TUGAS INDIVIDU

LITERATURE REVIEW

AUTENTIKASI DAN ALIH MEDIA ARSIP

Diampu Oleh :
Dr. M.D. Enjat Munajat.,S.Si.,M.TI
Drs. Febriadi.,M.Si
H. Asep Saepuloh, ST.,MT
Dian Fitriani Afifah, S.IP., M.I.Pol

Disusun Oleh :
Rizka Rahmah Zakiyah 170404200007

PROGRAM STUDI KEARSIPAN DIGITAL

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2021
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur marilah kita panjatkan kepada Allah SWT atas nikmat dan karunia-
Nya sehingga Literature Review dengan judul “AUTENTIKASI DAN ALIH MEDIA
ARSIP” ini dapat selesai tepat pada waktunya.
Penyusunan Literature Review ini diajukan sebagai salah satu syarat pemenuhan tugas
mata kuliah Autentikasi dan Alih Media Arsip. Dalam penyusunan tugas Literature Review
ini penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dr. M.D. Enjat Munajat.,S.Si.,M.TI.,
Bapak Drs. Febriadi.,M.Si., Bapak H. Asep Saepuloh, ST.,MT., dan Ibu Dian Fitriani Afifah,
S.IP.,M.I.Pol selaku dosen pengampu mata kuliah Autentikasi dan Alih Media Arsip yang
telah membimbing penulis dalam menyusun dan menyelesaikan Literature Review. Ungkapan
terima kasih juga disampaikan kepada kedua orang tua saya yang selalu memberi do'a,
dukungan, dan selalu memberi dukungan baik moral maupun material dalam penyusunan
tugas Literature Review ini. Serta teman-teman D4 Kearsipan Digital angkatan 2020 yang
saya sayangi yang sudah menjadi teman yang luar biasa sehingga bisa membantu baik secara
langsung baik saran dan dorongan sehingga terselesaikannya tugas Literature Review ini.
Penulis menyadari bahwa pembuatan literature review ini masih terdapat banyak
kekurangan. Oleh karena itu, penulis dengan lapang hati mengharapkan kritik dan saran
dari pembaca demi tercapainya tujuan literature review ini. Semoga literature review ini
dapat dipahami dan berguna bagi siapapun yang membacanya.

Jatinangor, 01 September 2021

Penulis
 LITERATURE REVIEW: AUTENTIKASI DAN ALIH MEDIA ARSIP
(A Literature Review: Authentication and Transfer of Archive Media)

Rizka Rahmah Zakiyah

Kearsipan Digital Universitas Padjadjaran
Jl. Raya Bandung Sumedang KM.21, Hegarmanah, Jatinangor; Telp. (022) 84288828
Email : rizka20002@mail.unpad.ac.id

ABSTRAK

Arsip berperan sebagai penunjang aktivitas kegiatan pengadministrasian, alat

pengambil keputusan,  bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan sebagai sarana
komunikasi untuk mempertimbangankan pengambilan keputusan serta kebijakan di masa
mendatang. Oleh karena keberadaan arsip memiliki peranan yang cukup penting, maka perlu
diadakan kegiatan perawatan arsip baik pada jenis arsip konvensional maupun arsip digital
demi menjaga kualitas keaslian sebuah arsip.
Di era yang serba digital seperti sekarang ini, khususnya bidang kearsipan atau arsip
harus melakukan inovasi berupa transformasi arsip agar nantinya arsip tersebut akan lebih
terjaga, lebih mudah khalayak ramai dengan teknologi yang memadai. Salah satu inovasi
yang telah di lakukan di bidang kearsipan adalah istilah alih media arsip ke dalam bentuk
digital. Alih media arsip ini mendorong perlunya perhatian terhadap autentikasi arsip.
Autentikasi arsip merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menilai keautentikan atau
keaslian arsip.
Metode dalam pencarian sumber data artikel dilakukan melalui database elektronik
dari berbagai sumber data yang tersedia. Istilah dan frasa kunci terkait autentikasi, dan alih
media arsip digunakan dalam pencarian subjek terkait.
Berdasarkan hasil literature review dari 3 jurnal, 2 artikel web, dan peraturan
perundang-undangan tentang kearsipan, hipotesis alternatifnya dapat diterima. Dengan
adanya inovasi di tengah kemajuan teknologi pada era digital sekarang, di bidang kearsipan
sendiri memang telah menghasilkan kegiatan berupa alih media arsip dari arsip konvensional
ke arsip digital atau arsip elektronik. Kegiatan alih media arsip tidak dilakukan begitu saja,
melainkan harus mendorong adanya kegiatan autentikasi. Kegiatan ini berfungsi guna menilai
keaslian arsip bentuk digital yang dimana keberadaan arsip digital ini cukup rawan dalam hal
penyalahgunaannya.

