Modul Ajar Fase F Elemen 3 Pengelolaan Kearsipan Sartono

YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN
DASAR DAN MENENGAH PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA JAWATENGAH

( YPLP DM PGRI JT )
SMK PGRI SUKOHARJO
KABUPATEN SUKOHARJO
Jl. Tentara Pelajar 766 Sukoharjo, Telp. (0271) 591609 Fax. (0271) 591141 Kode Pos 57521
Website :www.smkpgriskh.sch.id. e-mail : smk_pgriskh@yahoo.co.id
MODUL AJAR
Nama Sekolah SMK PGRI SUKOHARJO
Nama Guru Sartono, S.Pd.
Mata Pelajaran Konsentrasi Keahlian Manajemen Perkantoran
Kelas/Semester XI/Gasal
Program Keahlian Manajenen Perkantoran dan Layanan Bisnis (MPLB)
Tahun Pelajaran 2023/2024
Alokasi Waktu 4 pertemuan (4 x 5 jp x 45 menit)
Fase Capaian F
Elemen Pengelolaan Kearsipan
Pemahaman Bermakna Meliputi prosedur penyimpanan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan
arsip, penentuan masa retensi arsip, penyusutan arsip, serta pengelolaan
arsip secara elektronik/digital..
Sub Elemen Arsip dan Kearsipan
Capaian Pembelajaran Pada akhir Fase F peserta didik mampu menerapkan pengelolaan kearsipan
mulai dari prosedur penyimpanan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan
arsip, penentuan masa retensi arsip, penyusutan arsip, serta pengelolaan
arsip secara elektronik/digital.
Tujuan Pembelajaran 1. Peserta didik mampu mengidentifikasi pengertian, syarat-syarat, jenis dan
fungsi arsip dengan benar.
2. Peserta didik mampu mengidentifikasi asas pengelolaan kearsipan dengan
benar.
3. Peserta didik mampu menentukan asas pengelolaan arsip yang sesuai.
4. Peserta didik mampu menentukan dan menganalisis bahan dan alat
kearsipan yang akan digunakan dengan benar.
5. Peserta didik mampu menggunakan alat dan bahan kearsipan dengan benar
Profil Pelajar Pancasila - Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
- Bernalar kritis
- Mandiri
- Kreatif
- Bergotong royong
Model Pembelajaran Dicovery Learning
Moda Pembelajaran Daring dan Luring
Metode Pembelajaran Diskusi, presentasi
Asesmen Non Kognitif dan Kognitif
Sumber Pembelajaran Buku Paket, Modul, Lembar kerja siswa, Internet dan Lainnya
Sarana dan Prasaran Kertas HVS, Tinta printer, PC/Laptop atau Smartphone dengan aplikasi Ms.
Pembelajaran Office.
Media Pembelajaran PPT, video pembelajaran, Internet
Pertanyaan Pemantik 1. Apakah ada yang sudah pernah dengar dengan istilah arsip?
2. Menurut anda apa itu yang dimaksud dengan arsip?
Babetono Media 1
PERTEMUAN 1 (5 JP X 45 MENIT)
Kegiatan Awal 1. Menyiapkan siswa secara psikis dan fisik untuk mengikuti
(10 menit) pembelajaran (salam, doa bersama, menyapa dan melakukan
pemeriksaan kehadiran)
2. Memberi motivasi belajar siswa sesuai manfaat dan aplikasi materi
ajar dalam kehidupan sehari-hari
3. Membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam
pembelajaran
4. Menyampaikan tujuan pembelajaran, cakupan materi dan
penjelasan uraian kegiatan
Kegiatan Inti Stimulus
(70 menit) Guru menampilkan beberapa gambar bahan dan alat kearsipan dan
peserta didik mengamati tayangan tersebut
Guru menyampaikan pertanyaan pematik dan peserta didik
menanggapi
1. Perhatikan gambar berikut, gambar apakah ini?
2. Gambar mana saja yang sering kita jumpai?
Identifikasi masalah
Peserta didik menganalisis gambar Peserta didik dibimbing guru
berdiskusi mengidentifikasi masalah yang akan dibahas dalam menulis
synopsis, yaitu :
1. Peserta didik mencermati pengertian, syarat-syarat, jenis dan fungsi
arsip.
Pengumpulan dan pengolahan data

