BAHAN AJAR

MENGELOLA PENERIMAAN TAMU

Di Susun Oleh :
Kartika Widiyah Astuti

SMK YPKK 2 SLEMAN

Jl. Pemuda Wadas Tridadi Sleman

Yogyakarta
 PETA KONSEP
KOMPETENSI DASAR MENERAPKAN PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR

KD
3.5 Mengidentifikasi tata cara menerima tamu
4.5 Menerapkan tata cara penerimaan tamu

IPK
PENGETAHUAN
3.5.1 Menjelaskan pengertian tamu (IPK Penunjuang)
3.5.2 Menjelaskan jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya
3.5.3 Menjelaskan etika penanganan tamu pada saat menerima dan menolak tamu (IPK Kunci)
3.5.4 Mengumpulkan informasi tentang administrasi tamu (IPK Pengayaan)

IPK
KETERAMPILAN
4.5.1 Mengelompokan jenis-jenis tamu dan cara penanganya
4.5.2. Membuat SOP Penanganan Tamu
4.5.3. Mempraktikan menerima tamu kantor
 PENDAHULUAN

Deskripsi

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang
akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga
menerima kedatangan tamu di kantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani
dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap
perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan
dengan tamu perusahaan maupun klien. Jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara
menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada
di tempat.
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk
kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan
dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji,
konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris,
tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan
suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan
mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus
mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke
kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan, dan mengantar tamu bertemu
dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar.

1. Petunjuk bagi siswa

- Siswa diharapkan dapat mempelajari setiap bagian dalam bahan yang diajarkan,
kemudian mengerjakan tugas yang ada dengan baik.

Perlengkapan yang harus dipersiapkan:

- Perlengkapan alat tulis menulis

- Kertas HVS/ bahan ajar tulis

- Pakaian yang sopan, rapih dan bersih

2. Peran guru dalam proses pembelajaran

- Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran

- Membimbing siswa melalui tugas-tugas yang dijelaskan dalam tahap belajar

- Membantu siswa dalam memahami konsep dan praktik baru, serta menjawab
pertanyaan siswa mengenai proses belajar siswa

- Membantu siswa untuk menentukan dan menganalisa sumber tambahan lain yang
diperlukan untuk belajar

- Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan

- Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya dan melaksanakan
penilaian

- Menjelaskan kepada siswa mengenai bagian yang perlu dibenahi dan

membandingkan rencana pembelajaran selanjutnya
Tujuan Akhir

Setelah mempelajari Bahan Ajar ini, peserta didik diharapkan mampu memahami,
menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual, konseptual,
operasional dasar, dan metatakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kajian/kerja
Otomatisasi dan tata kelola Sarana dan Prasarana Kompetensi Dasar Menerapkan
Penggunaan Mesin-mesin Kantor pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks,
berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam
konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja,
warga masyarakat nasional, regional, dan internasional. Melaksanakan tugas spesifik
dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta
memecahkan masalah sesuai dengan bidang kajian/kerja Otomatisasi dan Tata Kelola
Sarana dan Prasarana kompetensi dasar Menerapkan Penggunaan Mesin-Mesin Kantor.
 Kegiatan Belajar
Menerapkan penggunaan mesin-mesin Kantor

A. Tujuan Pembelajaran

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan bahan ajar ini adalah
sebagai berikut
a. Mengetahui pengertian dari tamu
b. Menjelaskan etika pelayanan yang baik terhadap tamu
c. Mengetahui macam-macam tamu
d. Menjelaskan cara menyapa tamu dengan benar
e. Menjelaskan tata cara dalam pelayanan tamu asing
f. Menjelaskan tahapan pembuatan dan pembatalan janji dengan tamu
g. Menjelaskan langkah-langkah dalam menerima tamu
h. Menjelaskan cara menyusun jadwal perjanjian dengan tamu
i. Menjelaskan kesalahan yang harus dihindari dalam menerima tamu

