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut meliputi: peralatan dan perlengkapan, biaya,
tenaga, dan waktu pembenahannya. Semua perkiraan kebutuhan tersebut
diperhitungkan atas dasar volume atau jumlah arsip yang akan menjadi prioritas
pembenahan.
c) Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau
Diserahkan
 Pembenahan Arsip
Pembenahan arsip adalah kegiatan pengaturan arsip yang kacau,
baik secara fisik maupun informasinya sehingga dapat mencerminkan
gambaran pelaksaan tugas dan gungsi organisasi utuh. Kegiatan ini
merupakan tindak lanjut dari survey. Langkah-langkah yang dilakukan
seperti :
 Identifikasi arsip ; kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui kontaks
arsip dan system penataanya.
 Pengaturan kembali (reconstruction) arsip dan pemilahan ; merupakan
kegiatan mengembalikan keadaan penataan arsip sesuai dengan
hasilnya.
- Memisahkan antara arsip dan non arsip serta duplikasi yang
berlebihan
- Non arsip antara lain amplop, map, blanko, formulir kosong, dan lain-
lain
- Mengelompokkan arsip sehingga menjadi berkas dengan kesatuan
informasi yang utuh.
 Pendeskripsian arsip ; kegiatan perekaman informasi setiap series arsip.
Memindahkan isi informasi arsip/dokumen ke dalam lembar deskripsi
atau langsung dientri pada computer.
  Penentuan skema pengaturan arsip ; dapat disusunberdasarkan
struktur organisasi, fungsi organisasi atau mengacu klasifikasi arsip
sesuai system yang berlaku pada masa aktifnya
 Pegelompokan dan penomoran kartu deskripsi dan fisik arsip
- Mengelompokkan data berdasarkan pada unit pengolah dan
klasifikasi secara elektronik dari seluruh kode pelaksana sehingga
arsip yang memiliki kesamaan kode klasifikasi, kegiatan, kurun
waktu, dan lain-lain akan berurutan.
- Langkah-langkahnya : penggabungan data dari semua pelaksana,
pengisian kode klasifikasi, pengisian kode kegiatan, dan sorting.
 Penataan boks ; merupakan kegitan penempatan boks arsip dengan
penentuan skema penyimpanan dari posisi boks sementara menjadi bos
definity.
 Pelabelan ; merupakan kegiatan pencantuman label pada setiap folder
dan boks berdasarkan lokasi simpan yang ditetapkan.
 Penyusunan daftar pentelaan arsip sementara
- Merupakan kegiatan pembuatan daftar dari keseluruhan arsip yang
telah ditata.
- Daftar arsip ini igunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali
arsip secara manual
- Dalam daftar arsip ini tercantum : no. urut, kode klasifikasi, unit
pengolah, uraian arsip, tingkat perkembangan arsip, kurun waktu,
lokasi simpan arsip yang terdiri dari nomor ruang, no. rak, no. folder,
dan no. boks.
 Penilaian Arsip Untuk Disimpan, Dimusnahkan, Atau Diserahkan
Kegiatan penilaian arsip dilaksanakan untuk menentukan arsip mana
yang perlu disimpan sebagai arsip aktif atau arsip inaktif, mana arsip yang
dapatdiusulkan musnah, dan mana yang akan diusulkan diserahkan ke
arsip Nasional.penilaian arsip dapat dilakukan sebagai berikut.
1. Penyusunan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan, dan diserahkan
Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip di atas adalah
tersusunnya daftar arsip yang akan disimpan, atau daftar arsip yang
diusulkan musnah, atau daftar arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional.
 Setelah dibuatkan daftar arsip usul musnah, kemudian diadakan
koordinasi dengan unit pemilik atau pencipta arsip dan dimintakan
persetujuan kepada pimpinan, instansi terkait bagi instansi pemerintah
untuk diproses pemusnahannya. Apabila persetujuan telah diperoleh,
kemudian disiapkan berita acara pemusnahan sebagaimana telah
dibahas dalam modul terdahulu untuk pelaksanaan pemusnahannya.
2. Pelaksanaan Penyusutan
Pelaksanaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksanakan
melalui kegiatan pemusnahan arsip dan kegiatan penyerahan arsip statis
ke Arsip Nasional. Kegiatan pemusnahan arsip khusus untuk arsip yang
disusutkan tidak berdasarkan jadwal retensi arsip, tidak dilakukan
pembedaan arsip yang umur 10 tahun kurang atau lebih. Semua arsip
diperlakukan sama, dianggap 10 tahun ke atas.

Referensi :
Sudjono. 2021. Penilaian Dan Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan : Universitas
Terbuka
Irawan, Sri. 2015. Prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki JRA Modul
9. Dengan link https://slideplayer.info/search/?q=%EF%83%
98%09Penilaian+Arsip+Untuk+Disimpan%2C+Dimusnahkan%2C+A
tau+Diserahkan diakses pada tanggal 07 Juni 2022