A.

Pengertian Rapat
 Rapat ialah pertemuan atau perkumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, intansi
pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil keputusan bersama.
 Dalam organisasi, secara luas rapat didefinisikan sebagai sebuah pertemuan yang
dihadiri oleh beberapa kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu hal penting yang
menyangkut kepentingan bersama dengan pihak internal lainnya guna menghasilkan
keuntungan yang optimum.

B. Fungsi Rapat
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, dan pernyataan.
3. Sebagai forum silaturahmi dan demokrasi.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan/organisasi.
5. Menampung semua masalah dari arus bawah (para peserta)
6. Sebagai sarana bernegoisasi.
7. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

C. Tujuan Rapat
1. Menyampaikan satu atau beberapa informasi.
2. Mendapatkan masukan dari para anggotarapat bila ada masalah berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota, midalkan tentang penurunan gaji.
3. Melibatkan beberapa anggota yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan
masalahyang dihadapi, sehingga masalah segera dapat diatasi.
4. Menjalin kerja sama diantara anggota.
5. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa
dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
6. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggota rapat.
7. Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kewenangannya dari orang-
orang yang terlibat didalamnya.
D. Macam-Macam Rapat
Rapat terdiri dari beberapa jenis, tergantung dari segi peninjauan

a. Berdasarkan saluran hubungan organisasi

a) Rapat Vertikal, yaitu rapat yang antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka
pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau
dalam pengambilan keputusan.
 b) Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang
setingkat. Diselnggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan
kerja sama diantara unit yang ada dalam organisasi.
b. Berdasarkan Pelaksanaannya
1) Rapat Kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama
dalam pegambilan keputusan.
2) Rapat Kerja Terbuka, yaitu lawan rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak
memegang peran utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan
saran-saran positif yang dimilikinya.
c. Berdasarkan Tujuan
1) Rapat Penjelasan ( Information Conference), adalah rapat yang diselenggarakan
untuk memberikan penjelasan kepada peserta rapat dari pimpinan.
2) Rapat Pemecahan Masalah (Problem Solving Conference)adalah rapat yang
dilaksanakan untuk pemecahan suatu masalah yang sedang dihadapi.
3) Rapat Perundingan (Negotiation Conference), adalah rapat yang diselenggarakan
dengan tujuan menghindari adanya perselisihan dan mencari jalan tengah agar tidak
merugikan kedua belah pihak.
d. Berdasarkan sifat
1) Rapat Resmi (Formal Meeting) adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu.
2) Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu
perencanaan yang bersifat resmi.
3) Rapat Terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi
yang dibahas tidak bersifat rahasia.
4) Rapat Tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah
yang dibahas bersifat rahasia.
e. Berdasarkan Jangka Waktu
1) Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan membahas
masalah yang bersifat rutin.
2) Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap sebulan sekali dan membahas
masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3) Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali dan
membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program
selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
4) Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
f. Berdasarkan Frekuensi
1) Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan,
tahunan), untuk membahas masalah rutin dalam suatu organisasi/ perusahaan
 2) Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan
tidak terjadwal, membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan
segera.
E. Unsur – Unsur Rapat
1. Tujuan rapat, rapat biasanya dilakukan untuk membahas suatu
permasalahan.
2. Masalah yang dirapatkan, salah satu cara menyelesaikan masalah ialah
dengan mengadakan rapat.
3. Pemimpin rapat, salah satu faktor penentu keberhasilan suatu rapat.
4. Peserta rapat, memiliki karakter bermacam-macam.
5. Media rapat, adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu
rapat, baik dengan peserta dikit maupun banyak.
6. Notulis atau sekretaris, menulis jalannya rapat.

Prosedur perencanaan dan persiapan rapat, persiapan harus

dirancang terlebih dahulu oleh panitia penyelenggara rapat.
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa
F. Prinsip Dasar Pedoman atau Pegangan dalam
Mempersiapkan Rapat
Ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman pegangan dalam mempesiapkan
rapat yaitu 5W+1H

1. WHY
Mengapa rapat perlu diselenggarakan
2. WHAT
Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
3. WHO
Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut
4. WHERE
Dimana rapat akan diselenggarakan
5. WHEN
Kapan rapat akan diselenggarakan
6. HOW
Bagaimana rapat akan diselenggarakan

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan jika pelaksanaannya

memenuhi syarat-syarat, sebagai berikut.
 a. Suasana terbuka, berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari
siapapun dan akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi
diantara para peserta rapat.
b. Tidak ada monopoli, dalam suatu rapat monopoli pembicaraan oleh seorang peserta
rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari.
c. Partisipasi aktif dari peserta rapat, rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif
dalam memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat.
d. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan, pimpinan rapat harus dapat memberikan
bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan
rapat.
e. Pertanyaan singkat dan jelas, pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup
singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
f. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi, perdebatan hendaknya berdasarkan
alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
g. Disiplin waktu, membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan
membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih
tertib.

