ANALISA SYSTEM PROSEDUR (MENDESAIN PROGRAM KERJA) DAN

DEKRIPSI DAN TUGAS KANTOR (PERFORMANCE KANTOR)

MAKALAH

untuk memenuhi tugas matakuliah

Manajemen Perkantoran
yang dibina oleh Dr. Heny Kusdiyanti, S.Pd, M.M.

Disusun oleh:

1. Mirsa Jelita Mawar Sari 190412630126

2. Muhamad Aditya Yogi P. 190412630071
3. Muhammad Khoirul Umam 190412630113
4. Nova Firnanti 190412630032
 UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

PROGAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

2020
A. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian
langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari
satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam
menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh. Jadi,
prosedur perkantoran adalah tata cara, urutan, rancangan untuk menyusun sebuah
pekerjaan yang berada di kantor.
Sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari pekerjaan setiap manajer.
Dengan ini dimaksudkan bahwa setiap orang yang mengawasi, membimbing, atau
mengurusi kegiatan-kegiatan dari bawahan (beberapa atau banyak) mempunyai
pertanggungjawaban yang sejalan dengan pekerjaannya.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa pengertian analisa sistem prosedur?
1.2.2 Apa fungsi dari mendesain program kerja?
1.2.3 Bagaimana dekripsi dan tugas dari kantor?

1.3 Tujuan
Makalah ini disusun berdasarkan tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran.
Salah satu bahan ajar di progam studi S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran,
Universitas Negeri Malang. Tujuan makalah ini untuk menambah wawasan dan
memperoleh banyak pengetahuan tentang analisis sistem prosedur (mendesain
program kerja) dan dekripsi dan tugas kantor (performance kantor).
B. PEMBAHASAN
1.2.1 Analisa Sistem Prosedur
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan
mengidentifikasikan fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-
langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur
kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan
saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk
keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang
oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan
kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang
dengan cara seragam dan terpadu.
Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan
langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan,
bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana
hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh
dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang
dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur
kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang
berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang
membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu
keseluruhan tahap yang penting.
Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur
(flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan
mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu
didokumetasikan dalam bentuk prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa
fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja
yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen
penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan
beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik
mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan,
mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan, dan
membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.
 a. Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus
diperhatikan yaitu :
1. Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan.
2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya.
3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu.
4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan.
6. Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan.
7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu.
8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang
berubah.
9. Pembagian tugas tepat.
10. Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang
dilakukan.
11. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya.
12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
13. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum.

Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman
organisasi” atau “daftar tugas”yang memuat lima hal penting, yaitu :
1. Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan).
2. Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya.
4. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman
tersebut diterbitkan.
5. Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

b. Tujuan Analisis sistem prosedur:

 Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.
 Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan
dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
 Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen.
 Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya.
 Akurat berarti valid, yaitu data tersebut benar-benar mengukur dengan
sebenarnya apa yang harus diukur. Misalnya, data tentang jumlah kemiskinan
harus dapat menggambarkan kemiskinan yang ada di daerah tersebut.
 Data yang akurat tidak hanya diartikan dari sisi pengadaannya, melainkan juga
dari sisi penyajiannya, yaitu bagaimana data tersebut ditampilkan. Oleh karena
itu, perlu ada format standar.

1.2.2 Fungsi Mendesain Program Kerja

Program kerja adalah rancangan atau rencana mengenai usaha atau
kegiatan yang akan dikerjakan. Biasanya program kerja akan dipakai dalam
usaha yang berkaitan dalam ketatanegraan, perekonomian, kebudayaan, dan
sebagainya.
Misalnya dalam bidang ketatanegaraan, Presiden dan seluruh jajaran
menterinya akan memiliki program kerja dalam pengembangan bidang
masing-masing yang dipegangnya. MPR akan mempunyai program kerja
untuk departemen yang dibawahinya. Anggota DPR juga akan mempunyai
sebuah program kerja tahunan yang akan dipertanggungjawabkan oleh
mereka dihadapan Presiden.
Biasanya sebuah perusahaan menerapkan program kerja yang harus
dilaksanakan oleh semua pegawainya. Setiap lini departemen memiliki
masing-masing program kerja yang berbeda. Misalnya, Departemen HRD
(Human Resources Department) akan memiliki progam kerja menjaring
tenaga handal untuk tahun berikutnya, mencari tambahan karyawan pada
periode selanjutnya, atau program kerja HRD juga berisi tentang jadwal
pelatihan kerja karyawan.
Setiap pegawai yang sudah mendapatkan program kerja, baik program
kerja mingguan, program kerja bulanan, atau program kerja tahunan, harus
melaksanakannya dengan maksimal. Umumnya, di dalam sebuah program
kerja berisi target dan waktu pekerjaan suatu pekerjaan serta kapan pekerjaan
harus dilaporkan ke atasan.
 Memakai dan melakanakan sebuah program kerja akan memberikan
efektivitas dalam pekerjaan. Anda akan lebih terarah dalam bekerja karena
mengetahui target dan waktu pekerjaan yang dilakukan. Tak ada lagi istilah
keteteran bekerja karena date line yang mendesak.