Peserta didik melakukan kajian pustaka dan mendiskusikannya
bersama mengenai pengertian, syarat-syarat, jenis dan fungsi arsip..
Pembuktian
Perwakilan dari peserta didik untuk menyebutkan kembali hasil diskusi
mengenai pengertian, syarat-syarat, jenis dan fungsi arsip., peserta
didik lainnya ikut aktif dalam diskusi kelas
Menarik simpulan
Seluruh peserta didik dapat mengasosiasi seluruh informasi yang
diperoleh dan bersama Guru menyusun sebuah kesimpulan tentang
pengertian, syarat-syarat, jenis dan fungsi arsip.
Kegiatan Penutup 1. Mengevaluasi rangkaian aktivitas pembelajaran dan menyusun
(10 Menit) rangkuman
2. Memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran
3. Melakukan kegiatan tindak lanjut dalam bentuk pemberian tugas
4. Menginformasikan rencana kegiatan pembelajaran untuk pertemuan
berikutnya
Referensi ● Anggrahini, Desi, S.Pd. 2018, Modul Kearsipan kelas XI,
Surakarta : Putra Nugraha
● Suranto, 2016, Kearsipan, Yogyakarta: Andi Offset
● Depatemen Pendidikan dan Kebudayaan, direktorat Jenderal Guru
dan Tenaga Kependidikan, 2016, Mengelola Arsip Jakarta
● Anggrawati, Dewi, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Bandung:
Babetono Media 2
Armico
● Rahayu, Sri Endang, dkk. 2015. Modul Mengelola Sistem
Kearsipan. Jakarta : Penerbit Erlangga
● https://youtube.com/playlist?list=PLGwxrh5IxAi5qShVwdaAyqAi6-
yMjhilk
Refleksi Refleksi Guru
1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran?
2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran?
3. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan
pembelajaran?
Refleksi Siswa
4. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan
pembelajaran?
5. Bagaimana perasaan siswa dengan pembelajaran yang telah dilalui?
Lembar Kegiatan Lembar aktivitas (rangkuman materi)
Kegiatan Awal 1. Menyiapkan siswa secara psikis dan fisik untuk mengikuti
(10 menit) pembelajaran (salam, doa bersama, menyapa dan melakukan
2. Mengajukan pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya
dengan materi yang akan dipelajari
3. Menyampaikan uraian kegiatan yang akan dilaksanakan
Kegiatan Inti (75 Stimulus
menit) Guru melakukan tanya jawab materi mengenai asas pengelolaan
kearsipan (pertanyaan pematik)
1. Apakah asas pengelolaan kearsipan?
Guru membagi tugas (setiap peserta didik diberi satu …)
Peserta didik mulai mengidentifikasi tentang asas pengelolaan
kearsipan
Peserta didik melakukan kajian pustaka mengenai asas pengelolaan
kearsipan Peserta didik menuliskan hasil kajian pustaka dalam bentuk
PPT
Pembuktian
-
Menarik simpulan
-
Kegiatan Penutup 1. Mengevaluasi rangkaian aktivitas pembelajaran dan hasilnya serta
(5 menit) manfaat pembelajaran
berikutnya
Babetono Media 3
Armico
yMjhilk
Refleksi Refleksi Guru
3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan
pembelajaran?
Refleksi Siswa
4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat
teratasi dengan baik?
5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran
ini?
6. Bagaimana perasaan siswa setelah mempelajari materi?
Lembar Kegiatan Lembar hasil aktivitas (PPT)
Kegiatan Awal (5 1. Menyiapkan siswa secara psikis dan fisik untuk mengikuti
menit) pembelajaran (salam, doa bersama, menyapa dan melakukan
1. Apakah bahan dan alat kearsipan?
Peserta didik mulai mengidentifikasi bahan dan alat kearsipan
Peserta didik melakukan kajian pustaka mengenai bahan dan alat
PPT
Pembuktian
Secara bergantian peserta didik mempresentasikan hasil pekerjaannya,
peserta didik lainnya ikut aktif dalam diskusi kelas
Menarik simpulan
keadaan setiap jenis ekosistem
Babetono Media 4
berikutnya
Armico
yMjhilk
Refleksi Refleksi guru
Refleksi siswa
3. Apakah seluruh siswa mampu memahami materi dengan baik?
4. Apakah siswa mampu mengkomunikasikan materi dengan baik?
5. Apakah siswa mampu mengemukakan pertanyaan dengan tepat?
Kegiatan Awal (5 1. Menyiapkan siswa secara psikis dan fisik untuk mengikuti
menit) pembelajaran. (salam, doa bersama, menyapa dan melakukan
Pertanyaan pematik
Bagaimana menggunakan bahan dan alat kearsipan?
1. Apakah bahan dan alat kearsipan?
Peserta didik mulai mengidentifikasi bahan dan alat kearsipan
Peserta didik melakukan kajian pustaka mengenai bahan dan alat
PPT
Pembuktian
Secara bergantian peserta didik mempresentasikan hasil pekerjaannya,
Babetono Media 5
peserta didik lainnya ikut aktif dalam diskusi kelas
Menarik simpulan
keadaan setiap jenis ekosistem
berikutnya
Armico
yMjhilk
Refleksi Refleksi guru
Refleksi siswa
3. Apakah seluruh siswa mampu memahami materi dengan baik?
4. Apakah siswa mampu mengkomunikasikan materi dengan baik?
5. Apakah siswa mampu mengemukakan pertanyaan dengan tepat?
Mengetahui, Sukoharjo, Juni 2023

