“IMPELEMENTASI SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK”

Pelatihan Teknis Digitalisasi Arsip di Lingkungan Kementerian Agama

Palembang, 21 Juni 2021
 KERANGKA REGULASI APLIKASI SRIKANDI

Regulasi Regulasi
KEARSIPAN SPBE
REGULASI APLIKASI “SIKD”
KE “SRIKANDI”
 SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE)

 Untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang

bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta
pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya
diperlukan sistem pemerintahan berbasis elektronik
 Untuk meningkatkan keterpaduan dan efisiensi
sistem pemerintahan berbasis elektronik diperlukan
tata kelola dan manajemen sistem pemerintahan
berbasis elektronik secara nasional

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya disingkat SPBE

adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi
dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.
 SISTEM PEMERINTAHAN
BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE)
VISI
Terwujudnya sistem pemerintahan berbasis elektronik yang terpadu dan menyeluruh untuk
mencapai birokrasi dan pelayanan publik yang berkinerja tinggi.

MISI
1. Melakukan penataan dan penguatan organisasi dan tata kelola sistem pemerintahan
berbasis elektronik yang terpadu;
2. Mengembangkan pelayanan publik berbasis elektronik yang terpadu, menyeluruh, dan
menjangkau masyarakat luas;
3. Membangun fondasi teknologi informasi dan komunikasi yang terintegrasi, aman, dan
andal;
4. Membangun SDM yang kompeten dan inovatif berbasis teknologi informasi dan
komunikasi.
 SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS
ELEKTRONIK (SPBE)
TUJUAN
1. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
2. Mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya;
3. Mewujudkan sistem pemerintahan berbasis elektronik yang terpadu.

SASARAN
4. Terwujudnya tata kelola dan manajemen SPBE yang efektif dan efisien;
5. Terwujudnya layanan SPBE yang terpadu dan berorientasi kepada pengguna;
6. Terselenggaranya infrastruktur SPBE yang terintegrasi;
7. Meningkatnya kapasitas SDM SPBE.
 KEARSIPAN DALAM PERPRES NOMOR 95/2018 TENTANG SPBE
Pasl 43 (1):
Bidang perencanaan, penganggaran,
a. Rencana Induk SPBE Nas; keuangan, pengadaan barang dan jasa,
b. Arsitektur SPBE; kepegawaian, kearsipan, pengelolaan
1. Tata Kelola SPBE c. Peta Rencana SPBE; barang milik negara, pengawasan,
e. Proses Bisnis; akuntabilitas kinerja, dan layanan lain
sesuai dengan kebutuhan internal birokrasi
f. Data dan informasi; pemerintahan.
g. Infrastruktur SPBE;
h. Aplikasi SPBE;
2. Manajemen SPBE i. Rencana & anggaran SPBE; a. Layanan adm pemerintahan berbasis
j. Keamanan SPBE; elektronik
k. Layanan SPBE.
b. Layanan publik berbasis
SPBE elektronik.
3. Audit TIK
a. perencanaan;
b. penganggaran;
4. Penyelenggara SPBE Pembangunan & c. pengadaan barang dan jasa
Pengembangan Aplikasi pemerintah;
Umum d. akuntabilitas kinerja;
e. pemantauan dan evaluasi;
5. Percepatan SPBE f. kearsipan;
g. kepegawaian; dan
6. Pemantauan & Evaluasi SPBE Pembangunan & h. pengaduan pelayanan
Pengembangan Infrastruktur publik
SPBE Nasional
 KEARSIPAN DALAM PERPRES NOMOR 95/2018 TENTANG SPBE
SPBE
a. Layanan administrasi Mendukung tata laksana internal birokrasi dalam
pemerintahan berbasis rangka meningkatkan kinerja dan akuntabilitas
elektronik pemerintah
1. Tata Kelola SPBE
Aplikasi Umum adalah Aplikasi SPBE yang
Aplikasi Umum Bidang
sama, standar, dan digunakan secara bagi
Kearsipan Dinamis
pakai oleh instansi pusat dan/atau
Layanan SPBE pemerintah daerah.
Aplikasi Umum .....

