Menganalisis Perabot Kantor (Office

Furniture)
Menganalisis perabot kantor (office furniture) - Beberapa sarana dan prasarana yang harus
disediakan dalam kantor adalah perabot kantor. Perabot kantor mutlak diperlukan untuk
dapat bekerja dengan baik karena sifat dari perabot kantor adalah membantu pelaksanaan
tugas pekerjaan kantor.

Menganalisis Perabot Kantor (Office Furniture)

Diperlukan pula adanya pertimbangan-pertimbangan yang tepat dalam memilih perabot
kantor yang sesuai kebutuhan guna mendukung pekerjaan kantor terlaksana dengan
optimal dan agar perabot kantor bisa tertata dengan rapi sehingga tidak mengganggu
aktivitas perkantoran demi tercapainya efektifitas dan efisiensi kerja.

Pada bab ini Anda akan mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan perabot kantor seperti
definisi perabot, macammacam perabot, standarisasi perabot dan kriteria dalam memilih
perabot kantor agar Anda dapat memilih perabot kantor dengan tepat, pelajarilah materi
dengan sungguh-sungguh!

Ruang kantor
Setelah mempelajari materi tentang regulasi sarana dan prasarana kantor diharapkan
peserta didik mampu Menjelaskan definisi perabot kantor, Menguraikan macam-macam
perabot kantor, Menguraikan standarisasi perabot kantor, Memilih perabot kantor dengan
tepat sesuai kebutuhan.

Perabot kantor menjadi kebutuhan yang harus disediakan karena perabot kantor
merupakan bagian dari sarana dan prasarana perkantoran yang digunakan untuk
mendukung kinerja agar aktivitas perkantoran dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan
kantor dapat tercapai.

1. Definisi perabot kantor

Perabot kantor, dalam bahasa Inggris disebut office furniture, adalah benda-benda kantor
yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata
usaha. Perabot diartikan sebagai barang yang dipergunakan sebagai tempat duduk, tempat
menulis, tempat menyimpan alat dan bahan dan sebagainya.

Drs. The Liang Gie (1986:153) dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran,
mengemukakan bahwa perabot kantor merupakan bagian dari perbekalan kantor.
Perbekalan kantor sendiri merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu
atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di
tempat.

Baca juga: Menganalisis Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

2. Macam-macam perabot kantor

Perabot kantor terdiri atas beberapa macam yaitu meja kantor, kursi kantor dan lemari
kantor. Berikut adalah penjelasannya

a. Meja kantor

Meja merupakan perabot kantor yang bentuknya datar, masing-masing sudut disokong oleh
empat buah kaki meja. Fungsi meja untuk alat kegiatan menulis dan membantu pekerjaan.

1) Jenis-jenis meja kantor

Meja kantor terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut :

1. Meja besar atau sering disebut meja satu biro adalah meja kantor yang digunakan untuk
pimpinan atau direktur perusahaan. Meja ini mempunyai ukuran lebih besar dibandingkan
meja kerja pegawai, umumnya meja ini bagian depannya tertutup. Meja besar ini biasanya
mempunyai bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai
jabatan penting.

Meja satu biro

2. Meja sedang atau disebut dengan meja setengah biro adalah meja kantor yang biasanya
digunakan untuk kepala bagian atau personalia.
 Meja setengah biro
3. Meja biasa adalah meja kantor yang digunakan untuk para karyawan atau pegawai biasa.

4. Meja khusus adalah meja kantor dengan ukuran dan desain khusus digunakan untuk
pekerjaan tertentu seperti insinyur, desainer dan lain-lain.

meja komputer
5. Meja rapat adalah meja kantor yang khusus digunakan untuk kebutuhan rapat. Dimana
ukurannya disesuaikan dengan ruangan dan jumlah orang yang mengikuti rapat. Ada
banyak jenis meja ini, ada yang khusus untuk pertemuan kecil dan ada juga yang khusus di
desain untuk pertemuan besar dengan jumlah orang yang banyak.

Meja rapat
6. Meja resepsionis adalah meja kantor yang digunakan untuk menerima tamu ataupun
untuk dijadikan tempat memberi informasi yang berhubungan dengan kantor.

