ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENDEKATAN
KAJIAN ADMINISTRASI
 PENDEKATAN KAJIAN ADMINISTRASI

BIROKRASI
HUBUNGAN MANUSIA
P E R I L A KU
• TEORI PROSES MANAJEMEN
• KUA N TAT I F
• SISTEM
• KONTINGENSI
BIROKRASI
 PENGERTIAN BIROKRASI

Weber, organisasi birokrasi mendasarkan diri pada

hubungan kewenangan dalam menempatkan,
mengangkat pegawai dengan menentukan tugas
dan kewajiban di mana perintah dilakukan secara
tertulis, ada pengaturan mengenai hubungan
kewenangan, dan promosi kepegawaian yang
didasarkan atas aturan-aturan tertentu.
Max Weber mengembangkan teori Manajemen
Birokrasi  menekankan pada kebutuhan akan
penetapan hirarki yang sempurna ditentukan
oleh penetapan peraturan dan garis wewenang
yang jelas.
Birokrasi adalah bentuk organisasi yang
bercirikan adanya pembagian kerja, hirarki
yang teridentifikasi dengan jelas, peraturan dan
ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan
impersonal lainnya.
Teori-teorinya banyak menjadi referensi desain
struktural modal bagi banyak organisasi
sekarang.
Menurut Weber, karakteristik Birokrasi
1. Pembagian kerja atas dasar spesialisasi fungsi dan
tugas, masing-masing posisi ditentukan oleh otoritas
legal
2. Ada hierarkhi kekuasaan yang jelas
3. Didasarkan pada aturan – aturan yang diformulasikan
dalam dokumen tertulis dan prosedur (formal rules
and procedure)
4. Hubungan yang terjadi dalam organisasi
merupakan hubungan yang bersifat Impersonal
(tidak bersifat pribadi)
5. Latihan dan kompetensi khusus merupakan kriteria
utama dari kedudukan administratif sehingga
keahlian dan karier merupakan landasan promosi dan
pemilihan kerja
6. Aktifitas organisasi menuntut kapasitas pekerja secara
penuh
 TUJUAN BIROKRASI

Tujuan birokrasi :
• a. Sejalan dengan tujuan pemerintahan
• b. Melaksanakan kegiatan dan program demi
• tercapainya visi dan misi pemerintah dan Negara,
• c. Melayani masyarakat dan melaksanakan
• pembangunan dengan netral dan professional,
• d. Menjalankan manajemen pemrintahan, mulai dari
• perencanaan, pengawasan, evaluasi, koordinasi,
• sinkronisasi, dll.
 MANFAAT BIROKRASI

• a. Mensistematiskan, mempermudah, mempercepat,

• mendukung, mengefektifkan, dan mengefisienkan
• pencapaian tujuan – tujuan pemerintahan
• b. Memudahkan masyarakat dan pihak yang
• berkepentingan untuk memperoleh layanan dan
• perlindungan,
• c. Menjamin ke berlangsungan sistem pemerintahan
• dan politik suatu Negara.
•
Positif dan Negatif birokrasi
Dampak positif :
- Obyektivitas
- Koordinasi & Kontrol berdasarkan peraturan
- tepat
Dampak negatif :
- Tidak fleksibel/kaku
- Tidak menghargai kebebasan individu
- pengambilan keputusan lamban
Manajemen birokratik (bureaucratic management)
adalah suatu pendekatan manajemen ideal untuk
organisasi besar yang menekankan pada aturan-
aturan, seperangkat hirarki, pembagian kerja yang
jelas dan tuntas, mengikuti prosedur-prosedur dan
menitikberatkan pada struktur keorganisasian
secara menyeluruh.
HUBUNGAN MANUSIA
Dalam pendekatan hubungan (human relation
approach) , menurut Mayo
1. Kelompok kerja informal –lingkungan sosial
pekerja punya pengaruh yang besar bagi
meningkatnya produktivitas
2. Kelompok penekan punya pengaruh yang kuat
tentang bagaimana meningkatkan produktivitas
kerja
3. Sebagai mahluk sosial harus dimotivasikan
kebutuhan sosial, pentingnya hubungan
kerja interpersonal diantara anggota-anggota
organisasi  manusia dapat produktif jika
diperhatikan kebutuhan sosialnya
Teori Hubungan Manusia  melihat pentingnya
hubungan interpersonal diantara para anggota
organisasi dan manusia dapat produktif jika
diperhatikan kebutuhan sosial.