Kata Kunci : Autentikasi, Alih Media Arsip

 A LITERATURE REVIEW: AUTHENTICATION AND TRANSFER OF
ARCHIVE MEDIA

Rizka Rahmah Zakiyah

Digital Archive, Padjadjaran University
Jl. Raya Bandung Sumedang KM.21, Hegarmanah, Jatinangor; Telp. (022) 84288828
Email : rizka20002@mail.unpad.ac.id

ABSTRACT

Archives serve as supporting administrative activities, decision-making tools,

evidence of accountability, sources of information, and as a means of communication to
consider future decisions and policies. Because the existence of archives has an important
role, it is necessary to carry out archive maintenance activities both on conventional
archives and digital archives in order to maintain the quality of the authenticity of an
archive.
In this digital era, especially in the field of archives or archives, we must innovate in
the form of archive transformation so that later the archive will be more secure, easier for
the general public with adequate technology. One of the innovations that have been made in
the field of archives is the term transfer of archival media into digital form. This transfer of
archival media encourages the need for attention to archive authentication. Archive
authentication is an activity carried out to assess the authenticity or authenticity of archives.
The method in searching for article data sources is done through electronic
databases from various available data sources. Key terms and phrases related to
authentication, and archival media switching were used in the search for related subjects.
Based on the results of a literature review from 3 journals, 2 web articles, and laws
and regulations regarding archives, the alternative hypothesis can be accepted. With the
innovation in the midst of technological advances in the current digital era, in the archives
field itself, it has indeed resulted in activities in the form of transferring archival media from
conventional archives to digital archives or electronic archives. Archive media transfer
activities are not carried out just like that, but must encourage authentication activities. This
activity serves to assess the authenticity of digital archives where the existence of digital
archives is quite vulnerable in terms of misuse.

Keywords: Authentication, Transfer of Archive Media

PENDAHULUAN bahkan teknologi informasi komputer.
Menurut Undang-Undang Republik Media baru dikenal sebagai media yang
Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang sampai saat ini belum ada yang
kearsipan adalah, “rekaman kegiatan atau menandingi perkembangan jumlah
peristiwa dalam berbagai bentuk dan penggunanya.
media sesuai dengan perkembangan Dalam hal ini, kearsipan atau arsip
teknologi informasi dan komunikasi yang harus melakukan inovasi baru, terutama
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, dalam segi penggelolaannya. Inovasi yang
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, dimaksud adalah adanya transformasi arsip
perusahaan, organisasi politik, organisasi di era digital ini, yang mana arsip tersebut
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam nantinya akan lebih terjaga, lebih mudah
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, diakses masyarakat dimanapun dan
berbangsa, dan bernegara”. Secara kapanpun berada selagi teknologi yang
universal arsip memiliki fungsi untuk dimilikinya memadai. Salah satu inovasi
penunjang aktivitas administrasi, alat yang telah di lakukan di bidang kearsipan
pengambil keputusan,  bukti adalah istilah alih media arsip ke dalam
pertanggungjawaban, sumber informasi, bentuk digital. Alih media arsip ini
dan wahana komunikasi untuk mendorong perlunya perhatian terhadap
mempertimbangankan pengambilan autentikasi arsip.
keputusan serta kebijakan di masa yang Autentikasi arsip menjadi sifat dan
akan datang. karakter pembeda bagi arsip dari hal yang
Perkembangan teknologi informasi lainnya. Melalui kegiatan autentikasi yang
yang cukup pesat pada masa sekarang, berupa langkah yang dilakukan oleh
justru memiliki pengaruh yang cukup lembaga kearsipan, maka dapat
besar dalam seluruh bidang kehidupan di menghasilkan suatu penilaian mengenai
masyarakat Indonesia bahkan dunia. Hal autentik atau keaslian dari arsip tersebut.
tersebut juga berlaku untuk di bidang Arsip yang berfungsi sebagai media informasi

