Pendekatan Sistem Perkantoran

Perencanaan Sistem Perkantoran

 Perencanaan Sistem Perkantoran
Manajemen  seluruh perbuatan menggerakan sekelompok
petugas dan mengerahkan seluruh sarana dalam sesuatu
organisasi  untuk mencapai tujuan tertentu

Pimpinan  manajer
Tugas pokok manajer
1. Menggerakkan sekelompok petugas  mendorong,
menjuruskan dan menertibkan para pelaksana agar
melakukan kegiatan-kegiatan menuju ke arah tercapainya
organisasi
2. Mengerahkan segenap sarana (menyiapkanpengadaan,
mengatur pemakaian , menetapkan langkah dan
menyempurnakan daya guna aneka benda, biaya , alat,
bangunan, metode, dan sumber lainnya  untuk
menyelesaikan pekerjaan organisasi
Perkantoran berkewajiban melakukan
aktivitas perencanaan seluruh tata usaha
dalam organisasinya sebagai sistim
perkantoran.
SISTEM PERKANTORAN
(OFFICE SYSTEM)
Tugas Manajer :
a. Perencanaan
b. Pembuatan Keputusan
c. Pembimbingan
d. Pengordinasian
e. Pengontrolan
f. Penyempurnaan
a. Perencanaan
Pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang harus
dikerjakan dan cara mengerjakan
b. Pembuatan Keputusan
Pola perbuatan melakukan pemilihan di antara berbagai
kemungkinan untuk menyelesaikan soal-soal yang terjadi
c. Pembimbingan
Pola perbuatan mendorong semangat bekerja, mengarahkan
para pelaksana dan memberi petunjuk
d. Pengordinasian
Pola perbuatan menghubung-hubungkan dan menyelaraskan
para pelaksana berikut tugasnya satu sama lain
e. Pengontrolan
Pola perbuatan memeriksa dan mencocokan agar pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana dan hasil yang ditentukan
f. Penyempurnaan
Pola perbuatan memperbaiki tatarangka dan tatakerja
dalam organisasi yang bersangkutan
Sistem perkantoran
adalah segenap rangkaian prosedur yang telah
menjadi pola kebulatan, tatakerja, dan tatatertib dalam
penyelesaian suatu bidang kerja atau fungsi pokok
dalam suatu organisasi

Misal:
Kearsipan meliputi pedoman penyimpanan, ukuran
bukunya, alat perlengkapannya, tatacara penataan dan
pengambilan, tatacara peminjaman berkas sampai
prosedur penyingkiran dan pemusnahan arsip
Menurut Terry, 1966
Perencanaan  Office planning (Perencanaan Perkatoran)
berwujud aktivitas-aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran
apa yang akan dilaksanakan,bilamana,dimana,dan bagaimana
cara melaksanakannya

aktivitas perencanaan menyangkut penetapan tujuan,

haluan, sistem, prosedur dan metode yang perlu
dilaksanakan dalam kaitannya dengan :
a. Pekerjaan rutin dan arus lalulintas pekerjaan
perkantoran.
b. Rancangan dan pemakaian formulir perkantoran
d. Penggunaan mesin dan perlengkapan perkantoran.
Manfaat Perencanaan Sistem Perkantoran :
Menurut J.C. Denyer, 1975

1. Kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah

kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
2. Pengurangan keterlambatan dan hambatan
3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha
5. Kordinasi berbagai seksi dalam organisasi
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha
 Azas-azas Umum Sistem Perkantoran
Menurut J.C. Denyer
1. Arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatan
2. Menghindari terjadinya kekembaran kerja
3. Menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu
4. Meminimal mondar mandir para petugas
5. Memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja
6. Menjaga jumlah pekerjaan dan perbekalan kertas minimum
7. Mencegah banyaknya pencatatan dan pengecekan yang tidak
perlu, dengan menerapkan prinsip manajemen berdasarkan
pengecualian (bilamana prosedur rutin telah ditetapkan dan
dijadwalkan, maka tidak perlu semua urusan dilakukan
pencatatan, kecuali ada hal-hal khusus  seminimal mungkin)
8. Memanfaatkan mesin-mesin, tetapi tidakdipergunakan secara
berlebihan
9. Terciptanya prosedur rutin tetap
10. Sistem yang tidak rumit  sederhana dimengerti dan dijalankan
 efisien.
TAHAPAN PERENCANAAN
Quible (2001), mengungkapkan beberapa faktor yang
harus diperhatikan dalam perencanaan :