Kelompok kerja informal (lingkungan sosial

tempat kerja) mempengaruhi produktivitas kerja
 Hubungan manusia menfokuskan perhatian
pada probadi para pekerja, raksi mereka pada
situasi kerja, dan orang-orang disekitarnya.
• Pendekatan ini muncul untuk merevisi teori
manajemen klasik yang ternyata tidak sepenuhnya
menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan
kerja.
• Para ahli selanjutnya melengkapi teori manajemen
klasik dengan menerapkan sosiologi dan psikologi
dalam manajemen.
Munsterberg (1863-1961), Bapak Psikologi Industri,
menyarankan agar penggunaan teknik-teknik
manajemen menggunakan hasil eksperimen psikologi.

Berbagai metode psikologi dapat digunakan untuk

memilih karakteristik tertentu yang cocok dengan
kebutuhan suatu jabatan, menyarankan agar faktor
sosial dan budaya turut dipertimbangkan dalam suatu
organisasi.
Kontribusi utama dari Munsterberg untuk manajemen
adalah aaplikasi psikologi industri dalam manajemen.
Mayo (1880-1949) Hubungan manusiawi merupakan
istilah umum yang sering dipakai untuk menggambarkan
cara interaksi manajer dengan bawahannya secara
manusiawi.
• Jika manajer personalia memotivasi pekerja dengan
baik maka hubungan manusiawi dalam organisasipun
menjadi baik.
• Apabila moral dan efisiensi menurun, maka hubungan
manusiawi dalam organisasipun menurun.
Keterbatasan dari teori hubungan manusiawi ini adalah
- Konsep makhluk sosial tidak menggambarkan secara
lengkap individu-individu di tempat kerjanya.
- Perbaikan kondisi kerja dan kepuasan kerja tidak
menghasilkan perubahan produktivitas yang mencolok.
- Lingkungan sosial di tempat kerja bukanlah satu-satunya
tempat pekerja saling berinteraksi dengan unit lain di
luar tempat kerja.
- Pada waktu penelitian Kelompok yang diteliti mengubah
perilakunya karena merasa kelompoknya menjadi objek
dan subjek penelitian
PERILAKU
• Menurut Mayo, perlunya kepentingan umum dalam
organisasi
Perbedaabn antara manajer dan bawahan,
pemberi dan pelaksana perturan dapat
terselesaikan dengan adanya hubungan alamiah
diantara keduanya.
• Munsterberg (1863-1961)  alat-alat psikologi
membantu kegiatan mencapai tujuan yang efektif

• 3 (tiga) cara meningkatkan produktivitas kerja

• 1. Mampu menemukan orang yang paling mungkin
• 2. Mampu menciptakan pekerjaan yang paling
• sesuai dengan kondisi psikologos yang ideal
• 3. Mampu menjawab pengaruh-pengaruh psikologi
Kurth Lewin  mengembangkan teori dan penelitian “
Dinamika Kelompok”  memerlukan partisipasi kelompok
dan peningkatan interaksi anggota kelompok

Menurut Maslaw
Orang-orang termotivasi karena keiginan terhadap
kebutuhan yang terendah sampai yang tertinggi
Kebutuhan terdiri dari
1. Kebutuhan biologis atau fisiologis
2. Kebutuhan rasa aman
3. Kebutuhan sosial
4. Kebutuhan harga diri
5. Kebutuhan aktualisasi diri
Teori perilaku merupakan pengembangan dari
pendekatan hubungan manusiawi.
Pendekatan ini memandang bahwa perilaku manusia
dipengaruhi oleh sistem sosialnya.
Perilaku dapat dipahami melalui tiga pendekatan,
yaitu:
1. Rasional
Model rasional memusatkan perhatiannya pada
anggota organisasi yang diasumsikan bersifat
rasional dan mempunyai berbagai kepentingan,
kebutuhan, motif dan tujuan.
2. Sosiologis
Model ini lebih memusatkan perhatiannya
kepada pengetahuan antropologi, sosiologi dan
psikologi.
3. Pengembangan hubungan manusia
Model pengembangan hubungan manusia lebih
memusatkan perhatiannya kepada tujuan yang ingin
dicapai dan pengembangan berbagai sistem motivasi
menurut jenis motivasi agar dapat meningkatkan
produktivitas kerja.
• Keterbatasan dari pendekatan perilaku ini adalah
beberapa ahli manajemen termasuk ahli perilaku
percaya bahwa bidang perilaku tidak sepenuhnya
nyata karena berkenaan dengan manusia yang
bersifat unik.

