Petunjuk Umum:
1. Isikan Identitas Anda ke dalam Lembar Jawaban Ujian Nasional (LJUN) yang
tersedia dengan menggunakan pensil 2B sesuai petunjukLJUN.
2. Hitamkan bulatan sesuai dengan Kode Soal dan Paket Soal padaLJUN.
3. Setiap butir soal mempunyai 5 (lima) pilihanjawaban.
4. Periksa dan bacalah soal-soal sebelum Andamenjawab.
5. Hitamkan bulatan pada satu pilihan jawaban yang paling tepat padaLJUN.
6. Laporkan kepada pengawas ujian apabila terdapat lembar soal yang kurang jelas,
rusak, atau tidaklengkap.
7. Tidak diijinkan menggunakan kalkulator, HP, atau alat bantu hitunglainnya.
8. Bila diperlukan, lembar soal dapatdicoret-coret.
9. Tidak ada pengurangan nilai pada jawaban yangsalah.
10. Periksalah pekerjaan Anda sebelum diserahkan kepada pengawasujian.
3. Saat Anda menerima telepon masuk dan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan
sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harusdisampaikan
agar si penelepon tidakkecewa?
A. bapak sedang sibuk tidak bias diganggu!
B. maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang ingin disampaikan?
C. tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk!!
D. lain kali saja bapak telepon lagi!
E. maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi!
5. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi perlu ditegaskan pihak yang berwenang
memberikan tugas kepada masing-masing pegawai, hal ini berhubungan erat dengan
prinsip penyelenggaraan administrasiyaitu….
A. pemusatankoordinasi
B. kekuasaan dan tanggungjawab
C. disiplin
D. kesatuanperintah
6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-3/8
E. pembagiankerja
Pembahasan :
Prinsip penyelenggaraan administrasi yang berdasarkan pada prinsip organisasi adalah sebagai
berikut :
a. Prinsip Koordinasi. Yaitu usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar
tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas
kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari
tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik,
dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.
b. Prinsip kekuasaan dan tanggung jawab. Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi
kekuasaan/wewenanguntukmelaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai
pertanggungjawabannya.
c. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai
seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula
memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
d. Prinsip Rentang Manajemen. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi
seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin
dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan
secara optimal.
e. Prinsip Pembagian Kerja. Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian
tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan
pekerjaan pada suatu unit kerja.
f. Prinsip Tingkat Pengawasan. Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya
pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan
organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan. (Sumber : Modul SMK “Prinsip-
Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran).
Jawaban pilihan : B
9. Pertolongan pertama yang harus dilakukan jika ada pegawai yang tersengatlistrik
adalah ….
A. matikan aliranlistrik
B. berteriak mintatolong
C. berlari karenaketakutan
D. membantu dengan menarikkorban
E. membiarkan karena kita jugatakut
10. Jika Anda membuat laporan keuangan kas kecil maka aplikasi software yangpaling
tepat adalah ….
A. MSAcces
B. MS Word
C. MS PowrePoint
D. MSPublisher
E. MSExcel
11. Berikut ini adalah langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan kebutuhanbarang
….
A. menyiapkan tempat penyimpanan, mengadakan pembelian, menyusun daftar
kebutuhan,menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencanapengadaan
B. mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan, menyusun kebutuhan
biaya, menyusun rencana pengadaan, menyiapkan tempatpenyimpanan
C. menyusun daftar kebutuhan, menyusun rencana pengadaan,
menyusun kebutuhan biaya, mengadakan pembelian, menyiapkan
tempatpenyimpanan
D. mengadakan pembelian, menyiapkan tempat penyimpanan, menyusun daftar
kebutuhan,menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencanapengadaan,
E. menyusun daftar kebutuhan, mengadakan pembelian, menyusun kebutuhan
biaya, menyusun rencana pengadaan, menyiapkan tempatpenyimpanan
14. Dalam penulisan surat baik dinas maupun niaga harus memperhatikan pemilihankata
yang baik, tidak menyinggung perasaan orang. Hal ini termasuk kriteria surat yang ….
A. lengkap
B. sopan
C. jelas
D. menarik
E. Benar
Pembahasan :
15. Setelah menyusun daftar kebutuhan biaya barang habis pakai, maka langkah berikutnyaadalah
A. mengadakanpembelian
B. menyusun kebutuhanbiaya
C. menyusun rencanapengadaan
D. menentukan tempatpembelian
E. menyiapkan tempatpenyimpanan
Pembahasan :
Prosedur penyusunan daftar kebutuhan barang habis pakai :
a. menyusun daftar alat tulis yang disesuaikan dengan kebutuhan rencana kegiatan kantor
b. menyusun perkiraan biaya yang diperlukan dalam pengadaan barang tersebut setiap bulan.
c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, semester atau
tahunan
(Sumber : Buku “Kompetensi Sekretaris Profesional)
16. Jika kita akan menggandakan dalam jumlah banyak dengan harga yang murah,maka
lebih baik menggunakan ….
A. printer
B. photokopi
17. Tugas pencatat sebelum menyerahkan surat tersebut kepada pengarah adalah….
A. memisahkan antara surat dinas danpribadi
B. mencatat surat ke dalam kartukendali
C. menentukan kode klasifikasi dan indekssurat
D. mengambil kartu kendali i sebagai ganti bukuagenda
E. menyerahkan kartu kendali 2 dan 3 serta suratnya kepadapengarah
Pembahasan :
Kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar (Mail Handling). Khususnya bagian
pencatat surat adalah sbb :
a. membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap
Inti maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang
dianggap penting.
b. Pemeriksaan lampiran.
c. Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine)yang merupakan stempel
agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel
agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaaan surat, nomor
agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan petugas agenda.
d. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan
harian untuk surat masuk
Pilihan Jawaban : B
19. Fasilitas yang berisikan informasi e-mail yang tidak diperlukan lagi, baik e-mail yang
telah anda kirim atau e-mail yang pernah masuk ke dalam inbox e-mail anda adalah….
