1|Page

MENGATUR PERJALANAN BISNIS

MODUL
Untuk memenuhi tugas matakuliah
Pengembangan Bahan Ajar
Yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammas Arief, M.Si

Oleh:
Ririn Saputri 130412616398

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
November 2015

i|Page
 KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya serta
nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan modul ini sesuai
dengan tugas yang diberikan pada mata kuliah “Pengembangan Bahan Ajar ADP”.
Kemudian shalawat serta salam kita sampaikan kepada junjungan Nabi besar Muhammad
SAW kerena telah membebaskan kita dari masa yang gelap gulita hingga ke masa yang terang
benderang ini, serta memberikan pedoman hidup yakni Al-Qur’an dan sunnah untuk
keselamatan umat di dunia.
Ucapan terimakasih dengan setulus hati penyusun sampaikan kepada Bapak Drs. H.
Mohammad Arief, M.Si sebagai dosen pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar
ADP. Kemudian pada semua pihak yang tidak bisa disebut satu-persatu namanya yang telah
membantu dan memberikan motivasi kepada penyusun sehingga modul dengan topik
pembelajaran mengenai “ Mengatur Perjalanan Bisnis” ini dapat terselesaikan. Dan
penyusun berharap semoga semua pihak yang sudah membantu dan memotivasi mendapat
balasan dan amal baiknya dicatat oleh Tuhan Yang Maha Esa.
Semoga penulisan modul ini dapat bermanfaat. Meskipun penulis berharap modul ini
bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun pasti terdapat kekurangan. Oleh karena itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca demi kesempurnaan
modul ini.

Malang, 22 November 2015

Penulis

iii | P a g e
Halaman Sampul.................................................................................................................. i
Kata Pengantar..................................................................................................................... iii
Daftar Isi............................................................................................................................... iv
BAB 1 PENDAHULUAN.................................................................................................... 1
Latar Belakang...................................................................................................................... 1
Deskriptif Singkat................................................................................................................. 2
Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar............................................................................... 3
Relevansi atau Manfaat........................................................................................................ 4
Tujuan Modul....................................................................................................................... 4
Petunjuk Penggunaan modul................................................................................................. 4
BAB II MATERI PEMBELAJARAN.................................................................................. 5
Mengatur Perjalanan Bisnis.................................................................................................. 5
Merencanakan Perjalanan Bisnis.......................................................................................... 5
Macam-Macam Perjalanan Bisnis....................................................................................... 12
Pengaturan Perjalanan Bisnis.............................................................................................. 13
Menyusun Laporan perjalanan Bisnis................................................................................. 15
BAB III EVALUASI........................................................................................................... 18
Maksud dan Tujuan evaluasi............................................................................................... 18
Soal-Soal Latihan dan Evaluasi........................................................................................... 18
Latihan 1.............................................................................................................................. 19
Glosarium............................................................................................................................ 26
Daftar Pustaka..................................................................................................................... 27

iv | P a g e
 BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Selain Tugas Sekretaris pada umunya, terkadang seorang sekretaris juga harus mampu
menangani perjalanan bisnis pimpinan. Tugas mengatur, merencanakan, dan mempersiapkan
perjalanan bisnis bukan pekerjaan yang sulit, tetapi juga tidak mudah. Karena sebagai
seorang skretaris harus mengatur kegiatan pimpinan sedemikian rupa, agar dapat berjalan
dengan baik tanpa hambatan. Hindari terjadinya perbenturan jadwal, jangan sampai emmbuat
kesalahan dalam mengatur pertemuan dengan kolega, sekaligus mengatur supaya pimpinan
memiliki waktu yang cukup untuk beristirahat.
Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain
karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar,
diklat, tender, janji perusahaan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan
social dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan bisnis tersebut, pimpinan tidak
perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi karena adanya administrasi kantor atau
sekretaris, seorang sekkretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah
satunya adalah pengaturan perjalanan bisnis.
Dalam modul ini, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dan tahap-tahap yang
harus dilakukan dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan. Selaain dalam
mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan terdapat hal yang tak kalah penting, yaitu
mengenai penyusunan laporan perjalanan bisnis. Dalam modul ini sudah penulis jelaskan
mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dan perlu untuk dicantumkan dalam penulisan
laporan. Diharapkan modul ini dapat membantu pembaca dalam mendapatkan informasi
mengenai perencanaan hingga pembuatan laporan perjalanan bisnis pimpinan.

B. DESKRIPTIF SINGKAT
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan
melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen itu. Manajemen
sarana dan prasarana adalah kegiatan/usaha yang mengatur dan mengelola semua
peralatan/material terlaksananya suatu proses pendidikan di dalam kantor agar tujuan kantor
atau perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.
Manajemen ini digunakan untuk membantu kelancaran proses pekerjaan. Sebagai
sekretaris kita harus pintar dan cerdas dalam me-manajeri semua hal, terutama management
waktu. Terdapat banyak tugas yang di kerjakan oleh sekretaris. Terutama tugas mengenai

1|Page
urusan atasan. Salah satu tugas sekretaris yang sangat erat hubungannya dengan waktu dan
pimpinan adalah mengatur perjalann bisnis pimpinan.
Dengan begitu banyaknya hal yang perlu diperhatikan dan perlu untuk dipersiapkan
maka seorang sekretaris harus mengetahui segala hal mengenai perjalanan bisnis yang akan
dilakukan oleh pimpinan. Hal ini bertujuan agar perjalanan bisnis yang dilakukan pimpinan
dapat berjalan dengan baik dan lancar serta menghindari hambatan yang mungkin akan
terjadi.

