PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

DASAR HUKUM

1.UU No. 43/2009 tentang Kearsipan

2.PP. No. 28/2012 tentang pelaksanaan UU/43

3.PP. No. 61/2010 Pelaksanaan UU. KIP

4.Permendikbud No. 50/2012 tentang Layanan

Informasi Publik di lingkungan Kemdikbud

6. Permendikbud No. 60/2012 tentang

Pengelolaan arsip dan Dokumentasi sebagai
Informasi Publik

7. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional

Nomor 13 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi
Arsip Subtantif dan Fasilitatif di lingkungan
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor
26 tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip
Substantif dan Fasilitatif di lingkungan PTN dan
Poltek

8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional

Nomor 36 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian Pendidikan Nasional.

9. Keputusan Sekretaris Jenderal

Departemen Pendidikan Nasional Nomor
41268/A.A1/KP/2008, tanggal 18 Juli 2008,
tentang Pola Klasifikasi Kearsipan di lingkungan
Departemen Pendidikan Nasional.

10. Inmendiknas Nomor 1 Tahun 2006

Tentang Penyerahan Arsip Statis ditindaklanjuti
dengan Pedoman Penyerahan Arsip Statis yang
dikeluarkan oleh Sekretaris Jenderal.

DALAM UU NO. 43 2009 ARSIP ADALAH :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk dan media , sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

PENGERTIAN PEMBERKASAN

Sistem pemberkasan merupakan cara atau

metode penyimpanan arsip secara sistematis ke
dalam peralatan penyimpanan menurut aturan
yang telah direncanakan.

AZAS PENGORGANISASIAN ARSIP AKTIF

AZAS SENTRALISASI
Seluruh pengelolaan arsip penyimpanan,
layanan, dan peminjaman dilaksanakan secara
terpusat dalam satu organisasi

KEUNTUNGAN :
1.Memberikan prosedur yang konsisten.

2.Mengidentifikasi pertanggungjawaban dan

penanggungjawab.
3.Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara
bersama.

4.Memberikan layanan yang seragam bagi

semua unit kerja.

5.Meminimalkan duplikasi arsip aktif

6.Memberikan penggunaan ruang, peralatan,

personalia secara lebih baik.

7.Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan

arsip aktif.

8.Memberikan cara penemuan arsip sekali

jalan.

KELEMAHAN :
Sentralisasi pada organisasi yang besar akan
dihadapkan pada masalah kelambatan
penanganan arsip aktif, yang justru berakibat
pada inefisiensi dan inefektifitas.
 AZAS DESENTRALISASI

Desentralisasi adalah
penyelenggaraan dan
penyimpanan arsip aktif oleh
masing-masing unit kerja.

KEUNTUNGAN
Desentralisasi cocok untuk kondisi :

a. Jika informasi yang diperlukan hanya

yang diciptakan oleh satu unit kerja.

b. Volume arsip di unit kerja besar.

c. Organisasi yang besar dan memiliki unit

kerja yang kompleks.

KELEMAHAN

1.Masing2 unit kerja mempunyai cara

penyimpanan sendiri2 shg tidak ada
 2.keseragaman dlm sistem pengelolaan arsip
aktif.

3.Masing2 unit kerja menyimpan arsipnya

sendiri2 mengakibatkan arsip yang berkaitan
tidak disimpan secara bersama.

4.Beberapa unit kerja kemungkinan menyimpan

kopi arsip yang sama, sehingga terjadi duplikasi
yang berlebihan.

5.Penggunaan peralatan tidak maksimum,

karena setiap unit kerja akan melakukan
pengadaan peralatan sendiri-sendiri.

6.Masing2 unit kerja menyimpan arsip sehingga

jaminan atas keamanan arsip kurang.

AZAS GABUNGAN/KOMBINASI
Gabungan/Kombinasi adalah Diperboleh
kannya masing-masing unit kerja untuk
mengelola arsip aktifnya dibawah
pengendalian sistem yang terpusat.
KEUNTUNGAN :
1.Keseragaman sistem penyimpanan dan
penemuan kembali.

2.Meminimalkan salah pemberkasan dan

hilangnya arsip.

3.Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga

akan lebih efisien dan efektif.

4.Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan

jadwal retensi dan penyusutan arsip.

5.Memberikan perasaan mantap bagi

manajemen/pengelola arsip

KELEMAHAN
1.Problem yang melekat pada masing-masing
sistem dapat muncul pada sistem kombinasi.

2.Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara

bersama-sama dalam satu kesatuan.
JENIS SISTEM PEMBERKASAN

1.Pemberkasan sistem Alfabetis

2.Pemberkasan sistem Numerik

a. Nomor

b. Kronologis (tanggal)

3. Pemberkasan sistem Geografis

4. Pemberkasan sistem Subyek/masalah

PEMBERKASAN SITEM ALFABETIS

Pemberkasan Alphabetis

Sistem Penyimpanan arsip aktif yang

didasarkan pada urutan abjad/ alfabetis, mulai
dari A – Z dari kata tangkap nama, baik nama
orang, nama lokasi/tempat, masalah dan nama
badan/organisasi
Sistem Kroarsip yang disusun menurut urutan
tanggal masuk dan keluar arsip. Surat-surat atau
arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan paling
depan. Selanjutnya hanya mengelompokkan
surat-surat atau arsip setiap bulan dalam satu
tahun.