• Model, teori dan istilah perilaku oleh ahli perilaku

sangat kompleks dan abstrak untuk dipraktekkan
para manajer.

• Dikarenakan perilaku manusia sangat unik, maka

ahli-ahli perilaku sering berbeda dalam
menyimpulkan penelitian, dan rekomendasinya 
sulit bagi manajer untuk memilih dan
melaksanakannya.
 Perkembangan Teori Manajemen
Teori Manajemen Klasik
Manajemen Ilmiah
Teori Organisasi Klasik
Aliran Hubungan Manusiawi
Aliran Manajemen Modern
Perilaku Organisasi
Aliran Kuantitatif
•Pendekatan Sistem
•Pendekatan Kontingensi
Perkembangan teori manajemen dimasa yang
akan datang
 HISTORICAL PERSPECTIVES

gerakan " Manajemen Ilmiah".

Classical Frederick W. Taylor (1856-1915)
Henry Fayol (1841-1925).

1900-1930
Neo Classical

Modern/
1930-1960
Contingency

1960-1975 Postmodern/
Politics

1975-?
• Teori manajemen modern sebagai berikut:
1. Penekanan pada fungsi administrasi.
• 2. Fleksibilitas dalam prinsip-prinsip manajemen.
• 3. Orientasi dari upaya untuk mencapai tujuan bersama.
• 4. Spesifikasi dan desain operasi administrasi.
• 5. Pengembangan teori motivasi dan perilaku.
• 6. Relevansi untuk fokus proses administrasi.
• 7. Pengembangan model yang berbeda dari organisasi.
• 8. Relevansi untuk manajemen berdasarkan sasaran .
• 9. Pengembangan bentuk dan gaya pemrograman.
• 10. Pedoman untuk efisiensi optimal.
• Tokoh-tokoh penting dari teori modern manajemen antara
lain Drucker, Koontz, Ujian, Newmann, Odioma dan Humble.
TEORI PROSES MANAJEMEN
 TEORI PROSES MANAJEMEN

•Manajemen  Henry Fayol

•Pendekatan utama yang digunakan aliran proses 
•- Identifikas fungsi-fungsi manajemen
•- Tugas-tugas manajerial

• Planning
• Organizing
• Commanding
• Coordinating
• Controlling
Fungsi-fungsi manajemen atau tugas-tugas manajerial sebagai
suatu proses yang dilakukan oleh manajer
•
 PROSES MANAJEMEN
(HENRY FAYOL/FAYOLISM)
• Perencanaan (Planning)
proses menentukan tujuan dan rencana
tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan
tersebut
• Pengorganisasian (Organizing)
proses mengabungkan dua atau lebih orang
untuk bekerjasama dengan cara tertentu untuk
mencapai tujuan tertentu
 PROSES MANAJEMEN
HENRY FAYOL/FAYOLISM
• Mengkoodinasikan (Coordinating)

• Memimpin (Commanding)
proses mengarahkan dan mempengaruhi
pekerjaan yang terkait dengan kegiatan
anggota/bagian organisasi

• Mengendalikan (Controlling)
proses untuk memastikan kesesuaian antara
perencanaan dan pelaksanaan
Fungsi-fungsi Manajemen George R. Terry

George R. Terry  Fungsi-fungsi Manajemen

• Planning
• Organizing
• Actuating
• Controlling
(POAC)
•
Fungsi-fungsi Manajemen Harold Koontz
Harold Koontz  Fungsi-fungsi Manajemen
• Planning
• Organizing
• Staffing
Leading
• Controlling