2|Page
KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR MATA PELAJARAN HUMAS DAN
KEPROTOKOLAN SMK KELAS XI SEMESTER GASAL KURIKULUM 2013
KI DAN KD
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran
agama yang dianutnya
2. Mengembangkan perilaku (jujur,
disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong,
kerjasama, cinta damai, responsif, dan pro-
aktif) dan menunjukkan sikap sebagai
bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi
secara efektif dengan lingkungan sosial dan
alam serta dalam menempatkan diri sebagai
cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
3|Page
1.1 Bertambah keimanannya dengan
menyadari hubungan keteraturan dan
kompleksitas alam dan jagad raya terhadap
kebesaran Tuhan yang menciptakannya
1.2 Penerapan penggunaan sarana prasarana
kantor sebagai wujud penerapan nilai-nilai
agama yang dianut
1.3 Meyakini bahwa mengelola sarana dan
prasarana dengan baik adalah salah satu
bentuk pengalaman perintah Tuhan yang
harus dilakukan secara sungguh-sungguh
2.1 Memiliki motivasi internal dan
menunjukkan rasa ingin tahu dalam
pembelajaran, menyiapkan, menggunakan
administrasi sarana dan prasarana
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur,
disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong) dalam
melakukan pembelajaran sarana prasarana
sebagai bagian dari sikap ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu dan
kelompok dalam pembelajaran sehari-hari
sebagai wujud implementasi sikap kerja
2.4 Memiliki sikap proaktif dalam
melakukan kegiatan administrasi sarana dan
prasarana
3. Memahami dan menerapkan 3.1 Mengidentifikasi cara mengatur
pengetahuan faktual, konseptual, prosedural perjalanan bisnis
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, 3.2 Menyusun perencanaan perjalanan
budaya, dan humaniora dengan wawasan bisnis pimpinan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan
peradaban terkait fenomena dan

C. RELEVANSI ATAU MANFAAT

 Sebagai pedoman guru untuk memberikan materi pembelajaran
 Sebagai pedoman agar peserta didik dapat belajar secara mandiri tanpa arahan
atau bimbingan guru
 meningkatkan motivasi dan gairah belajar bagi siswa
 memungkinkan siswa atau peserta didik untuk dapat mengukur atau
mengevaluasi sendiri hasil belajarnya
 Memperjelas dan mempermudah penyajian pesan agar tidak terlalu bersifat
verbal
D. TUJUAN PEMBELAJARAN
- Siswa mampu menjelaskan tentang pemeliharaan dan penyimpanan sarana dan
prasarana
- Siswa mampu mengemukakan tentang pengertian, fungsi dan teknik membuat
laporan
- Siswa mampu menyebutkan hal-hal yang berkaitan dengan sarana dan prasarana
kantor melalui system komputerisasi
- Siswa mampu menggambarkan format-format laporan sarana dan prasarana
- Siswa mampu mengimplementasikan dalam pekerjaan perkantoran

E. PETUNTUK PENGGUNAAN MODUL

1. Bagi Siswa:
Untuk memperoleh hasil belajar secara maksimal, dalam menggunakan modul ini maka
langkah-langkah yang perlu dilaksanakan antara lain :
a. Bacalah dan pahami dengan seksama uraian-uraian materi yang ada pada
masing-masing kegiatan belajar. Bila ada materi yang kurang jelas, siswa dapat
bertanya pada guru atau instruktur yang mengampu kegiatan belajar.

4|Page
 b. Kerjakan setiap tugas formatif (soal latihan) untuk mengetahui seberapa besar
pemahaman yang telah dimiliki terhadap materimateri yang dibahas dalam
setiap kegiatan belajar.
c. Untuk kegiatan belajar yang terdiri dari teori dan praktik, perhatikanlah hal-hal
berikut ini
1. Perhatikan petunjuk-petunjuk keselamatan kerja yang berlaku.
2. Pahami setiap langkah kerja (prosedur praktikum) dengan baik.
3. Sebelum melaksanakan praktikum, identifikasi (tentukan) peralatan dan
bahan yang diperlukan dengan cermat.
4. Gunakan alat sesuai prosedur pemakaian yang benar.
5. Untuk melakukan kegiatan praktikum yang belum jelas, harus meminta
ijin guru atau instruktur terlebih dahulu.
6. Setelah selesai, kembalikan alat dan bahan ke tempat semula
d. Jika belum menguasai level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada kegiatan
belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada guru atau instruktur yang
mengampu kegiatan pembelajaran yang bersangkutan.
2. Bagi Guru:
Dalam setiap kegiatan belajar guru atau instruktur berperan untuk :
a) Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar
b) Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap
belajar
c) Membantu siswa dalam memahami konsep, praktik baru, dan menjawab
pertanyaan siswa mengenai proses belajar siswa
d) Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang
diperlukan untuk belajar
e) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan
f) Merencanakan seorang ahli / pendamping guru dari tempat kerja untuk
membantu jika diperlukan.