Kepala SMK PGRI Sukoharjo Guru Mata Pelajaran
Ngadimin, S.Pd., M.Pd. Sartono, S.Pd

NIP. 000000000000002 NIP. 0000000000000001
Babetono Media 6
LAMPIRAN
Babetono Media 7
RINGKASAN MATERI
PETA KONSEP
FISIK
ARSIP MASALAH
Pengertian Arsip dan

KEPEMILIKAN
Kearsipan
KEARSIPAN
SIFAT
FUNGSI
Jenis dan Nilai Guna JENIS

Arsip
Penerangan
Yuridis
NILAI GUNA
Historis
MENENTUKAN
SISTEM
PENGELOLAAN Ilmiah
KEARSIPAN
Fiskal
SENTRALISASI
Asas Pengelolaan
Kearsipan DESENTRALILSASI
DESENTRALISASI
TERKENDALI
Pemilihan Asas
pengelolaan yang Sesuai
Babetono Media 8
MATERI 1
MENENTUKAN SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN
A. Peraturan Perundang-Undangan Tentag Arsip :

Perundang-undangan Republik Indonesia yang mengatur tentang arsip
tertuang pada Undang-Undang Republik Indonesia (UU RI) Nomor 43 Tahun
2009 dan petunjuk pelaksanaannya pada Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia (PP RI) No. 28 Tahun 2012.
1. Pengertian Arsip
Arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani yaitu archium yang
berarti peti untuk menyimpan sesuatu, atau dalam bahasa Belanda yaitu archief
yang berarti warkat.
Pengertian arsip menurut beberapa ahli, antara lain:
a. The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Perkantoran”
menjelaskan bahwa arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur dan
terencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
b. Sir Hillary Jenkinson, dalam bukunya yang berjudul “A Manual of Archives
Administration” menjelaskan bahwa arsip adalah dokumen yang disusun atau
digunakan selama transaksi administrasi dan eksekutif (pemerintah ataupun
swasta) yang membentuk sebagian dan kemudian dipelihara di tempat
pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab
atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa

arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Dengan kata lain, suatu arsip dapat dikatakan baik jika memenuhi syarat-
syarat sebagai berikut :
a. Autentik,
Maksudnya adalah arsip harus memilliki struktur, isi dan konteks yang sesuai
dengan kondisi pada saat pertama kali arsip diciptakan dan diciptakan oleh
orang aatau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi
informasi arsip.
b. Terpercaya,
Maksudnya adalah arsip harus mempunyai informasi yang dapat dipercaya
penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu
tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan
selanjutnya.
Babetono Media 9
c. Lengkap,
Maksudnya adalah arsip harus memiliki informasi yang lengkap sesuai dengan
kegiatan atau faktanya.
d. Dapat digunakan.
Maksudnya adalah arsip harus memiliki nilai guna sehingga dapat dijadikan
informasi atau sebagai bahan pertimbangan/rujukan dalam pengambilan
kebijakan.
Tujuan dari penyelenggaraan pengelolaan arsip adalah:
a. Arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman,
b. Mudah dalam menemukan kembali arsip yang telah disimpan,
c. Menghindari pemborosan tenaga dan waktu,
d. Menghemat tempat penyimpanan,
e. Menjaga kerahasiaan informasi,
f. Menjaga kelestarian arsip,
g. Menyelamatkan arsip yang berisi pertanggungjawaban, perencanaan dan
penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.
2. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dikelompokkan berdasarkan :
a. Bentuk fisiknya, yaitu :
1) Arsip yang berbentuk lembaran, seperti surat, faktur, kuitansi, dll.
2) Arsip yang berbentuk non lembaran, seperti flashdisk, disket, micro film, dll.
b. Masalahnya, yaitu :
1) Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian, seperti surat lamaran pekerjaan, daftar riwayat hidup, surat
tugas, dll.
2) Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan,
seperti daftar agen dan distributor, daftar harga barang, prosedur penjualan,
dll.
3) Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi,
seperti prosedur pengolahan produk/barang, jenis bahan baku, standar
kualitas barang, dll.
4) Financial record, yaitu arsip yang berhubungan dengan catatan-catatan
tentang masalah keuangan, seperti tanggal jatuh tempo pembayaran, daftar
piutang, cek, giro, dll.
5) Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris, seperti catatan tentang keadaan fisik barang atau lokasi barang,
catatan tentang barang-barang inventaris kantor, dll.
c. Kepemilikannya, yaitu:
1) Milik lembaga pemerintahan
a) Arsip yang berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
b) Arsip yang berada di Arsip Nasional Daerah (Pemda Tingkat I)
2) Instansi pemerintah/swasta
a) Arsip primer dan sekunder (asli dan tindasan/copy carbon)
b) Arsip sentral dan unit (terpusat dan tersebar pada bagian/unit organisasi)
d. Sifatnya, yaitu :
1) Arsip Biasa
Babetono Media 10
Yaitu arsip yang semula penting, tetapi pada akhirnya tidak berguna lagi
setelah arsip tersebut telah diinformasikan, seperti surat tagihan, surat
lamaran kerja.
2) Arsip Penting
Yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan
datang sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama, surat kontrak kerja,
surat perjanjian jual beli.
3) Arsip Tidak Penting
Yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi saja, seperti surat
edaran/pemberitahuan, surat undangan.
4) Arsip Sangat Penting (Vital)
Yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai
sejarah/ilmiah), seperti naskah sumpah pemuda, naskah proklamasi, naskah
piagam Jakarta.
5) Arsip Rahasia
Yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu/berkepentingan saja dalam suatu organisasi, seperti arsip penilaian
kinerja pegawai, arsip strategi pemasaran.
e. Fungsinya, yaitu :
1. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari adaministrasi Negara.
2. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari adaministrasi Negara. Arsip
dinamis dibedakan menjadi 3 yaitu :
a. Arsip Aktif, yaitu arsip yang sering dipergunakan secara terus menerus
dalam kegiatan kantor.
b. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun, tetapi kadang-kadang masih dibutuhkan.
c. Arsip In Aktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang
dipergunakan, hanya sebagai referensi atau pemberi keterangan saja.
3. Nilai Guna Arsip