B. Uraian Materi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................2
DAFTAR ISI................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................4
1.1 Latar Belakang................................................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah...........................................................................................................5
1.3 Tujuan...............................................................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN.............................................................................................6
2.1 Pengertian Tamu..............................................................................................................6

a. Petugas Penerima Tamu...........................................................................................6

b. Record/Catatan Tamu...............................................................................................7
2.2 Etika Pelayanan Tamu....................................................................................................7
2.3 Macam-macam Tamu......................................................................................................9
2.4 Menyapa Tamu (Greetings)..........................................................................................10
2.5 Melayani tamu asing......................................................................................................11

6
2.6 Membuat dan Membatalkan Perjanjian Dengan Tamu.............................................11
2.7 Langkah-langkah Menerima Tamu..............................................................................12
2.8 Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu..........................................................................14
2.9 Kesalahan Yang Harus Dihindari Dalam Menerima Tamu........................................14

BAB III PENUTUP...................................................................................................17

3.1 Kesimpulan.....................................................................................................................17

DAFTAR RUJUKAN................................................................................................18

7
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Tamu

Kata” tamu” dalam Kamus Bahasa Indonesia dapat berarti orang yang
datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang ke perjamuan.
Dalam buku ini yang dimaksud dengan tamu adalah tamu organisasi, badan,
lembaga, atau perusahaan, yaitu orang, baik sebagai pejabat utusan dari suatu
lembaga maupun sebagai pribadi, yang berkunjung ke lembaga lain untuk
kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah
perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah
mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu
dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima
kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.
Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama. Tata cara menerima
tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi
yang bersangkutan. Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada umumnya
langsung ditangani oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu

8
dapat langsung menemui pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi-
organisasi yang besar, tata cara penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri
dibawah pengawasan seorang office manajer (manajer perkantoran). Terlepas dari
besar kecilnya organisasi, tata cara pengurusan tamu sebaiknya ditangani dengan
sebaik-baiknya.
a. Petugas Penerima Tamu
Petugas yang bertugas khusus menerima dan melayani tamu disebut
resepsionis (receptionist). Tugas seorang resepsionis adalah membantu para tamu
yang ingin bertemu dengan pejabat. Oleh karena pesan pertama yang diperoleh
para tamu adalah sikap resepsionis, maka syarat penting yang harus dipenuhi oleh
resepsionis adalah:
a) Sopan dan ramah tamah
b) Berkepribadian tinggi
c) Bijaksana
d) Cerdas
e) Memiliki pengetahuan tentang struktur organisasi
b. Record/Catatan Tamu
Catatan tamu sangat diperlukan bagi setiap organisasi untuk menghindari
hal-hal yang tidak diinginkan yang mungkin datang dari tamu yang memiliki
maksud-maksud tertentu. Catatan tamu mungkin memiliki formal yang berbeda-
beda. Namun umumnya, catatan tentang seorang tamu meliputi keterangan-
keterangan sebagai berikut:
a) Tanggal
b) Nama tamu
c) Nama jabatan
d) Nama pejabat yang ingin ditemui
e) Tujuan
Keterangan tersebut dicatat dalam suatu bentuk formulir yang dapat diisi
oleh tamu sendiri dan kemudian disalin oleh resepsionis ke dalam suatu buku
yang disebut buku tamu. Buku tamu berfungsi sebagai arsip bagi resepsionis.

2.2 Etika Pelayanan Tamu

Setiap tamu harus dilayani sebaik-baiknya. Anggaplah tamu anda sebagai
majikan kedua. Majikan pertama adalah perusahaan di mana sekretaris bekerja.
Untuk memberikan pelayanan bagi para tamu, ada beberapa hal yang harus
diketahui dan dilaksanakan yaitu:
a. Ketahuilah maksud para tamu dan maksud kedatangannya.
b. Hendaknya setiap tamu diberikan pelayanan yang sebaiki-baiknya.
c. Berikanlah kesan yang baik dan mendalam agar good will dapat diperoleh.