• Manajemen adalah Proses

•Pekerjaan Manajer  merupakan proses pelaksanaan
fungsi-fungsi yang saling berhubungan satu dengan yang lain
 PROSES MANAJEMEN
Proses adalah cara sistematik yang sudah ditetapkan dalam
melakukan kegiatan.:
1. Planning (merencanakan) adalah proses menetapkan sasaran
dan tindakan yang perlu untuk mencapai tujuan.
Rencana juga merupakan pedoman untuk:
a. Organisasi memperoleh dan menggunakan sumberdaya yang
diperlukan untuk mencapai tujuan.
a. Anggota organisasi melaksanakan aktivitasnya konsisten
dengan tujuan dan prosedur yang sudah ditetapkan
c. Memonitor dan mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan,
sehingga untuk mencapai tujuan, sehingga tindakan korektif
dapat diambil bila kemajuan tidak dihasilkan
35
 PROSES MANAJEMEN
2. Organizing (mengorganisasi)
adalah proses memperkerjakan dua orang/lebih untuk bekerja
sama dengqn cara terstruktur guna mencapai sasaran spesifik
atau beberapa sasaran
3. Leading (memimpin) adalah proses mengarahkan dan
mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan dari
anggota kelompok atau seluruh organisasi
4. Controlling (pengendalian) adalah proses untuk memastikan
bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang
direncanakan.
Fungsi pengendalian melibatkan beberapa elemen :
a.Menetapkan standar prestasi kerja
b.Mengukur prestasi saat ini
c.Membandingkan prestasi ini dengan standar yang telah
ditetapkan
a.Mengambil tindakan korektif bila ada deviasi yang dideteksi 36
• Taylor adalah orang pertama yang mengembangkan
manajemen ilmiah.
• Taylor terkenal sebagai Bapak Manajemen Ilmiah karena
hasil penelitiannya yang telah dibukukan tentang usaha-
usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja berdasarkan
waktu dan gerak pada tahun 1886, dijadikan sebagai
pegangan penting bagi para buruh dan manajer.
• Dalam penelitiannya itu, ia berpendapat bahwa efesiensi
perusahaan rendah karena banyak waktu dan gerak-gerak
buruh yang tidak produktif.
 TEORI PROSES MANAJEMEN
• Menurut Taylor  prinsip-prinsip dasar penerapan pendekatan
ilmiah dalam manajemen dan mengembangkan teknik-teknik
untuk mencapai efisiensi dan keefektifan organisasi, bahwa
manusia harus diperlakukan seperti mesin, dalam bekerja,
setiap manusia harus diawasi oleh supervisor secara efektif dan
efisien.
• Kritik yang sangat keras dari para ahli perilaku yang mengecam
penganut Taylor menyatakan bahwa Taylor dan penganutnya
telah memperlakukan para pekerja secara tidak manusiawi.
Untuk mengatasi kelemahan pendekatan manajemen klasik,
muncul pemikiran para ahli berikutnya dengan pendekatan
baru yang disebut teori organisasi klasik.
Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk
merencanakan, mengarahkan, mengendalikan,
mengoordinasikan, mengawasi, mengurus,
menyekbpurnakan dan menertibkan tatausaha
kantor
Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah
segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada
segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan
tatausaha dalam sistem perkantoran untuk
mencapai sasaran organisasi
PIRAMIDA MANAJEMEN
 TEORI MANAJEMEN ADMINISTRATIF

• Manajemen administratif, yaitu studi mengenai

bagaimana untuk membuat sebuah struktur organisasi
dan sistem pengendalian yang dapat mengarahkan
tercapainya efisiensi yang tinggi dan efektivitas.
• Struktur organisasi merupakan sistem pekerjaan dan
hubungan otorisasi yang mengawasi bagaimana
karyawan menggunakan sumber daya untuk
mendokumentasikan tujuan organisasi.
 PERKEMBANGAN ALIRAN
ADMINISTRASI
Tahun Aliran Dasar
Pengetatuan
1880 -an Pramanajemen Ilmiah Ekonomi
Pengalaman
1910-an Manajemen Ilmiah Teknik

1920-an Birokrasi

1930-an Hubungan Manusia Psikologi

1940-an Proses Perilaku Psikologi

1950-an Kuantotif matematik

KUANTATIF
PENDEKATAN KUANTITATIF

Pendekatan ini mulai tumbuh setelah terjadi

perang dunia ke dua
Banyaknya penggunaan teknik kuantitatif  untuk
memecahkan persoalan-persoalan militer
diadopsi juga ke dalam organisasi modern
Pendekatan kuantitatif dikenal juga sebagai
pendekatan riset atau pendekatan operasional
• Pendekatan Kuantitatif melihat manajemen
sebagai sistem dari proses-proses dan model-model
matematikal

