UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI NIAGA

UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Unsur adalah bahagian dari pada sesuatu, sedangkan keseluruhan unsur yang
merupakan satu kasatuan yang bulat menjadikan adanya sesuatu itu. Demikian pula
Administrasi ada, karena adanya unsur-unsur atau bahagian-bahagian yang menjadikannya.
Pada uraian di muka telah dikemukakan bahwa unsur-unsur mutlak administrasi
adalah :
1. Sekelompok Orang
2. Kerja sama
3. Tujuan tertentu.
Apabila salah satu dari ketiga unsur tersebut tidak ada maka kegiatan tersebut tidak dapat
dikatakan kegiatan administrasi. Oleh karena itu, unsur-unsur tersebut dikatakan sebagai
unsur-unsur mutlak.
Sehubungan dengan unsur-unsur administrasi ini dan untuk menjadi studi
perbandingan bagi kita, maka di bawah ini dikemukakan pendapat dari dua orang ahli yang
telah memberikan pembagian unsur-unsur administrasi :
S.P Siagian memberikan pembagian unsur-unsur Administrasi atas 4 unsur, yaitu :
1. Dua orang manusia atau lebih.
2. Tujuan .
3. Tugas yang hendak dilaksanakan.
4. Peralatan dan perlengkapan.

Keempat unsur dari administrasi diatas dikatakan beliau sebagai bagian yang mutlak dari
Administrasi.
The Liang Gie membagi Administrasi atas 8 unsur yaitu :
1. Organisasi.
2. Manajemen
3. Komunikasi.
4. Kepegawaian.
5. Keuangan.
6. Perbekalan.
7. Ketatausahaan.
8. Hubungan Masyarakat.
Setelah diperoleh gambaran umum tentang unsur-unsur Administrasi, maka
selanjutnya akan diuraikan unsur-unsur Administrasi sesuai pendapat yang dikemukakan
 oleh The Liang Gie, karena pembagian ini lebih terperinci dan penting diketahui untuk dapat
menerapkan administrasi dengan baik pada setiap usaha kerja sama.
Untuk itu akan dibahas satu persatu sebagai berikut :

1. Organisasi
Organisasi adalah unsur pertama dari administrasi dan merupakan wadah di mana
kegiatan-kegiatan administrasi dijalankan.
Dengan organisasi maka semua orang-orang yang tergolong dalam usaha kerja
sama dapat dihimpun sebagai suatu kesatuan kerja untuk tujuan bersama.
Dengan organisasi pula, maka usaha kerja sama orang-orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu,
dapat dicapai secara efektif dan efisien, karena di dalam organisasi di atur pembagian tugas, tanggung
jawab, wewenang, serta penetapan hubungan kerja diantara orang-orang yang tergabuntg di dalam
kerja sama tersebut, sehingga setiap personil atau anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas
kedudukannya, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab serta hubungan yang harus dilakukannya.
Dengan demikian, tidak akan terjadi adanya kesimpang siuran, kesalah pahaman dan duplikasi tugas-
tugas serta pemborosan waktu, biaya, tenaga, dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.
Sebenarnya istilah organisasi berasal dari perkataan Yunani yaitu Organon yang
maksudnya alat/perkakas. Mengenai perumusan pengertiannya terdapat berbagai
pendapat, yang antara lain dapat dikemukakan di sini adalah: : James D Mooney dalam
bukunya The Principles of organization mengemukakan sebagai berikut : Organization is
the form of every human associations for the attainment of a common purpose jadi
organisasi adalah setiap bentuk persekutuan manusia untuk mencapai maksud bersama.
SP Siagian, mendefinisikan organisasi sebagai sertiap bentuk persekutuan antara dua
orang atau lebih yang bekerjasama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian
suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan mana terdapat seseorang/beberapa orang
yang disebut atasan dan seseorang/sekelompok orang yang disebut bawahan.
Yang penting di dalam organisasi ialah mempersatukan orang-orang yang ikut serta
didalam kerjasama antara mereka sebagai hubungan kerjasama dan kesatuan usaha
bersama dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.