9
d. Pada saat berbicara dengan tamu sebaiknya resepsionis dapat menjaga diri,
tahu apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan dengan tamu.
e. Apabila majikan atau pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan
sebaik-baiknya sehingga tamu tidak tersinggung.
f. Usahakan agar tamu merasa comfortable (merasa senang) apabila harus
menunggu.
g. Sediakanlah beberapa bahan bacaan (koran, majalah) di ruang tamu.
h. Berikanlah perhatian yang sebesar-besarnya kepada setiap tamu.
i. Bicaralah secara sopan dan ramah.
j. Ambil keputusan dengan cepat dan tepat kepada siapa (bagian, pimpinan) tamu
tersebut dapat dihubungkan sehingga masalah tamu dapat diselesaikan
seandainya pimpinan tidak ada di tempat.
Pelayanan tamu oleh seorang resepsionis dapat dilakukan sebaik-baiknya,
dan sangat tergantung pada kemampuan, kelincahan, dan etika yang dimiliki oleh
resepsionis tersebut. Buku International Etiquette and English Conversations
memberikan beberapa contoh etika yang patut diperhatikan oleh seorang
resepsionis, yaitu:
a) Sebaiknya jangan merokok sewaktu bertugas.
b) Hindarilah makan dan minum di tempat tugas.
c) Hendaklah berdiri untuk menyambut tamu.
d) Memberikan salam kepada tamu.
e) Apabila tamu yang datang sempat afspraak (membuat janji), maka layanilah
dengan sebaik-baiknya, sehingga tamu merasa senang dan puas.
f) Tamu yang datang dengan afspraak hendaklah diberitahukan kepada atasan
atau sekretarisnya.
g) Tamu yang tidak diundang atau tidak diharapkan kehadiranya hendaklah tetap
dilayani dengan sopan. Setelah tidak bisa mengatasi barulah dilaporkan ke
bagian keamanan.
h) Apabila tamu harus menunggu, persilahkan menunggu diruang tunggu.
i) Di ruang tunggu hendaklah disediakan bahan bacaan, koran, majalah, atau
lainnya untuk mengisi waktu.
j) Apabila yang menunggu lebih dari satu orang, sebaiknya perkenalkanlah
mereka satu sama lain.
k) Seorang resepsionis sama sekali tidak boleh berpacaran dengan tamu.
l) Seorang resepsionis tidak diperkenankan meninggalkan tempat tugasnya,
kecuali ada orang lain yang menggantikannya.
m) Seorang resepsionis hendaklah selalu keep smiling (selalu tersenyum) supaya
terlihat menarik dan ramah.