Meja resepsionis
7. Meja samping adalah meja kantor yang digunakan oleh seorang sekretaris dan pimpinan
agar memudahkan komunikasi pekerjaan, meja ini biasa disebut meja return.

b. Kursi kantor
Perabot lain yang pasti ada di kantor dan dibutuhkan adalah kursi. Kursi kantor memiliki
beberapa macam yaitu :

1) Kursi kantor eksekutif adalah kursi kantor yang digunakan untuk para petinggi seperti
direktur, atau kepala kantor. Kursi ini biasanya terbuat dari bahan yang kokoh dan nyaman
dengan jok berbahan kulit.

Kursi kantor eksekutif

2) Kursi kantor manajerial adalah kursi kantor yang digunakan oleh para manajer dan
tampilannya tidak semewah kursi kantor eksekutif

3) Kursi kantor rapat adalah kursi kantor yang digunakan untuk keperluan rapat dan
biasanya dilengkapi dengan sandaran lengan.
4) Kursi kantor tamu adalah kursi kantor yang digunakan oleh para tamu yang datang
berkunjung. Untuk kursi tamu di ruangan, kursi tersebut dapat berupa kursi kayu berlengan
ataupun berbentuk sofa untuk memberikan kesan yang lebih formal

Kursi tamu kantor

5) Kursi kantor tunggu adalah kursi yang ditempatkan di ruang tunggu dan diperuntukkan
bagi tamu yang datang berkunjung. Kursi tunggu biasanya terbuat dari besi atau plastik
keras dan dibuat memanjang

Kursi tunggu
6) Kursi kantor lipat adalah kursi kantor yang digunakan saat mengadakan rapat atau
kegiatan yang mempertemukan karyawan dalam jumlah banyak sekaligus. Sesuai dengan
namanya, kursi ini dapat dilipat ketika sedang tidak digunakan. Selain fleksibel, jenis kursi
yang satu ini tidak akan memakan banyak tempat
 Kursi lipat
c. Lemari kantor

Lemari kantor merupakan tempat yang digunakan untuk menyimpan beraneka macam
barang. Macam-macam lemari kantor berdasarkan kegunaannya yaitu sebagai berikut :

1) Lemari rak adalah lemari kantor untuk menyimpan segala macam dokumen yang
dimasukan ke dalam map atau ordner, laporan yang sudah dibendel.

Lemari rak
2) Lemari warkat adalah lemari kantor yang digunakan untuk menyimpan warkat dalam
bentuk lembaran kertas. Dokumen tersebut biasanya disimpan terlebih dahulu di dalam
map sebelum dimasukkan ke dalam lemari warkat. Lemari warkat biasanya di gunakan
untuk menyimpan warkat yang belum diolah.
3) Lemari Brankas (Cash-box) adalah lemari kantor untuk menyimpan uang dan surat
berharga lainnya.

Cash-box
4) Filing Cabinet adalah lemari kantor yang digunakan untuk menyimpan arsip atau
dokumen yang masih bersifat aktif. Filling cabinet terbuat dari bahan besi.

Filling cabinet yang digunakan di

kantor
5) Rotary Filing System (Alat Penyimpanan Berputar) adalah lemari kantor yang semacam
filing cabinet tetapi dapat dilakukan secara berputar sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Rotary terbuat dari bahan yang
kuat seperti logam atau besi.

6) Laci – Laci Kartu adalah lemari kantor yang bentuknya semacam lemari rak dengan laci
yang lebih kecil daripada laci filing cabinet.
7) Tickler File adalah lemari kantor berbentuk kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja
untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti
lembar pinjam arsip, atau kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

Namun demikian, tickler file bisa digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu
perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.
Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

8) Cardex (Card Index) cabinet adalah lemari kantor yang digunakan untuk menyimpan
kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang yang
terbuat dari bahan besi baja. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu indeks.

Cardex

3. Standarisasi perabot kantor

Standarisasi merupakan pedoman dalam menetapkan dan menerapkan ukuran serta

bentuk yang sesuai dengan kebutuhan dan penataan letaknya agar tidak mengganggu
aktivitas perkantoran.

Oleh sebab itu diperlukan adanya standarisasi perabot kantor sebagai pedoman yang
dipakai sebagai ukuran baku perabot kantor, berikut ini akan diuraikan standarisasi dari
berbagai perabot kantor:

a. Meja,
 Contoh meja kantor sesuai standar
Berikut ini standarisasi ukuran meja kantor

1. Meja besar atau meja satu biro mempunyai ukuran panjang = 121,5 cm, lebar = 71-80
cm dan tinggi = 74 cm. Meja kantor yang mempunyai ukuran 150 cm keatas dapat di
kategorikan sebagai meja kantor 1 biro. Meja kantor satu biro dapat memiliki satu
atau dua laci gantung di mejanya
2. Meja sedang atau disebut dengan meja setengah biro mempunyai ukuran panjang =
96,5 cm, lebar 71 cm dan tinggi = 74 cm. meja kantor setengah biro biasanya tidak
terdapat laci gantung di mejanya.
3. Meja biasa mempunyai ukuran panjang = 120 cm, lebar = 70-72 cm dan tinggi 75 cm.