2. Management
Management sebagai unsur kedua dari administrasi merupakan proses penggerakan orang-orang dan
pengerahan segenap fasilitas di dalam usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
Apabila disimak beberapa rumusan manajemen dan begitu pula bila dilihat hakekat
pengertiannya, maka ada beberapa hal dasar yang terkandung dalam pengertian
manajemen yaitu :
Bahwa manajemen mempunyai suatu tujuan tertentu yang akan dicapai.
 Bahwa di dalam manajemen, untuk mencapai tujuan ada satu pihak yang menggerakkan pihak
yang lain untuk melakukan pekerjaan tertentu dan menggerakkan segenap fasilitas dalam
suatu usaha kerja sama menuju tercapainya tujuan yang telah dilakukan.
Dengan demikian, dapat di pahami bahwa manajemen tidak melaksanakan sendiri
kegiatan-kegiatan yang sifatnya operasional, melainkan hanya mengatur tindakan-tindakan
pelaksanaan para bawahan.
Pihak pengatur, penggerak, lazimnya di istilahkan sebagai pemimpin, atasan, kepala,
atau manajer, sedangkan pihak yang digerakkan lazimnya di sebut bawahan, tenaga
operasional, atau pelaksana.
Manajemen merupakan inti dari pada administrasi karena management merupakan
alat pelaksanaan utama dari pada administrasi. Manajemen inilah merupakan pengendali
dan menggerakkan segala macam kegiatan usaha kerja sama yang bersangkutan sehingga
dapat mencapai tujuannya. Penggerak atau pemimpin, atasan, kepala, atau manejer
sebagai mana disebutkan diatas adalah orang yang melaksanakan fungsi manajer ini.
Dalam setiap usaha kerja sama manusia atau dalam setiap organisasii terdapat tiga
tingkatan kelompok pemimpin yang sesuai dengan tingkat manajemen, yaitu:
a. Top management atau administrative management.
b. Kelompok pimpinan menegah (middle management).
c. Kelompok pimpinan tingkat bawahan yang dikenal pula dengan istilah lower management,
Supervisory management, Gang Leader, mandur atau operasional management.
perlu diketahui bahwa sukses tidaknya suatu organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan
tergantung atas kepemimpinan yang dipraktekkan oleh orang-orang dari kelompok pemimpin itu.
Kepemimpinan dapat diartikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi , menggerakkan dan
mengarahkan tingkah laku orang-orang lain kesuatu tujuan yang telah ditentukan.
Kepemimpinan ini merupakan inti dari pada manajemen karena kepemimpinan
merupakan motor penggerak bagi sumber-sumber dan alat-alat, manusia, dan alat lainnya
dalam suatu usaha kerja sama. Tanpa adanya kepemimpian yang baik, maka manajemen
pun tidak dapat dilaksanakan dengan baik.
Pemimpin mempunyai tugas-tugas yang pada pokoknya sudah umum dikenal
sebagai fungsi-fungsi manajemen. Namun, para ahli masih terdapat perbedaan pendapat
mengenai jenis-jenis serta banyaknya fungsi-fungsi manajemen. Untuk sekedar menjadi
bahan perbandingan, akan dikemukakan beberapa pendapat mengenai fungsi-fungsi
manajemen yang dikemukakan oleh Manulang (1996) dengan perubahan susunan
seperlunya, sebagai berikut:
1. Henry Fayol, membagi fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian ).
Commanding ( Pemberian komando ).
 Coordinating ( Pengkordinasian ).
Controlling ( Pengawasan ).
2. Harold Koontz dan Cyril O Donnel, mengemukakan pula fungs-fungsi manajemen, yaitu :
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian ).
Staffing ( Pengadaan Tenaga Kerja ).
Directing ( Pemberian Bimbingan ).
Controlling ( Pengawasan ).
3. Menurut Louis A. Allen, fungsi-fungsi manajemen, yaitu :
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian )
Leading (pembimbingan).
Controlling ( Pengawasan ).
4. John F. Mee, seorang guru besar dalam Ilmu Manajemen di Universitas Indiana
mengatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen ialah :
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian ).
Motivating ( Pemberi motivasi ).
Controlling ( Pengawasan ).
5. George R. Terry menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas empat juga, yaitu :
Planning ( perencanaan ).