2.3 Macam-macam Tamu

10
 Menurut Ignatius Wursanto (2006) tamu dapat dibedakan menjadi empat
bagian yaitu tamu dengan perjanjian terlebih dahulu, tamu yang belum ada
perjanjian, tamu sahabat atau teman atasan, dan tamu routine atau relasi.
a. Tamu dengan perjanjian.
Bagi seorang sekretatis untuk bisa membedakan antara tamu yang sudah ada
perjanjian dengan yang belum ada perjanjian dapat dilihat dari daftar acara
atau daftar penerimaan tamu. Apabila tamu tersebut sudah ada perjanjian
terlebih dahulu misalnya dengan pimpinan perusahaan maka seorang
sekretaris harus segera memberitahukan kepada atasan bahwa tamu tersebut
sudah datang serta menanyakan kepada atasan apakah tamu tersebut sudah
boleh diantar untuk masuk. Selanjutnya apabila atasan sudah siap untuk
menerima tamu tersebut maka sekretaris harus segera memberitahukan
kepada tamu untuk segera masuk kedalam ruangan atasan. Dan apabila atasan
belum siap untuk menerima tamu maka sekretaris harus memberitahukan
bahwa atasan masih belum siap untuk ditemui dan mempersilahkan untuk
menunggu sebentar.
b. Tamu tanpa perjanjian
Apabila tamu yang bersangkutan belum mempunyai perjanjian terlebih
dahulu, maka seorang sekretaris harus segera menanyakan kepada pimpinan
dengan menyerahkan kartu tamu. Jika pimpinan tidak bersedia untuk
menemui tamu tersebut maka tugas dari seorang sekretaris adalah untuk
memberitahukan kepada tamu dengan cara yang baik bahwa pimpinan tidak
bersedia untuk ditemui sehingga tamu tersebut tidak akan tersinggung.
Mungkin pimpinan memberikan kesempatan di lain waktu. Apabila terjadi
yang demikian, maka harus ditawarkan kepada tamu bahwa pimpinan bahwa
pimpinan bersedia menerima tamu sesuai yang dikatakan oleh pimpinan.
Apabila tamu menyetujuinya, maka dapat di buatkan suatu janji dalam buku
tamu. Mungkin pula tamu dapat dipertemukan dengan pimpinan yang lain
sesuai dengan urusan dan kepentingan tamu. Jika terjadi harus segera
memberitahukan kepada bagian yang bersangkutan melalui sekretaris atau
pembantu pimpinan tersebut.
c. Tamu teman pimpinan
Apabila tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan merupakan teman dari
pimpinan tersebut maka sekretaris harus segera memberitahukan kepada

11
 pimpinan bahwa ada tamu atau teman yang ingin segera bertemu. Jika
pimpinan tersebut menyetujui untuk bertemu atau sudah siap untuk ditemui
maka sekretaris harus segera mengantarkan tamu atau teman pimpinan
tersebut kedalam ruang pimpinan.
d. Tamu rutin atau relasi
Tamu rutin/relasi merupakan tamu yang sudah biasa bertemu dengan
pimpinan suatu perusahaan. Hal ini yang menjadikan tamu relasi berbeda
dengan tamu yang lainnya, yang mana tamu relasi dapat menghadap pimpinan
setiap saat. Biasanya tamu relasi ini langsung dipersilahkan masuk apabila
pimpinan sedang tidak ada tamu yang lain.

2.4 Menyapa Tamu (Greetings)

Sri Surjani Tjahjawati, 2012 (dalam http://digilib.polban.ac.id /files/disk1 /
68/jbptppolban-gdl-srisurjani-3379-1-penangan-u.pdf). Kegiatan menyapa tamu
merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan karena dengan sering
melakukan sapaan ketika tamu datang maka hal tersebut bisa menjadikan citra
positif perusahaan pada tamu. Menyapa (greetings) harus dilakukan sekretaris saat
bertatap muka dengan tamu, dilakukan secara sopan dan ramah, dengan
tersenyum. Menyapa selamat pagi /siang / sore / malam disesuaikan dengan
waktu:
 Pagi : 08.00 s.d. 11.00 wib
 Siang : 11.00 s.d. 15.00 wib
 Sore : 15.00 s.d. 18.00 wib
 Malam :18.00 s.d. 24.00 wib
Menyapa dapat dilakukan dengan sebutan Bapak/ Ibu/ Tuan/ Nyonya, jangan
memakai sebutan Oom atau tante. Bila tamu tersebut sudah dikenal harus
disebutkan namanya. Lalu menanyakan keperluannya serta mempersilahkan
mengisi buku tamu atau kartu tamu.

