PENGELOLAAN

ARSIP ELEKTRONIK

Oleh : TATI IRIANI

•Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara

• Undang-Undang Tentang Kearsipan No. 43 Tahun 2009 Pasal 1

PENGERTIAN
ELEKTRONIK

Alat yang dibuat berdasarkan prinsip elektronika;

Hal atau benda yang menggunakan alat alat yang dibentuk
atau bekerja atas dasar elektronika
Secara khusus digunakan untuk menerangkan alat alat yang
mempunyai sistem sirkuit kelistrikan yang rumit dan/atau
sirkuit logika digital yang komplek

Kamus Besar Bahasa Indonesia

Berbagai sumber
 DEFINISI ARSIP ELEKTRONIK
ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984

Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be

translated by a computer.

(Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya
harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer.)

International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide

for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (1997:24)

... an electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or

processing by a digital computer.

(... arsip elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau
diproses dengan menggunakan komputer digital.)
InterPARES 2 Project Book (International Research on Permanent Authentic
Records in Electronic Systems: Experiential, Interactive and Dynamic Records,
2008:787)
An analogue or digital record that is carried by an electrical conductor and requires the
use of electronic equipment to be intelligible by a person.
(Arsip analog atau arsip digital yang dibawa oleh sebuah konduktor listrik dan
memerlukan penggunaan peralatan elektronik agar dapat dipahami oleh manusia).

Pemerintah Federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2)

Electronic record means any information that is recorded in a form that only a
computer can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44
U.S.C. 3301.
(Arsip elektronik adalah informasi yang direkam dalam bentuk yang hanya
komputer yang dapat memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari
Pemerintah Federal sebagaimana terdapat dalam 44 U.S.C. 3301.)
William Saffady (Managing Electronic Records, 2002:180)

An record that contains machine-readable, as opposed to human readable, information.

(Arsip yang berisi informasi terbacakan mesin, yang berbeda dengan arsip terbacakan
manusia.)

Richard Pearce-Moses (A Glossary of Archival and Records Terminology, 2005:141)

Data or information that has been captured and fixed for storage and manipulation in an
automated system and that requires the use of the system to render it intelligible by a
person.

(Data atau informasi yang telah terjaring dan sesuai untuk penyimpanan dan manipulasi
dalam sistem otomasi serta membutuhkan penggunaan sistem agar dapat dipahami oleh
manusia.)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Pasal 1

(1)Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI),
surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,
Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh
orang yang mampu memahaminya.

(2) Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan,
dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal,
atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau
Sistem Elektronik, termasuk tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto
atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau
arti yang dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
 “Arsip Elektronik adalah
Arsip yang dibuat, diproses,
dikirim dan diterima
melalui alat dan
media elektronik”
 CONTOH ARSIP ELEKTRONIK
1. Electronik Mail (E-mail)
2. SMS, BBM, WA dll
3. Rekaman Suara dan Video
4. Foto Digital
5. Arsip Alih Media
6. Ms Office (Word, Excel, Power Point)
 PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK

Media Simpan Arsip Elektronik

1. Optical Media (CD,DVD,Blue Ray)
2. Magnetik Disk (Hardisk, FlashDisk,
Memory Card)
TREN TEKNOLOGI

1) Mainframe 5) Cloud
(1970-an dan 1980- Computing
an) (akhir abad ke-20)

2) Personal
Computer 4) Internet
( PC ) 1980-an 3) Client/Server (akhir 1980-an)
( LAN )
(pertengahan 1980-an)
Contoh Penggunaan Teknologi Awan
DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI ( TIK )
TERHADAP MANAJEMEN ARSIP

Komunikasi/ Penciptaan
Diseminasi

Penilaian
Preservasi

Cara
Pemindahan/ Penyimpanan
Transfer

Media
Akses Penyimpanan
 Pegawai/unit kerja bekerja
POLA KERJA ADMINISTRASI
secara manual, belum
SECARA MANUAL menggunakan komputer,
dan menyimpan arsip
bermediakan kertas secara
sendiri-sendiri.
PEMANFAATAN KOMPUTER DAN
LOCAL AREA NETWORK ( LAN )
UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI
SECARA UMUM
SERVE
R
Komputer sudah dipergunakan baik
secara “stand-alone” ataupun dalam
sebuah jaringan, namun belum
sampai pada penggunaan secara
sistematis sebagai sarana penciptaan
dan pengelolaan arsip. Arsip
bermediakan kertas ataupun dalam
format elektronik masih dikelola oleh
masing-masing pegawai/unit kerja.
PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
Komputer sudah digunakan
sebagai sarana penciptaan dan
pengelolaan arsip dalam
berbagai format, termasuk arsip
elektronik. Arsip dikelola secara
sistematik, sebagai “aset
instansi”, tidak lagi sebagai
“milik” pegawai/unit kerja.
SERVE
R
 KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori

virtual
• Dari gedung ke server
• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke
media penyimpanan yang tidak stabil ( Disket,
USB flash, hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)
KEUNTUNGAN DALAM AKSES
ARSIP
• Penemuan kembali yang efisien
• Kontrol akses
• Akses jarak jauh
• On-line Finding Aid
 DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI
DAN DISEMINASI ARSIP

• Penggunaan intranet dan internet

• Penggunaan surat elektronik (e-mail)
• Penggunaan situs-web (website dan
portal)
• Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
Alat Elektronik apa yang dipakai pada
kegiatan sehari-hari di kantor????
 Mengapa komputer dipakai?