A. trash
B. draft
C. spam
D. inbox
E. sent
Pembahasan :
Trash adalah icon dalam email yang berfungsi untuk mengetahui dokumen2/file yang sudah
tidak perlukan lagi....
20. Seorang dokter yang membuka usaha prakteknya akan sangat tepat jika doktertersebut
memilih sistem penyimpanan data pasien dengan menggunakan ….
A. sistemwilayah
B. sistemtanggal
C. sistemnomor
D. sistemabjad
E. sistem pokokmasalah
21. Alat kearsipan yang berfungsi untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas tebal/
plastik tebal di dalamnya dilengkapi dengan penjepit dari logam untuk menyimpan surat
bersifat sementara adalah….
A. map
B. snelhecter
C. briefordner
D. portepel
E. map tanpadaun
22. Jika dalam sebuah daftar klasifikasi terdapat : 5 masalah utama, 10 submasalah dan30
sub-submasalah maka kebutuhan guide posisi satu dan dua adalah….
A. 5guide
B. 10guide
C. 15guide
D. 40guide
E. 45guide
Pembahasan :
Sistem pengarsipan dokumen berdasarkan subjek (Masalah) harus berpatokan pada daftar
klasifikasi MASALAH UTAMA – SUB MASALAH – SUB SUB MASALAH. Yang jadi
patokan adalah :
a. Jumlah laci yang digunakan harus berdasarkan pada jumlah MASALAH UTAMA di
dalam daftar klasifikasi. Jika MASALAH UTAMA ada 5, maka laci yang dibutuhkan 5
b. Jumlah guide berdasarkan SUB MASALAH yang ada di daftar klasifikasi, jika terdapat
10 sub masalah, maka guide yang dibutuhkan berjumlah 10 guide.
c. Jumlah folder, disesuaikan pada SUB-SUB MASALAH yang terdapat pada daftar
klasifikasi.
6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-9/8
Jawaban pilihan : B
23. Jika dalam sebuah kegiatan wawancara, terdapat gangguan seperti rusaknyaperalatan
perekaman dan listrik yang padam, maka hal yang paling tepat dilakukan adalah ….
A. mencatat hasil wawancara denganlengkap
B. mencari kesempatanlain
C. tidak mencatat hasilwawancara
D. meminjam teman lain setelahselesai
E. mencatat hal-hal yangpenting
25. Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatansistem
penyimpanan yang paling tepat dengan jenis usaha tersebut adalah sistem ….
A. abjad
B. nomor
C. wilayah
D. tanggal
E. pokokmasalah
26. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga negara yang diberikan ijinuntuk
meninggalkan negaranya untuk bepergian ke negara negara asing disebut ….
A. visa
B. fiscal
C. paspor
D. surattugas
E. yellowcard
27. Dalam menentukan informasi yang akan digunakan untuk melakukan perjalanan dinas,
yang harus diperhatikan adalah, kecuali….
A. bertanggungjawab
B. berpengalaman
C. banyakkemudahan
D. terpercaya
E. banyakdiskon
29. Rapat yang bertujuan untuk menyelesaikan suatu persoalan atau masalah yang sedang
dihadapi oleh suatu organisasi adalah rapat….
A. formal
B. terbuka
C. penjelasan
D. perundingan
E. pemecahanmasalah
31. Cara penyusunan notula dengan mencatat seluruh pembicaraan tanpa menghilangkan
atau menguruangi percakapan atau kejadian dalam rapat, merupakan carapenyusunan
….
A. laporan
B. notulaharfiah
C. notularangkuman
D. risalah
E. rangkuman
32. Notula sebagai dokumen rapat harus dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait
dengan rapat tersebut. Cara yang dapat ditempuh dalam pendistribusian notula yang
tempatnya jauh adalah, kecuali….
A. dikirim melalui jasapos
B. dikirim melalui jasapaket
C. dikirim melaluie-mail
D. dikirimlangsung
E. dikirim melalui jasakurir
33. Dana kas kecil yang jumlah/besarnya tetap setiap periode (imprest system)adalah
metode dana….
A. bertambah
B. tetap
C. rata-rata
D. menurun
E. Tidaktetap
35. Bentuk penataan ruang rapat yang paling tepat untuk penyelenggaraan yangjumlah
pesertanya hanya jajaran direksi adalah ….
A. modelkelas
B. modelT
C. modelterbuka
D. modelV
E. model persegipanjang
37. Agar dokumen transaksi keuangan dapat ditemukan dengan cepat dan tepatmaka
penyimpanan dokumen tersebut menggunakan sistem ….
A. abjad
B. nomor
C. wilayah
D. kronologis
E. pokokmasalah
38. Jika pelanggan merasa tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah dikantor
sebaiknya kita ….
A. layani untukberdebat
B. minta maaf saja sudahcukup
C. minta maaf dan kita berikan solusi yangterbaik
D. biarkan saja karena pelanggan tidakteliti
E. melayani dengan setengahhati
2. Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah selanjutnya adalah
mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan dengan menggunakan mesin stensil,
maka printer yang tepat digunakan untuk mencetak adalah…....
a. Printer dotmatriks
b. Printer inkjet
c. Printer laser
d. Printer buble jet
e. Printer laser dan inkjet
Pembahasan :
a. Printer Dot Matrix merupakan printer yang menggunakan pita sebagai alat percetakan. Karena
menggunakan pita untuk menampilkan output ke kertas, hasil percetakan printer dengan dot
matrix agak kasar dan kurang bagus. Dengan menggunakan printer ini, cetakan dapat langsung
dirangkap dengan karbon. Sebab sistem pencetakannya masih menggunakan sistem ketukan.