2.5 Melayani tamu asing

Penting sekali bagi anda seorang sekertaris untuk mengetahui budaya,
kebiasaan, agama, dan bahasa bangsa-bangsa asing karena ini akan membantu
anda melancarkan komunikasi dengan para tamu asing. Bebrapa petunjuk di
bawah ini dapat dipakai untuk melayani tamu asing yang baru dikenal

12
a. Lebih baik berlaku formal daripada terlalu akrab
b. Berbicara secara jelas dan perlahan
c. Waspadailah istilah yang dipakai, jangan salah memakainya.
d. Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh tamu bila ia
menemui hambatan ataupun kesulitan. Bila perlu disertakan seorang petunjuk
jalan atau penerjemah.
e. Pemberian bingkisan untuk tamu bisnis asing. Pemberian bingkisan untuk
tamu asing harus dilakukan dengan hati-hati, penuh pertimbangan, dan
disampaikan pada saat yang tepat. Hindarkan pemberian barang-barang yang
dapat bermakna kurang baik seperti pisau, sapu tangan. Hindarkan warna
hitam dan ungu yang berarti duka cita. Jadi, walaupun maksud dari bingkisan
adalah baik, yaitu untuk mempererat tali persaudaraan, namun pemberiaannya
harus dilakukan dengan hati-hati dan cermat, karena adanya pengaruh budaya,
hukum, dan kebiasaan yang berbeda dengan keadaan di Indonesia.

2.6 Membuat dan Membatalkan Perjanjian Dengan Tamu

Kadang-kadang pimpinan tidak berada di tempat, sedangkan tamu tidak
bersedia menunggu. Buatlah suatu perjanjian apabila tamu tersebut menghendaki.
Perjanjian yang dibuat oleh skretaris bukan merupakan jaminan yang mutlak,
tetapi harus dikonfirmasikan dahulu dengan pimpinan apabila pimpinan kembali.
Hal tersebut harus diberitahukan kepada tamu. Perubahan perjanjian harus
disampaikan secepatnya melalui telepon. Oleh karena itu, sekretaris jangan
sampai lupa meminta kartu nama tulisatau nomor telepon lama tersebut.
Pimpinan kadang-kadang juga membuat perjanjian dengan tamu tanpa
sepengetahuan sekretaris. Dalam hal tersebut, sekretaris harus rajin menanyakan
kepada pimpinan apakah pimpinan membuat janji dengan tamu yang tidak
diketahuinya. Hal tersebut kadang dapat dilihat dari sebuah buku kecil yang
digunakan untuk mencatat perjanjian yang dibuat di luar kantor.
Apabila pimpinan tidak menyetujui perjanjian yang dibuat sekretaris
karena sudah ada janji dengan pejabat lain atau ada kepentingan lain, sekretaris
harus segera menghubungi orang yang sudah dibuatkan janji tersebut. Pembatalan
janji tidak boleh terlambat, apalagi sampai lupa memberitahukannya. Apabila
sekretaris sampai lupa memberitahukan, hal tersebut akan menimbulkan kesan
bahwa sekretaris kurang memiliki e tiket.

13
2.7 Langkah-langkah Menerima Tamu
Setiap organisasi dan tata cara menerima tamu tergantung pada besar-
kecilnya perusahaan. Di perusahaan-perusahaan besar,penerima tamu biasanya
ditangani oleh pegawai yang bertugas khusus menerima dan melayani tamu.
Sedangkan di perusahaan-perusahaan yang relative kecil, sekeretaris juga
berperan sebagai respsionis. Secar berurutan, langkah-langkah penerimaan tamu
dapat dijelaskan sebagai berikut.
a. Ucapan salam kepada tamu
Ucapan salam kepada tamu merupakan etika yang tidak boleh dillupakan
karena itu menunjukkan keramah tamahan kepada tamu. Jauhi kesan
sombong ketika mengucapkan salam kepada tamu
b. Mengisi daftar tamu
Setelah mendengar maksud dan tujuan tamu, persilahkan tamu untuk mengisi
daftar tamu dengan menggunakan formulir yang telah disediakan. Lembar
formulir ini harus dikembalikan kepada resepsionis pada saat tamu pulang.
Oleh resepsionis, lembar formulir tamu ini kemudian dihimpun dan dijadikan
buku tamu.