Meja kantor yang baik seharusnya memenuhi kriteria atau persyaratan antara lain sebagai
berikut:

1. Permukaan meja tidak mengkilat. Permukaan yang mengkilat bisa mengganggu

mata pengguna saat menggunakan karena silau oleh pantulan cahaya yang muncul
dari permukaan meja maka pilihlah warna yang lembut
2. Luas meja tidak berlebihan. Permukaan meja yang terlalu luas biasanya akan
dijadikan tempat menumpuk berkas yang seharusnya dapat disimpan pada lemari
atau rak
3. Permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, di bagian bawah sediakan
kurang lebih 40 cm ruang terbuka agar sirkulasi udara keluar masuk dengan baik dan
memudahkan membersihkan lantai

Standarisasi meja kantor umumnya dipakai ukuran tinggi kurang lebih 0,75 yaitu yang dapat
membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk
di atas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.

b. Kursi
BACA JUGA
  Menganalisis Tata Ruang Kantor (Office Layout)
 Menerapkan Penataan Interior Kantor (Office Arrangement)
 Soal dan Jawaban OTK Sarpras Kelas 11 Semester 1
Pemilihan kursi kantor juga harus memperhatikan standar sebagai kursi ergonomis. Kursi
ergonomis adalah kursi kerja yang dirancang secara khusus untuk menjaga postur dan
menghindari risiko cedera punggung yang disebabkan karena duduk berjam-jam di depan
komputer ataupun menyelesaikan pekerjaan lainnya.

Kursi ergonomis yang baik akan meningkatkan kenyamanan dan produktivitas kerja
penggunanya. Berbagai tipe, ukuran dan desain kursi ergonomis tersedia banyak pilihan
dengan harga yang bervariasi. 

Tidak mudah untuk menentukan jenis kursi yang terbaik, karena hal tersebut tergantung
pada kebutuhan spesifik masing-masing pengguna yang berbeda satu sama lain. Rodney K.
Lefler, DC dari Spine-health.com menyebutkan tujuh kriteria umum yang harus diperhatikan
dalam memilih kursi kerja untuk memenuhi standar sebagai kursi ergonomis yaitu :

1. Ketinggian tempat duduk berkisar antara 16 - 21 inci (40 - 53 cm) dari lantai, dan
harus dapat disetel oleh pemakai (adjustable).
2. Lebar dan kedalaman tempat duduk. Standar lebar jok kursi adalah 17 - 20 inci (43 -
51 cm) dengan kedalaman (selisih tinggi dari bagian depan hingga bagian yang
menyangga pantat pada tempat duduk/jok) antara 2 - 4 inci (5 - 10 cm).
3. Memiliki setelan penyangga pinggang sesuai kebutuhan spesifik masing-masing
pengguna
4. Sandaran punggung (backrest) dengan lebar antara 12 - 19 inci (30,5 - 48,2 cm)
5. Material lapisan kursi dari bahan yang berpori dan dapat mendukung sirkulasi udara
sehingga tidak menimbulkan efek negatif apabila digunakan dalam waktu lama
6. Sandaran lengan (armrest) yang dapat disetel
7. Penyangga putar kursi harus dapat memutar dengan mudah sehingga pengguna
dapat meraih sesuatu tanpa harus terlalu merentangkan tubuhnya dengan sudut
yang dapat memicu terjadinya cedera.

Syarat kursi kantor yang baik menurut Ralph Barnes kursi yaitu sebagai berikut :

1. Bentuk dan lebar kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang

2. Kursi mempunyai penyangga belakang/sandaran
3. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya tanpa harus pengguna turun dari kursi dan
telapak kaki dapat menapak dengan nyaman di lantai
4. Kursi dibuat secara kokoh

Standarisasi untuk kursi kantor di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 meter. Adanya
standarisasi kursi kantor mempunyai tujuan untuk mendukung posisi tubuh agar pengguna
merasa nyaman dalam bekerja.
c. Lemari

Berikut ini adalah standarisasi ukuran lemari kantor :

