SURAT
NIAGA
Korespondensi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
rahmat-Nya sehingga bahan ajar tentang Surat Niaga pada mata pelajaran
Korespondensi yang disusun untuk siswa/i SMK Kelas X Bidang Keahlian OTKP
ini dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dan tepat waktu.
Bahan ajar ini disusun dengan tujuan utama agar siswa/i dapat mencapai
kompetensi dasar yang telah ditentukan yaitu menganalisis surat niaga. Di dalam
bahan ajar ini dipaparkan secara singkat dan jelas materi pembelajaran serta
dilengkapi pula dengan evaluasi yang akan mendukung ketercapaian kompetensi
dasar sesuai dengan yang diharapkan.
Penyusun meyakini bahwa dalam pembuatan bahan ajar ini masih jauh
dari sempurna. Oleh karena itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang
membangun guna penyempurnaan modul ini di masa yang akan datang. Akhir
kata, penyusun mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung.
Korespondensi
DAFTAR ISI
I
KATA PENGANTAR .............................................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................................. ii
PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1
A. Deskripsi Umum .................................................................................................. 1
B. Prasyarat ............................................................................................................... 1
C. Petunjuk Penggunaan Modul ................................................................................ 1
D. Kompetensi Inti .................................................................................................... 2
E. Kompetensi Dasar ................................................................................................. 3
F. Capaian Pembelajaran ........................................................................................... 3
G. Peta Konsep .......................................................................................................... 4
KEGIATAN BELAJAR ............................................................................................ 5
A. Materi pokok ........................................................................................................ 5
B. Rangkuman ........................................................................................................... 22
UJI KOMPETENSI.................................................................................................... 23
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 25
Korespondensi
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI UMUM
Kompetensi surat niaga merupakan salah satu kompetensi yang harus
dikuasai oleh peserta didik pada program keahlian Otomatisasi Tata Kelola
Perkantoran. Bahan Ajar ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk
kompetensi dalam menguraikan cara membuat surat niaga yang baik dan benar.
Bahan Ajar ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khususnya yang bergerak
dibidang Administrasi Perkantoran.
B. PRASYARAT
Sebelum mempelajari bahan ajar ini peserta didik harus memiliki kemampuan
awal atau penguasaan tentang ketentuan – ketentuan pokok dalam surat niaga.
1
Korespondensi
2. Guru
a) Informasikan bagaimana mengunakan bahan ajar dengan benar, cara
pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan
waktu yang dibutuhkan untuk mempelajari bahan ajar ini.
b) Berikanlah bimbingan kepada peserta didik apabila mereka mendapati
kesulitan dalam mempelajari bahan ajar ini.
c) Amati dan catatlah kemajuan yang dialami oleh peserta didik dan
berikan umpan balik (feedback) atas pencapaian belajar yang telah
dilakukan oleh peserta didik.
d) Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) berlangsung, tetaplah berada
di dalam kelas.
2
E. KOMPETENSI DASAR
No KompetensiDasar
1 1.1 Mensyukuri sumber daya sebagai karunia Tuhan YME dalam rangka
pemenuhan kebutuhan
2 2.1 Bersikap jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, kreatif, mandiri,
kritis dan analitis dalam mengatasi pembuatan surat pribadi.
3 3.8 Menganalisis Surat Niaga
F. CAPAIAN PEMBELAJARAN
Mengenal surat
niaga
Jenis-jenis surat
niaga
SURAT
NIAGA
Surat
perkenalan
Korespondensi
Dalam dunisa bisnis, keeberadaan surat sebagai sarana alat komunikasi masih
sangat diperlukan meskipun median komunikasi dan teknologi semakin maju.
Sepeti diketahui bahwa tujuan dari perdagangan adalah terjadinya transaksi jual
beli. Proses jual beli tidak berakhir ketika transaksi terjadi.
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang isinya berhubungan dengan penawaran,
jual-beli barang atau jasa sehingga sering disebut sebagai surat dagang atau surat
bisnis. Dengan kata lain, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat seseorang
atau badan usaha untuk mencari keuntungan dari kegiatan bisnis.
Surat niaga dapat bersifat intern maupun ekstern, tergantung situasinya. Dalam
hal intern, surat niaga digunakan untuk hubungan antar pihak-pihak tertentu di
dalam satu perusahaan. Sedangkan dalam hal ekstern, surat niaga digunakan
untuk hubungan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik itu perorangan
maupun badan usaha.