Arsip sebagai sumber informasi bagi organisasi/perusahaan dalam rangka
menjalankan roda usahanya, memiliki nilai guna antara lain :
a) Nilai Penerangan, yaitu arsip mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi
atau pemberitahuan, seperti surat edaran/pengumuman.
b) Nilai Historis, yaitu arsip dapat menggambarkan suatu ssepertejarah/kejadian
pada masa lampau, seperti teks Sumpah Pemuda.
c) Nilai Yuridis, yaitu arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat
pembuktian dalam sebuah peristiwa hukum, seperti surat perjanjian kerjasama.
d) Nilai Ilmiah, yaitu arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan dan penelitian, seperti hasil riset/penelitian.
e) Nilai Fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan,
seperti faktur pajak.
Babetono Media 11
4. Asas Pengelolaan Arsip
Kegiatan pengelolaan arsip dalam organisasi dapat dilakukan dengan
beberapa pilihan asas pengelolaan arsip sesuai dengan tipe organisasi yang
bersangkutan, antara lain :
a. Asas Sentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolan arsip yang dilakukan secara terpusat (sentral) pada
unit kearsipan. Seluruh penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit
kearsipan.
PIMPINAN
Unit Kearsipan
Bagian SDM Bagian Keuangan Bagian Pemasaran
Staf Staf Staf
Gambar 1. Asas Sentralisasi
Keuntungan dari penggunaan asas sentralisasi adalah:

1) Adanya keseragaman sistem dan prosedur,
2) Resiko arsip hilang menjadi kecil karena arsip dikelola oleh tenaga khusus
(profesional) dibidangnya,
3) Penggunaan ruangan dan peralatan menjadi lebih efisien dan efektif,
4) Meminimalisir adanya arsip ganda karena akan segera diketahui apakah
arsip tersebut asli atau duplikasi,
5) Kegiatan penyusutan arsip lebih mudah dan terprogram,
6) Memudahkan pengawasan.
b. Asas Desentralisasi
Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang dilakukan oleh masing-masing
unit/bagian dalam organisasi.
(Lihat gambar 3 : Asas Desentralisasi)
PIMPINAN
Bagian SDM Bagian Keuangan Bagian

Pemasaran
TU Keuangan TU Pemasaran
TU SDM
Staf Staf Staf
Gambar 2. Asas Desentralisasi
Babetono Media 12
Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi adalah :
1) Unit kerja dapat menggunakan sistem kearsipan sesuai dengan bidang
pekerjaannya,
2) Proses kerja akan lebih lancar karena arsip dapat lebih mudah ditemukan,
3) Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang
kearsipan karena di setiap unit terdapat bagian arsip.
c. Asas Desentralisasi Terkendali

Yaitu kegiatan pengelolaan arsip yang menggabungkan asas sentralisasi dan
desentralisasi. Pada asas ini, pengelolaan arsip aktif dilakukan oleh setiap
bagian/unit, sedangkan untuk pengelolaan arsip inaktif diserahkan kepada
pusat sentral arsip/unit kearsipan.
(Lihat gambar 3 : Asas Desentralisasi Terpusat)
PIMPINAN
Unit Kearsipan
Bagian SDM Bagian Keuangan Bagian Pemasaran
TU SDM TU Keuangan TU Pemasaran
Staf Staf Staf
Gambar 3. Asas Desentralisasi Terkendali
Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi terkendali adalah :

1) Adanya keseragaman prosedur dan tata kerja,
2) Proses kerja menjadi lebih lancar karena arsip aktif berada di unit/bagian
masing-masing,
3) Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif
dengan arsip inaktif,
4) Memudahkan pengawasan dan pembinaan.
Babetono Media 13
MATERI 2
MENENTUKAN KEBUTUHAN ALAT DAN BAHAN KEARSIPAN
A. Pengertian Peralatan Kearsipan

Yaitu alat atau sarana yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan
arsip, yang mempunyai fungsi antara lain :
1. Sebagai sarana penyimpanan arasip,
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah
pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip,
3. Sebagai pelindung arsip dari bahaya kerusakan.
B. Macam-Macam Peralatan
Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan
kearsipan, antara lain :
1. Filing Cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci. Tetapi
yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang.
Gambar 4. Filing Cabinet
2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)

Adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan
secara berputar.
Gambar 5. Rotary Filing Cabinet
Babetono Media 14
3. Lemari Arsip
Adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau
kayu yang dilengkapi dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan
ke dalam ordner atau stopmap.
Gambar 6. Lemari Arsip
4. Rak Arsip
Adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau
kayu tanpa pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau
box file.
Gambar 7. Rak Arsip
5. Stopmap Folio
Adalah map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup
ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.
Gambar 8. Stop Map Folio
Babetono Media 15
6. Map Snelhecter
Adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai
daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka
digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu
dilubangi dengan menggunakan perforator.
Gambar 9. Map Snelhecter
7. Folder
Adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya maka map ini
fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam
box arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai TAB (Bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk
menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
Gambar 10. Folder
8. Hanging Map
Adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung
ini adalah untuk di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging
folder juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada
di dalamnya.
Babetono Media 16
Gambar 11. Hanging Map
9. Ordner
Adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang
dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus
dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.
Gambar 12. Ordner
10. Guide
Adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Gambar 13. Guide
Babetono Media 17
11. Stepler
Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan

cara memasukkan isi stapler (staples) berbentuk huruf “U” yang terlipat di
bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas
Gambar 14. Stepler
12. Perforator, dll.

Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.
Gambar 15. Perforator
13. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjdi
sebagai berikut :
⮚ Numerator Kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan
terdiri dari 4-4 digit.
⮚ Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih
besar dan terdiri lebih dari 6 digit..
Numerator digerakkan dengan tangan, cara kerja dan komponennya
mekanis, terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara
otomatis dengan cara menekannya, jika tidak digunakan, numerator
harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut :
⮚ Beri tinta pada bantalan huruf
⮚ Atur nomor awal
⮚ Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
Babetono Media 18
14. Kotak / Box
Kotak / Box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersipat in-aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan
di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya
kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral (berderet ke samping).
15. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/ warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-
masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk
rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai
bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal);
16. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder
yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/ guide.Label
terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat
pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
17. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran
kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh
tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu
nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga
dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi
petugas arsip.
18. Cardex (Kartu Index) Cabinet
Cardex (kartu Index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik
keluar memanjang. Di dalam Cardex terdapat semacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu index. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
19. Rak / laci Kartu
Rak / laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,
untuk menyimpan kartu kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini
terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
20. Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip dalam bentuk bentuk khusus seperti flash disk, CD (compact Disk), kaset
dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena
sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash
disk untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat
dari logam atau plastik.
Alat-alat tersebut sangat memungkinkan untuk mengalami
perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya,
karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.
Babetono Media 19
C. Jenis-jenis Perlengkapan Kearsipan
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan

dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan
lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan
secara terus menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai berikut :
Kartu Indeks
Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks
dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm X 7,5cm.
Kartu indeks mencatat informasi tentang :
a. Judul/ nama surat
b. Nomor surat
c. Hal surat
d. Tanggal surat
e. Kode surat
f. Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsipyang disimpan menggunakan sistem

penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak
digunakan jika arsip/ dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad.
Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip
apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/ caption/ kode dari surat
yang akan dipinjam.
Babetono Media 20
Glosarium
Arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur dan
terencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
adalah arsip harus mempunyai informasi yang dapat
Autentik dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan
secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau
fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan
selanjutnya.
adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet
Rotary yang dapat digerakkan secara berputar.
adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian,
dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat
Kartu kendali ditemukan kembali dengan mudah.
adalah kurir yang bertugas menerima surat-surat yang
akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya
Ekspeditor dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan di
suatu kantor.
adalah sistem penyimpanan arsip yang disusun
berdasar-kan pengelompokkan nama orang dan atau
nama badan/instansi.
Sistem abjad (Alphabetical
Filing System) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan pengelompokan nama
masalah/subjek pada isi surat.
Sistem subjek (Subjectical
Filing System) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal arsip
dibuat.
Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
(Chronological Filing System) arsip berdasarkan nama wilayah atau nama tempat.
adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
Sistem Wilayah (Geographical arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.
Filing System)
adalah kegiatan pemeliharaan arsip dari berbagai
Sistem Nomor (Numerical kerusakan yang bersifat kimia dan biologis.
Filing System)
adalah cara untuk menetralkan asam yang merusak
Fumigasi kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk
melindungi kertas dari pengarush asam dari luar.
Deasidifikasi adalah proses menyalin sebuah image yang berupa

gambar atau teks untuk disimpan ke dalam memori
komputer dalam sebuah file yang berekstensi bmp, jpg
dan doc.
Scanning
adalah mengcopy arsip dari satu jenis media ke media
lain yang sama.
adalah mengubah format arsip dari satu media ke