1. Tugas pegawai
2. Arus kerja
3. Bagan organisasi
4. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang
5. Jaringan komunikasi
6. Departemen dalam organisasi
7. Kantor publik dan privat
8. Kebutuhan ruang
9. Pertimbangan keamanan
10. Pembiayaan ruang perkantoran
 Pendekatan Sistem Perkantoran

Sistem Informasi
Manajemen
Sistem Informasi manajemen  yang tergambar adalah
suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan
pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu
organisasi, pemanfaatan ini dapat berarti penunjangan pada
tugas-tugas rutin, evaluasi prestasi organisasi atau untuk
pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut,
Sistem informasi manajemen  dibayangkan suatu sistem
komputer
sesungguhnya sebelum ada penciptaan komputer SIM sudah
ada.
Dengan adanya teknologi komputer pengolahan data
menjadi lebih murah  penggunaan komputer tidak dapat
dihindari.
SISTEM
Konsep Dasar Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan unsur atau komponen yang terorganisasi,
berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain, dan
terpadu untuk mencapai suatu tujuan

Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum

adalah masukan(input), pengolahan (proses) dan keluaran
(output).  sistem senantiasa tidak lepas dari lingkungan
sekitarnya, maka umpan balik (feedback) dapat berasal dari
output akan tetapi dapat juga berasal dari lingkungan sistem
yang di maksud.
Konsep lain yang terkandung dalam sistem adalah Konsep
sinergi. Konsep ini mengandaikan bahwa di dalam suatu
sistem, output dari suatu organisasi diharapkan lebih besar
dibandingkan output individual atau output masing-
masing bagian.
Kegiatan bersama dari bagian yang terpisah tetapi saling
berhubungan secara bersama-sama maka akan menghasilkan
efek total yang lebih besar dari jumlah bagian secara individu
dan terpisah
Ada dua pendekatan yang dapat dilakukan untuk
mendefinisikan sebuah sistem, yaitu :
•Tinjauan atas dasar fasilitas (komponen / elemen)
Sistem yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan
dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
•Tinjauan atas dasar aktivitas (prosedur)
Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan
dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
 INFORMASI

• Informasi diartikan  sebagai suatu hasil pengolahan data

yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga
penerimanya akan mendapat rangsangan untuk melakukan
tindakan.
• Data adalah fakta yang jelas baik lingkup, tempat, maupun
waktunya.
Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder
dalam bentuk berita tertulis maupun sinyal elektronis.
Pengertian informasi dan data berlaku sangat relatif
tergantung pada posisinya terhadap lingkup permasalahannya
• Data  merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka-angka,
teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili
diskripsi verbal atau kode-kode tertentu.
Apabila data tersebut telah di saring dan diolah melalui
pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang,
maka data tersebut berubah menjadi informasi.

• Informasi adalah semua data yang telah diolah dan memiliki

arti bagi pihak pemakai.

yang dipakai dalam membuat keputusan adalah informasi,

bukan data.
 Proses Informasi

Data Proses Informasi Keputusan

Data diproses, dari hasil proses bisa berbentuk informasi dan

bisa berbentuk data, sedangkan hasil proses tersebut bisa
berbentuk informasi apabila hasil dari pada proses
dipergunakan untuk mengambil suatu keputusan, sedangkan
apabila hasil proses tersebut tidak dipergunakan untuk
mengambil suatu keputusan tetapi disimpan disuatu file
tertentu (Database) maka hasil proses dinamakan data.
Karena dari hasil proses tersebut akan dipergunakan lagi
sebagai data, dan membutuhkan proses yang pada akhirnya
dipergunakan sebagai informasi dimasa mendatang
ciri pokok dari suatu data adalah fakta.