1. Lemari rak pada umumnya berukuran lebar = 240 cm, dalam = 40 cm, dan tinggi =
174 cm, bahan terbuat dari kayu
2. Lemari warkat mempunyai ukuran lebar = 95 cm, dalam = 50 cm, dan tinggi 184 cm.
lemari warkat berbahan kayu jati/besi/yang setara. Lemari warkat mempunyai
volume antara 0,5 meter kubik dampai 1 meter kubik adalah termasuk lemari
golongan B sedangkan yang lebih besar dari itu termasuk golongan A dan Lebih kecil
dari golongan B disebut golongan C.
3. Filing Cabinet mempunyai standar ukuran lebar = 95 cm, dalam = 50 cm, dan tinggi =
185 cm, bahan terbuat dari besi baja. Pada umumnya filling cabinet memiliki rangka
dengan tebal mulai dari 0.6 mm hingga 0,8 mm. Ketebalan ini menentukan
kekuatannya serta kapasitas arsip yang dapat disimpan.
4. Lemari brankas (cash-box) pada umumnya berukuran 200 X 160 X 90 MM, bahan
terbuat dari besi dan terdapat sekat yang memisahkan cash dengan cash lain
sehingga m empermudah pembagian
5. Rotary Filing System mempunyai standar ukuran lebar = 83 cm, dalam = 86 cm, dan
tinggi = 220 cm, bahan terbuat dari besi. 6 Tickler File pada umumnya berukuran
kurang lebih 10 x 15 cm

4. Kriteria pemilihan perabot kantor

Untuk memilih perabot kantor yang tepat diperlukan pertimbangan yang baik terutama
mengenai nilai guna dan waktu pemakaian. Memilih perabot kantor yang tepat akan dapat
menunjang pekerjaan kantor secara optimal.

Dalam memilih perabot kantor, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu
sebagai berikut:

1. Perhatikan luas ruangan atau luas lantai, agar tidak mengganggu ruang gerak
karyawan.
2. Tentukan jenis perabot yang dibutuhkan
3. Pilih perabot kantor yang memiliki fungsi sesuai dengan yang dibutuhkan
4. Perhatikan desain maupun model, guna memenuhi kenyamanan sekaligus
keperluan.
5. Perhatikan pilihan corak maupun warna untuk bisa menyatu dengan ruang kantor
(faktor estetika)
6. Perhatikan kualitas perabot kantor, mulai dari bahan dasar sampai daya tahan
7. Pahami bentuk perawatan pada perabot kantor agar dapat digunakan di masa yang
akan datang
8. Pastikan telah mengetahui penawaran harga perabot kantor secara rata-rata.
Perlu berhati-hati dalam memilih perabot kantor, bukan hanya melihat dari segi harga, akan
tetapi juga bagian lain-lainnya karena saat ini semakin banyak penyedia perabot kantor. Hal
tersebut pastinya akan ada banyak opsi pula yang harus diperhatikan ketika akan memilih
dan membelinya.

Sampai pada akhirnya ditemui adanya perabot kantor yang benar-benar cocok, sesuai
dengan anggaran kantor serta nyaman setiap kali difungsikan. Memilih perabot kantor
dapat dispesifikkan lagi berdasarkan dengan jenisjenisnya.

Adapun macam-macam pilihan bersangkutan antara lain sebagai berikut:

1) Meja dan Kursi Kantor

Perabot kantor berupa meja yang berfungsi sebagai alas kerja tentu perlu memilih yang
teksturnya halus dan nyaman sehingga proses penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan
secara secara maksimal tanpa terkendala oleh adanya meja yang kurang menunjang.

Terlebih lagi, pada perangkat tersebut dapat diperhatikan atas kelengkapan komponen
lainnya. Seperti contohnya pada laci, penutup di bagian depan serta samping kanan
maupun kiri. Begitupun dengan perabot kantor berupa kursi, biasanya kursi kantor biasanya
dipilih yang empuk serta mempunyai roda untuk memudahkan perpindahan dari satu titik
ke titik lainnya.
Kursi tidak hanya digunakan untuk karyawan tetapi juga pada alas duduk untuk para tamu.
Dimana saat ada tamu datang berkunjung ke kantor maka sang tamu tersebut dapat duduk
dengan nyaman.

2) Lemari Kantor

Lemari merupakan salah satu perabot kantor yang difungsikan untuk meletakkan,
menyimpan sekaligus menjaga dokumen-dokumen dalam bentuk buku maupun lembaran
yang sudah dibuat dari waktu ke waktu dan nantinya bisa digunakan sebagai acuan untuk
membuat strategi-strategi baru. Model dari lemari kantor beraneka ragam, ada yang
terbuka dan ada pula yang tertutup, tinggal memilih berdasarkan kebutuhan di kantor.