14
c. Mengantar tamu
Setelah tamu mengisi lembar formulir datar isian, tamu dipersilahkan untuk
menjumpai pejabat atau unit kerja yang dituju

d. Tamu diterima oleh sekretaris pimpinan

Sebelum menemui pimpinan, pertama-tama tamu akan diterima oleh sekretaris
pimpinan
e. Tamu dkipersilahkan menunggu
Tamu dipersilahkan menunggu untuk memberikan kesempatan kepada
pimpinan untuk menyiapkan diri.
f. Memberitahu kepada pimpinan
Sementara tamu dipersilahkan menunggu, sekretaris akan memberitahukan
kepada pimpinannya.
g. Mengantar tamu
Apabila pimpina sudah berkenan menerima tamu, sebaiknya sekretaris
mengantarkan kepada pimpinan sambil memperkenalkan tamu. Setelah tamu
diperkenalkan, sekretaris menyerahkan formulir tamu kepada pimpinan dan
kemudian meminta permisi meninggalkan mereka.
h. Mengantar tamu pulang
i. Mengalihkan kepada pejabat lain

15
 Bisa jadi pimpinan tidak berkenan menerima tamu tersebut karena sibuk.
Dalam hal tersebut, tamu dapat dialihkan kepada pejabat yang sesuai dengan
maksud dan tujuan tamu.

2.8 Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

Penyusunan jadwal bisa dilakukan dengan memadukan catatan buku
harian tentang penerimaan tamu yang dibuat oleh sekretaris dengan catatan harian
yang dibuat oleh pimpinan. Oleh karena itu, setiap sekretaris pada akhir jam kerja
dianjurkan untuk memeriksa atau mengecek catatan harian yang dibuat oleh
pimpinan tanpa sepengetahuan sekreraris. Pada penyusunan jadwal penerimaan
tamu, tuliskan nama lengkap tamu, jabatan, nama instansi/perusahaan, waktu
pertemuan, maksud, dan tujuan pertemuan. Hari dan tanggal tidak pelu
dicantumkan karena sudah tercantum pada judul jadwal acara pertemuan.
Pada penyusunan jadwal pertemuan, hal yang harus diperhatikan adalah
tenggang waktu atau jarak antara satu pertemuan dengan pertemuan lain.
Tenggang waktu itu jangan terlalu berdekatan karena akan mengganggu
pelaksanaan tugas rutin pimpinan. Jadwal tersebut hendaknya ditaruh di atas meja
pimpinan setiap paginya dan diketik dengan menggunakan kertas berukuran
memo, supaya mudah dibawa kemana-mana oleh pimpinan.

2.9 Kesalahan Yang Harus Dihindari Dalam Menerima Tamu

Meskipun tata cara penerimaan tamu pada dasarnya sudah diatur
sedemikian rupa tapi hal tersebut tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya
sebuah kesalahan. Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam penerimaan
tamu, yaitu:
a. Tidak mengucapkan salam
Dalam suatu perusahaan seorang resepsionis tidak hanya akan melayani satu
tamu akan tetapi puluhan setiap harinya. Oleh sebab itu terkadang hal kecil
seperti mengucapkan salam pada tamu dilupakan. Padahal sudah menjadi
sesuatu yang wajib bagi seorang resepsionis untuk selalu mengucapkan salam
karena hal tersebut merupakan norma sopan santun untuk menghormati tamu
yang datang.
b. Resepsionis tidak mengantar tamu
Bagi seorang tamu yang mungkin saja baru pertama kali mengunjungi
perusahaan, maka resepsionis harus mengantarkan tamu tersebut ke tempat