Pemberkasan numerik

Sistem pemberkasan numerik adalah cara

penyimpanan arsip dengan cara menggunakan
nomor atau angka sebagai kode lokasi, nama
orang atau identitas lain.
Pemberkasan numerik

Sistem pemberkasan numerik adalah cara

penyimpanan arsip dengan cara menggunakan
nomor atau angka sebagai kode lokasi, nama
orang atau identitas lain.

Pemberkasan
Sistem Kronologis/tanggal

Sistem kronologis sistem ini digunakan untuk

arsip yang disusun menurut urutan tanggal
masuk dan keluar arsip. Surat-surat atau arsip
yang masuk lebih akhir ditempatkan paling
depan. Selanjutnya hanya mengelompokkan
surat-surat atau arsip setiap bulan dalam satu
tahun.
SISTEM TANGGAL

3-4-2019
 PEMBERKASAN SISTEM GEOGRAFIS/WILAYAH

adalah “Sistem penyimpanan Arsip Dinamis

Aktif berdasarkan pada nama lokasi
koresponden yang disusun secara abjad ”.
Lokasi dapat dikelompokkan menurut berbagai
susunan, seperti :

Negara

Propinsi

Kabupaten

Kecamatan

Kelurahan/desa

Nama jalan

Dipergunakan untuk : Organisasi/perusahaan

yang banyak
mempunyai cabang/langganan di berbagai
wilayah. Contoh :
Perusahaan Asuransi
Perusahaan penerbitan
PAM/PDAM
PLN
Kantor Pos
PEMBERKASAN SISTEM SUBYEK

 Adalah: pengelompokan arsip yang

didasarkan atas Subyek, Sub subyek dan
Sub-sub subyek.

 engaturan pada setiap subyek, sub

subyek dan sub-sub subyek dapat
menggunakan urutan tanggal, abjad,
nomor dan wilayah
 POLA KLASIFIKASI ARSIP
Daftar pengelompokan arsip berdasarkan masalah yg disusun
secara berjenjang/herarkhis, dari masalah pokok, sub
masalah, dan sub-sub masalah yang mewakili tugas fungsi
dan kegiatan organisasi.

Kegunaannya:
1. Pedoman baku untuk penataan arsip yang didasarkan pada
sistem pemberkasan subyek.
2. Sarana pengendalian dan akan membantu dalam mempercepat
penemuan kembali arsip.
3. Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yang sama akan
mengelompok ke dalam satu berkas.
4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.
POLA KLASIFIKASI ARSIP DIBEDAKAN MENJADI
DUA:

1. Pola klasifikasi arsip Substantif adalah

pola penyimpanan arsip yang disusun
secara sistematis dan logis serta hirarkis
berdasarkan tugas pokok unit organisasi

2. Pola klasifikasi arsip Fasilitatif adalah

pola penyimpanan arsip yang disusun
secara sistematis dan logis serta hirarkis
berdasarkan tugas penunjang unit
organisasi

TAHAPAN PEMBERKASAN

 Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk
mengetahui tanda simpan, kelengkapan
arsip, kondisi fisik arsip dan keterkaitan
engan arsip lain.
  Penyortiran
Penyortiran dilakukan untuk memilah
antara kelompok arsip yang satu dengan
kelompok arsip yang lain atau
memisahkan duplikat-duplikat yang
tidak berguna
 Penentuan Indeks
Penentuan indeks dilakukan untuk
menentukan nama jenis arsip atau kata
tangkap (caption) atau kata kunci
(keyword) sesuai dengan materi arsip.
Indeks dapat berupa nama orang, nama
organisasi, nama wilayah, nama benda,
nomor, dan subjek atau masalah.

 Penentuan Kode
Penentuan kode dilakukan berdasarkan
kelompok masalah, sub masalah, dan
sub-sub masalah berupa gabungan
huruf dan angka Kode merupakan tanda
pengenal kelompok berkas sesuai
klasifikasinya Bentuk kode gabungan
huruf dan angka
  Pembuatan Label
Pembuatan label dilaksanakan pada
sekat penunjuk (guide), folder/map,
dan peralatan penyimpan arsip lainnya
yang dilaksanakan secara konsisten

 Pembuatan Tunjuk Silang

Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan
untuk menghubungkan berkas yang
satu dengan berkas lain yang memiliki
keterkaitan informasi.
CONTOH TUNJUK SILANG
TUNJUK SILANG

Indeks : Seleksi penerimaan siswa

Kode : KP.01.00

Isi Ringkas: Naskah soal

LIHAT

Indeks : Belanja Operasional

Kode : KU.01.01.01
 Penempatan Arsip
Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan
lokasi atau kelompok subjeknya.