Organizing ( Pengorganisasian ).
Actuating ( Penggerakan ).
Controlling ( Pengawasan ).
6. DR. SP. Siagian, MPA, mengatakan pula bahwa fungsi-fungsi organic manajemen adalah :
Perencanaan.
Pengorganisasian.
Pemberi motivasi.
Pengawasan.
Penilaian.
7. Drs. The Liang Gie, berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen dapat dibedakan dalam
6 fungsi yaitu :
Perencanaan.
Pembuatan keputusan.
Pembinaan.
Pengkordinasian.
Pengendalian.
 Penyempurnaan
8. Luther Gullich menggolongkan fungsi-fungsi manajemen atas 7 fungsi sebagai berikut:
Planning

Organizing

Staffing
Dirrecting
Coodinating
Reporting
Budgeting
9. Lyndak F. Urwick membagi fungsi manajemen sebagai berikut :
Forecasting
Organizing
Commanding
Coordinating
Controlling
Perlu dikemukakan bahwa pada umumnya ahli diatas memasukkan organizing sebagai salah
satu fungsi manajemen kecuali The Liang Gie.
Adapun alasan mengapa The Liang Gie tidak memasukkan organizing sebagai
fungsi manajemen ialah bahwa dalam setiap usaha kerjasama pasti terdapat struktur yang
merupakan wadah usaha itu di samping proses yang menggerakkan penyelenggaraan kerja
sama tadi. Wadah yang dimaksud disini ialah organisasi sedangkan proses penggerak
adalah manajemen. Penjelasan tiap-tiap fungsi manajemen akan dibahas pada bab
tersendiri dari buku ini.
3. Komunikasi
Komunikasi biasanya disebut tata hubungan adalah merupakan proses
penyampaian warta dari seseorang kepihak lain dalam usaha kerja sama manusia.
Komunikasi merupakan urat nadi yang memberikan kemungkinan orang-orang dalam suatu
usaha kerja sama saling mengetahui pikiran, kehendak dan perasaan masing-masing.
Berita-berita yang disampaikan misalnya, buah pikiran, uraian suatu hal atas kesan-
kesan. Wujud berita itu dapat merupakan suatu perintah, permohonan, pertanyaan atau
cara-cara perbuatan lainnya. Sistem-sistem penglihatan misalnya surat, gambar, dapat pula
dengan sistem komunikasi (audio visual) misalnya penggunaan video dan televisi. Istilah
communication kadang-kadang diartikan sebagai berita yang disampaikan atau alat-alat
komunikasi yang menghubungkan tempat-tempat, misalnya jalan-jalan kereta api,, telegrap.
Komunikasi yang dilakukan dalam setiap usaha kerjasama dapat dibedakan atas 2
macam yaitu :
a. komunikasi keluar yaitu komunikasi yang dijalankan suatu organisasi terhadap pihak lain.
b. Komunikasi kedalam yaitu komunikasi yang terjadi didalam lingkungan organisasi itu sendiri.

Yang penting diperhatikan didalam melaksanakan komunikasi ialah bagaimana agar warta
itu dapat sampai ke pada penerima pada waktu yang tepat dan pengertian yang tepat atau dengan
kata lain bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang tidak mencapai
hasil yang memuaskan atau yang diharapkan merupakan penghamburan tenaga, pikiran, waktu,
dan uang. Hal yang demikian ini merugikan organisasi. Komunikasi yang demikian ini dinamakan
dengan istilah communication break down atau kegagalan komunikasi.

Untuk menghindari terjadinya hal yang demikian, maka pemberian berita perlu memiliki syarat-
syarat sebagai berikut:
a. kemampuan untuk menggunakan pikirannya dengan baik.
b. Semangat kerja yang baik .
c. Bahasa yang digunakan harus jelas, sehingga dapat mempengaruhi perasaan penerima
berita.
4. Kepegawaian.
Kepegawaian adalah suatu proses yang berhubungan dengan masalah penggunaan tenaga kerja di
dalam suatu usaha kerjasama. Tanpa tenaga kerja atau pegawai, administrasi tidak berjalan.