b. Layanan publik berbasis Mendukung pelaksanaan pelayanan publik di Instansi

Elektronik Pusat dan Pemerintah Daerah

Diutamakan menggunakan
Aplikasi Khusus adalah Aplikasi SPBE
Aplikasi Umum yang dibangun, dikembangkan, digunakan,
dan dikelola oleh instansi pusat atau
Dapat membangun/ pemerintah daerah tertentu untuk
mengembangkan Aplikasi memenuhi kebutuhan khusus yang bukan
Khusus kebutuhan instansi pusat dan pemerintah
daerah lain.
 KEARSIPAN DALAM PERPRES NOMOR 95/2018 TENTANG SPBE
a. perencanaan;
Pembangunan & b. penganggaran;
SPBE 5. Percepatan SPBE Pengembangan Aplikasi c. pengadaan barang dan
Umum jasa pemerintah;
Paragraf 3 Kearsipan - Pasal 65: d. akuntabilitas kinerja;
f. pemantauan &
(1) Untuk elisiensi penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan penyelenggaraan kearsipan yang
terpadu, dilakukan penerapan kearsipan berbasis elektronik bagi Instansi Pusat dan Pemerintah e. evaluasi;
kearsipan;
Daerah.
(2) Penyusunan keterpaduan Proses Bisnis pengelolaan kearsipan dilaksanakan sesuai dengan g. kepegawaian;
ketentuan peraturan perundang-undangan. h. pengaduan pelayanan
publik
(3) Keterpaduan Proses Bisnis pengelolaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (21 diterapkan
melalui integrasi layanan kearsipan antar Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.
(4) Integrasi layanan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan melalui:
a. bagi pakai arsip dan informasi kearsipan dalam Instansi Pusat, dalam Pemerintah Daerah,
dan/atau antar Instansi Fusat dan Pemerintah Daerah;
b. penyelenggaraan basis data terintegrasi untuk bagi pakai data dan informasi kearsipan; dan
c. penyelenggaraan sistem aplikasi kearsipan yang terintegrasi.
(5) Integrasi layanan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dikoordinasikan oleh menteri yang
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang aparatur negara.
 EFISIENSI ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KEARSIPAN DALAM PERPRES
& PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NO. 95/2018 TENTANG SPBE
TERPADU

PENERAPAN KEARSIPAN BERBASIS >>> oleh Instansi Pusat &

ELEKTRONIK Pemda

KETERPADUAN PROSES BISNIS >>> sesuai ketentuan per-UU-

PENGELOLAAN ARSIP an

INTEGRASI LAYANAN >>> antar-Instansi Pusat &

KEARSIPAN Pemda

Bagi pakai arsip Sistem aplikasi >>> dalam Instansi Pusat, dalam
Basisdata Pemda, dan/atau antar-
dan informasi kearsipan
terintegrasi Instansi Pusat dan Pemda
kearsipan terintegrasi
 INTEGRASI LAYANAN KEARSIPAN
Bagi pakai arsip/informasi kearsipan Basisdata kearsipan terintegrasi Sistem aplikasi kearsipan terintegrasi

SIKN /
JIKN

penyampaian dan penggunaan data/informasi kearsipan

dinamis/statis

penerimaan
Aplikasi SPBE Aplikasi Umum Aplikasi Umum Aplikasi SPBE
Penyerahan Penyerahan
Bidang Kearsipan Bidang Kearsipan Bidang Kearsipan Bidang Kearsipan
Statis Arsip statis Dinamis pengiriman Dinamis Arsip statis Statis
naskah

Penyampaian Penyampaian
data/arsip data/arsip
Aplikasi Aplikasi
Umum/Khusus yang Umum/Khusus yang
Menghasilkan Arsip Menghasilkan Arsip
 UU 43/2009: KEARSIPAN

SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (SKN)