• Pendekatan Kuantitatif merupakan pengambilan

keputusan  Aliran pendekatan pembuatan
keputusan

• Pendekatan Kuantitatif  efektif dalam urusan-

urusan Inventory, material dan pengendalian
produksi
Model Matematik

Y = !6 X – X2

Y = Profit maksimum
X = Jumlah produk yang dicapai

Profit maksimum  16 x jumlah produk (16 X) –

kuadrat jumlah produksu (X2)
Aliran Kuantitatif
Aliran ini ditandai dengan perkembangan
pendekatan riset dalam pemecahan masalah-
masalah industri  didasarkan atas sukses tim riset
operasi inggris pada perang Dunia ke II sejalan
dengan semakin kompleknya komputer elektronik,
transportasi dan komunikasi.
Tehnik riset operasi menjadi semakin penting
sebagai dasar rasional untuk pembuatan keputusan.
Prosedur riset operasi  aliran kuantitatif.
Pendekatan kuantitatif memiliki ciri dimana pendekatan
manajemen dilandasi dengan penerapan model-model
statistik dan matematika, simulasi komputer terhadap
aktifitas manajemen.
Teknik yang dapat digunakan para manajer untuk
memperbaiki suatu keputusan pengalokasian sumber
daya yang dimiliknya
Pendekatan kuantitatif  berpengaruh terhadap aspek
perencanaan dan pengendalian.

Misal:
Manajer membuat penganggaran, penjadwalan,
pengendalian mutu, dan keputusan, yang dilakukan
secara kuantitatif, di zaman komputerisasi saat ini
penggunan metode kuantitatif makin banyak diterapkan
dalam kegiatan manajemen dan bisnis moderen.
Teknik kuantitatif sering digunakan dalam Total Quality
Management (TQM),

TQM  suatu filosofi manajemen yang ditujukan untuk

perbaikan berkelanjutan dan menanggapi kebutuhan dan
harapan pelanggan.

Pelanggan disini mencakup siapa saja yang berinteraksi

dengan produk atau jasa organisasi secara internal maupun
eksternal.
• Meliputi karyawan dan pemasok serta orang-orang yang
• membeli barang atau jasa organisasi.
• Perbaikan terus menerus tidak mungkin dapat dilakukan
• tanpa pengukuran yang akurat, pengukuran membutuhkan
• teknik statistik yang dapat mengukur setiap variabel
• penting dalam proses kerja organisasi.
Perusahan General Electric (GE)  perusahaan yang l
menerapkan pendekatan ini kedalam proses bisnisnya.
Hal-hal yang dilakukan adalah penentuan jumlah pekerja,
penentuan lokasi perusahaan, hingga peraturan
pergudangan dan persediaan.

Pendekatan kuantitatif ini memiliki keterbatasan,

khususnya dikaitkan mengenai masalah perilaku manusia
dalam organisasi yang kadang sulit dipahami dan tidak
bisa dikuantitatifkan
 Teknik-teknik penelitian operasi ini semakin
berkembang sejalan dengan kemajuan komputer,
transportasi dan komunikasi.
• Teknik-teknik penelitian operasi selanjutnya disebut
sebagai pendekatan manajemen ilmiah.

• Pendekatan manajemen ilmiah dipakai dalam

banyak kegiatan seperti penganggaran modal,
manajemen produksi, penjadwalan,
pengembangan strategi produk, pengembangan
SDM dan perencanaan program
• Langkah-langkah yaitu:
• 1) perumusan masalah
• 2) penyusunan suatu model matematis
• 3) penyelesaian model
• 4) pengujian model
• 5) penetapan pengawasan atas hasil
• 6) pelaksanaan (implementas)
TEORI SISTEM
 PENDEKATAN SISTEM
Pendekatan manajer dalam pengelolaan organisasi, Pada
tahun 1938 Chester Barnard, seorang eksekutif perusahaan
telepon, mengatakan bahwa suatu organisasi berfungsi
sebagai sistem korporasi

Suatu sistem adalah seperangkat bagian yang saling

berhubungan dan saling bergantung diatur dengan cara yang
menghasilkan suatu kesatuan yang utuh.
Sistem terdiri dari dua tipe dasar yaitu sistem tertutup dan
terbuka.
- Sistem tertutup tidak dipengaruhi oleh lingkungannya dan
tidak berinteraksi dengan lingkungannya.
- Sistem terbuka dipengaruhi dan berinteraksi dengan
lingkungannya
PENDEKATAN SISTEM
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai satu kesatuan
yang saling berinteraksi yang tak terpisahkan.
Terdapat 2 model dasar organisasi, yaitu :
1. Model dasar organisasi sebagai sistem terbuka
Proses transformasi input atau masukan yang diolah dalam
organisasi untuk menghasilkan output atau keluaran.
Hasil output dari organisasi merupakan input bagi
lingkungan, demikian pula sebaliknya output dari
lingkungan merupakan input bagi organisasi.
2. Model dasar organisasi sebagai sistem tertutup
Memusatkan pada hubungan dan konsistensi internal yang
dicerminkan oleh prinsip-prinsip manajemen.
Pengaruh lingkungan dianggap tidak memiliki pengaruh
terhadap organisasi
Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem pada manajemen bermaksud
untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan,
yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
berhubungan.
•Menurut Shore & Voich (1974)
Sistem ialah suatu keseluruhan yang terdiri dari
sejumlah bagian-bagian.