Berhubung menggunakan pita sebagai sumber warnanya, maka warna yang dapat dihasilkan pun
tidak bervariasi. Hanya hitam, biru, dan merah saja. Dan jarang sekali yang dapat menggunakan
ketiga warna ini secara sekaligus. Resolusi cetaknya masih sangat rendah, karena gambar yang
tercetak akan terlihat seperti titik-titik yang saling berhubungan. Kecepatan kinerja printer jenis
ini diukur dengan jumlah karakter yang bisa dicetak per detik dengan satuan cps (character per
second). Beberapa printer jenis ini berkecepatan 500 cps. Meskipun saat ini teknologi printer
sudah semakin canggih, namun printer dot matrix masih diproduksi. Sebab printer dot matrix
dapat digunakan untuk mencetak dokumen tembusan, yang biasanya digunakan untuk membuat
kwitansi, bon, dan dokumen keuangan lainnya. Printer jenis ini digunakan untuk membuat
naskah/dokumen berupa kertas stensil (stensil paper) yang akan digandakan menggunakan mesin
stensil.
3. Ketika menangani surat yang dikirim melalui e-mail, maka untuk melihat surat masuk adalah
dengan…........
a. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Attachment
b. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Draft
c. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Inbox
d. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Sent
e. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Trash
4. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih
pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi
menerapkan prinsip…......
a. pembagian kerja
b. pendelegasian wewenang
c. tingkat pengawasan
d. kesatuan perintah
e. koordinasi
Pembahasan :
Dalam upaya membangun suatu organisasi yang baik, harus memperhatikan prinsip-prinsip organisasi
sebagai berikut :
a. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam
pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik
itu secara fisik maupun non fisik.
5. Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk membuat laporan
keuangan, perangkat lunak yang tepat digunakan adalah.......
a. Ms. Office Word
b. Ms. Office Excel
c. Ms. Office Power Point
d. Ms. Office Access
e. Ms. Office Publisher
6. Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah ....
a. Undangan rapat
b. Daftar hadir peserta
c. Agenda rapat
d. Makalah
e. Notula rapat
7. Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke Jakarta
yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian kegiatan sebagai berikut: (1) Dari
bandara Cengkareng langsung ke PT Sucofindo untuk menemui Direktur PT Sucofindo pada pukul
08.30, (2) Pertemuan dengan Kepala Dinas Perindustrian DKI Jakarta pada tanggal 5 Maret pukul
11.00 dilanjutkan makan siang, (3) Menjadi pembicara pada seminar nasional “Teknologi
Komunikasi” di Universitas Pembangunan Jaya pada tanggal 6 Maret pukul 10.00-14.00, (4)
Berangkat dari Yogyakarta pukul 06.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA. 235, (5)
Kembali ke Yogyakarta pukul 17.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA.245. Apabila
kegiatan di atas dibuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan, maka urutan yang tepat adalah...........
a. 1 – 2 – 3 – 4 – 5
b. 1 – 3 – 2 – 4 – 5
c. 4 – 1 – 2 – 3 – 5
8. Dari macam-macam dokumen berikut ini yang merupakan dokumen pribadi adalah .......
a. SIM, KTP, akte kelahiran
b. akte kelahiran, surat keputusan, surat perjanjian
c. curiculum vitae, C1, proposal
d. akte jual beli, surat ijin, curiculum vitae
e. surat kelahiran, surat lamaran, check
9. Untuk penyelengaraan rapat yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan. Berikut ini yang tidak
termasuk syarat rapat yang baik adalah ..........
a. partisipasi aktif dari peserta
b. selalu dalam pengawasan pimpinan
c. perdebatan berdasarkan argumentasi
d. suasana terbuka
e. tidak ada monopoli
Pembahasan :
Syarat-syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif,
berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat
berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak
otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
b. Suasana rapat terbuka. Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat
berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap
peserta rapat yang lain.
c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan.
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi
bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu
mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik
secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa
arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
f. Pertanyaan singkat dan Jelas
10. Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani penggandaan
dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama adalah menghidupkan mesin
dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua adalah….......
a. menekan tombol star
b. menekan tombol numeric
c. meletakkan naskah pada kaca
d. menekan tombol exposure
e. menekan tombol off
11. Berdasarkan sumbernya, data keuangan, data pegawai dan data produksi merupakan data yang
menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi. Data tersebut merupakan data .......
a. Primer
b. Sekunder
c. Kontinue
d. Internal
e. Eksternal
Pembahasan :
Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk
dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Data ada
beberapa jenis, antara lain :
1. Data berdasarkan sumbernya. Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua,
antara lain :
a. Data Internal, yaitu data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan
keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.
b. Data Eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi.
2. Data berdasarkan pengolahannya, yaitu : (a) data Primer, (b) data sekunder
3. Data berdasarkan sifatnya, yaitu : (a) Data Kuantitatif, (b) data Kualitatif
4. Data berdasarkan jenisnya, yaitu : (a) data hitung, (b) data ukur
12. ”If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer” maksudnya “apabila
pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah mempunyai pelanggan yang terpuaskan”. Oleh
karena itu harapan/kebutuhan pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan
pelanggan internal adalah…........
a. memperoleh pelayanan yang sesuai
b. pelayanan yang cepat dan tepat
c. mendapatkan pelayanan yang adil
d. mendapatkan pelayanan yang ramah
e. perlakuan terhadap pegawai secara adil
13. Dalam kegiatan penyimpanan arsip, sebelum disimpan surat diberi kode angka 2537, artinya surat
tersebut akan disimpan menurut sistem nomor .........
a. Desimal dewey
b. Terminal digit
14. Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik kepada audience.Perangkat
lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi adalah…....