Renewal media yang lain.
Babetono Media 21
adalah mengubah format arsip.
Copying
adalah Arsip Nasional Republik Indonesia
Transfer adalah Badan Arsip Nasional
ANRI adalah daftar yang berisi tentang jenis arsip yang akan
dimusnahkan
BAN
Daftar Pertelaan Arsip
Babetono Media 22
DAFTAR PUSTAKA
● Anggrahini, Desi, S.Pd. 2018, Modul Kearsipan kelas XI, Surakarta : Putra Nugraha
● Depatemen Pendidikan dan Kebudayaan, direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan,
2016, Mengelola Arsip Jakarta
● Anggrawati, Dewi, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Bandung: Armico
● Rahayu, Sri Endang, dkk. 2015. Modul Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta : Penerbit
Erlangga
● https://youtu.be/tIk6vYFls2g
● https://www.youtube.com/watch?v=qwrJsEvwpXU&t=6s
SOAL
SOAL LATIHAN (POST TEST) PERTEMUAN 1
KOGNITIF
1. Tuliskan secara ringkas hal-hal yang sudah anda pelajari pada aspek 1. Arsip dan Kearsipan.
AFEKTIF
2. Bagaimana kesan anda terhadap materi aspek 1
3. Menurut anda apakah materi ini penting untuk dipelajari dan dapat diterapkan dalam
kehidupan anda saat bekerja? Jelaskan!
Babetono Media 23
LEMBAR AKTIVITAS / TUGAS
LEMBAR AKTIVITAS PERTEMUAN 1
A. Latihan
1. Tugas Kelompok
a. Buatlah kelompok yang terdiri dari 4 – 5 orang,
b. Setiap kelompok mendapat tugas untuk mengidentifikasi jenis-jenis arsip
yang ada pada sebuah kantor/organisasi,
c. Presentasikan hasil kerja kelompok di depan kelas.
2. Latihan Soal
SOAL PENILAIAN HARIAN
No Soal Kunci
jawaban
1 Secara ringkas arsip dapat didefinisikan sebagai berikut ….
A Suatu tempat yang berisi kumpulan warkat untuk suatu dokumentasi
B Sekumpulan warkat yang pernah terjadi untuk dijadikan dokumentasi
agar pada saatnya digunakan
C Sekumpulan warkat yang ditempatkan dalam suatu peti
D
D Kumpulan warkat yang mengandung keterangan penting yang disimpan
secara sistematis agar apabila diperlukan dapat ditemukan secara cepat
dan tepat
E Kumpulan warkat yang dibendel untuk suatu keperluan tertentu
2 Menurut Vernoon B. Santen, nilai guna arsip disingkat menjadi ALFRED, C
yaitu….
A Administration– Leader– Fiscal – Report – Economic – Documentation
B Administration – Legal – Fiscal – Report – Economic – Documentation
C Administrative–Legal– Fiscal – Research– Educational – Documentary
D Administrative–Legal – Finance – Research– Economic – Documentary
E Administrative–Leader–Finance–Research–Educational–Documentary
3 Penyelenggaraan kearsipan dilakukan pada suatu bagian organisasi/unit kerja C
tersendiri adalah ....
A asas kearsipan
B asas organisasi
C asas sentralisasi
D asas desentralisasi
E asas gabungan
4 Keuntungan/kelebihan penyelenggaraan kearsipan secara desentralisasi A
adalah ....
A pengawasan dan penyelenggaraan kearsipan akan lebih efektif
B mudah mengembangkan keahlian dan kecakapan pegawai arsip dalam
bekerja
C keseragaman dalam perlengkapan dan prosedur kerja kearsipan lebih
terjamin
D kerahasiaan arsip akan lebih terjamin
E penghematan dalam segi biaya, perlengkapan, dan pemakaian ruang
5 Yang dimaksud dengan asas gabungan dalam kearsipan adalah .... D
Babetono Media 24
A perpaduan antara arsip aktif dan semi aktif
B perpaduan antara kebaikan arsip inaktif dan arsip statis serta berusaha
untuk menghilangkan kelemahan-kelemahannya
C dua asas arsip mana saja yang digabung menjadi satu
D perpaduan antara asas sentralisasi dan desentralisasi serta berusaha
untuk mengurangi kelemahan-kelemahan kedua asas tersebut.
E perpaduan antara asas dinamis dan statis dengan maksuduntuk
mehingkatkan pengelolaan penyimpanan arsip yang lebih efektif
6 Lembar yang digunakan untuk mencatat peminjaman arsip adalah …. D
A Kartu arsip
B Kartu indeks
C Kartu tunjuk silang
D Out slip
E Kartu kendali
7 Tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar sehingga dalam B
penempatan dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan tenaga,
disebut....
A lateral filing cabinet
B rotary filing cabinet
C mobile file mechanic
D drawer filing cabinet
E card cabinet
8 Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan sistem indeks yang berada di atas C
semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang, sebingga
dapat dibuat gang di antara dua rak untuk tempat berdiri petugas yang sedang
mencari informasi, disebut....
A lateral filing cabinet
B rotary filing cabinet
C mobile file mechanic
D drawer filing cabinet
E card cabinet
9 Sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal atau karton dengan ukuran C
tertentu yang memuat kode pada tabnya, disebut….
A File
B Folder
C Guide
D stopmap
E hanging map
10 Perbedaan antara arsip inaktif dan arsip statis ialah…. D
A Arsip statis sudah tidak dipergunakan lagi, sedangkan arsipinaktif
masih dipergunakan
B Arsip inaktif sama sekali sudah tidak dipergunakan, sedangkan arsip
statis masih dipergunakan
C Arsip statis dan arsip inaktif keduanya sudah dinonaktifkan
D Arsip statis sama sekali sudah tidak dipergunakan, sedangkn arsip
inaktif penggunaannya sudah jauh berkurang dan hanya menjadi
referensi
E Arsip inaktif sudah dibekukan, sedangkan arsip statis penggunaannya
sudah menurun dan hanya menjadi referensi
Babetono Media 25