KEBIJAKAN & PEMBINAAN KEARSIPAN

PENCIPTA ARSIP (K/L/D/PTN/BUMN/BUMD): Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA:
Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN)
Penciptaan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
Pelayanan
Penggunaan Informasi
Unit Publik Badan
Pengolah Arsip Aktif
Pemeliharaan Publik
Arsip Vital
Data Arsip Informasi Arsip
Penyusutan Pencipta Pencipta Arsip
Arsip
Penggunaan
Unit Arsip Inaktif
Kearsipan Pemeliharaan
Penyusutan “Informasi Pelayanan &
“Data
Kearsipan Kearsipan Pemanfaatan
LEMBAGA KEARSIPAN (ANRI/Daerah/PTN): Sistem Pengelolaan Arsip Statis Nasional” Nasional” “Arsip
Nasional”
Akuisisi
Informasi Arsip
Pengolahan Data Arsip Lembaga
Lembaga Arsip Statis Lembaga Kearsipan
Kearsipan Kearsipan
Preservasi Pelayanan &
Pemanfaatan
Akses Arsip Lembaga
Kearsipan
 Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) memberikan informasi yang autentik dan utuh

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara,
memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan

(SIKN)
Republik Indonesia.
Fungsi SIKN:
a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara;
b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara;
Sistem c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak;
Pengelolaan d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa.
Dokumen Kerja
Pemerintah

PENCIPTA ARSIP
(K/L/D/PTN/BUMN/BUM
UU 43/2009: KEARSIPAN
D)

LEMBAGA KEARSIPAN
(ANRI/Prov/Kab/Kota/PT
N)
Sistem
Pengelolaan
Dokumen
Kerja Non-
Pemerintah

Fungsi Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN):

a. meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat;
b. meningkatkan kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat;
c. meningkatkan peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan.
 PEMBANGUNAN DAN PENERAPAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN
KOMUNIKASI
telah dilakukan oleh ANRI sejak tahun 2009.

Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Pembangunan Sistem Informasi

Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi
Kearsipan Statis (SIKS)
Peraturan Kepala ANRI No. 15 Tahun 2009 tentang
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)
Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan
Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
Peraturan Kepala ANRI No. 22 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional
(SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
 APLIKASI SPBE
LAYANAN
KEARSIPAN
2020 2021 2021
Pengembangan Pengembangan Pengembangan Aplikasi
Aplikasi Umum Bidang Aplikasi SPBE Bidang Sistem Informasi
Kearsipan Dinamis Kearsipan Statis Kearsipan Nasional (SIKN)
(AUBKD) dan Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional (JIKN)
PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN APLIKASI SRIKANDI 2019-
2020

Pengembangan & penetapan Penerapan “e-Arsip Terintegrasi”

Pengembangan Aplikasi (aplikasi SRIKANDI) di Instansi
aplikasi SRIKANDI sebagai
SIKD sebagai AUBKD Pemerintah sebagai Output
AUBKD sesuai amanat percepatan
oleh ANRI Prioritas Nasional dalam RPJMN
dalam Perpres No 95/2018 - SPBE
(2019-Juli 2019) 2020-2024
(Agustus-Oktober 2020)
(November-Desember 2020)

Uji Coba Uji Coba Penerapan di 8

Penerapan di Penerapan di 8 Instansi Pusat
ANRI Instansi Pusat & 6 Pemda

KemPANRB, Kemkominfo, Setjen MKRI, Setjen

DPRRI, BPKP, BKN, LAN, ANRI
 PENGEMBANGAN DAN
PENERAPAN SRIKANDI

KEMENTERIAN ARSIP NASIONAL KEMENTERIAN BADAN SIBER

PENDAYAGUNAAN APARATUR REPUBLIK INDONESIA KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA DAN SANDI NEGARA
NEGARA DAN REFORMASI
BIROKRASI

Koordinasi dan Penyusunan Pengembangan Pengamanan

regulasi proses bisnis aplikasi dan aplikasi dan
dan penyediaan sertifikasi
data/informasi infrastruktur elektronik
pengelolaan TIK
arsip dinamis
 Melaksanakan ketentuan Pasal 36 dan Pasal 43
Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
 KEPUTUSAN MENTERI PANRB RI NOMOR 679 TAHUN 2020 TENTANG APLIKASI UMUM BIDANG KEARSIPAN DINAMIS