Secara garis besar persiapan rapat mencangkup sebgai brikut

1. Persiapan Administrasi
 Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas
 Beberapa Peraturan yang dibutuhkan
 Mempersiapkan materi rapat. Materi rapat, antara lain bahan-bahan acuan berupa
buku, makalah/media cetak/ atau alat elektronik yang sesuai dengan materi rapat
 Membuat surat udangan
 Menyusun acara atau daftar hadir peserta
2. Persiapan peralatan dan perlengkapan
alat yang dipersiapkan, antara lain flipchart dan spidol, whiteboard, alat tulis dan
penghapusnya, LCD Proyektor atau OHP, Sound System, Handycam, kamera tape
recorder, map atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan- bahan rapat, block
note dengan pulpen, nametag untuk peserta rapat, computer serta internet.
3. Persiapan Ruangan Rapat
Panitia harus menyiapkan ruangan agar rapat berjalan dengan nyaman
 Cahaya penerangan, Jika cahaya penerangan di perhatikan maka hasil pekerjaan dan
produktivitas karyawan menjadi bertambah dna semangat kerja pegawai juga menjadi
lebih baik.
 Penataan suara, usahakan menggunakan ruangan rapat yang jauh dari keadaan bising
dan terdapat fasilitas untuk penataan suara seperti menggunakan mikrofon, lcd
proyektor, dll.
 Ventilasi udara, usahakan agar udara diruang rapat sejuk karena ruang rapat yang
terlalu panas atau dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat
berkurang.
 Pengaturan tempat duduk, ditentukan sendiri dengan cara memerhatikan jumlah
peserta dan luas ruang rapat.

4. Persiapan Akomodasi Konsumsi

Penyediaan konsumsi berupa makanan ringan dan air merupakan hal yang lazim
dilakukan pada saat rapat. Apalagi, jika pelaksanaan rapat berlangsung melewati jam
makan, maka pihak penyelenggara rapat harus menyediakan makanan berat kepada
peserta rapat.

5. Persiapan Kesehatan dan Keamanan

Jika memungkinkan, pelayanan kesehatan juga perlu disediakan untuk menjaga
kemungkinan ada peserta rapat yang jatuh sakit. Sedangkan untuk menjaga keamanan
jalannya rapat, diperlukan pengamanan seperti satpam atau pihak keamanan lain.
6. Penyusunan Proposal
Proposal adalah rencana kegiatan, program kerja, atau usulan kegiatan yang dituangkan
dalam bentuk tulisan. Proposal atau usulan kegiatan ini dibuat apabila seseorang,
sekelompok orang, organisasi, perusahaan atau dinas, akan mengadakan suatu kegiatan
yang akan melibatkan banyak.

TIPS AGAR RAPAT BERJALAN SECARA EFEKTIF

1. Tentukan tujuan rapat
2. Tentukan peserta rapat
3. Tetapkan peran dan tanggung jawab
4. Pilih lokasi dan waktu
5. Pertimbangkan kebutuhan setiap peserta
6. Siapkan agenda rapat
7. Kirim hasil rekap rapat kepada seluruh peserta rapat

Adapun beberapa hal yang dapat dilakukan agar rapat berjalan secara efektif
dan produktif, sebagai berikut.
1. Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang untuk
mengikuti rapat serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu, topik dan
informasi yang akan dibahas di dalam rapat dapat diketahui.
2. Tentukan tujuan dari diadakannya rapat, sehingga pada saat memulai rapat bisa
langsung mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan rapat juga akan
menjaga agar pembicaraan dalam rapat tidak jauh melenceng.
3. Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian bagikan kepada
setiap peserta rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar langsung berdikusi dan
membuka jalan untuk setiap opini atau ide yang hendak diutarakan.
4. Langsung memulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila
pembicaraan menjauh dari topik tersebut, maka pemimpin harus bisa membawanya
kembali ke topik semula.
5. Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat. Seandainya ada
beberapa hal yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan khusus agar nantinya bisa
diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat selanjutnya.
6. Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemahaman setiap
orang yang hadir sudah sama. Hal ini juga menghindari terjadinya salah persepsi setelah
peserta keluar dari ruang rapat.