Data  menjadi informasi pada saat mereka digunakan untuk

tujuan tertentu atau apabila mereka menyebabkan timbulnya
penambahan pengetahuan tertentu.
Data  harus mengalami berbagai macam pengerjaan
sebelum bermanfaat sebagai informasi.
Data  merupakan bahan dasar untuk proses pengerjaan,
dan informasi menjadi selesainya produk
Misal :
Pasien Umum Rawat Jalan di TPPRJ  mendaftar,
mendapat Nomor RM, berobat di Poliklinik, setelah berobat
dikenakan biaya berobat sesuai dengan diagnosa dan
tindakan yang dilakukan  Informasi

Jasa pelayanan yang diberikan RS  adalah penyediaan

informasi yang tepat dan cepat kepada Pasien/konsumen,
untuk selanjutnya informasi dikumpulkan kembali, disimpan
dan kelak dimanfaatkan dan berfungsi sebagai data kembali
Misal :
Pasien RS meminta informasi tentang biaya operasi sectio
caesar  RS menginformasikan biaya sesuai dengan
diagnosa dan tindakan yang dilakukan  Informasi

Jasa pelayanan pada operasi sectio caesar yang diberikan

RS  adalah penyediaan informasi yang tepat dan cepat
kepada Pasien/konsumen, untuk selanjutnya informasi
dikumpulkan kembali, disimpan dan kelak dimanfaatkan dan
berfungsi sebagai data kembali
Kualitas informasi

• Akurat
Syarat ini mengharuskan informasi harus bersih dari
kesalahan dan kekeliruan. Ini berarti juga bahwa informasi
harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang
terkandung dari data pendukungnya.
•Tepat waktu
Informasi harus tersedia tepat pada waktunya, syarat ini
utamanya sangat penting pada saat organisasi
membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat
keputusan yang krusial.
• Relevansi
Informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan
dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi
MANAJEMEN
Manajemen merupakan proses atau kegiatan yang
dilakukan oleh seorang pimpinan atau manajer di dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Prinsip-prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan

oleh seorang manajer tercakup dalamPOSDCORB (planning,
organising, Staffing, directing, coordinating/controlling,
budgeting). Kegiatan manajemen tercakup dalam tiga
kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
Perencanaan  manajer mendefinisikan tujuan organisasi,
menentukan arah tindakan bagi organisasi, serta
menentukan langkah-langkah strategis guna mencapai
tujuan organisasi.
Pengorganisasian  manajer mengatur atau menata
kegiatan-kegiatan operasional supaya sesuai dengan
tujuan yang hendak dicapai, antara lain dengan
mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur
kewenangan dan rantai komando, penempatan pegawai
dalam satuan- satuan organisasi dan sebagainya.
Pengendalian  manajer mengadakan evaluasi apakah
prestasi yang dicapai oleh organisasi telah sesuai
dengan standar baku yang telah ditetapkan.
 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Tujuan dibentuknya Sistem informasi manajemen
adalah supaya organisasi memiliki suatu sistem yang dapat
diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen baik
yang berkaitan dengan keputusan keputusan rutin maupun
keputusan-keputusan strategis.

SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada

pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan
dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
SIM adalah jaringan prosedur pengolahan data yang
dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan
data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data
yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar
pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.
 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SIM merupakan salah satu dari lima sub sistem utama sistem
informasi berbasis komputer (CBIS = Computer Based Information
System).
4 (empat) yang lain adalah:
•Sistem informasi akuntansi
•Sistem pendukung keputusan
•Sistem otomatisasi kantor
•Sistem pakar.
Semuanya tercakup dalam sistem informasi organisasi
Serta ada 2 subsistem yaitu:
a.subsistem eksekutif
b.subsistem fungsional terdiri dari
- sistem informasi pemasaran
- sistem informasi manufaktur
- sistem informasi keuangan
- sistem informasi sumber daya manusia
- penelitian pemasaran dan intelijen permasaran.
 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

• Menurut Gordon B. Davis,

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem manusia/
mesin yang terpadu yang menyediakan informasi yang
mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan
pengambilan keputusan didalam organisasi.

• Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) adalah didefinisikan

sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang
serupa
Sistem
merupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan-
kegiatan yang saling bergantung dan prosedur-prosedur
yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan
tertentu
Data
adalah fakta-fakta, angka-angka , statistik dan sebagainya
yang dari padanya dapat ditarik suatu kesimpulan
Informasi
adalah data –data yang telah diolah untuk memberikan
suatu pengertian bagi si pengguna
Manajemen
adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan bersama
SIM

adalah jaringan prosedur pengolahan data yang

dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di
pandang perlu, dengan maksud memberikan data kepada
manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang
bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar
pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi
Menurut Laudon (2002) aktifitas dalam system informasi
adalah :
• Input : suatu aktifitas yang ditunjukkan untuk menangkap
atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi
maupun lingkungan luar organisasi untuk diproses dalam
system informasi.
• Processing : suatu aktivitas merubah, memanipulasi, dan
menganalisis input mentah kedalam bentuk yang lebih
bermanfaat bagi pemakai.
• Output : suatu aktivitas pengeluaran informasi yang telah
diproses kepada orang-orang yang akan menggunakannya
atau pada aktivitas yang memerlukannya.
 Data Informasi

Pemecahan masalah
organisasi

Perangkat Lunak Model

penulis laporan Matematik

Database

Sistem
Manajemen
Informasi

Gambar . Model dari Sistem Informasi Management Raymond Mc Leod 2004

Model SIM

Database berisi data dan informasi  digunakan perangkat

lunak  menghasilkan Laporan periodik dan laporan khusus
Serta model matematik yang menstimulasikan beragam
aspek operasi perusahaan.
Output perangkat lunak digunakan orang-orang dalam
perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan
masalah perusahaan
SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi
lingkungan.
Manfaat Sistem informasi Manajemen :
– Mencegah pencarian keterangan yang lama atau bahkan
kehilangan keterangan yang merugikan organisasi.
Terhindarkan penimbunan keterangan yang tak berguna
atau merupakan kembaran yang memboroskan biaya.
–Terhindarnya lalulintas informasi yang simpangsiur atau
terputus-putus sehingga mempersulit kordinasi dalam
seluruh organisasi.
–Tersedianya informasi yang cepat kepada para petugas
dan pimpinan organisasi sehingga mampu rnelaksanakan
tugasnya baik dan cepat.
 Misal dalam suatu RS  ada 4 Wakil Direktur (A,B,C dan D).
Masing-masing Wakil Direktur ini mengumpulkan informasi
yang ada hubungan nya dengan pengambilan keputusannya
dari 4 sumber informasi umum (Keuangan, Pelayanan Medik,
Penunjang Medik dan Pendidikan Pelatihan) Setiap Wadir
akan mengumpulkan informasi dan mengolahnya,
menyimpan dan mengambilnya kembali.

menimbulkan berbagai masalah :

• Setiap manajer menggunakan sebagian waktunya untuk
mengumpulkan dan mengolah data dan informasi
• Dalam pengolahan data kemungkinan ada hubungan-
hubungan yang sama
• Ada bermacam-macam bidang penyimpanan data yang tidak
dikoordinasikan.
• Pengumpulan data harus di perbanyak untuk dapat di
manfaatkan oleh manajer
Setelah menggunakan SIM , keuntungan yang diperoleh
adalah
•· Manajer akan mempunyai banyak waktu dalam
tanggungjawabnya.
•· Untuk mengumpulkan data tidak perlu ada hubunagn-
hubungan yang sama.
•· Adanya pusat penyimpanan data atau setidak-tidaknya
dikoordinasikan, sehingga memungkinkan kombinasi butir
data.
•· Tidak perlu memperbanyak data untuk setiap manajer
namun cukup pemusatan data.
•· Peningkatan efisiensi karena adanya otomatisasi
Adanya sistem informasi manajemen 
kebiasaan-kebiasaan pelaporan formal , distandarisasi
dibuat prosedurnya dan dijadwalkan.
sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat
waktu dan yang mempunyai makna bagi perencanaan,
analisis/ pengorganisasian dan pengendalian manajemen
untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi,
serta proses tersebut dapat dilakukan secara hemat.
Suatu Sistem Informasi mencakup sarana-sarana untuk
menghimpun, menyimpan, memperbaharui, dan mengambil
data, maupun berbagai sarana untuk mengubah data itu
menjadi informasi untuk dipergunakan manusia.