Kecepatan
Ketepatan
Daya tampung data
yang besar
Andal, terutama untuk proses yang
berulang-ulang
 PERBANDINGAN
MANUSIA VS KOMPUTER
Hal yang dibandingkan Manusia Komputer

Kecepatan Relative lambat Sangat cepat

Ketepatan Mudah salah Tepat

Daya tahan proses Cepat lelah Tidak kenal lelah

Ingatan Kurang akurat Akurat

Mengikuti Perintah Kurang baik Baik

Berinisiatif dan beradaptasi Sangat baik Jelek

Membuat pertimbangan dan ramalan Sangat baik Jelek

Sudahkan anda
menggunakan arsip
elektronik???
Tahukah Lambang ini ?
KASUS TENTANG ARSIP ELEKTRONIK
Salah satu faktor terpenting
dalam melakukan transaksi
online??
Keamanan
computer dan
internet
Ancaman Keamanan di Internet
• Fungsi tanda tangan pada dokumen kertas juga diterapkan
untuk otentikasi pada data digital (pesan, dokumen elektronik).
• Tanda-tangan untuk data digital dinamakan tanda-tangan
digital.
• Tanda-tangan digital bukanlah tulisan tanda-tangan yang di-
digitisasi (di-scan).
• Tanda-tangan digital adalah nilai kriptografis yang bergantung pada
isi pesan dan kunci.

• Tanda-tangan pada dokumen cetak selalu sama, apa pun isi

dokumennya.

• Tanda-tangan digital selalu berbeda-beda antara satu isi dokumen

dengan dokumen lain.

Rinaldi Munir/Teknik Informatika STEI - ITB 34

CARA MeMBUAT TANDA TANGAN DI EMAIL
•Login ke akun Gmail Anda
•Arahkan kursor di pojok kanan atas Gmail
Anda, dan klik gambar yang bergerigi lalu
pilih Setting/Pengaturan.

Pada halaman Setting, geser kebagian tengah

hingga dapat pengaturan Signature. Silahkan
melakukan pengaturan sesuai selera masing-
masing.
Bukan ttd
digittal
CARA MeMBUAT TANDA TANGAN DI EMAIL
•Login ke akun Gmail Anda
•Arahkan kursor di pojok kanan atas Gmail
Anda, dan klik gambar yang bergerigi lalu
pilih Setting/Pengaturan.

Pada halaman Setting, geser kebagian tengah

hingga dapat pengaturan Signature. Silahkan
melakukan pengaturan sesuai selera masing-
masing.
 METODE PENYIMPANAN
ARSIP ELEKTRONIK
1. ONLINE – penyimpanan arsip pada perangkat penyimpanan yang dapat
ditemubalik dan diakses secara cepat. Umumnya arsip yang disimpan
secara online adalah arsip aktif. Contoh: penyimpanan pada harddisk
server.
2. OFFLINE – penyimpanan arsip pada perangkat penyimpanan yang tidak
dapat secara langsung diakses melalui jaringan komputer dan
membutuhkan campur tangan manusia agar bisa diakses. Umumnya
arsip yang disimpan secara offline adalah arsip inaktif. Penyimpanan
offline biasanya menggunakan media simpan digital removable. Contoh:
penyimpanan pada CD atau DVD.
3. NEARLINE – penyimpanan arsip pada media simpan digital removable
namun dapat diakses secara cepat melalui sistem terotomasi yang
terhubung ke jaringan komputer. Dengan demikian tidak diperlukan
campur tangan manusia agar arsip bisa diakses. Contoh: penyimpanan
pada sistem CD jukebox atau magnetic tape silo.
 MUSIBAH YG MENGANCAM ARSIP ELEKTRONIK
• Bencana alam; gempa, banjir, badai, dll.
• Kerusakan bangunan; kebocoran atap, kabel listrik yang buruk,
dll.
• Kecelakaan industri; kebocoran nuklir atau bahan kimia, dll.
• Musibah teknologi; virus komputer, kerusakan peralatan
komputer, dll.
• Tindakan kriminal; pencurian, spionase, terorisme, dll.
• Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil
(misal; menyimpan media magnetik dekat dengan peralatan yang
menghasilkan medan magnet kuat), dan kualitas material yang
buruk (misal; korosi pada compact disk yang jelek kualitasnya).
Disaster Recovery Center
kemampuan infrastruktur untuk melakukan kembali operasi
secepatnya pada saat terjadi gangguan yang signifikan
seperti bencana besar yang tidak dapat diduga sebelumnya