5|Page
 BAB II MATERI PEMBELAJARAN
A. MENGATUR PERJALANAN BISNIS
Selain tugasa sekretaris pada umumnya, terkadang seorang sekretaris juga harus
mampu menangani perjalanan bisnis pimpinan. Tugas mengatur, merencanakan, dan
mempersiapkan perjalanan bisnis bukan pekerjaan yang sulit tetapi juga tidak mudah. Karena
sebagi seorang sekretaris harus mengatur kegiatan pimpinan sedemikian rupa, agar dapat
berjalan dengan baik tanpa hambatan. Hindari terjadinya perbenturan jadwal, jangan sampai
membuat kesalahan dengan kolega, sekaligus mengatur supaya pimpinan cukup waktu untuk
istirahat.
KATA KUNCI : Pengelolaan Bisnis, Akomodasi, Transportasi
B. MERENCANAKAN PERJALANAN BISNIS
Perjalanan bisnis perlu direncanakan secara matang agar semua agenda bisnis yang
didapat berjalan lancar. Namun apabila pengaturan perjalanan agak rumit, sebaiknya
sekretaris menghubungi biro perjalanan, namun tanggung jawab tetap pada sekretaris.
Keterangan yang dikumpulkan, antara lain:
- Tujuan Perjalanan;
- Tanggal keberangkatan dan kembalinya;
- Tanggal, waktu dan tempat dengan siapa pimpinan membuat janji;
- Waktu yang dipilih untuk keberangkatan (pagi, siang, sore, atau malam);
- Jenis perjalanan (kelas utama/ekonomi);
- Hotel atau penginapan yang dikehendaki;
- Angkutan yang diperlukan untuk setiap perhentian
Selain itu terdapat beberapa hal yang harus di siapkan dan diperhatikan:
1. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Bisnis
Dokumen yang harus disiapkan dan dibawa oleh pimpinan dalam perajlanan bisnis
sebagai berikut.
a. Surat Tugas/SPJ
Untuk dapat melakukan perjalanan bisnis, pimpinan yang bersangkutan harus
mendapat surat perintah perjalanan bisnis. Surat tugas dikeluarkan oleh
perusahaan/kantor pemerintah yang bersangkutan.
b. Pasport/paspor
Paspor merupakan tanda bukti kewarganegaraan/tanda izin untuk dapat
mengunjungi negara lain, serta memberi perlindungan kepada pemegangnya. Masa

6|Page
 berlaku paspor 5 (lima) tahun dan dapat diperbarui. Paspor dapat diperoleh di kantor
imigrasi setempat dengan persyaratan sebagai berikut.
1) KTP asli yang masih berlaku
2) KK asli yang masih berlaku
3) Akte kelahiran asli
4) Surat nikah bagi yang sudah menikah
5) Surat nikah orang tua (bagi yang belum menikah)
6) 3 (tiga) lembar pas foto terabru berukuran 4x6
7) Paspor lama bagi yang sudah memiliki paspor

Gambar 1 contoh paspor

c. Visa
Visa adalah bukti izin yang di stempel pada lembaran-lembaran paspor untuk
mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu. Terdapat dua macam visa
yang perlu diperhatikan oelh pimpinan dalam melakukan perjalanan bisnis, yaitu
sebagai berikut.
1) Single entry, yaitu visa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke
suatu negara tertentu. Jadi, seseorang yang sudah keluar dari negara itu
maka ia tidak dapat masuk ke negara tersebut tanpa memperbarui visanya.
Jenis visa ini berlaku seakli di negara tertentu.
2) Multiple entry, yaitu visa yang dapat diapkai oleh seseorang untuk dapat
masuk ke negara lain beberapa kali tanpa mempebarui visa tersebut. Hal
ini dapat dilakukan apabila pimpinan melakukan perjalanan bisnis
beberapa kali di negara tersebut.

7|Page
Gambar 2 contoh visa

d. Yellow card (kartu kesehatan)

Yellow card merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan
pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara Indonesia yang akan bepergian ke
luar negeri. Kartu ini dapat dipakai untuk menyatakan bahwa yang bersangkutan
bebas dari penyakit menular, misalnya cacar air, flu burung, demam, dan penyakit
kuning. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara mana pun karena sudah
merupakan ketentuan dan diberlakukan oleh WHO.

Gambar 3 contoh yellow card

e. Fiskal
Fiskal adalah hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan
pengeluaran pemerintah, misalnya, berbagai pajakn dan uatang piutang. Bagi mereka
yang akan keluar negeri dikarenakan pajak keberangkatan yang harus dibayarkan
dibandara.

8|Page
Gambar 4 contoh fiskal

2. Mempersiapkan Keuangan, Akomodasi, dan Transportasi

a. Persiapan Keuangan
Selain uang tunai yang akan dibawa oleh pimpinan, tentunya diperlukan pula
uang tidak tunai. Hal ini menyangkut masalah keamanan dan memudahkan
dalam melakukan pembayaran pada setiap transaksi yang dilakukan. Ada
beberapa alat atau tandabayar yang dipakai selama perjalanan bisnis.
1) Uang Tunai
Biasanya pimpinan memakia uang tunai tersebut dipakai selama
mengadakan perjalanan bisnis. Sebagai seorang sekretaris, Anda dituntut
untuk dapat mengalokasikan dengan tepat, berapa uang tunai yang harus
dibawa pimpinan dan berapa uang dalam bank yang digunakan sebagai
perseiapan apabila digunakan secara mendadak.