kearsipan, yang dimana memunculkan yang dapat dipertanggungjawabkan tentunya

perlu adanya inovasi di bidang teknologi harus diperhatikan akan nilai autentik dari
arsip yang dimiliki baik arsip konvensional,
yang mampu menggelola arsip untuk
arsip digital maupun arsip digital hasil alih
mengikuti perkembangan zaman di era
media.
digital saat ini. Era digital merupakan
istilah yang sudah tidak asing di telingan
BAHAN DAN METODE
kita semua yang telah digunakan dalam
Dalam bab ini membahas tentang
kemunculan teknologi digital atau media
strategi pencarian bahan dalam pembuatan
baru, seperti adanya jaringan internet,
literature review adalah melalui jurnal, masyarakat dengan jangkauan teknologi
artikel, dan bahan bacaan lain yang berada yang mendukung tentunya.
di website. jurnal, artikel, dan bahan
Dalam Peraturan Pemerintah
bacaan yang didapatkan melalui database
Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40,
penyedia informasi.
disebutkan bahwa alih media arsip
Mengenai pemilihan bahasa yang
merupakan salah satu cara (kegiatan)
digunakan dalam penulisan beberapa
dalam pemeliharaan arsip dinamis. Alih
kalimat penjelasan. Hal-hal lain yang
media arsip bertujuan untuk mempercepat
penulis gunakan untuk mendapatkan
layanan akses arsip agar lebih mudah, dan
informasi tentang autentikasi dan alih
cepat. Maka dari itu, dialkukanlah proses
media arsip adalah dengan
yang namanya alih media arsip, dari arsip
mengidentifikasi kualitas keautentikasian
aslinya ke arsip media baru. Selain itu,
arsip ataupun dokumen, baik yang berupa
karakteristik dari arsip digital adalah arsip
konvensional maupun berupa digital.
tidak bisa dibaca secara langsung.
Kegiatan identifikasi data dilakukan dari
Biasanya agar arsip digital ini bisa dibaca
pengumpulan data yang dijadikan bahan
atau dipergunakan memerlukan alat bantu
informasi.
seperti komputer.

HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan makna dari kata

(Barthos, 2016:1) mengartikan digital atau digitalisasi, maka kaitannya

arisp dalam bahasa Indonesia adalah dengan arsip adalah dalam konteks

“warkat” yang pada pokoknya memilki medianya. Oleh karena media

pengertian bahwa “setiap catatan tertulis penyimpanannya berjenis digital, maka

baik dalam bentuk gambar atau pun bagan disebutlah arsip digital. Media yang

yang memuat keterangan-keterangan memiliki fungsi sebagai tempat

sesuatu subyek (pokok persoalan) atau pun penyimpanan data digital, tentunya

peristiwa-peristiwa yang dibuat oleh orang memiliki bentuk yang dengan arsip pada

untuk membantu daya ingat orang (itu) aslinya. Dalam sudut pandang tentang

pula”. media penyimpanan arsip, posisi arsip

Keterangan suatu obyek tersebut digital tergolong ke jenis arsip media baru

pada dasarnya dapat dikembangkan berupa atau arsip khusus (yang menggunakan

sebuah inovasi dalam kearsipan. Inovasi media tertentu untuk membacanya),

yang dimaksud adalah adanya transformasi merupakan arsip yang berisi informasi dan

arsip secara digital atau yang biasa memiliki bentuk fisik yang direkam dalam

dikenal dengan istilah alih media arsip, media magnetik menggunakan perangkat

yang dimana arsip tersebut nantinya akan elektronik atau dalam bentuk media citra