Setiap sistem informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok:

1. Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi
informasi.
2. Pendekatan : kerangka sistem.
3. Aktivitas : pengolahan (processing).
4. Perlengkapan : berbagai peralatan elektronik yang
mewujudkan otomasi.
 Sumber Daya
(1)

Sistem informasi Keterangan (c) Otomasi perkantoran

(information system) (a) (c) (office automation)

(b) Pengolahan data

(b) (data processing)
Kerangka Otomasi (4)
Hampiran (2) Perlengkapan
Sistem
(e)
(e) Sistem komputer
(computer system)

(d) (f)
Pengolahan
(d) Sistem pengolahan data (f) Electronic Data Processing
(data processing system) ( \EDP).

(3)

Aktivitas
Keempat unsur itu masing-masing saling bertautan menimbulkan :
(1) Data/informasi + (2) Kerangka sistem melahirkan:
(a) Sistem informasi (information system)
(1) Data/informasi + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan:
(b) Pengolahan data (data processing)
(1) Data/informasi + (4) Peralatan otomasi melahirkan:
(c) Otomasi perkantoran (office automation)
(2) Kerangka sistem + (3) Aktivitas pengolahan melahirkan:
(d) Sistem pengolahan data (data processing system)
(2) Kerangka sistem + (4) Peralatan otomasi melahirkan;
(e) Sistem komputer (computer system)
(3) Aktivitas pengolahan + (4) Peralatan otomasi melahirkan:
(f) Electronic Data Processing (EDP).