LATAR BELAKANG
 Seiring dengan kemajuan teknologi, pemanfaatan teknologi mulai diterapkan pada
Bidang Kearsipan oleh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah
Seperti penciptaan Arsip yang awalnya menggunakan kertas menjadi berbasis elektronik, penggunaan Arsip yang
awalnya dilakukan secara luring (offline) menjadi secara daring (online), penyimpanan Arsip yang awalnya
disimpan di depo Arsip menjadi penyimpanan didalam basis data, pengiriman surat yang awalnya dilakukan secara
manual menjadi secara elektronik.
 Praktik pemanfaatan teknologi tersebut masih menimbulkan
beberapa
permasalahan
Pengelolaan Kearsipan secara elektronik yang silo, pengiriman surat secara elektronik menggunakan kanal yang
tidak andal dan terpercaya, serta adanya pemalsuan dan akses tidak sah atas Arsip yang berakibat kurangnya
kepercayaan masyarakat pada keabsahan Arsip yang dihasilkan dari kegiatan administrasi pemerintahan.
 Hasil Evaluasi SPBE tahun 2019 juga menunjukkan Indeks SPBE Nasional pada
angka 2,18 serta capaian Indikator Layanan Naskah Dinas adalah 1,95
Menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi pada Bidang Kearsipan masih belum merata dan tidak terintegrasi
antar-instansi pemerintah.
 KEPUTUSAN MENTERI PANRB RI NOMOR 679 TAHUN 2020 TENTANG APLIKASI UMUM BIDANG KEARSIPAN DINAMIS

MAKSUD

Dasar acuan bagi Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan
layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik.

TUJUAN

1. Mewujudkan pelayanan administrasi pemerintahan di Bidang Kearsipan Dinamis

yang berkualitas dan terpercaya di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah;

2. Mewujudkan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan Kearsipan Dinamis

berbasis elektronik; dan

3. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan

akuntabel melalui penerapan SPBE Bidang Kearsipan Dinamis di Instansi Pusat dan
Pemerintah Daerah.
 KEPUTUSAN MENTERI PANRB RI NOMOR 679 TAHUN 2020 TENTANG APLIKASI UMUM BIDANG KEARSIPAN DINAMIS

RUANG LINGKUP

1. Persyaratan Proses Bisnis;

2. Persyaratan Data;

3. Persyaratan Teknologi Informasi dan Komunikasi; dan

4. Persyaratan Keamanan SPBE.

KEARSIPAN DINAMIS

Perpres No. 95 Tahun 2018 Pasal 37:

(1) Setiap Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah harus menggunakan Aplikasi Umum.
(2) Dalam hal Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah tidak menggunakan Aplikasi Umum, Instansi Pusat dan
Pemerintah Daerah dapat menggunakan aplikasi sejenis dengan Aplikasi Umum.
(3) Dalam menggunakan aplikasi sejenis sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Instansi Pusat dan Pemerintah
Daerah harus:
a. telah mengoperasikan aplikasi sejenis sebelum Aplikasi Umum ditetapkan;
b. melakukan kajian biaya dan manfaat terhadap penggunaan dan pengembangan aplikasi sejenis;
c. melakukan pengembangan aplikasi sejenis yang disesuaikan dengan Proses Bisnis dan fungsi pada
Aplikasi Umum; dan
d. mendapatkan pertimbangan dari menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang
komunikasi dan informatika.
KEARSIPAN DINAMIS

Perpres No. 95 Tahun 2018 Pasal 63:

(3) Setiap pimpinan Instansi Pusat dan kepala daerah mencegah dan/atau menghentikan pembangunan dan
pengembangan aplikasi sejenis dengan Aplikasi Umum sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(4) Dalam hal Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah menggunakan aplikasi sejenis sebagaimana dimaksud
pada ayat (3), Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah harus memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 37 ayat (3).
PERSYARATAN APLIKASI
 [1]
PERSYARATAN PROSES
BISNIS
AUBKD: SRIKANDI
Proses Bisnis Level 0 - PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS
Proses Bisnis Level 1 - PENCIPTAAN
ARSIP
Proses Bisnis Level
1 - PEMELIHARAAN
ARSIP
Proses Bisnis Level 1 - PENGGUNAAN
ARSIP
Proses Bisnis Level 1 -
PENYUSUTAN ARSIP
 [2]
PERSYARATAN
DATA
AUBKD: SRIKANDI
 [3]
PERSYARATAN TEKNOLOGI
INFORMASI & KOMUNIKASI
AUBKD: SRIKANDI
A. PERSYARATAN UMUM
1. AUBKD dapat diakses melalui teknologi berbasis web dan mobile.
2. AUBKD menjadi milik negara.
3. AUBKD didaftarkan dan disimpan pada repositori Aplikasi Umum.
4. Penerapan AUBKD mematuhi kebijakan, peraturan, dan/atau standar yang terkait dengan:
a. manajemen resiko SPBE;
b. manajemen keamanan informasi;
c. manajemen layanan SPBE;
d. manajemen perubahan;
e. audit TIK; dan
f. infrastruktur SPBE yang mencakup pusat data, jaringan intra pemerintah AUBKD, dan sistem penghubung
layanan pemerintah.
5. Kerangka kerja (framework) pembangunan/pengembangan AUBKD mengacu pada kerangka kerja dalam Arsitektur
SPBE Nasional.
B. PERSYARATAN TEKNIS
1. Penggunaan Infrastruktur
a. AUBKD ditempatkan dan dijalankan di Pusat Data Nasional.
b. AUBKD dapat diakses dalam waktu 24 jam sehari dan 7 hari seminggu (24/7) dengan tingkat ketersediaan
99,75% dalam setahun.
c. AUBKD memiliki sumber daya komputasi yang cukup.
d. AUBKD memiliki alokasi media penyimpanan (storage) yang cukup.
e. AUBKD dijalankan pada platform yang menjamin keandalan tinggi.
f. AUBKD memiliki sistem cadangan (backup system).
g. AUBKD dapat diakses melalui Jaringan Intra Pemerintah dan Jaringan Intra Instansi Pusat/Pemerintah
Daerah untuk keamanan transmisi data.
h. AUBKD dapat memiliki fasilitas Sistem Penghubung Layanan Pemerintah untuk interoperabilitas layanan.
B. PERSYARATAN TEKNIS (lanjutan)
2. Pembangunan/Pengembangan Aplikasi Umum
a. AUBKD dirancang dengan memperhatikan skalabilitas dan performa untuk mengakomodasi pertumbuhan jumlah
akses dan data.
b. AUBKD dirancang dengan komponen-komponen yang bersifat modular pada data, logika komputasi, dan
antarmuka.
c. AUBKD dibangun/dikembangkan dengan mengutamakan penggunaan teknologi kode sumber terbuka.
d. Penggunaan teknologi kode sumber terbuka pada AUBKD mempertimbangkan keandalan, performa,
keberlangsungan, dan keamanan.
e. Penggunaan teknologi kode sumber terbuka pada AUBKD memastikan penerapan versi terkini.
f. Perubahan kode sumber dicatat dalam arsip rekam jejak (log file) untuk menjaga keterlacakan.
g. Lisensi yang digunakan pada AUBKD tidak membatasi jumlah dan jenis pengguna, jumlah perangkat, jumlah
sumber daya, ukuran data, dan wilayah geografis.
h. AUBKD yang dibangun/dikembangkan oleh pihak ketiga baik sebagian maupun keseluruhan memiliki
perjanjian (kontrak) yang menjamin terjaganya keamanan data, keamanan aplikasi, kesesuaian lisensi, transfer
pengetahuan dan teknologi, dan serah terima dokumentasi secara lengkap.
B. PERSYARATAN TEKNIS (lanjutan)
3. Penerapan Interoperabilitas
a. AUBKD memiliki fasilitas interoperabilitas melalui antarmuka pemrograman aplikasi (Application
Programming Interface) untuk integrasi layanan.
b. Interoperabilitas data pada AUBKD memiliki skema data/metadata yang mencakup format data, pemeriksaan
kesalahan, dan catatan jejak aktivitas.
4. Uji Coba Aplikasi Umum
a. AUBKD dilakukan uji fungsi, uji integrasi, uji beban, dan uji keamanan.
b. Pengujian AUBKD dilakukan dengan platform, perangkat, dan kecepatan koneksi data yang berbeda.
5. Dokumentasi AUBKD:

a. dokumentasi sistem yang terdiri atas:

1) dokumentasi arsitektur;
2) dokumentasi desain proses bisnis;
3) dokumentasi desain data;
b. dokumentasi pengguna yang terdiri atas:
4) dokumentasi desain keamanan;
5) dokumentasi kode sumber; dan
6) dokumentasi panduan administrator dan pengembang (developer);

1) dokumentasi panduan pengguna;

2) dokumentasi Soal Sering Ditanya (Frequently Asked Questions).
C. PERSYARATAN PELAYANAN APLIKASI UMUM
1. Pelayanan Pengguna
a. Pelayanan pengguna untuk bantuan proses bisnis AUBKD dilakukan oleh instansi pemilik proses bisnis dari
AUBKD.
b. Pelayanan pengguna untuk bantuan teknis AUBKD dilakukan oleh instansi pengembang (developer) AUBKD.
c. Pelayanan pengguna untuk bantuan bisnis dan teknis terkait AUBKD disediakan dalam bentuk helpdesk.
d. Helpdesk untuk layanan bantuan bisnis dan teknis terkait AUBKD menyediakan Soal Sering Ditanya (Frequently
Asked Questions).
e. Helpdesk untuk layanan bantuan bisnis dan teknis terkait AUBKD menyediakan berbagai pilihan saluran sesuai
dengan persyaratan pengguna.
C. PERSYARATAN PELAYANAN APLIKASI UMUM (lanjutan)
2. Pengoperasian Aplikasi Umum
a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dilakukan perawatan oleh instansi pengembang (developer).
b. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dilakukan perawatan terhadap:
1) perbaikan kesalahan aplikasi;
2) perubahan persyaratan proses bisnis;
3) perubahan persyaratan data;
4) perubahan teknologi pendukung; atau
5) peningkatan keamanan;
c. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dilakukan penyalinan (backup) data secara berkala.
d. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dilakukan audit TIK secara berkala.
D. PERSYARATAN MANAJEMEN SPBE
1. Manajemen Risiko SPBE
Manajemen Risiko SPBE diterapkan pada pembangunan, pengembangan, dan manajemen layanan AUBKD.

2. Manajemen Layanan Aplikasi Umum

Manajemen layanan AUBKD didukung dengan rencana keberlangsungan bisnis (business continuity plan).

3. Manajemen Perubahan SPBE

Manajemen Perubahan diterapkan terhadap perubahan persyaratan pada AUBKD.
 [4]
PERSYARATAN KEAMANAN
SPBE
AUBKD: SRIKANDI
A. Autentikasi
B. Manajemen Sesi
C. Kontrol Akses
D. Validasi Input
E. Kriptografi Pada Verifikasi Statis
F. Pencatatan Aktivitas (Log)
G. Penanganan Kesalahan
H. Proteksi Data
I. Keamanan Komunikasi
J. Kontrol Kode Berbahaya (Malicious Code)
K. Logika Bisnis (Business Logic)
L. Berkas (File)
M. Keamanan Antarmuka Pemrograman Aplikasi (Application Programming Interface) Dan Layanan Berbasis Web (Web
Service)
N. Keamanan Konfigurasi
O. Aplikasi Seluler
 KEPUTUSAN MENTERI PANRB RI NOMOR 679 TAHUN 2020 TENTANG APLIKASI UMUM BIDANG KEARSIPAN DINAMIS