lebih terjaga, lebih mudah diakses oleh bergerak, gambar statik dan rekaman suara
yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan
kegiatan organisasi, maupun perorangan dokumen sesuai dengan tujuan
(Shariasih, 2012: 1). pembuatannya, hal ini sesuai dengan
Walne (1988: 5) yang mengatakan bahwa
Dasar hukum tindak alih media dan
“authentication is the determination that a
autentikasi arsip di Indonesia sendiri diatur
document or a reproduction of a document
dalam UndangUndang No. 8 Tahun 1997
is what it purports to be’’. Berdasarkan
tentang Dokumen Perusahaan, serta
penjelasan diatas, berarti terkait layak
Aturan Pelaksanaannya yaitu Peraturan
untuk diterima berdasarkan fakta,
Pemerintah 88 Tahun 1999 tentang Tata
sedangkan asli memiliki makna lain tidak
Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke
palsu, tidak ditiru dari sumber aslinya.
dalam Mikrofilm dan Media Lainnya, dan
Peraturan Pemerintah No 87 tahun 1999 Arsip yang autentik adalah arsip
tentang Tata cara Penyerahan dan yang sesuai dengan aslinya. Aspek
Pemusnahan Dokumen Perusahaan. autentikasi arsip dimuat dalam PP Nomor
88 tahun 1999 pada pasal 13, bahwa setiap
Menurut Jhonson, karakteristik
pengalihan dokumen perusahaan ke dalam
suatu arsip elektronik harus memenuhi
mikrofilm atau media lainnya wajib
unsur konten, dalam hal ini arsip harus
dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau
memuat informasi yang sesuai dengan
pejabat yang ditunjuk di lingkungan
kegiatan yang tejadi dalam penciptaan
perusahaan yang bersangkutan dengan
arsip. Karakteristik arsip selanjutnya
dibuatkan berita acara.
adalah mengenai penampilan dan
pengaturan secara teknis tentang arsip Arsip dapat dikatakan autentik jika
elektronik. termasuk kedalam dua kategori yaitu:

Pengelolaan arsip elektronik secara 1. Arsip yang autentik adalah arsip yang
keseluruhan harus melalui siklus hidup sama tanpa mengalami perubahan
arsip, yang terdiri dari penciptaan, seperti saat mereka dibuat ;
penerimaan, pengolahan, dan pemusnahan. 2. Arsip yang autentik adalah arsip yang
Dalam hal ini proses pemusnahannya tidak di mana mengalami sedikit perubahaan
dilakukan begitu saja, melainkan harus kita akan tetapi pencipta arsip tetap
pilah-pilih terlebih dahulu hingga akhirnya menggunakan seperti arsip yang
sampai disposisi terakhir apakah arsip autentik dalam kegiatan administrasi
tersebut bisa dimusnahkan atau biasa.
dilestarikan sebagai arsip permanen.
Persyaratan yang digunakan untuk
Selain dilakukan pelestarian, arsip menilai dan menjaga nilai autentik suatu
juga harus dilaksanakan kegiatan yang arsip elektronik dibagi menjadi dua
namanya autentikasi. Autentikasi sendiri kelompok, Duranti (2002: 3) yaitu:
adalah suatu proses untuk mengatakan
bahwa dokumen atau hasil reproduksi
1. Mencakup persyaratan yang mendukung
praduga keaslian arsip
dipindahkan ke media pemeliharaan.
2. Mencakup persyaratan yang mendukung
salinan arsip yang telah dipindahkan
pada media pemeliharaan.
Arsip digital yang autentik ialah
arsip yang dapat mempetahankan karakter
integrity, usability, serta reliability dari
arsip tersebut. Istilah karakter-karakter
tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Integrity sebagai aspek autentik arsip
juga berhubungan dengan pembuktikan
kebenaran arsip, sehingga isi informasi
arsip harus memiliki tanggungjawab
kebenaran.
2. Karakter selanjutnya adalah usability,
dimana dalam karakter ini ialah dengan
melihat nilai guna yang berkaitan
dengan isi informasi pada saat arsip itu
dibuat, untuk itu arsip yang autentik
harus berisikan informasi sesuai dengan
kegiatan yang berlangsung. Arsip yang
dikatakan autentik adalah
informasi yang terdapat dalam sebuah
dokumen sesuai dengan faktanya.
3. Dalam reliability, dapat dikatakan
sebuah arsip digital tidak memiliki unsur
reliability berkaitan dengan
penyimpanan arsip, akan tetapi sebuah
arsip digital hasil alih media tetap
memiliki karakter reliability
berkaitan dengan kehandalan dalam
memberikan informasi yang
dengan arsip aslinya.
PENUTUP
Kesimpulan
sebelum Berdasarkan literature review,
dapat disimpulkan bahwa arsip Menurut
Undang-Undang Republik Indonesia No.
43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah,
“rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara”.
Adanya perkembangan teknologi
informasi yang cukup pesat pada masa
sekarang memiliki pengaruh yang cukup
besar dalam bidang kearsipan, salah
satunya adalah berupa adanya inovasi
transformasi arsip secara digital atau yang
biasa dikenal dengan istilah alih media
arsip. Alih media arsip berfungsi untuk
mempercepat layanan akses arsip agar
jika isi
dalam proses pengelolaannya lebih cepat,
mudah, dan efisien.
Selain dilakukan pelestarian, arsip
juga harus dilaksanakan kegiatan yang
namanya autentikasi. Autentikasi
media
merupakan kegiatan penilaian kearsipan
sebuah arsip. Arsip autentik adalah arsip
yang sesuai dengan aslinya. Dasar hukum
jika
tindak alih media dan autentikasi arsip di
Indonesia sendiri diatur dalam Undang-
sama
Undang No. 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan. Aspek autentikasi
arsip elektronik atau arsip hasil alih media
sendiri dalam PP Nomor 88 tahun 1999
pada pasal 13.
Arsip pada dasarnya dituntut agar
dapat dijaga dengan baik secara fisik
maupun informasinya, sehingga
menyebabkan arsip dialihmediakan ke
dalam bentuk digital dalam penyimpanan
juga pengolahannya yang dimana memiliki
sisi positifnya dalam hal ini. Namun jika
dilihat dalam sisi minusnya, bentuk arsip
digital yang berupakan hasil alihmedia
juga memiliki hal yang cukup susah terkait
keutentikannya. Solusinya yang
dilaksanakan dari mulai saat ini adalah
melakukan beberapa hal untuk menjaga
keautentikan arsip digital hasil alih media,
yaitu dengan memperhatikan karakter-
karakter arsip digital guna tetap menjaga
nilai-nilai seperti integrity arsip, nilai
usability, dan nilai reliability
berperan sebagai penentu
keautentikan arsip berbentuk digital yang
telah dialihmediakan.
Maka dari itu autentikasi dan alih
media arsip adalah dua hal yang memiliki
keterkaitan yang sangat kuat. Arsip yang
telah diperiksa keasliannya melalui
kegiatan autentikasi, dilakukan
kegiatan alih media untuk demi menjaga
kelestarian arsipnya.
DAFTAR PUSTAKA
Admin Dap, 2018, APA ITU ARSIP, Dinas
Arsip dan Perpusatakaan Daerah
Kabupaten Buleleng, diakses 03
September
2021,<https://dap.bulelengkab.go.id/
informasi/detail/artikel/apa-itu-arsip-
73> .
Fitri, Muhammad. 2020.
“TRANSFORMASI ARSIP DALAM
MENGHADAPI ERA DIGITAL”
https://www.researchgate.net/publica
tion/341160520_TRANSFORMASI
bisa
_ARSIP_DALAM_MENGHADAPI
_ERA_DIGITAL . Diakses pada 05
September 2021.
Wijaya, R. A., Wiyono, B. B., & Bafadal,
I. (2018). Pengelolaan Kearsipan.
Jurnal Administrasi Dan Manajemen
Pendidikan, 1(2), 231–237.
Sutrisno, S., Christiani, Lydia. (2019).
yang ANALISIS AUTENTIKASI ARSIP
DIGITAL HASIL ALIH MEDIA DI
hasil
DINAS KEARSIPAN DAN
PERPUSTAKAAN PROVINSI
JAWA TENGAH. Jurnal Ilmu
Perpustakaan. 8(1). 249-256.
Sambas Ali Muhidin, Winata, H., &
Santoso, B. (2018). Pengelolaan
Arsip Digital. Pendidikan Bisnis &
Manajemen, 2(3), 425–426.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
juga Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Undang-Undang Nomor 43.Tahun 2009
Tentang Kearsipan.