a. Ms. Office Word
b. Ms. Office Excel
c. Ms. Office Power Point
d. Ms. Office Access
e. Ms. Office Publisher
15. Suatu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM, dalam
pengelolaan arsip lebih tepat menggunakan sistem ........
a. Abjad
b. Masalah
c. Nomor
d. Kronologis
e. Geografis
16. Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar
yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa
tahapan lagi, yaitu orginating – recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing,
retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang
akan diolah merupakan tahapan….........
a. orginating-recording
b. clasifiying
c. sorting
d. communicating
e. reproducing
Pembahasan :
Tahapan-tahapan dalam mengelola data menjadi informasi, antara lain sbb :
a. Orginating – Recording (Pencatatan). Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan
data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau
formulir.
b. Classifiying (Klasifikasi). Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data
yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa
kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan.
c. Sorting (Penyusunan). Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas,
maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan
menurut kode klasifikasinya.
d. Calculating (Perhitungan). Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan–
perhitungan atau disebut Calculating.
17. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode
laci, maka folder yang disediakan sejumlah ...........
a. 500 buah
b. 400 buah
c. 365 buah
d. 265 buah
e. 100 buah
18. Apabila peserta rapat jumlahnya 10 orang, maka penulisan peserta tersebut dalam notula
adalah….......
a. Ditulis namanya
b. ditulis daftar tersendiri dan dilampirkan
c. ditulis nama peserta yang bersangkutan
d. dibuat daftar hadir dan dilampirkan
e. ditulis jumlah dan nama peserta
19. Dalam penanganan surat menurut sistem buku agenda, yang dipergunakan untuk mengantarkan surat
adalah buku .........
a. Agenda
b. Verbal
c. Kleper
d. Ekspedisi
e. Jurnal
20. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan terhadap tamu
atau pelanggan, yaitu….........
a. kontak mata secara langsung
21. Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat banyak,
maka mesin kantor yang tepat digunakan adalah….......
a. Risograph
b. Mesin stensil
c. Mesin fotokopi
d. scanner
e. mesin offset
22. Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri bahasa surat yang
baik adalah .........
a. singkat, jelas, padat, berisi
b. jelas, lengkap, berbobot, sopan
c. jelas, lugas, menarik, sopan
d. singkat, padat, sopan, santun
e. jelas, bermakna, menarik, singkat
23. Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai resepsionis apa yang
harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang bersamaan dan semua ingin dilayani lebih dulu....
a. Segera menyampaikan permohonan maaf
b. Melayani pelanggan yang datang duluan
c. Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu
d. Mendengarkan keluhan pelanggan
e. Dimohon sabar untuk menunggu giliran
24. (1) membuat surat permohonan,(2) surat diserahkan ke bendahara,(3) didistribusikan kepada bagian
yang membutuhkan, (4) diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan
barang, (5) petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang, (6) meminta persetujuan
kepada pimpinan atau kepala,(7) apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk
melakukan pembelian,(8) sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji. Urutan prosedur
pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah…...........
a. 1,2,3,4,5,6,7,8
b. 2,3,4,5,6,7,8,1
c. 1,5,2,6,7,8,4,3
d. 1,2,5,6,7,8,4,3
e. 1,2,7,5,4,3,8,6
Pembahasan :
Prosedur pengadaan peralatan kantor berbeda disetiap organisasi. Pada umumnya, langkah-langkah
pengadaan peralatan kantor di organisasi adalah sbb :
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang.
25. Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang
tepat digunakan adalah….......
a. Stappler
b. Gunting
c. Shredder
d. Cutter
e. Snelhecter
26. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-
map file yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah…...........
a. Lemari
b. Filing Cabinet
c. Laci kartu
d. Locker
e. Cabinet peraga
27. Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat,
pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model ..........
a. Lingkaran
b. Persegi empat
c. Huruf U
d. Workshop
e. Klasikal
Pembahasan :
Model-model rapat (meeting layout) yang dipakai sesuai dengan jenis rapat, antara lain sbb :
a. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat
pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
b. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan
semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah
masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi.
c. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan
juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gaya huruf U.
28. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah guide yang
disediakan adalah ..........
a. 10000 buah
b. 1000 buah
c. 100 buah
d. 50 buah
e. 10 buah
Pembahasan :
Sistem Nomor Decimal Dewey ini ditemukan oleh Melvil Dewey.Dewey membagi permasalahan yang dalam
suatu organisasi kedalam 10 masalah utama (Kode Laci). Setiap masalah utama dibagi 10 sub masalah
(Kode Guide), dan setiap sub masalah dibagi lagi menjadi 10 sub-sub masalah (kode Folder).
Berikut contoh pembagian masalah dengan sistem nomor desimal dewey :
000 HUKUM DAN PERATURAN
100 ORGANISASI
200 MANAJEMEN
300 KEPEGAWAIAN
400 PRODUKSI
500 PERDAGANGAN
500 Permintaan/Penawaran
510 Penawaran/promosi
520 Pesanan
520 Pesanan Rupa-rupa
521 Pesanan beras
522 Pesanan jagung
523 Pesanan gula
524 Pesanan Terigu
525 Pesanan Minyak
526 Pesanan Kedelai
527 Pesanan Kacang tanah
528 Pesanan Kacang Hijau
529 Pesanan Telur
600 KEUANGAN
700 PERBEKALAN
800 CABANG
900 HUMAS
29. Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out
ruangan, ruang lobi dan denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk
memenuhi kebutuhan..........
a. Praktis
b. Fisik
c. Emosional
d. Ekonomis
30. K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran keamanan,
kesehatan dan keselamatan kerja adalah .............
a. setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam melakukan
pekerjaan
b. setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya
c. setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien
d. setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai kebutuhannya
e. untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan
kerja
31. Penampilan diri seseorang hendaknya serasi sesuai dengan ciri dan etika pekerjaan atau
jabatan sehingga menimbulkan daya tarik bagi pelanggan/kolega. Hal yang tidak perlu
diperhatikan oleh karyawan wanita dalam penampilan serasi adalah…......
a. rambut panjang diikat atau disanggul
b. tidak berlebihan dalam menggunakan akseseoris
c. menggunakan make up secara sederhana
d. badan selalu bersih dan tampak segar
e. mengenakan pakaian sesuai selera
32. Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan berbagai macam sarana dan
prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah…..........
a. gedung, mesin fotocopy dan finger print
b. mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil
c. pensil, kertas dan tinta
d. gedung, ruangan dan peralatan
e. lukisan, jam dinding, kalender
33. Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut
disebut system…..............
a. Imprest
b. Fluktuasi
c. Rutin
d. Tabelaris
e. Tepat
34. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi
adalah…........
a. menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan
b. membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
c. mempercepat perkembangan organisasi
d. memberikan pelayanan terhadap staf
e. memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif
36. Untuk mendistribusi dokumen/surat ke unit-unit kerja di lingkungan organisasi, maka peralatan yang
tepat digunakan adalah ..........
a. buku ekspedisi intern
b. stop map folio
c. lembar disposisi
d. map snelhecter
e. buku Ekspedisi ekstern
37. Untuk penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Masalah, banyaknya laci yang disediakan adalah
didasarkan pada banyaknya ..........
a. Masalah utama
b. Masalah pembantu
c. Masalah surat
d. Sub sub masalah
e. Perihal surat
38. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai berikut:...
a. Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan kembali gagang
telepon
b. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, tutup pembicaraan,
letakkan gagang telepon
c. Angkat gagang telepon, siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju,
sampaikan pesan, ucapan trima kasih, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon
d. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, tunggu nada sambung, sampaikan
pesan, tutup pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon
e. Siapkan kertas dan alat tulis, tekan nomor yang dituju, tulis pesan yang disampaikan, sampaikan
pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon
39. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk atau media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.......... Pernyataan tersebut merupakan pengertian
arsip dari .....
a. UU No. 34 tahun 2009
b. UU No. 1 tahun 1971
c. UU No. 23 Tahun 2014
d. UU No. 1 tahun 2009
e. UU No. 34 Tahun 2014
41. Suatu proses menterjemahkan simbol-simbol oleh pihak penerima pesan disebut............
a. Responsif
b. Feedback
c. Encoding
d. Decoding
e. Receiving
42. Melayani pelanggan usia lanjut perlu kesabaran dan perhatian yang lebih, karena pelanggan tipe
seperti ini memiliki ciri............
a. Menyukai hal-hal yang bersifat romantis dan memilih-milih barang
b. Sering menanya barang yang ketinggalan aman dan tidak mudah dirayu
c. Boros dan mudah terpengaruh bujukan pelayanan
d. Keinginan tidak konsisten dan boros
e. Tidak sabar dalam memilih barang dan mudah dirayu
43. Salah satu cara agar menimbulkan kesan positif dan menarik didepan kolega dan pelanggan adalah.....
a. Berpenampilan berbeda dengan pelanggan
b. Berpenampilan bersih dan rapi
c. Menggunakan baju dengan banyak asesoris
d. Berpenampilan lebih dengan bahan baju yang berkualitas tinggi
e. Berpenampilan trendi dengan memakai baju yang modenya sedang in
44. Setiap surat atau dokumen harus ditangani dengan tepat. Prosedur pengurusan surat masuk dalam
sistem kartu kendali adalah.............
a. Penerimaan, pencatatan, pengendalian, pengolahan, penyimpanan
b. Penerimaan, pencatatan, pengarahan, pengendalian, penyortiran
c. Penerimaan, pencatatan, pengetikan, pengarahan, pengolahan
d. Penyortiran, penggandaan, pengendalian, pengolahan, pencatatan
e. Penerimaan, penyortiran, pengolahan, pengiriman dan penyimpanan.
45. Tanggal 22 Februari 2015, Ayu Wulandari selaku staff PT Usaha Taruna menerima surat dari PT
Harapan Makmur. Surat tersebut telah dikirim 5 hari yang lalu. Oleh Ayu Wulandari, pada kolom
tanggal surat di buku Agenda, dicatat tanggal........
a. 17 Februari 2015
b. 19 Februari 2015
c. 17 Februari 2014
d. 22 Februari 2015
e. 27 Februari 2015
47. Untuk mempermudah dalam pelacakan kembali, maka penanganan dan pendistribusian surat atau
dokumen yang paling tepat menggunakan.........
a. Buku Korespondens
b. Buku registrasi
c. Kartu tunjuk silang
d. Lembar pengantar
e. Kartu kendali
48. Bentuk surat dengan ciri letak tanggal berada disebelah kanan, tanda tangan berada disebelah kanan,
dan alenia baru masuk 5 spasi, serta tulisan lampiran ada paling bawah setelah tanda tangan adalah
bentuk ................
a. Block style
b. Indent Style
c. Full block Style
d. Semi block style
e. Official style
49. Untuk memelihara arsip statis agar tidak terkena jamur/hama, dapat dilakukan pemeliharaan
berupa.........
a. Duplikasi
b. Fumigasi
c. Penyusutan
d. Membuat salinan arsip
e. Pemasangan detector
50. Tujuan dari kegiatan penyusutan arsip adalah............
a. Ketertiban penataan arsip
b. Melakukan penilaian arsip
c. Memudahkan inventarisasi arsip
d. Pengecekan arsip secara periodik
e. Mengurangi jumlah arsip
2. Orang atau lembaga yang membeli barang-barang atau jasa kita, secara rutin atau berulang-
ulang, karena barang dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat disebut...
a.konsumen d.produsen
b.pelanggan e.pengusaha
c.pembeli
Pembahasan :
konsumen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghabiskan atau memanfaatkan barang dan
jasa. Sedangkan produsen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghasilkan atau menciptakan
barang dan jasa, sehingga kedua pihak tersebut dapat melakukan kegiatan ekonomi.