•Menurut Gerald, et al. (1981)

Sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan,
dan bekerja sama membentuk suatu aktivitas
atau mencapai suatu tujuan tertentu.
•.
• Bentuk umum suatu sistem terdiri atas input, proses,
output dan umpan balik  Organisasi
• Umpan balik ialah hasil output untuk untuk
memperbaiki input yang akan datang.

• Sebagai organisasi dengan sistem terbuka, maka

organisasi dipengaruhi dan mempengaruhi
lingkungan luarnya.

• Pendekatan sistem meliputi penerapan konsep-

konsep yang cocok dari teori sistem untuk
mempermudah pemahaman tentang teori
organisasi dan praktik manajerial
 SISTEM

• Sistem terdiri dari sub sistem yang berhubungan

dengan prosedur yang membantu pencapaian
tujuan

• Simpulan  organisasi sebagai sebuah sistem

merupakan suatu kesatuan, di mana bagian
terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun
subsistem) merupakan penjabaran dari sistem
organisasi yang digunakan
 KONSEP SISTEM
• Desain Sebuah Sistem
 MANFAAT
PENGGUNAAN PENDEKATAN SISTEM
(QUIBLE, 2000)
• Mengoptimalkan hasil penggunaan sumber daya
yang efisien

• Salah satu alat pengendali biaya

• Mengefisienkan aktivitas dalam kantor

• Alat bantu pencapaian tujuan organisasi

• Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-

fungsinya
KERUGIAN
PENGGUNAAN PENDEKATAN SISTEM:

• Pengoperasian kurang fleksibel

• Perubahan pada sistem atau subsistem, akan

mengubah metode dan prosedur suatu organisasi

• Memerlukan waktu sosialisasi

• Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota

organisasi
 KARAKTERISTIK SISTEM

• Fleksibel
• Mudah diadaptasikan
• Sistematis
• Fungsional
• Sederhana
• Pemanfaatan sumber daya yang optimal.
UNSUR SISTEM

•Input

•Processing

•Output

•Feedback

•Pengawasan
 PERSPEKTIF SISTEM DALAM MANAJEMEN

INPUT OUTPUT
dari Lingkungan: PROSES Transformasi: bagi Lingkungan:
- Bahan baku - Sistem operasi - Barang/Jasa
- SDM - Sistem administrasi - Untung/Rugi
- Informasi - Teknologi - Perilaku pekerja
- uang - Sistem kontrol - output informasi

Umpan Balik
Sistem terbuka
Sistem yang melakukan interaksi dengan lingkungan
Sistem tertutup
Sistem yang tidak melakukan interaksi dengan
lingkungan.
Sub-sistem
Merupakan elemen dalam sistem organisasi/
manajemen yang satu sama lainnya saling berkaitan.
Sinergi
Konsep yg menjelaskan bahwa pekerjaan yang
dilaksanakan secara bersama-sama akan
memberikan hasil lebih baik daripada jika dikerjakan
oleh seorang saja.
Entropi
Kondisi dimana organisasi mengalami penurunan
produktifitas dan kualitasnya disebabkan
ketidakmampuan dalam membaca dan beradaptasi
dengan lingkungan.
Pendekatan sistem  berupaya mewujudkan tujuan
organisasi berupa output yang bermanfaat bagi
lingkungan dengan melakukan proses transformasi dari
faktor-faktor input yang diperoleh dari lingkungan.

Sistem memiliki konsep dasar sebagai berikut;

sistem (system), masukan (input), proses transformasi,
keluaran (output), umpan balik (feed back).

Sistem merupakan suatu hubungan dari bagian-bagian

yang saling berhubungan atau saling tergantung satu
sama lain.
Komponen dari input antara lain; sumber daya manusia,
bahan bakui, informasi, modal (uang)
Komponen proses transformasi adalah sistem
administrasi, sistem operasi, teknologi dan sistem
kontrol. Sedangkan hasil akhir berupa output yakni
barang atau jasa, output informasi, maupun perilaku
pekerja.