Segenap proses yang berkenaan dengan tenaga kerja manusia, mulai dari
penerimaannya, penempatannya, pendayagunaanya sampai pada pemberhentiannya
merupakan fungsi kepegawaian.
Ada beberapa masalah pokok kepegawaian yang perlu mendapat perhatian agar
usaha kerja sama lancar, yaitu masalah bagaimana memperoleh dan menggunakan tenaga
kerja manusia secara tepat dan bagaimana mengembangkan dan membina kemampuan,
kegairahan, kepuasan, dan menggantikan tenaga kerja itu.
Sehubungan dengan masalah pokok kepegawaian tersebut, kiranya perlu dijelaskan
tentang hal-hal sebagai berikut:
a. Penerimaan dan penempatan pegawai .
Untuk memperoleh tenaga kerja harus sesuai dengan kebutuhan. Oeh karena itu, terlebih
dahulu perlu diketahui formasi yang lowong, serta kemampuan organisasi membiayai
pegawai yang kelak akan diterima. Penerimaan pegawai dapat dilakukan apabila didasarkan
pada syarat sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan organisasi.
b. Pendayagunaan pegawai.
Pendayagunaan pegawai menyangkut masalah bagaimana agar supaya orang yang telah
ditempatkan pada jabatan tertentu dapat bekerja dengan baik, penuh rasa pengabdian yang
mendalam terhadap organisasinya. Usaha seperti ini merupakan tugas utama bagi
pemimpin. Untuk memenuhi maksud ini dapat dilaksanakan dengan berbagai usaha seperti,
pendidikan dan latihan pegawai, mempromosikan pegawai, memindahkan pegawai,
memberikan motivasi dan sebagainya.
 c. Pemberhentian pegawai.
Pemberhentian pegawai berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Hal ini dapat
terjadi karena kemauan pegawai, karena kemauan pemimpin, karena pegawai meninggal
dunia, karena menepati penetapan perjanjian kerja antara perusahaan dengan buruh.
Masalah pemberhentian ini perlu ditangani secara seksama dan bijaksana, mengingat
masalah pemberhentian menyangkut masalah hidup seseorang.
5. Keuangan
keuangan merupakan unsur administrasi yang menyangkut paut tentang masalah pembiayaan
dalam suatu usaha kerjasama, yaitu yang berkenaan dengan penataan pengelolaan segi-segi
pembiayaan, yang meliputi penentuan sumber-sumber biaya, cara memperoleh serta
mempertanggungjawabkannya. Kesemuanya itu merupakan fungsi keuangan.
Masalah keuangan adalah masalah yang sangat penting bagii setiap usaha kerja sama, setiap
usaha kerja sama atau organisasii selalu memerlukan pembiayaan.
Faktor pembiayaan ini dapat menentukan hidup matinya suatu organisasi. Kemampuan suatu
organisasi untuk hidup dan berkembang tergantung dari keuangan yang dimilliki untuk membiayai
segenap kebutuhan yang berhubungan dengan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Oleh karena
itu, masalah keuangan harus mendapat perhatian yang besar agar penggunaan keuangan yang ada
betul-betul bermanfaat pada organisasi.
Adapun masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi dalam hubungannya dengan unsur
keuangan ialah bagaimana melakukan kegiatan-kegiatan penyediaan penggunaan uang secara sah dan
efisien.
Secara sah berarti kegiatan itu dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku .
Secara efisien berarti kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan dengan peraturan yang teliti sehingga apa
yang di korbankan dan apa yang di peroleh itu merupakan imbangan yang wajar, pantas dan terbaik.
6. Perbekalan
Perbekalan adalah salah satu unsur administrasi ysng merupakan aktifitas yang menyangkut
paut tentang peralatan yang dibutuhkan dalam suatu usaha karja sama atau organisasi, yang meliputi
proses pengadaan, penyimpanan, sampai kepada penyingkiran barang-barang yang sudah tidak
dipergunakan lagi.