Dalam pengertian sehari-hari pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan
menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus menerus.
3. Berikut ini bukanadalah merupakan perangkat keras yang digunakan untuk menyimpan file,
kecuali.....
a. Mouse c. CD-ROM e. Monitor
b. Hard disk d.DVD player
Ad. 2. Process Device : Perangkat ini merupakan perangkat yang berhubungan dengan fungsi pemrosesan
dalam komputer itu sendiri. Antara lain :
CPU / Processor: merupakan singkatan dari central processing unit atau yang juga dikenal dengan
istilah processor adalah bagian terpenting yang menjalankan sistem komputer. Bisa di ibaratkan
sebagai otak pada komputer.
Memori / RAM (random access Memory) : Memori merupakan perangkat yang menyimpan proses
kinerja komputer untuk sementara. Sehingga membuat pengaksesan data yang sama lebih cepat. Maka
dari itu RAM besar berpegaruh pada kecepatan komputer.
Motherboard : Merupakan perangkat yang menghubungkan perangkat keras komputer antara satu dan
yang lain.
VGA Card (Video Graphic Array) : Biasa juga disebut kartu grafis yang berfungsi untuk memberikan
tampilan berkualitas pada layar komputer. Biasanya setiap mainboard sudah memiliki VGA bawaan,
namun untuk kualitas beresolusi tinggi yang jernih VGA Card sangat diperlukan.
Power Supply: berfungsi untuk menghantarkan aruslistrik sebagai pengontrol besarnya voltasi yang
masuk ke komputer.
Casing Unit: Merupakan tempat dimana semua perangkat disatukan.
Ad. 3. Output Device : Output device merupakan perangkat komputer yang memberikan output/keluaran,
baik berupa tampilan visual, suara, maupun tampilan cetak, dan lain sebagainya. Antara lain :
Monitor/ Lcd Monitor : berfungsi untuk menampilkan proses komputer dalam bentuk visual/ gambar
Speaker : befungsi untuk mengeluarkan suara dari komputer
Printer : untuk mencetak pada media kertas, dan sebagainya
Ad. 4. Output Device : Perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai media penyimpanan untuk
menyimpan data-data komputer.
Hardisk : Perangkat penyimpanan utama pada komputer, biasanya tampil di komputer dengan sebutad
Drive :C, Drive D, dan seterusnya. Tergantung pembagian partisinya.
Floppy Disk : Biasa dikenal dengan sebutan disket, merupakan penyimpanan luar pertama, sangat
populer semasa sitem DOS, lotus123, sistem komputer jaman dulu. Sekarang sudah jarang dijumpai
dan mulai tergantikan oleh CD/DVD dan Flashdisk.
CD/DVD : Penyimpanan ekternal berbentuk piringan yang bisa menyimpan data.
Flashdisk : Perangkat penyimpanan eksternal yang saatini paling banyak digunakan karena bisa
4. Unsur-unsur penunjang terhadap adanya jiwa raga dan lingkungan kerja yang sehat disebut...
a. Keamanan kerja
b. Keselamatan kerja
c. Kesehatan kerja
d. Produktivitas kerja
e. Beban kerja
7. Ruang kerja yang memenuhi standar SSLK ( Syarat-syarat Lingkungan Kerja ) adalah ….
a. Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik
b. Lampu penerangan cukup memadai
c. Adanya prosedur kerja dan aturan kerja
d. Tempat kerja harus steril dari debu
e. Semua jawaban benar
Pembahasan :
Syarat-syarat Lingkungan Kerja sebagai berikut :
1) Tempat kerja yang stril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin, dan peralatan
bising lainnya
2) Tempat kerja yang aman dari sengatan arus listrik
3) Lampu penerangan yang ukup memadai
4) Adanya aturan atau peraturan keprilakuan.
8. Berikut bukan merupakan keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan alat-
alat komunikasi adalah....
9. Apabila penelepon bersedia menunggu dan atasan bersedia berbicara dengan penelepon
maka sebelum disambungkan kepada atasan, pernyataan yang tepat untuk disampaikan
kepada penelepon adalah....
a. “Sekarang, Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu...”
b. “Ini Bapak/Ibu....”
c. “Silakan berbicara dengan Bapak/Ibu....”
d. “Karena sudah menunggu, ini Bapak/Ibu.....”
e. “Terima kasih, Bapak/Ibu telah bersedia menunggu. Sekarang, Bapak/Ibu dapat
berbicara dengan Bapak/Ibu....”
10. Sesuatu yang membahas apa yang sopan dan pantas disebut....
a. Protokol
b. Media informasi
c. Komunikator
d. Etika
e. Etiket
Pembahasan :
Etika secara Etimologi berasal dari bahasa Yunani adalah "Ethos", yang berarti watak kesusilaan atau
adat kebiasaan.Etika dan moral lebih kurang sama pengertiannya, tetapi dalam kegiatan sehari- hari
terdapat perbedaan, yaitu moral atau moralitas untuk penilaian perbuatan yang dilakukan, sedangkan
etika adalah untuk pengkajian sistem nilai nilai yang berlaku. Etika biasanya mencerminkan prilaku
seseorang dari sudut pandang kepantasan/etis sedangkan moral mencerminkan prilaku seseorang dari
sudut pandang religius.