2) Kartu kredit (credit card)

Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan/badan lain yang
memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam
batas nilai tertentu menurut persyaratan yang ditentukan.

3) Cek bepergian (travellers cheque)

Travellers cheque ialah alat pembayaran semacam cek yang diciptakan
khusus untuk orang yang bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang
mengeluarkan cek. Cek ini dikeluarkan dalam jumlah tertentu.

9|Page
 4) Letter of credit (L/C)
Surat ini dapat dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana
yang jumlahnya besar selama dalam perjalanannya di beberapa tempat.
Biaya yang digunakan untuk mengeluarkan L/C ini lebih murah dibanding
biaya traveller cheque. Letter of credit ini dikeluarkan atas nama seseorang
yang memintanya dan dengan membubuhkan tanda tangannya maka ia
dapat menukar di bank yang ditunjuk di kota yang dikunjunginya. Setiap
pengambilan di bank, maka bank akan menunjukkan neraca dalam letter of
credit.
b. Persiapan Akomodasi
Akomodasi adalah tempat/hotel/penginapan yang digunakan untuk istirahatan
pimpinan selama mengadakan perjalanan bisnis. Sekretaris dapat memesan
lewat biro perjalanan hotel beserta fasilitasnya yang diperlukan oleh pimpinan,
baik itu menyangkut jenis kamar, kelas yang diinginkan, nomor penerbangan
(estimed time of arrival) atau waktu kedatangan (estimed time of departure).
Hal ini penting agar pihak hotel dapat menjemput pimpinan di bandara kota
tujuan.
Hal yang perlu juga dipikirkan dalam memilih hotel sebagai berikut.
1) Pilihlah hotel/penginapan yang tidak terlalu jauh dari tempat rapat/seminar
yang akan dilakukan oleh pimpinan.
2) Ppilihlah hotel yang senyaman mungkin bagi pimpinan.
3) Pilihlah hotel dengan fasilitas yang lengkap.
4) Biaya penginapan yang digunakan.
Sedapat mungkin berilah keterangan yang selengkap-lengkapnya mengenai diri
pimpinan, seperti nama pimpinan, nomor telepon, alamat tinggal, nama perusahaan,
jenis akomodasi yang diperlukan, perkiraan tanggal meninggalkan hotel, nama kantor,
dan sebagainya. Keterangan ini biasanya digunakan oleh pihak hotel apabila akan
mennjemput pimpinan di bandara.
c. Persiapan Transportasi
Transportasi yang digunakan untuk mengadakan perjalanan bisnis, dapat
dilakukan lewat darat, laut, maupun udara.
1) Transportasi melalui darat
Langkah-langkah yang harus dilakukan apabila menggunakan transportasi
darat, sebagai berikut.

10 | P a g e
 a) Menggunakan kereta api
Untuk sekarang perjalanan melalui kereta api umumnya dilakukan oleh
pimpinan, apalagi pelayanan yang diberikan pleh pihak KAI sekarang
ini semakin representatif. Namun, yang penting sekretaris harus dapat
mempersiapkannya dengan baik, antara lain, menyangkut masalah tiket
dan tempat duduk, adanya penjemputan di stasiun, sediakan bacaan
agar pimpinan tidak jenuh selama perjalanan. Sebelum berangkat cek
kembali semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam
perjalanan.

Gambar 5 contoh transportasi darat (kereta api)

Gambar 6 contoh transportasi darat (bus)

b) Menggunakan travel
Travel merupakan sarana transportasi angkutan antarkota yang dikelola
oleh perusahaan jasa yang melayani konsumen sampai ke tujuan denga
ntarif tertentu. Jasa travel biasanya digunakan apabila jarak perusahaan
dengan tempat tujuan relatif jauh.

11 | P a g e
 c) Menggunakan mobil perusahaan
Biasanya perjalanan bisnis dengan menggunakan mobil
dinas/perusahaan apabila jarak yang ditempuh relatif dekat. Yang
terpenting mobil dalam ondisi baik, bahan bakar cukup, dan sopir siap
mengantar pimpinan.
2) Transportasi melalui udara
Perjalanan bisnis lewat udara hendaknya dipertimbangkan tingkat
efisiensinya. Apabila masih memiliki waktu yang cukup untuk
menyelesaikan suatu urusan dan dapat ditempuh lewat darat, sebaiknya
dilakukan lewat darat karena lebih ekonomis. Namun demikian,
apabila pestise dirasa perlu, untuk menjaga perusahaan dianggap
penting.
a) Periksalah tiket pesawat terbang pimpinan.
b) Periksalah paspor pimpinan apakah masih berlaku dan apakah visa
yang diperlukan sudah ada.
c) Persiapkan keuangan pimpinan, baik itu uang tunai, travellers
cheque, surat kredit bepergian.
d) Periksa semua bawaan pimpinan tidak ada yang tertinggal, baik
iotu mengenai surat-surat, koper, tiket, dan lain-lain.
3) Transportasi melalui laut
Perjalanan dinas lewat laut sekarang jarang digunakan, kecuali jika tempat
yang dituju tidak dapat dijangkau lewat darat. Untuk melakukan perjalanan
dinas dengan melakukan pemesanan dan pembelian tiket.

C. MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS

1. Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :
a. Perjalanan bisnis dalam negeri.
Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi
b. Perjalanan bisnis luar negeri.
Contohnya : antarnegara
2. Ditinjau dari tansportasi

12 | P a g e
 a. Perjalanan lewat darat
b. Perjalanan lewat laut
c. Perjalanan lewat udara
3. Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi:
a. Perjalanan dinas untuk rakernas
b. Perjalanan dinas untuk seminar nasional
c. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
d. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan pelatihan
e. Perjalanan dinas untuk pelatihan
f. Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.
g. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.
h. Perjalanan dinas untuk tender.
i. Perjalanan dinas untuk acara seremonial.
j. Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.

D. PENGATURAN PERJALANAN BISNIS

Dalam mengatur perjalanan bisnis yang dilakukan oleh pimpinan, seorang sekretaris
harus menyusun rencana perjalanan bisnis. Ada beberapa langkuh yang harus dilakukan oleh
seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan bisnis pimpinan, sebagai berikut.
1. Melakukan klarifikasi nama, alamat, dan nomor telepon pada semua perusahaan yang
akan dikunjungan. Hal ini bertujuan apabila pimpinan telah sampai maka dapat segera
menghubunginya.
2. Melakukan klarifikasi terhadap semua orang yang akan ditemui, baik itu menyangkut
nama maupun jabatannya, serta semua informasi mengenai perusahaan tempat mereka
bekerja.
3. Mencari keterangan mengenai politik, letak geografis, keadaan perdagangan, iklim,
adat istiadat pada negara yang akan dikunjungi. Hal ini bertujuan agar sekretaris dapat
mempersiapkan pakaian yang akan digunkan dalam perjalanan.
4. Menentukan maksud dan tujuan dilakukannya perjalanna bisnis.
5. Menentukan waktu keberangkatan, lama perjalanan, jenis transportasi yang akan
digunakan, serta akomodasi yang sesuai dengan pilihan pimpinan.
6. Siapa yang akan ditemui pimpinan selama melakukan perjalanan bisnis.
7. Menentukan pokok pembicaraan.

13 | P a g e
 Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Daftar perjalanan bisnis merupakan perpaduan antara daftar kunjungan perjalanan dan
daftar janji temu. Akan tetapi, daftar janji temu dan daftar perjalanan mempunyai
perbedaan tersendiri. Dalam hal penyiapan, seorang sekretaris harus mampu
mempesiapkan secara terpisah antara daftar janji temu dengan daftra perjalanan.
Daftar perjalanan berisi tentang catatan mengenai hari, tanggal, eaktu keberangkatan,
nama lapangan terbang, stasiun, nomor perbincangan, waktu kedatangan, nama hotel pada
daerah yang dikunjungi, sedangkan daftar janji temu merupakan catatan yang berisi
tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa akan bertemu, di mana, tujuan pertemuan,
dokumen yang diperlukan pimpinan, dan lain-lain yang perlu diingat wajib dicantumkan
di dalam daftar janji temu tersebut.
Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat kita simpulkan bahwa dafta perjalanan
merupakan suatu daftar perincian perjalanan yang berisi tentang jam, tnaggal, hari
keberangkatan, dan kedatangan di tempat tujuan, nama lapangan terbang, stasiun, nomoer
penerbangan, dan nama hotel di daerah yang akan di kunjungi.
Daftar perjalanan bisnis dibuat rangkap 4, denga perincian sebagai berikut.
1. Asli diberikan kepada pimpinan.
2. Tembusan 1 diberikan untuk wakil pimpinan.
3. Tembusan 2 diberikan untuk keluarga pimpinan.
4. Tembusan 3 untuk arsip sekretaris.
Contoh Daftar Perjalangan
Hari/ Waktu Tempat Tipe Waktu Hotel/ Janji Waktu Catatan
Tanggal Keberangkatan Tujuan Angkutan Tiba Penginapan Temu Temu

Beberapa hal yang perlu dilakukan saat persiapan perjalanan bisnis, antara lain:
1. Memeriksa berbagai sarana, dan prasarana yang akan dibawa pimpinan;
2. Memastikan hari, tanggal, dan jam pertemuan dengan rekan bisnis;
3. Memastikan alat transportasi yang akan digunakan;
4. Memastikan adanya penjemputan (jika dibutuhkan);
5. Memastikan semua dokumen yang dibutuhkan lengkap dan tidak tercecer;
6. Mempersiapkan keuangan yang cukup.

14 | P a g e
 E. MENYUSUN LAPORAN PERJALANAN BISNIS
Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari bawahan kepada
atasan, atau sebaliknya. Untuk menyusun laporan tidak hanya dibutuhkan kompetensi dan
kreativitas karena laporan tidak hanya berisi hal-hal yang bersifat informatif, tetapi juga
menentukan gagasan atau pemikiran penyusun laporan.
Untuk membuat laporan diperlukan adanya data dan fakta, yaitu segala kegiatan yang
dilakukan oleh pimpinan selama mengadakan perjalanan bisnis. Data ini biasanya berupa:
1. Kuitansi pembayaran,
2. Bukti pembayaran hotel,
3. Makalah tentang materi pertemuan (bila dibuat secara tertulis),
4. Tiket pesawat (atau transportasi lain yang digunakan),
5. Jadwal kegiatan selama bepergian,
6. Hasil pertemuan.
Teknik menyusun laporan dapat dibuat dalam beragam cara atau model, tetapi yang
penting dari sebuah laporan adalah menyusun atau mendokumentasikan segala kegiatan dari
pimpinan selama melakukan perjalanan bisnis. Beberapa hal yang peru diperhatikan dalam
menyusun laporan perjalanan bisnis adalah:
1) Pembukaan pengumpulan data,
2) Jadwal kegiatan yang dilakukan,
3) Tujuan kegiatan,
4) Laporan akomodasi,
5) Hasil pertemuan,
6) Laporan keuangan, dan
7) Penutup.