Secara keseluruhan membentuk sebuah sistem informasi manajemen

yang dapat dijalankan dalam sesualu organisasi untuk mendukung
tercapainya tujuan yang ditentukan.
Contoh:
Sebuah pabrik mempunyai buruh 100 orang, dengan upah
harian @ Rp. 100.000,- per hari
Jumlah buruh 100 orang dengan upah harian @ Rp. 100.000,-
Per hari  data=data atau bahan keterangan
Dengan proses hitung 100.000 x 100 x 30  Pabrik dalam satu
bulan membayar upah sebesar Rp. 300.000.000,-
Proses hitung adalah pengolahan data (data processing)
Jumlah upah sebesar Rp. 300.000.000,-  informasi
Keterangan tersebut dapat digunakan oleh pimpinan
perusahaan untuk membuat keputusan pengurangan pegawai,
kenaikan upah  dengan mempertimbangkan informasi lain
Pengertian management information mencakup
• Strategic planning information (informasi untuk
perencanaan yang strategis).
• Management control information (informasi untuk
kontrol oleh pimpinan).
• Operational information (informasi pengerjaan).
• Dalam perusahaan besar, pengolahan bahan informasi
biasanya memakai peralatan komputer, dimana ada input
information dan output information.
• Pengolahan bahan informasi ini ada yang menyebutnya
“information processing”, tapi sesungguhnya lebih tepat
“data processing”.
• Data processing (pengolahan data) : kegiatan pikiran
dengan bantuan tenaga atau sesuatu alat dan mengikuti
serangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu untuk
mengubah data sehingga menjadi lebih berguna bentuk,
susunan, sifat, atau isinya.
George Terry 1966
8 macam Operation pokok
Data Processing adalah proses pengerjaan yang terencana terhadap
informasi agar mencapai suatu tujuan atau hasil yang diinginkan, sbb :
1. Reading (Pembacaan) :
Menafsirkan data dengan memeriksa tanda-tanda /simbol/huruf/kata
2. Writing (Penulisan) :
Penulisan, pengetikan. Memudahkan pengolahan dengan cara
menempatkan data abjad / angka / simbol dengan menggunakan
media perantara perekaman didaerah magnetis pada pita atau
menggunakan tinta magnetis.
3. Recording / Printing (Pencatatan / Pencetakan) :
Untuk mendapatkan hasil dari pengolahan, data dalam media
perantara dikembalikan menjadi bentuk yang dapat dibaca orang.
4. Sorting (Pemilahan) : Menggolong-golongkan data.
5. Transmitting (Pengiriman) : Menyebarkan Data.
6. Calculating (Penghitungan) : Mengerjakan data secara matematis.
7. Comparing (Pembandingan) : Memeriksa ketepatan / kelengkapan
data.
8. Storing (Penyimpanan) : Menyimpan dan memelihara data
Data Processing  3 jenis kegiatan
1. Kegiatan berhitung (menambah, mengurangi, mengalikan
dan membagi)
2. Kegiatan berpikir logis (mengurai dan memadu atau
menyimpulkan dan menjabarkan)
3. Kegiatan tata usaha (mencatat atau menyimpan data)
Sistem Informasi Manajemen memiliki 5 komponen, yaitu :
1. Sistem Pemprosesan Data (Data Proscesing System)
2. Sistem Pelaporan Manajemen ( Management Reporting
System)
3. Sistem Pendukung Dalam Pengambilan Keputusan
(Decision Support System)
4. Sistem Otomasi Kantor (Office Automatic System)
5. Sistem Pintar (Expert System).
Sistem Informasi Manajemen memiliki dua fungsi
utama. yaitu fungsi pengumpulan data internal maupun
eksternal dan fungsi pemprosesan data menjadi
informasi yang bermanfaat bagi para pengambil
keputusan manajemen
 Sistem Pemprosesan Data
(Data Proscesing System)
Dimana sistem ini merupakan subsistem dari SIM yang
melakukan proses penyesuaian (update) atas berbagai
database yang terdapat dalam perusahaan dan menyajikannya
dalam bentuk informasi terkini sebagaimana dibutuhkan oleh
manajemen perusahaan.
Sistem pemprosesan data ini dapat dilakukan dengan dua
cara, yaitu batch processing dan online processing.
Pemrosesan data secara batch adalah pembaharuan database
melalui pengumpulan data pada satu periode tertentu untuk
kemudian dilakukan update pada satu waktu tertentu secara
serentak.
Pemrosesan data secara online adalah pendekataan yang
melakukan update terus-menerus mengikuti proses
pemasukan data yang terbaru.
 Sistem Pelaporan Manajemen
(Management Reporting System)
Sistem pelaporan manajemen mengumpulkan data untuk kemudian
diproses untuk menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan
oleh manajer dalam menentukan perencanaan dan mengambil
keputusan.
Beberapa jenis pelaporan manajemen yang sudah dikenal :
a) Laporan Detail (Detail Report). Laporan yang memuat informasi
detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan
berdasarkan waktunya serta informasi detail lainnya.
b) Laporan Ringkas(Summary Report). Laporan ini memuat
beberapa informasi penting yang diperlukan, yaitu pada
manajemen pada level yang lebih tinggi.
c) Laporan Pengecualian(Exception Report).
Merupakan laporan yang menyampaikan beberapa penyimpangan
atas strandar tertentu yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
d) Laporan Atas Permintaan(On Demand Report).
Laporan yang dilaporkan atas dasar permintaan saja.
 Sistem Pendukung Dalam Pengambilan Keputusan
(Decision Support System)

System ini secara terprogram mampu menjawab beberapa

kasus dalam perusahaan yang menyangkut jawaban atas
pertanyaan “bagaimana apabila”.
Decision Support System dapat dikatakan sebagai sistem
komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk
mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang
spesifik.
Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :
• Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan
masalah semi struktur
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba
menggantikannya
• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang
manajer dari pada efisiensinya.

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain

adalah :
– Kegiatan intelijen,
– Kegiatan merancang,
– Kegiatan memilih dan menelaah.
Kegiatan intelijen
merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui
kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. (tentang lingkungan
sosial, politik, hukum, ekonomi, kesehatan)
Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara
berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan
sebuah sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini
didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga
seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan
tepat.
Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami
strategi pesaing,
Kegiatan merancang
merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan,
mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan
yang mungkin untuk dilakukan.
Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan
mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif.
Pertimbangan-pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh
Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan
ini terprogram atau tidak.
Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk
memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang
tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah
dipilih.
 Sistem Otomasi Kantor (Office Automatic System)