Etiket berasal dari bahasa prancis (Etiquette) yang artinya sopan santun atau tata krama yang harus
dipatuhi dalam pergaulan, seperti cara berpakaian (tata busana), cara duduk, cara bersalaman, cara
berbicara, dan cara bertamu dengan si kap serta perilaku yang penuh sopan santun dalam pergaulan
formal atau resmi.
11. Pernyataan yang sesuai untuk disampaikan ketika mengakhiri pembicaraan di telepon adalah....
a. “Terima kasih. Selamat siang.”
b. “Udahan dulu, yah.”
c. “Sampai disini dulu ya, besok disambung lagi.”
d. “Sampai jumpa.”
e. “See you next time.”
12. Berikut bukan merupakan percakapan atau panggilan telepon yang bernada mengancam atau
mencurigakan adalah....
a. Memakai bahasa informal kepada orang yang belum akrab/asing
13. Kegiatan yang berhubungan dengan tulis menulis, mengetik, kearsipan, surat menyurat
terbatas kegiatan kantor adalah pengertian administrasi …….
a. Menurut Kamus Administrasi
b. Dalam arti sempit
c. Dalam arti luas
d. Dari proses
e. Dalam arti statis
Pembahasan :
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan administrasi ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
Sedangkan dalam arti luas, administrasi dapat diartikan sebagai proses kerjasama dalam rangka
pencapaian tujuan.
14. Dibawah ini yangtermasuk fasilitas pembuatan presentasi baru adalah ...
a. Slide show
b. Animation
c. Insert sound
d. Format back ground
e. Blank presentation
15. Informasi yang berisikan tentang e-mail lain masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi
yang tidak dikenal adalah.....
a. Inbox
b. Drafs
c. Sent
d. Trash
e. Spam
16. Jika pada tanggal 11 Agustus 2010 anda menerima surat yang dikirim 3 (tiga) hari yang lalu
maka tanggal surat yang dicatat pada buku agenda adalah.....
a. 9 Agustus 2010
b. 10 Agustus 2010
c. 11 Agustus 2010
d. 12 Agustus 2010
e. 13 Agustus 2010
19. Penyimpanan dokumen suatu perusahaan dengan menggunakan almari lateral tipe filing
cabinet maka alat yang dipakai jenis map.....
a. Hanging folder
b. Snelhecter
c. Folder
d. Ordner
e. Map folio
Pembahasan :
Bahan dan alat yang digunakan untuk kegiatan kearsipan adalah :
1. Spindle file.Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku
menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan
revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak
memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan
catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.
2. Filing cabinet.Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan.
Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan
disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah
dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah
penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian
maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari
penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap
dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang
menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang
berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang
populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung
Panjang 33 – 35 Cm
Tinggi 23 – 24 Cm
Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti
ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau
kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri)
9. Kartu Kendali. Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada
kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:
Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam
surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi
adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang
terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman
suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas
adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom
lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. Kolom
dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan
nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. Kolom nama pengolah diisi nama pejabat
unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. Kolom catatan diisi keterangan
yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar
dengan warna yang berbeda satu sama lainnya.
10. Kartu Pinjam Arsip. Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang
memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga.
11. Hanging Folder. Adalah Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus. Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat
alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung
sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas
kertas ukuran folio. Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi
berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan. Di dunia
kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna
lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.
12. Map Snelhecter adalah atau map snel adalah map yang mempunyai penjepit di tengah map,
yang digunakan untuk menyimpan arsip yang penggunaannya sudah berkurang dalam
kegiatan organisasi.
13. Odner. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi
dengan menggunakan perforator.Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup
20. Mesin yang digunakan untuk memperbanyak naskah atau dokumen adalah.......
a.mesin pengganda
b.mesin penjilid
c.mesin transcriber
d.mesin faksimili
e.mesin hitung
Pembahasan :
Bahan dan alat yang digunakan dalam kegiatan perkantoran adalah sbb :
1. Alat tulis kantor (ATK), antara lain : kertas, buku tulis, potlot, pensil, rautan, bak surat, cap
stempel, bantalan, ballpoint, karbon, penggaris, tinta, lem/perekat, dll.
2. Perabot kantor yang terdiri dari : lemari, meja dan kursi
3. Mesin kantor, yang terdiri dari :
a. Mesin penjilid (binding machine) yaitu mesin kantor yang digunakan untuk menjilid warkat-
warkat yang sejenis, buku, dsb. Pada proses penjilidan menggunakan alat untuk melubangi
kertas yaitu perfurator dan binding file machine.
b. Mesin pemotong kertas (paper cutter machine) adalah mesin kantor yang digunakan untuk
memotong kertas atau warkat yang akan dijilid atau memotong kertas menjadi berbagai
macam ukuran yang dibutuhkan.
c. Mesin pengganda (Duplicating Machine) adalah mesin yang digunakan untuk
memperbanyak warkat atau surat sesuai dengan kebutuhan. Adapun berbagai jenis mesin
pengganda adalah sebagai berikut : mesin stensil manual, mesin stensil listrik, mesin spirit
duplicator, mesin fotokopi, risograf, dll.
d. Mesin ketik (typewriter) mesin tata usaha yang digunakan untuk menulis berbagai jenis
warkat atau surat dengan huruf-huruf berbentuk huruf cetak.
e. Komputer adalah jenis mesin elektronik yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan
yang luar biasa untuk mengolah bahan-bahan keterangan menjadi informasi yang lebih
berguna sesuai keperluan.