1. Pastikan waktu, tempat, dan durasi rapat kepada manajer. Sebelum

membagikan informasi tentang rapat kepada personel yang relevan, pastikan semua
detail logistik sudah benar. Jika informasi tidak benar, Anda harus mengumumkan ralat,
yang akan membuat Anda dan kantor Anda tampak kacau dan tidak profesional.
 Mungkin Anda perlu memuat draf memo atau surel pengumuman rapat, lalu tunjukkan
kepada manajer. Dengan demikian, manajer Anda tidak hanya dapat memeriksa
informasi logistik, tetapi juga format dan penyusunan kata-katanya.
 Pastikan juga siapa yang harus menerima pengumuman tersebut. Anda sudah tahu siapa
yang akan datang, tetapi mungkin manajer menginginkan karyawan atau klien lain juga
mengetahui tentang rapat tersebut.
2. Siapkan agenda rapat. Agenda adalah dokumen penting karena menginformasikan tujuan
dan lingkup rapat kepada peserta, dan juga sebagai panduan agar rapat fokus, efisien, dan
sesuai jalur. Untuk membuat draf agenda, minta manajer menyediakan daftar tujuan dan topik
rapat. Dari daftar tersebut, Anda dapat membuat agenda yang nantinya akan dikirim
bersama notifikasi tentang waktu, tanggal, dan tempat.

 Agenda yang bagus harus menyertakan topik yang akan dibahas dan tujuannya, serta
pembicara atau anggota yang bertanggung jawab memberi presentasi tentang tiap
topik. Semua topik dan presentasi harus ditempatkan dalam urutan logis, serta dibagi
sesuai waktu yang diinginkan manajer.
 Jika Anda belum pernah membuat agenda atau masih tidak yakin format apa yang harus
dipilih, cobalah template yang disediakan oleh program pemroses kata seperti
Microsoft Word
3. Kumpulkan notula rapat sebelumnya. Selain notifikasi singkat dan agenda, Anda
harus menyertakan notula rapat sebelumnya yang relevan dengan topik yang akan
 dibahas. Jika perusahaan atau organisasi Anda tidak memiliki notula, cek lagi dengan
manajer untuk mengetahui apakah ada data tambahan atau informasi latar belakang
yang ingin dikirimnya bersama notifikasi.
 Jika perusahaan atau organisasi tidak memiliki kebijakan untuk membuat notula,
mungkin karena tidak ada orang untuk membuatnya, pertimbangkan untuk
mengubah kebijakan tersebut atau paling tidak merekam rapat. Dokumentasi akan
membantu tiap personel mengacu pada kesepakatan dan ide yang dibahas pada
rapat sebelumnya, serta mengikuti apa yang terjadi di rapat jika mereka
berhalangan datang
4. Bagikan semua dokumen. Minimal seminggu sebelum rapat dijadwalkan, kirim semua
dokumen yang diperlukan kepada semua peserta dan personel lain yang relevan. Lakukan
sesuai protokol perusahaan. Untuk rapat formal atau perusahaan besar, Anda mungkin
perlu mengirim dokumen cetak, sementara untuk perusahaan kecil atau rapat informal,
rapat tim dapat diatur via surel.
5. Kumpulkan perlengkapan yang diperlukan. Banyak rapat yang memerlukan
perlengkapan dan materi lebih daripada meja, kursi, kertas, dan pulpen. Beberapa rapat,
khususnya di perusahaan besar atau yang melibatkan presentasi data dan multimedia lengkap,
membutuhkan perlengkapan khusus, seperti proyektor, layar, penunjuk laser, mikrofon, kabel,
atau pelantang audio.[4] Anda harus mengumpulkan materi dan peralatan sebelum rapat untuk
memastikan semua berfungsi dan siap digunakan pada waktunya.
6. Siapkan ruangan. Selain mengatur perlengkapan, Anda juga harus memastikan
ruangan kondusif dan memungkinkan semua orang memperhatikan rapat. Misalnya,
pastikan ada cukup kursi, air minum sudah disiapkan dan dapat dijangkau, dan suhu
serta sirkulasi udara sudah nyaman. Pertimbangan tersebut memang mendetail, tetapi
studi menunjukkan bahwa hal-hal kecil seperti suhu ruangan berdampak besar pada
suasana hati dan konsentrasi
 Sesuai protokol perusahaan, mungkin perlu menyediakan camilan atau minuman
panas untuk peserta. Pastikan dahulu dengan manajer agar bisa menyediakan
semua yang peserta rapat butuhkan.
Contoh-Contoh Surat Yang dibutuhkan dalam persiapan rapat diantaranya
1. Surat Undangan rapat merupakan surat resmi yang berisi ajakan untuk mengikuti
sebuah rapat (meeting), khususnya apabila rapat yang hendak digelar bersifat penting.
2. Agenda Rapat adalah susunan daftar mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan
dibahas dalam rapat.
3. Notulen Rapat adalah catatan singkat atau pokok-pokok yang dibicarakan dalam sebuah
rapat.
4. Susunan Acara Rapat merupakan rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topic-topik
dalam agenda rapat.
5. Daftar hadir rapat memuat nama peserta rapat, jabatan, dan tanda tangan. Juga
memasukan judul acara, hari&tanggal, waktu, agenda, dan tempat.