15 | P a g e
 1. Perencanaan Isi dan Susunan Laporan
Setelah mengadakan perjalanan bisnis, perlu adanya laporan yang harus dibuat.
Proses kegiatan pimpinan dalam menyusun laporan itu adalah sebagai berikut:
a. Menyusun garis besar laporan, kemudian membuat outline dari hal-hal yang
ingin dicakup secara lebih mendalam.
b. Membuat konsep laporan.
c. Mengolah materi sehingga hasilnya lebih urut dan memriksa kalimat demi
kalimat.
d. Setelah selesai konsep laporan, barulah sekretaris mengetiknya.
e. Pimpinan mengoreksi apakah masih ada kesalahan atau tidak. Jika masih,
maka sekretaris mengetik ulang untuk memperbaikinya.
2. Tata Cara Penyusunan Laporan
Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, harus memerhatikan
prinsip syarat dalam penyusunannya. Di samping itu, juga harus memerhatikan tata
caranya. Pada prinsipnya penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan, pengumpulan
dan penyajian data, sistematika laporan dan penulisan laporan.
a. Tahap Persiapan
Pada tahap ini harus dapat menjawab pertanyaan, misalnya.
1) Apa yang harus dilaporkan.
2) Mengapa hal itu dilaporkan.
3) Kapan laporan itu disampaikan
4) Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung.
Jika semua pertanyaan itu dapat terjawab, maka dapat dirumuskan secara jelas
latar belakan dan masalah laporan, tujuan laporan, target dan waktu laporan, dan data
yang relevan untuk disajikan, begitu pula sumber laporan.
b. Pengumpulan Data dan Penyajian Data
Dalam proses pengumpulan data harus mengacu pada permasalahan dan tujuan
yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain:
1) Data primer, meliputi:
a) Hasil wawancara,
b) Hasil Diskusi,
c) Hasil Pengisian daftar Pertanyaan,
d) Hasil observasi langsung.
2) Data sekunder, meliputi:

16 | P a g e
 a) Data hasil perjalanan dinas pimpinan dan akomodasi dari hotel,
b) Tempat pertemuan,
c) Acara dan transportasi,
d) Dari dalam organisasi, misalnya tentang kepegawaian, keuangan dan lain-
lain.
c. Sistematika Laporan
Pada dasarnya bentuk laporan setiap perusahaan berbeda-beda. Namun sebagai
metode dasar dalam menentukan sistematika penulisan laporan adalah sebagai
berikut.
1) Laporan informatif
a) Pengantar
b) Isi laporan
c) Penutup
2) Laporan rekomendasi
a) Pengantar
b) Isi laporan
c) Rekomendasi
d) Penutup
3) Laporan pertanggungjawaban
a) Pengantar
b) Isi laporan
c) Evaluasi
d) Kesinmpulan
4) Laparan kelayakan
a) Pengantar
b) Rumusan masalah
c) Alternatif pemecahan masalah dan analisa masing-masing alternatif
d) Evaluasi
e) Rekomendasi
d. Penulisan Laporan
Dalam penulisan laporan ini harus mengacu pada sistematika yang telah
ditetapkan sebelumnya, sehingga laporan tersebut tersaji secara urut, mudah
dipahami, dan enak dibaca. Untuk laporan perjalanan bisnis pimpinan dapat dbuat 2

17 | P a g e
 macam laporan, yaitu laporan hasil kegiatan, dan laporan pertanggung jawaban
keuangan.
e. Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan berupa laporan kegiatan dari seluruh hasil kegiatan yang
sudah dilaksanakan pada waktu mengadakan perjalanan bisnis.

BAB III
EVALUASI
A. Maksud dan Tujuan Evaluasi
Evaluasi pembelajaran memilki berbagai tujuan diantaranya adalah untuk :
1. Menentukan angka kemajuan atau hasil belajar pada siswa. Berfungsi sebagai :
a) Laporan kepada orang tua / wali siswa.
b) Penentuan kenaikan kelas
c) Penentuan kelulusan siswa.
2. Penempatan siswa ke dalam situasi belajar mengajar yang tepat dan serasi dengan
tingkat kemampuan, minat dan berbagai karakteristik yang dimiliki.
3. Mengenal latar belakang siswa (psikologis, fisik dan lingkungan) yang berguna baik
bagi penempatan maupun penentuan sebab-sebab kesulitan belajar para siswa, yakni
berfungsi sebagai masukan bagi tugas Bimbingan dan Penyuluhan (BP).
4. Sebagai umpan balik bagi guru, yang pada gilirannya dapat digunakan untuk
memperbaiki proses belajar mengajar dan program remdial bagi siswa.

B. Soal-Soal Latihan dan Evaluasi

Buatlah kelompok dengan masing-masing beranggotakan 2 orang.

Buatlah contoh tabel perjalanan bisnis. Kerjakan bersama teman
kelompokmu, tulis di kertas folio bergaris!