22. Dalam membangun hubungan baik dengan pelanggan, hal-hal yang membuat pelanggan
meneruskan hubungan baik dengan perusahaan adalah....
a. Ingkar janji
b. Produk yang kurang baik
c. Pelayanan yang kurang memuaskan
d. Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
e. Membebaskan pelanggan
Pembahasan :
Dalam upaya mempertahankan loyalitas pelanggan terhadap organisasi atau perusahaan, maka perusahaan
wajib mengembangkan pola layanan terbaik, antara lain dengan cara sbb :
1. Memperhatikan perkembangan kebutuhan dan keinginan pelanggan dari waktu ke waktu,
untuk kemudahan mengantisipasinya;
2. Berupaya memberikan pelayanan terbaik dan menyediakan kebutuhan pelanggan sesuai
dengan kebutuhan dan keinginan atau lebih dari yang diharapkan; dan
3. Memperlakukan pelanggan dengan pola layanan terbaik.
23. Orang atau sekelompok orang yang bertindak sebagai pihak penerima pesan dalam proses
komunikasi disebut….
a. Komunikan c. Komunikator
b. Perantara d. Media
Pembahasan :
Komunikasi akan berlangsung dengan baik jika terdapat elemen-elemen yang mendukung proses
komunikasi, antara lain meliputi :
a) Pengirim/komunikator (sender/encoder) yaitu pihak yang pesan kepada pihak lainnya.
b) Penulisan dalam bentuk sandi (encoding), yaitu suatu proses penyebaran dalam bentuk
simbol atau kode/sandi.
c) Pesan (message), yaitu serangkaian simbol-simbol yang disampaikan pengirim.
d) Media, yaitu suatu alat bantu atau saluran untuk menyampaikan pesan.
e) Penerima/komunikan (receiver/decoder), yaitu pihak yang menerima pesan dari komunikator.
f) Pembacaan sandi (decoding), yaitu suatu proses pengartian atau menterjemahkan simbol-
simbol oleh pihak penerima pesan.
g) Tanggapan (response), yaitu serangkaian reaksi dari pihak penerima atas pesan-pesan yang
disampaikan kepadanya.
h) Umpan balik (feedback), yaitu respons penerima yang disampaikan kepada pengirim pesan.
24. Apabila pelanggan mengeluh tentang produk perusahaan anda, maka langkah yang tepat
untuk mengatasi hal tersebut adalah....
a. Melaporkan pada atasan
b. Menelepon bagian costumer service
c. Mendengarkan dan mencari solusi
d. Memberikan pada bagian lain
e. Mencatat keluhannya
Pembahasan :
Salah satu aktivitas dalam penerapan konsep pelayanan prima (A3) adalah mendengarkan dan memahami
kebutuhan pelanggan. Memberikan perhatian dengan menunjukkan kemauan untuk mendengarkan dan
berupaya memahami berbagai kebutuhan pelanggan.
25. Rancangan jumlah penerima dokumen adalah salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam
langkah-langkah penentuan kebutuhan dokumen. Untuk menentukan jumlah penerima
dokumen langkah pertama yang harus dilakukan adalah...
a. Hitung jumlah lembar yang akan dicetak
b. Menentukan siapa saja yang akan menerima dokumen
c. Tulis nama dan alamat penerima
d. Input data dengan sistem mail merge pada computer
e. Cetak dan gandakan
26. Suatu bentuk komunikasi dimana cara penyampaian pesan, berita, informasi dari pihak
komunikator kepada komunikan melalui lisan atau tulisan disebut...
a. Komunikasi verbal
b. Komunikasi satu arah
c. Komunikasi linier
d. Komunikasi non verbal
29. Mesin pengganda dokumen yang bisa mencetak dokumen lebih dari 100 lembar dengan
biaya lebih murah adalah mesin....
a. Cetak
b. Risograph
c. Stensil
d. Faximile
e. Foto copy
32. Dalam pola baru sistem kearsipan, surat masuk / keluar yang tergolong penting di catat
dalam ....
a. Kartu indek
b. Kartu kendali
c. Buku ekspedisi
d. Lembar pengantar
e. Lembar disposisi
Pembahasan :
Sistem kartu kendali adalah pola kearsipan modern pengganti dari sistem buku agenda dan sistem tata
naskah. Prosedur pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali akan mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali warkat atau surat. Sebab dengan sistem ini, warkat-warkat yang
disimpan sudah dilampiri oleh kartu yang digunakan sebagai petunjuk dalam pengelolaan surat.
34. Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang disebabkan oleh
peminjam yang tidak tertib administrasi, maka petugas kearsipan harus menyediakan formulir khusus
untuk mencatat arsip yang dipinjam, formulir tersebut dinamakan…….
a. Kartu indeks
b. Out slip
c. Routing slip
d. Lembar tunjuk silang
e. Lembar disposisi
35. Pedomantentangjangkawaktupenyimpananarsipsesuaidengannilaidankegunaannyasertasebag
aidasarpenyelenggaraanpenyusutandanpemusnahanarsip, yaitu….
a. Out slip
b. Jadwalretensi
c. Tunjuksilang
d. Kartukendali
e. Disposisi
36. Rapat yang dilakukan sewaktu – waktu, jika hanya ingin membahas suatu masalah saja
disebut....
a. Rapat berkala
b. Rapat insidental
c. Rapat koordinasi
d. Rapat Umum
e. Rapat Akhir Tahun
37. Peserta rapat yang selalu menentang atau tidak setuju dengan pendapat orang lain dan selalu
menyalahkan pendapat orang lain. Peserta rapat seperti ini disebut....
a. Tipe pemberi informasi
b. Tipe inisiatif
c. Tipe pendengar
d. Tipe penyerang
e. Tipe pemersatu
38. surat dengan membagi kertas menjadi 2 bagian sama besar lalu dilipat adalah....
40. Dalam pengelolaan dana kas kecil ada dua metode, yaitu ………………………………
a. Metode dana tetap dan imprest fund system
b. Metode dana tidak tetap metode fluktuasi
c. Metode imprest dan metode fluktuasi
d. Metode dana tidak tetap dan metode kas kecil
e. Metode dana tetap dan metode kas kecil