Diharapkan lingkungan akan memberi umpan balik

atau tanggapan apa yang dihasilkan oleh sebuah
perusahaan sesuai dengan permintaan atau keinginan
mereka.
James Stoner menyatakan dengan mengunakan
pendekatan sistem, manajer diberikan pemahaman untuk
memandang organisasi sebagai keseluruhan dan bahkan
sebagai bagian dari lingkungan sebagai sistem global.
Pendekatan sistem memberitahukan kepada manajer
dalam mengelola kegiatan keorganisasian, bagian
manapun dari sebuah organisasi mempengaruhi kegiatan
dari tiap bagian yang lain dan bahkan ada saling pengaruh
antara organisasi dengan lingkungannya.
Dengan perspektif sistem manajer, dapat lebih mudah
mempertahankan keseimbangan antara variabel-variabel
dan hubungannya dengan variabel-variabel eksternal,
keseimbangan kebutuhan dan tujuan antara bagian-bagian
organisasi dengan kebutuhan dan tujuan organisasi
sebagai keseluruhan.
 ALAT-ALAT SISTEM

1. Bagan beban kerja (workload chart)

Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk
menyederhanakan proses kerja

2. Bagan aliran kerja (work-flow chart)

Sering digunakan untuk menganalisis dan
menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang
membantu mengidentifikasikan tiap langkah dalam
proses kerja spesifik
3. Bagan layout kerja (work-layout chart)
• Digunakan untuk menggambarkan aliran kerja
yang dilakukan pada kantor
• Dapat mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan
yang cenderung berulang

4. Bagan proses kerja (work-process chart)

Menggambarkan sebuah proses kerja yang
harus dilakukan berkaitan dengan penyelesaian
sebuah pekerjaan
5. Diagram balok EDP (electronic data processing)
Umumnya digunakan untuk pengambaran sistem
yang akan diintergrasikan dengan komputer
1. Bagan beban kerja (workload chart)

DAFTAR AKTIVITAS KERJA

2. Bagan aliran kerja (work-flow chart)
3. Bagan layout kerja (work-layout chart)
4. Bagan proses kerja (work-process chart)
5. Diagram balok EDP (electronic data processing)
 TEORI MANAJEMEN SISTEM

• Menurut Shore & Voich (1974) sistem ialah suatu

keseluruhan yang terdiri dari sejumlah bagian-bagian.
• Menurut Gerald, et al. (1981) sistem ialah tata cara kerja
yang saling berkaitan, dan bekerja sama membentuk suatu
aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem dapat dipandang sebagai suatu hal yang tertutup atau
terbuka. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak
dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya, sedangkan
sistem terbuka ialah sistem yang dipengaruhi oleh
lingkungannya
Bentuk umum suatu sistem terdiri atas input, proses, output
dan umpan balik.
Umpan balik ialah hasil output untuk untuk memperbaiki input
yang akan datang.
Keempat unsur tersebut berada dalam suatu organisasi.
Sebagai organisasi dengan sistem terbuka, maka organisasi
dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungan luarnya.
Pendekatan sistem meliputi penerapan konsep-konsep yang
cocok dari teori sistem untuk mempermudah pemahaman
tentang teori organisasi dan praktik manajerial
Peningkatan mutu pendidikan dengan pendekatan sistem
berarti mulai dari input, proses, output sampai kepada
outcome pendidikan.
Dalam praktiknya, peningkatan mutu pendidikan selama ini
belum menggunakan pendekatan sistem. Peningkatan mutu
cenderung berpikir output oriented. Mutu pendidikan hanya
dinilai dari output pendidikan seperti hasil belajar dan ujian
nasional. Padahal, dengan berpikir sebagai suatu sistem, mutu
pendidikan tidak hanya ditentukan oleh nilai ujian nasional
tetapi juga mutu input dan mutu prosesnya di dalam kelas.
Teori Pendekatan Sistem. Dikembangkan oleh Daniel Katz,
Robert Kahn dan James Thompsons pada tahun 1960an. Teori
ini disebut sebagai open system yaitu sebuah system yang
mengambil sumber daya dari lingkungan eksternal dan
mentransformasikan menjadi barang dan jasa yang nantinya
dikembalikan lagi ke lingkungan melalui pembelian oleh
konsumen.
KONTINGENSI
 Pendekatan Kontingensi
Pendekatan Situasional

Pendekatan dalam pelaksanaan manajemen harus

disesuaikan dengan keadaan dan lingkungan
Pendekatan ini juga dinamakan sebagai pendekatan
manajemen menurut keadaan
Aliran Modern lebih mengarah pada pendekatan
kontingensi.