Kalau ingin memilih lemari yang berkualitas, maka sebaiknya harus mengetahui dulu
tentang kriteria lemari yang bagus yaitu sebagai berikut :

1. Ukuran dan model lemari kantor, disesuaikan pula dengan luas ruangan kantor.
2. Pilih lemari dengan bahan yang berkualitas
3. Pilih lemari yang mempunyai fitur keamanan, misalnya kunci atau fitur lain seperti
anti api dan air
4. Pilih lemari kantor yang multifungsi, misalnya selain bisa digunakan untuk
menyimpan arsip, juga bisa menggunakannya untuk keperluan lain
 LEMBAR PRAKTIKUM

Judul :
Mengukur luas meja kantor

Tujuan:
Mampu mengukur luas meja kantor dengan benar dan tepat

Peralatan dan bahan

1. Alat ukur
2. LCD Projector
3. Laptop
4. Whiteboard
5. Spidol whiteboard

Petunjuk Kegiatan Praktek

1 Lakukan kegiatan praktik dengan hati-hati dan memperhatikan K3!
2 Jaga kebersihan lingkungan praktik dan alat praktik!
3 Setelah selesai, kembalikan peralatan praktik ke tempat semula dengan rapi!

Langkah Kerja
1 Siapkan alat ukur dan alat tulis kantor
2 Lakukan pengukuran meja yang ada di ruang tata usaha dengan benar
3 Tuliskan hasil pengukuran

CAKRAWALA

Perabot yang dimiliki harus dijaga dan dirawat dengan baik agar perabot kantor tahan lama
atau awet dalam penggunaannya. Namun seringkali kita melihat beberapa kursi kantor
yang sudah lagi tidak berfungsi karena rusak pada bagian kaki dan mengelupasnya kulit jok
pada kursi kantor tersebut. 

Apabila dirawat dan dijaga dengan baik penggunaan kursi tersebut dapat lebih berusia lama
dan akan selalu nampak seperti perabot baru. Dalam melakukan perawatannya memang
tidaklah mudah diperlukan ketelatenan, apalagi untuk kursi yang berbahan dasar kulit.

Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa digunakan untuk merawat kursi kantor :

1. Jangan duduk di lengan kursi karena itu tidak didesain untuk menopang berat tubuh
dan akan menimbulkan lengkungan akibat dari beban berat badan yang ditanggung
atau bahkan kursi menjadi patah.
 2. Perhatikan bahan dari kerangka kursi, apabila yang berbahan kayu maka harus
menjaga dari benturan keras sehingga akan menimbulkan cacat atau bekas pada
kursi.
3. Hindari tumpahan cairan pada kursi kantor seperti kopi ataupun teh, apabila
memang sudah terlanjur maka panggilah jasa pembersih kursi untuk
membersihkannya. Cara itu bisa digunakan agar kursi anda tetap bersih dan awet
penggunaannya.
4. Jika kursi kantor dirasa banyak debu bersihkanlah dengan vacum clenear agar tidak
menyisakan debu yang semakin menumpuk banyak.
5. Jangan menggunakan kursi sebagai pijakan kaki untuk menjangkau ketinggian
6. Agar kursi juga terawat biasakan jangan menyeret kursi akan lebih baik
mengangkatnya jika akan memindahkan kursi tersebut.

Penggunaan kursi yang tidak sesuai

RANGKUMAN

1. Perabot kantor diartikan sebagai benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat
dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
2. Macam-macam perabot kantor terdiri dari meja kantor, kursi kantor dan lemari
kantor
3. Standarisasi merupakan pedoman dalam menetapkan dan menerapkan ukuran serta
bentuk yang sesuai dengan kebutuhan.
4. Terdapat standarisasi ukuran untuk perabot kantor berupa meja kantor, kursi kantor
dan lemari kantor.
5. Meja dan kursi kantor yang baik mempunyai beberapa syarat yang harus terpenuhi.
6. Diperlukan kriteria dalam memilih perabot kantor yang sesuai kebutuhan, anggaran
dan membuat nyaman pengguna sehingga tidak menghalangi aktivitas perkantoran.
Demikian pembahasan kita mengenai menganalisis perabot kantor (office furniture) dalam
mengotomatisasi tatakelola perkantoran. Semoga bisa membantu.