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki

padanan kata mechanization dan computerization (Lernout &
Hauspie Speech Products N.V., 1993).
Automation memiliki dua makna yaitu
a)the use of automatic equipment to save mental and
manual labour
(penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran
dan tenaga)
b) the automatic control of the manufacture of a product
through its successive stages
(kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan
tahapan yang sistematis
otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang
memiliki sistem kerja sistematis.
Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan
tenaga manusia

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas

dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran.
Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi
informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan
informasi secara cepat dan akurat, kebutuhan peralihan
metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan
untuk segera dipenuhi  bukan berarti dengan serta merta
meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga
kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi
pertimbangan dalam melakukan otomatisasi
Sistem Otomasi kantor ini merupakan sistem komunikasi.
Komunikasi dalam perusahaan dan kantor pada masa ini
memanfaatkan jaringan komputer untuk melakukan
komunikasi satu sama lain melalui komputer yang
terkoneksi melalui jaringan tertentu.
Sistem informasi komputer yang mencakup semua sistem
elektronik baik formal maupun informal, sistem formal ialah
sistem yang bersifat prosedural dengan menggunakan
dokumentasi, tulisan maupun uraian, sedangkan sistem
informal ialah sistem tidak terencana sehingga tanpa dukungan
dokumentasi tetapi cukup dengan lisan.
Otomatis kantor berkaitan dengan komunikasi informasi
didalam maupun diluar perusahaan, dan kebanyakan
dipergunakan oleh orang yang bekerja didalam kantor
( pegawai administrasi, karyawan, sekretaris, profesional,
manajer ).
 Sistem Pintar (Expert System)
Sistem pintar adalah sistem komputer yang memberikan
informasi kepada manajer hal-hal yang biasanya dibutuhkan
dan diperoleh dari seorang pakar atau konsultan.
ilmu kecerdasan buatan merupakan salah satu diantaranya.

Kecerdasan buatan (Artificial Intelligence) adalah ilmu

pengetahuan tentang bagaimana membuat suatu peralatan
(mesin) sedemikian rupa sehingga menyerupai kepandaian
manusia.dimana bekerja berdasarkan simbol-simbol dan
metoda non algoritmik guna memecahkan suatu persoalan

Sistem Pakar (Expert System) adalah bagian dari ilmu

kecerdasan buatan dimana berupa perangkat lunak komputer
yang mempunyai keahliah tertentu. Keahlian yang dimilikinya
bersumber pada ilmu pengetahuan (knowledge) dan
ditambah dengan pengalaman praktis yang dimiliki oleh
seorang pakar (Expert).
Sistem Pakar akan sangat berguna sebagai alat bantu (tool)
dalam menyelesaikan masalah yang rumit.
aplikasi dari Sistem Pakar untuk membantu suatu pengelolaan
instrumentasi alat ukur dari suatu sistem akuisisi data.

Sistem akuisisi data adalah suatu sistem perolehan data dari

suatu pengukuran, data yang diperoleh disimpan dalam
komputer untuk pengolahan lebih lanjut.
Sistem akuisisi data terdiri dari pengukuran, pengumpulan dan
pengolahan data.
Elemen dasar pada sistem ini yaitu sensor, alat ukur elektronik
(instrumentasi), antarmuka (interface) dan perangkat komputer.
Untuk mendapatkan hasil yang baik dari sistem ini diperlukan
pula kualitas dan tingkat kondisi yang "sehat" (baik) dari setiap
elemen, diperlukan adanya pengelolaan dan perawatan elemen
sistem dengan benar dan baik.
Pengelolaan ini akan menjadi rumit seiring dengan
jumlah dan macam dari elemen. Sistem yang
dirancang ini adalah suatu alat bantu yaitu berupa
perangkat lunak yang dijalankan di komputer sistem
akuisisi tersebut
Fungsi SIM
Fungsi pertama
adalah fungsi pengumpulan data internal maupun eksternal
perusahaan secara sistematik yang secara periodik
mengalami penyesuaian, seperti data-data penjualan
perusahaan secara periodik, barang-barang inventori, biaya
harga, jumlah dan trend produksi, serta jumlah tenaga kerja
didalam perusahaan.
Data-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing,
tren pasar, tren demografi termasuk didalamnya perilaku
konsumen, hukum-hukum atau undang-undang yang
diberlakukan dalam dunia bisnis, setra misalnya perubahan
terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan transportasi
Fungsi kedua
adalah pemprosesan data menjadi informasi yang
bermanfaat bagi para pengambil keputusaan manajemenen.
Data-data yang telah dikumpul kemudian diklasifikasikan,
diolah, dan dianalisis atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai
dengan kepentingan perusahaan.
Hasil dari kedua fungsi tersebut kemudian disajikan dalam
suatu bentuk laporan yang membuat informasi-infomasi
penting yang yang dibutuhkan perusahaan, terutama bagi
pengambil keputusan dan manajemen perusahaan.
Adapun tugas SIM sebagai berikut :
• Pengelolaan Transaksi
• Perencanaan Operasional
• Perencanaan Teknis
• Perencanaan Stategis
 SISTEM PEMPROSESAN TRANSAKSI DATA