18 | P a g e
LATIHAN 1
A. Berilah tanda silang (x) pada huruf a, b,c, d, atau e di depan jawaban benar!
1. Tanda izin untuk mengunjungi negara lain, serta memberi perlindungan kepada
pemegangnya disebut ...
a. Paspor
b. Visa
c. Yellow card
d. Surat perjalanan dinas
e. SPJ
2. Bukti izin yang distempel pada lembaran-lembaran paspor tertentu yang
digunakan untuk mengunjungi negara tertentu disebut ...
a. Surat tugas
b. Yellow card
c. Surat perjalanan
d. Visa
e. Paspor
3. Visa yang dapat dipakai hanya sekali perjalanan untuk masuk ke suatu negara
tertentu disebut ...
a. Single entry
b. Multiple entry
c. Double entry
d. Triple entry
e. Trio entry
4. Visa yang dapat dipakai beberapa kali tanpa harus memperbarui visa tersebut
disebut ...
a. Single entry
b. Multiple entry
c. Double entry
d. Triple entry
e. Trio entry
5. Masa berlaku paspor ... tahun, dapat diperbarui kembali.
a. 1
b. 3
c. 5

19 | P a g e
 d. 10
e. 20
6. Berikut syarat-syarat untuk mendapatkan paspor adalah ...
a. KTP, KK, rekening listrik, rekening telepon
b. KTP, KK, SK pengangkatan pegawai
c. KTP, KK, slip gaji, kartu golongan darah
d. KTP, KK, pas photo, surat nikah bagi yang sudah menikah
e. KTP, KK, pas photo, slip gaji, SK pegawai
7. Kartu yang dikeluarkan oleh bank/badan lain yang memberikan hak kepada
pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai tertentu disebut ...
a. Travellers cheque
b. Yellow card
c. Fiskal
d. Credit card
e. Letter of credit
8. Berhubungan dengan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah,
sehubungan dengan perjalanan seseorang ke luar negeri disebut ...
a. Fiskal
b. Pasport
c. Visa
d. Yellow card
e. Letter of credit
9. Kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada
warga negara yang akan ke luar negeri sebagai tanda warga negara tersebut tidak
emmiliki penyakit menular disebut ...
a. Fuskal
b. Pasport
c. Visa
d. Yellow card
e. Letter of credit
10. Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan khusus untuk orang yang akan
bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan cek tersebut disebut
...
a. Letter of credit

20 | P a g e
 b. Travellers cheque
c. Giro
d. Fiskal
e. cheque
11. Surat yang dikeluarkan oelh bank apabila seseorang memerlukan dana yang
jumlahnya besar selama dalam perjalannya di beberapa tempat ...
a. Letter of credit
b. Travellers cheque
c. Giro
d. Fiskal
e. cheque
12. Apabila pengaturan perjalanan dinas agak rumit, dan sekretaris mempunyai
banyak pekerjaan di kantor, maka sebaiknya pengaturan perjalanan dinas
diserahkan kepada ...
a. Biro iklan
b. Biro perjalanan
c. Jasa makelar
d. Perwakilan organisasi
e. Kantor cabang
13. Daftar perjalanan dinas pimpinan dibuat rangkap 4, dan untuk yang asli digunakan
kepada ...
a. Wakil pimpinan
b. Keluarga pimpinan
c. Arsip
d. Pimpinan cabang
e. Pimpinan
14. Berikut keterangan yang diperlukan seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan
dinas adalah ...
a. Jenis transportasi, pelayanan hotel, angkutan yang diperlukan
b. Tanggal, waktu, tempat, dengan siapa pimpinan mengadakan pertemuan
c. Tujuan perjalanan, persinggahan, tanggal keberangkatan
d. Waktu yang dipilih untuk pemberangkatan dan kembalinya
e. Semua benar

21 | P a g e
 15. Dalam mempersiapkan dokumen perjalanan, yang perlu dipersiapkan oleh
sekretaris adalah ...
a. Paspor
b. Visa
c. Yellow card
d. Fiskal
e. Semua benar
16. Dalam membuat daftar perjalanan dinas pimpinan, sekretaris membuat 4, yang
tidak harus menerima tembusan dalam daftar perjalanan dinas tersebut adalah ...
a. Pimpinan
b. Wakil pimpinan
c. Arsip
d. Keluarga pimpinan
e. Semua benar
17. Syarat yang tidak diperlukan dalam memilih hotel/penginapan adalah ...
a. Kenyamanan hotel
b. Kelengkapan fasilitas
c. Dekat dengan tempat rapat
d. Mewah dan lux
e. Biaya penginapan
18. Berikut bukan manfaat dari kartu kredit ...
a. Mengurangi pengeluaran uang secara tunai
b. Mempermudah pembayaran
c. Mendapatkan barang dengan cara cepat
d. Menambah prestise pemegang kartu
e. Menambah keinginan untuk selalu berbelanja
19. Sistematika dari laporan rekomendasi adalah ...
a. Pendahuluan, isi laporan, pembahasan, penutup
b. Pengantar, isi laporan, rekomendasi, penutup
c. Pengantar, isi laporan, evaluasi, penutup
d. Pengantar, rumusan masalah, rekomendasi, penutup
e. Pengantar, isi laporan, rekomendasi, evaluasi
20. Berikut yang tidak termasuk fungsi surat tugas adalah ...
a. Memberikan jaminan keamanan