PENUTUP
 Persyaratan AUBKD diharapkan dapat digunakan sebagai pedoman pembangunan, pengembangan,
pengintegrasian, dan penerapan AUBKD di lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.
 Kunci sukses penerapan aplikasi umum tersebut terletak pada peran serta dan kolaborasi yang kuat
seluruh pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah
serta integrasi AUBKD.
 Penggunaan AUBKD oleh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah akan memberikan dampak efisiensi
anggaran yang signifikan dimana tidak diperlukan lagi pembangunan dan pengembangan aplikasi sejenis.
 Penerapan AUBKD memberikan manfaat bagi Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dalam hal
kecepatan, transparansi, dan bagi pakai data dalam pelaksanaan layanan Kearsipan.
 AUBKD ditetapkan agar setiap Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dapat menggunakan aplikasi
umum tersebut dalam pengelolaan Arsip dinamis di lingkungannya masing-masing.
FITUR “POPULER” SRIKANDI
Aplikasi berbasis cloud &
disimpan di Pusat Data Nasional
(arsip.go.id) sehingga instansi
tidak perlu menyediakan
infrastruktur sendiri.
Juga tersedia versi mobile.
Bagi pakai arsip lintas
unit kerja/instansi dapat
berlangsung lebih cepat,
mudah, dan aman
Pembuatan, pengiriman,
dan penerimaan naskah
dinas antar-instansi dapat
dilakukan secara
elektronik setiap saat
Pengelolaan naskah
dinas sebagai arsip
dapat dilakukan secara
lebih mudah oleh unit
kerja
Beberapa Isu
terkait Penerapan
e-ARSIP
TERINTEGRASI
 PENYESUAIAN KERANGKA KERJA LAYANAN SPBE BIDANG KEAR

KEBIJAKAN TATA KELOLA MANAJEMEN LAYANAN

PROSES BISNIS ? ? ? ?

DATA/INFORMASI ? ? ? ?

TEKNOLOGI ? ? ? ?

KEAMANAN ? ? ? ?
 PENYESUAIAN KERANGKA KERJA LAYANAN SPBE BIDAN

..... dan seterusnya ...... ->

SRIKANDI DALAM REFORMASI
BIROKRASI
Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 26 Tahun 2020: Pedoman Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi

→ Area Perubahan “PENATAAN TATA LAKSANA”

Aspek “Pemenuhan”:
2) Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
(SPBE)
f) Kementerian/lembaga/pemerintah daerah memiliki Layanan Kearsipan
Berbasis Elektronik
PEMANTAUAN &
EVALUASI SPBE
 KUESIONER PEMANTAUAN & EVALUASI SPBE
Domain : Layanan SPBE
4 : Layanan Administrasi Pemerintahan Berbasis
Indikator
Aspek 7 37Elektronik
: Tingkat Kematangan Layanan Kearsipan Dinamis
Pertanyaan : Apakah Instansi Pusat/Pemerintah Daerah memiliki Layanan Kearsipan
Dinamis Berbasis
Elektronik?

TINGKAT KRITERIA
2
1 Layanan Kearsipan Dinamis Berbasis Elektronik hanya memberikan layanan informasi terkait kearsipan dinamis.
3 Kriteria tingkat 1 telah terpenuhi dan Layanan Kearsipan Dinamis Berbasis Elektronik memberikan layanan interaksi
terkait kearsipan dinamis seperti pencarian informasi, pengunggahan dan pengunduhan dokumen.
Kriteria tingkat 2 telah terpenuhi dan Layanan Kearsipan Dinamis Berbasis Elektronik memberikan layanan transaksi
kepada pengguna terkait kearsipan dinamis seperti otomasi alur kerja, transaksi basis data, validasi data, mekanisme
4
persetujuan, dan analitik data.
Kriteria tingkat 3 telah terpenuhi dan Layanan Kearsipan Dinamis Berbasis Elektronik memberikan layanan kolaborasi
dengan layanan elektronik lain, misalnya Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Berbasis Elektronik, Layanan
Kepegawaian Berbasis Elektronik, Layanan Kearsipan Dinamis Berbasis Elektronik Instansi Pusat/Pemerintah Daerah
5 lain, dan/atau layanan SPBE Instansi Pusat/Pemerintah Daerah lain.
Kriteria tingkat 4 telah terpenuhi dan Layanan Kearsipan Dinamis Berbasis Elektronik telah dilakukan perbaikan
berdasarkan hasil reviu dan evaluasi terhadap perubahan lingkungan, peraturan perundang- undangan,
teknologi atau kebutuhan Instansi Pusat/Pemerintah Daerah.
SEJUMLAH ISU TERKAIT PENERAPAN SPBE BIDANG
KEARSIPAN
A. UMUM