16
 yang akan dikunjungi. Apabila memang keadaaan yang tidak memungkinkan
untuk mengantarkan tamu tersebut, maka resepsionis dapat menunjukkan arah
tempat yang akan dikunjungi dengan sopan. Dan tidak lupa juga untuk
mengucapkan permohonan maaf kepada tamu karena tidak bias mengantarkan
sampai tempat tujuan.
c. Tidak mengisi buku tamu
Karena kesibukan dari sekretaris terkadang mereka lupa meminta kepada
tamu untuk mengisi buku tamu. Begitu tamu datang ke perusahaan sekretaris
langsung memberikan lembar formulir tamu dan tamu langsung diantarkan
kepada pimpinan. Padahal tindakan tersebut tidak dibenarkan dalam
penerimaan tamu. alasan utama yang menjadikan hal tersebut penting untuk
selalu dilakukan karena dengan mengisi buku tamu pimpinan maupun
sekretaris akan mengetahui nama, jabatan, unit kerja, maksud, dan tujuan,
data pribadi, serta untuk mengetahui apakah tamu tersebut pernah berkunjung
atau belum. Selain itu hal tersebut juga dapat digunakan sebagai antisipasi
dari perusahaan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
d. Tidak memperkenalkan kepada pimpinan
Pada saat tamu sudah selesai mengisi buku tamu, sekretaris bisa langsung
mempersilahkan tamu untuk menghadap pimpinan. Apabila tamu tersebut
merupakan tamu rutin atau tamu keluarga maka tidak perlu untuk mengisi
buku tamu akan tetapi langsung mempersilahkan untuk menemui pimpinan.
Jika tamu yang datang belum pernah berkunjung, maka sebaiknya sekretaris
mengantar dan memperkenalkan tamu tersebut kepada pimpinan.
e. Ruang tamu yang tidak nyaman
Menunggu merupakan pekerjaan yang membosankan, terlebih lagi apabila
kondisi ruangan yang tidak nyaman. Tata ruangan yang tidak menarik dan
ventilasi yang tidak memadai menyebabkan ruangan menjadi panas sehingga
tamu cepat merasa jenuh dan tidak merasa nyaman selama menunggu. Agar
tamu merasa nyaman dan betahdalam menunggu, hendaknya sekretaris
mampu mengatur tata ruang tamu sedemikian rupa, yaitu dengan cara:
1. Apabila ruang tamu tertutup dan jendela tidak memadai, maka ruangan
harus dilengkai dengan kipas angina atau AC.
2. Untuk memberikan kesan sejuk dan hijau pada ruangan, maka dapat
diberikan pot bunga atau tanaman di sudut ruangan tersebut.
3. Memberikan vas bunga pada meja tamu.

17
4. Agar tamu tidak merasa bosan maka dapat disediakan majalah atau surat
kabar untuk memberikan kesibukan pada tamu.
5. Jika perusahaan mengeluarkan majalah atau bulletin juga dapat disediakan
dalam meja tamu.
6. Menyediakan televisi yang tidak terlalu keras volumenya.

18
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Istilah “tamu adalah raja” memang tepat digunakan untuk
mendeskripsikan bagaimana selayaknya memperlakukan tamu dengan baik. Tamu
perusahaan, organisai, atau lembaga adalah mereka yang memiliki kepentingan,
baik kepentingan organisasi ataupun pribadi. Banyak faktor yang harus
diperhatikan dalam proses penerimaan tamu, mulai dari etika pelayanan tamu,
langkah-langkah menerima tamu, hal yang harus dihindari dalam menerima
tamu,hingga penyusunan jadwal penerimaan tamu.
Seseorang petugas khusus yang bertugas untuk menerima dan melayani
tamu adalah resepsionis, namun di perusahaan kecil seringkali sekretaris menjabat
juga sebagai resepsionis. Seorang resepsionis yang baik harus memiliki
persyaratan khusus, mulai dari skill, penampilan diri, sifat, mutu, dan
ketreampilan. Salah satu cara untuk mendapatkan Citra baik perusahaan adalah
bagaimana perusahaan itu memerlakukan tamunya.

19
 DAFTAR RUJUKAN

Surjani Tjahjawati, Sri. 2012. Makalah Penanganan Tamu. Politeknik Negeri

Bandung. (Online), (http://digilib.polban.ac.id/files/disk1/68/jbptppolban-gdl-
srisurjani-3379-1-penangan-u.pdf). Diakses 22 januari 2016.

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi sekretaris professional. Yogyakarta: ANDI

20