Surat niaga memiliki fungsi penting dalam kelancaran proses perjalanan bisnis
sebuah perusahaan. Beberapa fungsi surat niaga juga dapat disebutkan sebagai
berikut:
6
Korespondensi
Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kegiatan perniagaan
atau jual beli barang/jasa antara pengirim dan alamat tujuan (komunikator dan
komunikan)
Jenis surat niaga tergantung dari isi surat tersebut, antara lain :
a. Surat Perkenalan
Surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk memperkenalkan
diri atau produk (barang/jasa) yang dijualnya. Selin itu surat ini juga berisi
promosi.
Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual
mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Surat ini dapat dibuat
karena calon pembeli tertarik dengan surat perkenalan/iklan/promosi, atau dapat
juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada dasarnya isi surat ini meminta
penjelasan secara rinci tentang berbagai hal yang berhubungan dengan produk
yang akan dibelinya. Yang paling pokok dalam surat ini berisi tentang nama
produk, harga, cara pembayaran dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain
yang dianggap perlu.
c. Surat Penawaran
Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan produk. Isi
pokok surat ini adalah menyampaikan informasi tentang produk yang dijual, baik
berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain. Surat ini dapat dibuat
karena membalas surat permintaan penawaran atau karena kebutuhan sendiri.
Bila sebagai jawaban, maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta
oleh pengirim surat permintaan penawaran.
Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri dengan brosur, daftar
harga.
Korespondensi
d. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual yang isinya
meminta/memesan produk yang akan dibeli. Surat ini dapat dibuat karena
adanya iklan/penawaran yang masuk atau karena kebutuhan. Isinya yang paling
penting adalah menyebutkan nama dan jenis barang yang dipesan berikut
harganya. Juga disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan. Bila
pembayaran menggunakan uang muka yang dikirim melalui bank, maka copy
bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.
Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan/permintaan pembeli,
berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim.
Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat mempersiapkan
diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya hanya dibuat
dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.
Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya. Juga dengan alat
angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ditempat
pembeli. Bila diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen
pengiriman, asuransi dan packing list.
f. Surat Pengaduan
Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan produk
yang diterimanya. Masalah tersebut timbul karena adanya ketidak sesuaian antara
pesanan dengan barang yang diterimanya, misalkan barang rusak, jumlah atau
kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.
8
Korespondensi
Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak ada
masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran sesuai
dengan kesepakatan sebelumnya. Surat ini hanya dibuat bila pembayaran
dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau
dibayarkan secara langsung. Yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :
j. Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli karena pembeli sampai batas
waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga membayar/melunasi
kewajibannya atau dengan kata lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi
surat penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera
melusi/membayar utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini
adalah :
9
Korespondensi
Bila lewat 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga dibayar, maka
penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan bila penagihan kedua juga
tidak mendapat reaksi pembeli, maka dapat dilayangkan surat penagihan ketiga.
Bila penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat
melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila
sampai batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan
dibawa ke pengadilan.
Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena adanya
surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat
penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :
10
Korespondensi
Nomor: 255/IM/IV/2018
Lampiran: –
Hal: Pesanan Barang Elektronik
Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan
untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut :
1. 22 Unit Kulkas
2. 20 Unit Mesin Cuci
3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin
5. 5 Unit AC
Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari
perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima
barang dalam keadaan baik.
Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami
ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sinta Sari
Korespondensi
13
Korespondensi
17
Korespondensi
18
Korespondensi
19
Korespondensi
20
21
Korespondensi
RANGKUMAN
UJI KOMPETENSI
I. PILIHAN BERGANDA
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar dan berikan analisisnya.
3. Berikut ini kalimat penutup isi surat yang paling tepat dalam surat
permintaan penawaran yaitu ...
a. Barang tersebut akan kami bayar setelah kami terima di gudang kami
b. Sudihlah kiranya Saudara mengirimkan selebaran, katalog, dan brosur
barang tersebut
c. Agar Saudara memperoleh informasi yang jelas, bersama ini kami
sampaikan brosur produk tersebut.
d. Demikian penjelasan kai agar Tuan maklum. Kami percaya bahwa Tuan
dapat menerima keputusan ini dengan senang hari.
e. Kami harap sisa pembayaran 50% lagi segera dikirimkan melalui Bank BNI.
Korespondensi
5. CV Anugerah Gusti ingin memesan filling cabinet kepada PT Budi Kayu. Isi
surat pesanan yang selayaknya tidak ditulis oleh CV Anugerah Gusti adalah
....
a. Spesifikasi barang
b. Waktu pengiriman barang yang dikehendaki
c. Cara pembayaran
d. Cara pengiriman barang
e. Ganti rugi atas resiko kerusakan yang mungkin terjadi
Korespondensi
DAFTAR PUSTAKA
Sumber Internet :
https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-niaga.html