•TRANSAKSI
Sistem pemrosesan transasksi (SPT) adalah bentuk
sistem informasi yang paling sederhana, karena fungsinya
adalah mencatat data, memroses data, dan menghasilkan
informasi baku.
TUJUAN SPT :
1. Mencatat transaksi data
2. Mempercepat pemrosesan data
3. Menyajikan informasi
4. Meningkatkan kinerja dan pelayanan
MODEL SPT

Program
Perangkat Perangkat Manajemen
Pengolahan
INPUT OUTPUT
Data

Basis Data
KEGIATAN UTAMA SPT :
• 1. Mencatat data & transaksi
• 2. Memproses data
• 3. Menghasilkan informasi baku
Hubungan antara
SIM dengan Sistem PemrosesanTransaksi
Informasi
Subcopyi

SPT SPM

Data Sistem Informasi Pengolahan

Kinerja Penerimaan Kepegawaian Informasi
Pegawai Data
Informasi
Hardcopyi
• SIM tidak mencatat ke basis data
• SIM mengolah informasi menjadi informasi baru.
• Informasi dihasilkan dlm bentuk hardcopy /
softcopy.
• Informasi diperlukan untuk keputusan terstuktur /
semi terstruktur
Kelemahan Sistem Informasi Manajemen

• Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial

seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat
menambah angka pengangguran. Fungsi manusia
sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh
teknologi-teknologi yang ada. Karena dengan
teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di
untungkan. Selain itu dengan adanya Sistem
Informasi Manajemen tersebut membuat
ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi
Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan
rasionalitas manusia itu sendiri
Terimakasih
 TAHAPAN PERANCANGAN SISTEM

1. TAHAP PERENCANAAN
• merencanakan pembuatan sistem yang dibutuhkan dan bisa
diterima lingkungan.
2. TAHAP ANALISIS
• melakukan penelitian didalam memperoleh informasi
tentang sistem yang dibutuhkan dan diinginkan oleh
lingkungan dengan tujuan untuk merancang sistem yang
baru atau memperbarui.
3. TAHAP RANCANGAN
• menyiapkan perangkat didalam mempermudah pembuatan
rancangan sistem yang sesuai dengan informasi pada tahap
analisis.
4. TAHAP PENERAPAN
• merealisasikan pembuatan sistem yang merupakan
penggabungan antara sumber daya fisik dengan
konseptual, serta menghasilkan suatu sistem yang sesuai
dengan kebutuhan.
5. TAHAP PENGGUNAAN
• pemakai menggunakan sistem untuk memenuhi
kebutuhan, dan mencapai tujuan yang telah diidentifikasi
pada tahap perencanaan.
1. Jelaskan perbedaan data dan informasi dan berikan
contoh
2. Jelaskan apa yang di maksud dengan Sistem Informasi
Manajemen Berikan contohnya.
3. Jelaskan mengapa organisasi publik memerlukan Sistem
Informasi Manajemen.
4. Bagaimana meningkatkan efisiensi dan efektifitas
organisasi publik, dari pandangan teori Sistem
(khususnya SIM)