Contohnya adalah ketika terjadi malapetaka yang menimpa

sejumlah perusahaan besar dunia yang bermarkas di World
Trade Center tetap dapat beroperasi (segera pulih kegiatan
operasionalnya dalam waktu cepat), karena mereka telah
mempersiapkan sejumlah DRC untuk mengantisipasi
bencana yang tidak dikehendaki tersebut.
Fungsi DRC
1. Meminimalisasi kerugian finansial dan
nonfinansial dalam meghadapi kekacauan bisnis
atau bencana alam meliputi fisik dan informasi
berupa data penting perusahaan
2. Meningkatkan rasa aman di antara personel,
supplier, investor, dan pelanggan
 WILAYAH PENERAPAN
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI (TIK)
DALAM PENGELOLAAN ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP

MANUAL / BERBASIS TIK

TRADISIONAL Arsip
Non-elektronik
Arsip
Non-elektronik
Arsip
Elektronik
 MODEL PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

PROSES KEGIATAN
dilakukan secara

MANUAL &
MANUAL ELEKTRONIK ELEKTRONIK

menghasilkan

ARSIP SISTEM
PENGELOLAAN ARSIP
NON- ARSIP ELEKTRONIK
ELEKTRONIK “HIBRIDA”

SISTEM SISTEM
PENGELOLAAN PENGELOLAAN
ARSIP MANUAL ARSIP ELEKTRONIK
PRODUK ANRI

• SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)

• SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis)
• SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional)
• JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional)
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

AKTIF INAKTIF STATIS

Norma,
Arsip Standar,
(Fisik) Prosedur,
Kriteria

Sistem
Informasi Norma,
SISTEM INFORMASI SISTEM INFORMASI
Pencipta / Standar,
KEARSIPAN DINAMIS KEARSIPAN STATIS Prosedur,
Lembaga
( SIKD ) ( SIKS ) Kriteria
Kearsipan

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( SIKN ) Norma,

Sistem
Standar,
Informasi
Prosedur,
Nasional
Kriteria
JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ( JIKN )
 Penghimpunan
PENCIPTA ARSIP Pengolahan
daftar arsip data menjadi informasi
PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS Aplikasi kearsipan
SIKD

Internet
DAFTAR SIKN
ARSIP
PORTAL
DATA
KEARSIPAN JIKN
NASIONAL

DATA
PENGELOLAAN LAYANAN
ARSIP STATIS DAFTAR INFOKAR PENGGUN
ARSIP A
INFORMASI
KEARSIPAN
NASIONAL

Pengelolaan layanan
Aplikasi
informasi kearsipan
SIKS

LEMBAGA KEARSIPAN
 PERBANDINGAN PENGELOLAAN ARSIP
SECARA MANUAL DAN MENGGUNAKAN SISTEM
 “PENGOLAH
Caraka / Pos ARSIP”
(masuk) Penyimpanan
Arsip Non-elektronik

komunikasi
kedinasan
Digitasi elektronik

Kontrol Operasi APLIKASI PEMINDAHAN

KEARSIPAN ARSIP INAKTIF
Registrasi

PUSAT Penyimpanan
Arsip Elektronik
BERKAS
(CENTRAL
FILE)

Surat
“PENGOLAH
Caraka / Pos INTERNET elektronik
ARSIP”
(keluar) (e-mail)
 Penyimpanan Arsip
Non-elektronik

PENGGUNA

PENYERAHAN
ARSIP STATIS
PEMINDAHAN APLIKASI
ARSIP INAKTIF KEARSIPAN PEMUSNAHAN
ARSIP

PUSAT
BERKAS
(CENTRAL kontrol
Digitasi untuk
FILE) preservasi/
akses
PUSAT PENGGUNA
ARSIP
(RECORDS
CENTER)
 MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Penyimpanan Arsip
Statis Non-elektronik

PENGGUNA

APLIKASI SISTEM
PENYERAHAN KEARSIPA JIKN
ARSIP STATIS
N

UNIT KEARSIPAN
LEMBAGA PENCIPTA kontrol
Digitasi untuk
ARSIP preservasi dan
akses

PENGGUNA
UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS
Pengumpulan; Penyimpanan;
Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan
 Membuat Inventaris Arsip

Modul
Pengolahan Lokasi Modul
Penyimpanan
Penyimpanan Arsip

Perawatan dan Mencari Arsip

Penyelamatan
SIKS
Petugas
Menerima dan Mengirim Depo
Pesanan Arsip
Modul
Preservasi
Modul
Pelayanan Mengambil Arsip
Publik Petugas
Layanan Arsip
Memesan Arsip
Pengguna
DEPO
Arsip
ARSIP
MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
1 Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat
dikelola dari awal perencanaan/pembuatan
naskah/dokumen.
2 Memenuhi tuntutan top management akan
kecepatan dan ketepatan.
3 Memudahkan aksesibilitas dan menjamin
akuntabilitas.
4 Menuju paperless society dan menghemat
ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).
LANJUT….:
5 Meningkatkan pelayanan umum/public service.
6 Menempatkan arsiparis secara proporsional dalam kegiatan
pemerintahan dan pembangunan.
7 Mendukung pembangunan information society dan bidang
spesialis informasi (information specialist) akan berkembang.
8 Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih
accountable menuju good governance.
9 Peluang kerja sama internasional akan lebih terbuka.
Ada berapa segitiga ??
Terima kasih …