Dengan tersedianya fasilitas yang terbentuk barang-barang peralatan yang diperlukan dalam
proses kerja, maka dapat memperlancar pencapaiaan tujuan, tetapi sebaliknya apabila peralatan yang
diperlukan dalam proses kerja, maka dapat memperlancar pencapaian tujuan, tetapi sebaliknya apabila
peralatan dan perlengkapan tidak sesuai dengan kebutuhan kerja, maka menghambat kelancaran kerja
bahkan dapat memacetkan proses kerja. Begitu juga walaupun peralatan cukup tersedia tetapii kurang
pemeliharaan, akan mengakibatkan peralatan cepat rusak dan kalau demikian berarti memerlukan lagi
pembiayaan perbaikan atau pembiayaan penggantian. Hal ini merupakan penghamburan yang
sebenarnya tidak perlu terjadi. Adapun aktivitas yang dilakukan sehubungan dengan perbekalan yaitu
:
a. Perencanaan barang-barang peralatan.
Dengan dasar perencanaan barang-barang peralatan maka disusunlah anggaran peralatan. Anggaran
peralatan hendaknya meliputi biaya pembelian, atau pemeliharaan, perbaikannya, penyimpanannya
dan penyalurannya serta lain-lainnya yang berhubungan dengan peralatan.
b. Pengadaan
Pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, penyewaan, peminjaman, pemikiran, pembuatan dan
perbaikan. Yang penting dalam hal pengadaan ialah bahwa barang-barang yang diadakan harus betul-
betul berguna dan diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.
c. Inventarisasi
Yaitu pencatatan dari semua barang-barang peralatan milik usaha kerjasama
d. Penyimpanan dan pempeliharaan
Adalah persoalan perbekalan yang tidak kalah pentingnya namun sering diabaikan. Penyimpanan
barang sering dilakukan berkali-kali, misalnya pada waktu kedatangan, pada waktu barang-barang itu
 dibutuhkan dan pada waktu tidak dipakai lagi. Kesemuanya itu harus dijaga sebaik-baiknya agar aman
dan tidak mengalami kerusakan.
Pemeliharaan barang-barang dapat dilakukan dengan jalan pencegahan terhadap kerusakan, misalnya
perawatan, peralatan secara berkala, perbaikan barang-barang peralatan atau reparasi dan sebagainya.
e. Penyingkiran/penghapusan barang-barang peralatan
Penyingkiran atau penghapusan dapat dilakukan dengan penjualan atau di transfer ke instansi lain atau
dengan jalan pemusnahan barang-barang yang sama sekali tidak dapat dipakai lagi. Penyingkiran atau
penghapusan paling sedikit akan mengurangi tanggung jawab pengawasan terhadap peralatan,
penambahan pemakaian ruangan, kebersihan, bahkan penghematan biaya untuk penyimpanannya.
7. Ketatausahaan
Tata usaha sebaga salah satu unsur dari administrasi merupakan kegiatan pelayanan terhadap
penyelenggaraan usaha kerjasama, yang meliputi kegiatan pencatatan, pengiriman dan penyimpanan
bahan keterangan.
Wujud dari pada keterangan-keterangan yang merupakan sasaran pokok dari kegiatan tata
usaha dapat berupa surat-surat, formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, gambar foto-foto dan benda
lainnya yang dapat memberi keterangan.
Keterangan-keterangan ini sangat berguna bagi setiap usaha kerjasama apapun, sebagai bahan
peringatan, bahan perhitungan, dasar untuk berbuat atau melakukan tindakan untuk mengadakan
kegiatan operasional suatu organisasi dalam rangka pengembangan dan pencapaian tujuan.
Pada umumnya kegiatan tata usaha itu dilaksanakan di dalam kantor, sehingga sering pula
tata usaha itu diistilahkan sebagai office work.
Pelaksanaan kegiatan tata usaha pada suatu kantor dapat berupa bermacam-macam pekerjaan
misalnya mengetik, menghitung, memeriksa, menyimpan warkat, menelpon, menstensil, mengirim
surat dan sebagainya.
Kegiatan-kegiatan tata usaha yang pokok mempunyai sebutan-sebutan tersendiri yang sudah
umum dikenal yaitu:
a. Pekerjaan korespondensi, yaitu kegiatan yang mulai dari pembuatan konsep surat, pengetikannya
sampai selesai ditandatangani dan siap untuk dikirim
b. Kearsipan, yaitu kegiatan penyimpanan warkat-warkat pada tempat yang aman menurut sistem tertentu
sehingga mudah diambilkembali bila diperlukan
c. Peyetensilan, yaitu kegiatan menggandakan warkat dengan menggunakan sheet dan mesin stensil.
d. Ekspedisi yaitu kegiatan megirim surat.