22 | P a g e
 b. Memberikan alamat
c. Menjamin kredibilitas perusahaan yang memberi tugas
d. Memberi jaminan makan secara cuma-Cuma
e. Menghindari terjadinya penipuan
21. Berikut tidak termasuk unsur-unsur dalam surat tugas adalah ...
a. Alamat yang dituju
b. Nama pemberi tugas
c. Nama yang diberi tugas
d. Tujuan penugasan
e. Alamat keluarga
22. Dalam melakukan perjalanan dinas melalui darat disarankan untuk membawa
peta. Fungsi dari peta antara lain ...
a. Menemukan tempat tujuan dengan mudah
b. Sebagai pelengkap dokumen
c. Untuk menghemat biaya
d. Mencari restoran yang murah
e. Memberikan prestise bagi si pembawa
23. 1. Nama perusahaan
2. Nomor telepon dan alamat
3. Nama pimpinan
4. Akomodasi yang diperlukan
5. Perkiraan tanggal akan meninggalkan hotel
Unsur di atas merupakan data pimpinan yang harus diserahkan sekretaris kepada
pihak...
a. Hotel
b. Sekretaris
c. Kantor pos
d. Kantor
e. Manajemen
24. Faktor yang mempengaruhi kerja sekretaris dan menentukan keberhasilannya
adalah ...
a. Kepribadian
b. Hubungan dengan pimpinan dibantu
c. Pengetahuan yang luas berkaitan dengan kesekretariatan

23 | P a g e
 d. Praktik kerja
e. Semua benar
25. Biro perjalanan bertugas ...
a. Mengumpulkan segala keterangan
b. Memberitahukan tentang keberangkatan perjalanan
c. Mempersiapkan dokumen perjalanan
d. Mengatur perjalanan luar negeri
e. Mengatur keuangan
B. Isilah titik-titik dibawah ini dengan singkat dan jelas!
1. Visa yang dapat dipakai beberapa kali tanpa harus memperbarui adalah .....
2. Kartu yang dikeluarkan bank yang memberikan hak kepasa pembawa untuk
memperoleh barang/jasa dalam batas tertentu disebut ....
3. Kartu yang digunakan sebagai bukti bahwa seseorang terbebas dari penyakit
menular adalah .....
4. Pajak yang harus dibayarkan apabila seseorang akan bepergian ke luar negeri
disebut .....
5. Masa berlakunya paspor adalah ..... tahun
6. Urutan pembuatan laporan disebut .....
7. Tanda izin yang dicap pada lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara
disebut .....
8. Laporan yang melaporkan dari penilaian terhadap suatu hal atau dasar pengamatan
sekilas disebut laporan .....
9. Pihak yang berhak memperoleh lembar asli daftar perjalanan dinas pimpinan
adalah .....
10. Alat pembayaran yang digunakan untuk bepergian dan dapat diuangkan pada bank
yang mengeluarkan disebut .....
C. Jawablah pertanyaan berikut dengan jawaban yang benar!
1. Sebutkan syarat-syarat utnuk mendapatkan paspor!
Jawab:
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2. Sebut dan jelaskan macam-macam visa!

24 | P a g e
 Jawab:
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
3. Sebut dan jelaskan macam-macam alat pembayaran yang dapat dipakai selama
mengadakan perjalanan bisnis!
Jawab:
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
4. Sebutkan langkah-langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam mengatur
perjalanan bisnis!
Jawab:
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
5. Sebutkan siapa saja yang menerima daftar perjalann bisnis pimpinan!
Jawab:
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

25 | P a g e
 GLOSARIUM

PASPOR : Tanda bukti kewarganegaraan/tanda izin untuk dapat mengunjungi negara lain,
serta memberi perlindungan kepada pemegangnya. Masa berlaku paspor 5 (lima) tahun dan
dapat diperbarui.
VISA : Bukti izin yang di stempel pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu
negara tertentu dalam waktu tertentu.
YELLOW CARD : Kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk
dipergunakan oleh warga negara Indonesia yang akan bepergian ke luar negeri.
FISKAL : Hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan pengeluaran pemerintah,
misalnya, berbagai pajakn dan uatang piutang.
SINGLE ENTRY : yaitu visa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke suatu negara
tertentu.
MULTIPLE ENTRY : yaitu visa yang dapat diapkai oleh seseorang untuk dapat masuk ke
negara lain beberapa kali tanpa mempebarui visa tersebut.
KARTU KREDIT : Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan/badan lain
yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai
tertentu menurut persyaratan yang ditentukan.
TRAVELLERS CHEQUE : alat pembayaran semacam cek yang diciptakan khusus untuk
orang yang bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan cek.
LETTER OF CREDIT : Surat ini dapat dikeluarkan oleh bank apabila seseorang
memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanannya di beberapa tempat.

26 | P a g e
 DAFTAR PUSTAKA

Atep adya Banata.1996.Bisnis dan Hukum Perdata Dagang. Bandung;Armico

Cut Rozanna,dkk.1999.Surat Menyurat dan Komunikasi.Bandung:angkasa
Juhana Wijaya.2001.Etika Komunikasi kelas 2 Perkantoran.Bandung:Armico
Slamet,dkk.1996.Surat Menyurat jilid 2.Surakarta:Setiaji
Sutrina.2007.Melakukan Negosiasi:Yudistira

27 | P a g e