Modul Ajar Fase F Elemen 3 Pengelolaan Kearsipan Sartono

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Ajar Fase F Elemen 3 Pengelolaan Kearsipan Sartono

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN

DASAR DAN MENENGAH PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA JAWATENGAH

Pengumpulan dan pengolahan data

Mengetahui, Sukoharjo, Juni 2023

Ngadimin, S.Pd., M.Pd. Sartono, S.Pd

Pengertian Arsip dan

Jenis dan Nilai Guna JENIS

MENENTUKAN SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN

A. Peraturan Perundang-Undangan Tentag Arsip :

Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa

3. Nilai Guna Arsip

Bagian SDM Bagian Keuangan Bagian Pemasaran

Staf Staf Staf

Gambar 1. Asas Sentralisasi

Keuntungan dari penggunaan asas sentralisasi adalah:

Bagian SDM Bagian Keuangan Bagian

Staf Staf Staf

Gambar 2. Asas Desentralisasi

c. Asas Desentralisasi Terkendali

Bagian SDM Bagian Keuangan Bagian Pemasaran

TU SDM TU Keuangan TU Pemasaran

Staf Staf Staf

Gambar 3. Asas Desentralisasi Terkendali

Keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi terkendali adalah :

A. Pengertian Peralatan Kearsipan

Gambar 4. Filing Cabinet

2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)

Gambar 5. Rotary Filing Cabinet

Gambar 6. Lemari Arsip

Gambar 7. Rak Arsip

Gambar 8. Stop Map Folio

Gambar 9. Map Snelhecter

Gambar 10. Folder

Gambar 12. Ordner

Gambar 13. Guide

Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan

Gambar 14. Stepler

12. Perforator, dll.

Gambar 15. Perforator

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan

Kartu indeks digunakan apabila arsipyang disimpan menggunakan sistem

Deasidifikasi adalah proses menyalin sebuah image yang berupa

adalah mengubah format arsip dari satu media ke

Transfer adalah Badan Arsip Nasional

Daftar Pertelaan Arsip

LEMBAR AKTIVITAS PERTEMUAN 1

Anda mungkin juga menyukai