Bagi setiap usaha kerja sama yang ingin maju dan berkembang, maka pekerjaan tata usaha
merupakan keharusan baginya dan pengelolaannya harus pula dilakukan dengan tertib dan teratur
pada setiap kantor yang telah dimilikinya.
8. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyrakat yang diistilahkan pula dengan Public Relation merupakan kegiatan usaha
kerja sama untuk menciptakan hubungan baik dengan masyarakat atau pihak lain di sekitarnya agar
mendapatkan dukungan secara sadar dan suka rela.
Tentu saja hubungan yang demikian harus bertumpuh pada keuntungan dari kedua belah pihak,
yakni usaha kerja sama yang menghendaki dukungan dan bantuan dari pihak lain atau masyarakat,
harus pula dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh pihak luar dari padanya.
Kegiatan-kegiatan hubungan masyarakat atau Public Relation dalam suatu organisasi dapat
digolongkan kepada 2 golongan besar yaitu :
a. Kegiatan-kegiatan Public relation yang bersifat formal.
Public relation yang formal, yaitu kegiatasn-kegiatan yang dijalankan oleh pimpinan suatu organisasi
yang biasanya pelaksanaannya di tugaskan kepada biro/ bagian/seksi yang di sebut biro/seksi public
relation.
b. Kegiatan-kegiatan public relation yangbersifat informal.
Kegiatan public relation yang informal, ini memegang peranan yang sangat penting. Bentuk utamanya
seperti tindak tanduk, sikapdan tingkah laku anggota-anggota organisasi di luar lingkungan organisasi
yang bersifat menjunjung tinggi nama baik organisasi.

Menurut Sutarto, bahwa kedelapan unsur-unsur administrasi tersebut di atas, ada empat
unsur yang merupakan proses kegiatan penataan yang terluas, yaitu organisasi, manajemen,
komunikasi dan tata keterangan (tata usaha). Keempat-empatnya memasuki setiap segi dan kegiatan
dari suatu kerja sama.
Sedangkan keempat unsur lainnya yaitu, kepegawaian, keuangan, perbekalan dan hubungan
masyarakat sebagai suatu proses, sifatnya kurang luas jika dibandingkan dengan keempat unsur yang
telah dikemukakan diatas. Atau dengan kata lain, bahwa masing-masing dari keempat unsur
administrasi yang disebut belakangan ini hanya berhubungan dari sebagian saja dari kegiatan-
kegiatan dalam kerja sama. Inilah bedanya dengan keempat unsur organisasi, manajemen, komunikasi
dan tata usaha yang merupakan rangkaian kegiatan penataan yang luas, yang terdapat pada semua
kegiatan dalam kerja sama.
Kedelapan unsur administrasi tersebut di muka tentu terdapat pada setiap kerja sama
sekelompok orang, terlepas dari tujuan, sifat, waktu, dan tempat kerja sama itu berlangsung.
Kedelapan unsur administrasi itu merupakan kebulatan rangkaian kegiatan penataan yang terbentang
diantara titik di tentukannya tujuan hingga tercapainya tujuan. Pada urutan kedelapan unsur atau
susunannya dalam gambar lingkaran tidaklah terkandung arti mengenai urutan-urutan pelaksanaan,
ataupun pentingnya suatu unsur.
Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan yang dinamis, karena itu semua unsur-unsur
sering berlangsung secara bersamaan, juga urutan-urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur
dapat berubah-ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerja sama, peranan yang dititik
beratkan pada sesuatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerja sama tertentu. Secara sederhana
dapat digambarkan bagan unsur-unsur administrasi sebagai berikut
Dari gambar tersebut ternyata bahwa kedelapan unsur administrasi saling bertautan
secara erat. Apabila lingkaran itu berputar artinya rangkaian kegiatan penataan itu sedang
berlangsung, maka kedelapan unsur itu merupakan kesatuan yang tidak mungkin
dipisahkan dan sukar dibeda-bedakan dengan tegas.