Aliran ini menekankan bahwa organisasi harus

bersifat terbuka atau berhubungan dengan
lingkungan.
Organisasi yang efektif adalah jika struktur
organisasinya
mampu menyesuaikan dengan karakteristik
lingkungannya,
organisasi harus memiliki tingkat adaptabilitas yang
tinggi.
 ALIRAN (MODERN) KONTINGENSI

• Suatu organisasi harus berhubungan dengan

lingkungannya
• Organisasi yang efektif adalah jika struktur
organisasinya mampu menyesuaikan dengan
karakteristik lingkungannya
• Adaptabilitas dan fleksibilitas dalam proses
pengambilan keputusan
 KRITIK TERHADAP ALIRAN
KONTINGENSI

• Hanya melihat sepihak;

lingkungan  struktur,
padahal bisa juga organisasi  lingkungan

• Manajer hanya bersikap reaktif, padahal mereka

punya kemampuan secara personal
 KONTINGENSI
Kata lain dari pendekatan kontingensi (contingency approach)
adalah pendekatan situasional. Pendekatan ini berkembang
sekitar tahun 1960.

Pendekatan kontingensi atau pendekatan situasional adalah

suatu aliran teori manajemen yang menekankan pada situasi
atau kondisi tertentu yang dihadapi.

Tidak seluruh metode manajemen ilmiah dapat diterapkan

untuk seluruh situasi begitupun tidak selalu hubungan
manusiawi yang perlu ditekankan karena adakalanya
pemecahan yang efektif melalui pendekatan kuantitatif.
Itu semua sangat tergantung pada karakteristik situasi yang
dihadapi dan tujuan yang ingin dicapai.
 KONTINGENSI

Pendekatan ini dikembangkan oleh manajer-manajer

dan yang lain yang telah mencoba ketidak berhasilan
menerapkan konsep-konsep tradisional, perilaku dan
sistem untuk mengatasi masalah-masalah manajerial di
lingkungan kerja.

Inti dari pendekatan ini adalah memandang setiap

organisasi berbeda, setiap individu dalam organisasi
berbeda maka pendekatan manajemen yang
diterapkan juga harus berbeda-beda.
Misal :
Dalam aspek kepemimpinan dapat dikatakan pendekatan
demokratis cukup baik digunakan dalam sebuah
perusahaan  memberikan kesempatan kepada
semua karyawan untuk memberikan pandangannya dan
terlibat aktif dalam proses kemajuan organisasi.

Pendekatan kepemimpinan demokratis akan tidak relevan

lagi bila itu diterapkan dalam organisasi militer, akan
timbul suatu kekacauan bila setiap personel dalam
organisasi militer itu dimintai inisiatif sendiri untuk
melakukan suatu penyerangan tertentu.
Dalam organisasi militer yang paling tepat adalah sistem
komando atau dikenal otoriter demi kebaikan organisasi
tersebut.
Manajemen organisasi tergantung pada faktor-faktor
kontingensi yang ada, terpenting adalah adanya
penyatuan antara organisasi dengan lingkungannya.

Pendekatan kontingensi dapat lebih baik dimengerti

melalui penganalisaan variabel – variabel yang ada.
Praktek-praktek manajemen harus konsisten dengan
variabel-variabel kunci yang terdiri dari lingkungan
teknologi yang digunakan untuk menghasilkan produk
atau jasa.
PENDEKATAN KONTIGENSI

Tugas manajer ialah mengidentifikasi teknik tertentu

yang paling cocok diterapkan pada situasi tertentu
dalam mencapai tujuan organisasi, karena tidak ada
satupun teknik manajemen yang universal yang
dapat diterapkan dalam setiap situasi dan kondisi.
TERIMA KASIH
• Pendekatan Kuantitatif
•Jelaskan apa pendekatan kuantitatif
berkontribusi pada bidang manajemen
•Diskusikan bagaimana manajer sekarang
menggunakan pendekatan kuantitatif
• Pemahaman Perilaku Organisasi
•Jelaskan kontribusi dari para pendukung Perilaku
Organisasi.
•Jelaskan kontribusi Hawthorne pada bidang
manajemen
•Diskusikan bagaimana manajer sekarang
menggunakan pendekatan perilaku
• Pendekatan Sistem
•Menggambarkan sebuah organisasi
menggunakan pendekatan sistem
•Diskusikan bagaimana pendekatan sistem
manajemen membantu kita
• Pendekatan Kontingensi
•Jelaskan bagaimana pendekatan
kontingensi berbeda dari teori awal
manajemen.
•Diskusikan bagaimana pendekatan
kontijensi membantu kita memahami
manajemen.