MATERI 5

TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORAN

Implikasi pada manajer administrasi:

Telekomunikasi kini menjadi semakin penting pada perkantoran modern dimana perusahaan
mengembangkan dan memaasang sistem perkantoran yang canggih. Telekomunikasi, melalui
interkonektivitas, memungkinkan beberapa peralatan yang menggunakan sistem tersebut
terhubung satu sama lain.

Perusahaan yang berencana untuk memasang sistem perkantoran yang canggih harus
melakukan perencanaan secara seksama dan mempertimbangkan pengembangan layanan
komunikasi pada masa yang akan datang. Untuk memaksimalkan efisiensi, perusahaan harus
dengan cermat menentukan penggunaannya dan memilih peralatan telekomunikasi, layanan,
dan fungsi yang paling memuaskan. Keahlian teknis dari manajer administrasi perkantoran
sangat membantu dalam mendesain dan memilih sistem komunikasi yang efektif dan efisien.

Pertanyaan tugas:

1. Jalur komunikasi apakah yang digunakan dalam telekomunikasi?

2. Apa kegunaan LAN, MAN, dan WAN?
3. Apa kegunaan modem?
4. Apa kelebihan dan kekurangan sistem telepon yang ada saat ini?
5. Media dan teknologi apa yang digunakan telepon seluler?
6. Jelaskan perbedaan teleconferencing dan videoconferencing?
7. Apa keuntungan dari telecommuting?
8. Komponen apa yang termasuk sistem telepon seluler?
9. Jelaskan bagaimana faksimile dapat mengirimkan dokumen?
10. Layanan internet apa sajakah yang sekarang tersedia?
11. Menurut Anda, perlukah perusahaan mengelola layanan telekomunikasi dalam satu
departemen tersendiri?

1
 MATERI 6

MANAJEMEN KEARSIPAN

Implikasi pada manajer administrasi perkantoran:

Tanggung jawab manajer administrasi perkantoran sebagai manajer arsip berbeda antara
perusahaan yang satu dengan yang lain. Saat satu manajer mempunyai tanggung jawab hari per
hari, manajer lain mempunyai tanggung jawab menyeluruh. Pada situasi tertentu, manajer arsip
biasanya mempunyai tanggung jawab atas aktivitas sehari-hari pada program. Pengertian dasar
dari manajer arsip dibutuhkan oleh manajer dan khususnya bagi mereka yang bertanggung jawab
pada area tersebut. Seperti banyak tanggung jawab manajerial, keefektifan program manajer
arsip tergantung pada perhatian yang diberikan.

Tantangan paling signifikan bagi yang bertanggung jawab sebagai manajer arsip adalah
konsep penyimpanan dokumen dan arsip agar dapat ditempatkan pada tempat yang tepat,
dipakai oleh orang yang tepat pada saat yang tepat. Tentunya hal tersebut membutuhkan
perencanaan, penggolongan, serta pengawasan yang terintegrasi guna menjamin terlaksananya
tujuan yang dimaksud. Ada sebuah keyakinan bahwa informasi (termasuk dokumen dan arsip)
yang dibuat dan disimpan dalam organisasi sering dianggap sebagai garis hidup. Apabila
informasi tersebut tidak diatur secara efektif dan efisien, perusahaan akan menghadapi kesulitan
dalam mengambil keputusan.

Pertanyaan tugas:

1. Jelaskan perbedaan antara arsip dengan dokumen?

2. Mengapa kita perlu mengelola dokumen?
3. Alasan apa sajakah yang membuat organisasi merekam kegiatan yang dilakukan?
4. Dasar apakah yang menjadikan dua model perngelolaan arsip, yaitu Life Cycle Model dan
Records Continum Model? Bagaimana implikasinya bagi sebuah organisasi?
5. Sistem apakah yang digunakan untuk melacak sebuah dokumen atau arsip pada suatu
organisasi? Jelaskan!
6. Apa yang membedakan antara dokumen aktif dan inaktif? Apakah status tersebut dapat
berubah?

2
7. Bagaimanakah cara menaksir nilai sebuah dokumen
8. Sistem indeks apakah yang paling tepat digunakan di sebuah perpustakaan daerah?
Jelaskan!
9. Apakah dalam penggunaan sistem indeks harus konsisten? Mungkinkah suatu organisasi
menggunakan lebih dari satu sistem indeks?

Catatan:

1. Jawab tugas materi 5 dan 6.

2. Jawaban diketik bukan tulis tangan.
3. Format file Ms. Word hanya 1 (satu file) jangan dipisah.
4. Jangan lupa mencantumkan NAMA, NIM, dan KELAS pada lembar jawaban Anda.
5. Nama file yang diupload mengikuti format : NIM (4 digit terakhir) NAMA.
Contoh: 2979 Akhmat Reza
6. Ukuran file maksimal 1 Mb.
7. Tugas diupload pada link yang bagikan melalui WA group.
8. Tugas diupload paling lambat tanggal 11 Nopember 2020.
9. Tugas yang dikirimkan melalui kontak WA atau tugas yang diupload melewati batas waktu
yang telah ditentukan tidak diterima.