Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Manajemen Perkantoran bab IV tentang Manajemen Kearsipan. Tugas ini disusun sebagai susun sebagai panduan pembelajaran untuk mahasiswa program studi Administrasi Bisnis dalam mata kuliah Manajemen Perkantoran. Penulis sadar bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada tugas ini. Oleh karena itu kami meminta pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang dapat membangun kami. Akhir kata semoga tugas ini dapat memberikan manfaat bagi seluruh mahasiswa Administrasi Bisnis.
Penulis
MANAJEMEN KEARSIPAN
1) Manajemen Arsip
A. Pengertian
Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Dokumen juga didefinisikan sebagai informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakn untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Odgers (2005 ) mendefenisikan manajemen arsi p sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun medi aelektronik Charman (1998) mendefenisikan menajemen arsip sebagai proses yang mnitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tida diperlukan lagi.
3) Sistem Indeks
A. Pengertian Adalah sarana penemuan kembali arsip dengan cara mengidentifikasikan naskah/ berkas melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapt membedakan arsip tersebut
dengan yang lainnya. Tanda pengenal ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakn penujuk lansung kepada berkasnya. Indeks pada dasarnyamerupakan ciri khusus permasalahan atau tanda pengenal suatu naskah dinas yang berupa kata tangkap (caption) yang berfungsi sebagai penunjuk untuk mengenali dan memudahkan menemukan kembali arsip yang di simpan. Indeks dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: a. Indeks surat Yaitu tanda pengenal arsip atau yang lebih dikenal dengan indeks surat/ dokumen yang berfungsi untuk membedakan anatara surat satu dengan yang lainnya dalam satu berkas. b. Indeks berkas Yaitu tanda pengenal arsip atau lebih dikenal dengan judul berkas/ title yang mempunyai fungsi untuk membedakn berkas yang satu dengan yang lainnya. B. Guna indeks a. Untuk mengelompokan / menyatukan arsipyang kode dan kegiatannya sama dalam satu berkas. b. Sebagai sarana penemuan kembali arsip. C. Syarat-syarat menindeks Sebagai kata tangkap yang befungsi untuk mengenali dan memudahkan penemuan kembali arsip , dalam mengindeks harus memenuhi syarat-syarat : a. Harus singkat, jelas, mudah diingat, mudah diucapkan dan mudah dimengerti. b. Harus kata benda atau yang memberikan pengertian kebendaan c. Harus benar-benar berasal dari arsip/ naskah itu sendiri sebagai informasi d. Kata pengenal pertama dati indeks harus mencerminkan pokok pengertian dari isi arsip / naskah yang bersangkutan e. Harus dapat diklasifikasikan pada pola klasifikasi yang telah di tetapkan D. Kata tangkap yang dapat di indeks Adapun kata tangkap dari naskah / berkas yang dapat dijadikan indeks meliputi : a. Nama orang Dalam menentukan kata tangkap yang menggunakan nama orang, yang pertama diperhatikan adalah nama keluarga atau marga. Nama keluarga atau marga ditulis didepan diikuti koma (,) dan kemudian ditulis nama sebenarnya. Apabila nama orang memiliki gelar maka gelar ditulis pada bagian akhir dalam kurung . Contoh: Drs. Elvi Wahyuni , S.H diindeks Wahyuni, Elvi (Drs. S.St) Hj. Sary Evaliny, S.E Evaliny, Sary (Hj. S.E) Fransiska Intan, M.AB Intan,Fransiska (M.AB ) b. Nama badan
Untuk badan yang tidak menggunakan nama orang nama itu sendiri yang digunakansebagai tanda pengenal, kemudian diikuti bentuk hukum ditulis dalam kurung Contoh: Sanggar Qew diindeks Qew, sanggar PT Panasonic Panasonic (PT ) Politeknik Negri Batam Batam, Politeknik Negri c. Nama tempat / daerah Nama badan pemerintah daerah yang disertai keterangan tingkat wilayahnya diindeks dengan kata pengenal pertama diikuti keterangan wilyahnya yang ditulis dalm kurung. Contoh: Kecamatan bengkong laut diindeks bengkong laut (kecamatan) Kotamadia batam batam (kotamadia ) Ujung pandang ujung pandang d. Nama benda Untuk nama benda diindeks seperti aslinya. Apabila benda tersebut memiliki nama pabrik, merek dagang, type dan sebagainya diindeks dengan kata pengenal pertamanya sesuai dengan nama tersebut. Contoh: Lemari es diindeks lemari es Sepeda motor Honda Honda, sepeda motor Mobil mercy mercy, mobil e. Nama masalah Dalm hal ini yang benar-benar merupakan pokok permasalahan dari arsip yang bersangkutan dijadikan indeks.Pokok masalah dijadikan kata pengenal pertama. Contoh: Pajak kekayaan diindeks pajak kekayaan Wajib pajak pajak, wajib Penutupan jalan jalan, penutupan Pelebaran jalan jalan, pelebaran
A. Penciptaan
Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan manfaatnya bagi organisasi.