1. Kolaborasi antar-instansi pengampu penyelenggaraan SPBE.

2. Ketersediaan NSPK terkait pengelolaan arsip dalam SPBE.
3. Keberadaan aplikasi sejenis Aplikasi Umum Bidang Kearsipan
yang digunakan oleh instansi pusat dan pemerintah daerah.
4. Kesiapan SDM Kearsipan dalam penyelenggaraan SPBE.
SEJUMLAH ISU TERKAIT
PENERAPAN SPBE BIDANG
KEARSIPAN
B. PROSES BISNIS KEARSIPAN
1. Penyusunan proses bisnis terintegrasi pengelolaan arsip dinamis,
pengelolaan arsip statis, dan pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional.
2. Penyelarasan prosedur dan/atau praktik pengelolaan arsip instansi dengan
proses bisnis pengelolaan arsip dan SIKN-JIKN yang ditetapkan secara
nasional.
SEJUMLAH ISU TERKAIT
PENERAPAN SPBE BIDANG
KEARSIPAN
C. DATA KEARSIPAN
1. Ketersediaan Kebijakan dan Tata Kelola Penyelenggaraan Satu Data
Indonesia Bidang Kearsipan.
2. Penyediaan kode referensi dan data induk untuk pengoperasian aplikasi
SPBE bidang kearsipan.
3. Pembangunan Big Data Kearsipan Nasional.
SEJUMLAH ISU TERKAIT PENERAPAN SPBE BIDANG
KEARSIPAN

•E. TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

1. Pengembangan aplikasi SPBE bidang kearsipan yang
terintegrasi.
2. Manajemen penerapan aplikasi SPBE bidang kearsipan.
a. manajemen risiko;
b. manajemen keamanan informasi;
c. manajemen data;

d. manajemen aset teknologi informasi dan komunikasi;

Dilaksanakan dengan
e. manajemen sumber daya manusia; berpedoman pada
SNI/ISO

f. manajemen pengetahuan;
g. manajemen perubahan; dan
h. manajemen Layanan SPBE.
 SEJUMLAH ISU TERKAIT PENERAPAN SPBE
BIDANG KEARSIPAN

E. TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

3. Ketersediaan dan keandalan Pusat Data Nasional.
4. Penerapan interoperabilitas
(Koordinasi dan kolaborasi antar Proses Bisnis dan antar sistem elektronik, dalam rangka
pertukaran data, informasi, atau LayananSPBE)

5. Pelayanan pengguna untuk bantuan teknis terkait proses bisnis dan data
disediakan dalam bentuk helpdesk.
6. Pelayanan pengguna untuk bantuan teknis aplikasi disediakan dalam
bentuk helpdesk.
SEJUMLAH ISU TERKAIT PENERAPAN
SPBE BIDANG KEARSIPAN
F. KEAMANAN SPBE
1. Penetapan persyaratan keamanan SPBE untuk menjamin autentisitas,
keutuhan, dan keterpercayaan arsip.
2. Keamanan aplikasi dan infrastruktur.
3. Pengaturan jenis ekstensi, jumlah, dan ukuran berkas arsip yang
diunggah/diunduh oleh pengguna.
4. Penerapan tanda tangan elektronik bersertifikat yang diterbitkan oleh
penyelenggara sertifikasi elektronik pemerintah.
5. Penanganan arsip dinamis yang menggunakan tanda tangan elektronik
saat menjadi arsip statis.