B. Pemanfaatan
Tahap kedua merupakan tahap implementasi dari aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya yaitu bagaimana pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan dan bagaimana pergerakan dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang di kandungnya C. Penyimpanan Tahap ini merupakan perlakuan dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi
D. Retrieval
Tahap ini menitik beratkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam waktu tertentu
E. Deposisi
Tahapan ini berupa pemelihaaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang dianggap tepatuntuk menyimpannya, termasuk pemusanahan dokumen apabila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.
5) Penyimpanan Arsip
A. Pengertian
Adalah proses pengklasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan
B. Prosedur penyimpanan
a. b. c. d. e. Pemeriksaan arsip Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis, nomor) Memberi tanda (pengkodean). Mensortir arsip Menyimpan.
C. System penyimpanan
a. System abjad Adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang atau organisas b. System subjek Adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut pokok soal bukan menurut nama perusahaan, koresponden-koresponden dan sebagainya c. System nomor Adalah penggolongan dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor. d. System angka e. System geografis Adalah penggolongan dimana surat-surat atau arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah. f. System kronologis
Adalah penggolongan dimana tiap dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggal.
Pembuatan berita acara pemindahan arsip Pelakasanaan pemusnahan 2. Prosedur Pemusnahan Arsip Pemeriksaan Pendaftaran Pembentukan panitia pemusnahan Penilaian persetujuan dan pengesahan Pembuatan berita acara Pelaksanaan pemusnahan 3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional Pemeriksaan dan penilaian arsip Pendaftaran Pembuatan berita acara Pelaksanaan penyerahan Prosedur penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal retesi arsip Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip tidak mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau).Untuk itu perlu prosedur dan teknik teknik penanganan arsip sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin. Berikut adalah prosedur dan teknik nya: 1. Perencanaan 2. Penataan arsip Identifikasi arsip Pengaturan kembali (reconstruction) arsip dan pemilahan Pendiskripsian arsip Penyusutan daftar pertelaan arsip sementara 3. Penilaian arsip Pengertian menurut Betty Rick (1982) suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna arsip. Tujuan penilaian arsip o Menentukan arsip yang dapat di musnahkan setelah tidak bernilai guna lagi. o Menentukan arsip yang ditetapkan bernilai permanen bagi instansi penciptanya. o Menentukan arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan pusat atau daerah. o Nilai guna arsip ada 2 yaitu : Nilai guna primer dan Nilai guna sekunder Metode penilaian Untuk melakukan penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip meliputi : Analisis fungsional
Analiasis isi Analisis konteks Analisis kegunaan Analisis biaya manfaat 4. Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan. 5. Pelaksanaan penyusutan.
Proses penyimpanan secara sederhana adalah dat disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bias terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam directori yang dicptakan dan dioleh system operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Hal yang cukup penting dalam pengelolaan arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagi tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk, dsb.
Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara standar terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide inteks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket. E. Pemliharaan dan perlindungan arsip Informasi yang terdapat dalm arsi elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus baik sengaja ataupun tidak sengaja yang dilakukan oleh manusia (brainware) atau dirusak oleh virus yang merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik baik optic maupun magnetic memiliki keterbatasan .untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada temperature antara 50 derajat dan 125 derajat. F. Penyusutan arsip electronic Media penyimpanan arsip elektronik untuk jenis-jenis tertntu memiliki daya tahan yang lebih pendek dari retensi informasi arsip yang ada di dalamnya. Oleh karenanya penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada system desain atau tahap perencanaan dari aplikasi progam yang akan diterapkan.