Jenis-Jenis Program Kerja

Program kerja akan dibuat oleh suatu organisasi sesuai dengan kebutuhan
yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan, jenis jenis program
kerja dapat dibedakan antara lain:
1. Menurut Rentang Waktu Perencanaan
a. Program kerja untuk satu periode kepengurusan
Jenis program kerja ini biasanya dibuat oleh organisasi untuk satu periode
kepengurusan, sehingga kegiatan rapat kerja (raker) organisasi hanya
dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusan dan untuk tahap
selanjutnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program kerja yang
telah ditetapkan.
b. Program kerja untuk waktu tertentu
Jenis program kerja seperti ini disusun untuk suatu jangka waktu tertentu
biasanya triwulan, caturwulan, semester dan lain lain. Dalam pembuatan
metode program kerja seperti ini maka akan ditemui bahwa suatu organisasi
akan mengadakan rapat kerja (raker) organisasi lebih dari sekali dalam satu
periode kepengurusan.
2. Menurut Sifat Program Kerja
a. Program Kerja Yang Bersifat Terus Menerus (Continue).
Program kerja seperti ini akan dilakukan secara terus menerus (tidak
hanya sekali) oleh suatu organisasi, kesulitan pengimplementasian program
kerja umumnya akan dihadapi saat pertama kali melaksanakan jenis
program kerja ini.

b. Program kerja yang bersifat insidental

Program kerja seperti ini umumnya hanya dilakukan pada suatu waktu
tertentu oleh suatu organisasi biasanya mengambil momentum-momentum
waktu yang penting. Contoh :
· Mengadakan bakti sosial karena ada kejadian bencana alam, contoh:
IAPW memberi sumbangan beras pada waktu gempa di Tasikmalaya.
· Ikut bergabung dengan ormas lain pada waktu doa bersama untuk
Gusdus.
c. Program kerja yang bersifat tentative
Program kerja ini sifatnya akan dilakukan sesuai dengan kondisi yang akan
datang. Alasan dibuatnya program kerja jenis ini adalah karena kurang
terjaminnya faktor faktor pendukung ketika diadakannya perencanaan
mengenai suatu program kerja lain .
3. Menurut targetan organisasi
a. Program kerja jangka panjang
Program kerja jangka panjang harus sesuai dengan cita-cita/tujuan
pembentukan organisasi, serta visi dan misi dari organisasi. Program kerja
model ini dibuat karena kemungkinan untuk merealisasikan dalam waktu
yang pendek tidak memungkinkan. Contoh :
· Mendirikan Sekolah Tinggi adalah kecil kemungkinannya untuk
diadakan dalam jangka waktu yang pendek, karena itu program kerja ini
harus dijadikan program kerja jangka panjang, dimana masing-masing
kepengurusan berfokus pada satu bagian program kerja seperti, pengadaan
tanah, sebagian bangunan dan sebagainya.
b. Program kerja jangka pendek
Program kerja jangka pendek adalah program kerja organisasi dalam suatu
periode tertentu, yang jangka waktunya berkisar antara 1-3 tahun, yang
dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi pada masa
tersebut. Dalam hubungannya dengan program kerja jangka panjang, dalam
program kerja jangka pendek ini, dibuat bagian-bagian program kerja yang
dapat direalisasikan dalam jangka waktu dekat.

c. Prasyarat Membuat Program Kerja

Dalam organisasi, sudah menjadi kewajiban pengurus untuk membuat
program kerja yang akan dijalankan oleh suatu organisasi untuk jangka
waktu yang telah ditetapkan, namun dalam pembuatannya, pengurus harus
memperhatikan beberapa hal dalam penyusunan suatu program kerja. Ada
beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain :
1. Latar Belakang Pembentukan Organisasi
Hal ini berkaitan dengan nilai-nilai yang mendasari pendirian suatu
organisasi yang bertalian erat dengan semangat para pendiri organisasi.
2. Sejarah Perjalanan Organisasi
Hal ini berkaitan dengan pengalaman organisasi dalam menjalankan
program kerja yang telah direncanakan, sejarah perjalanan organisasi ini
sangat penting untuk diperhatikan karena kesesuaian jiwa organisasi dengan
implementasi program kerja bisa dilihat dari sisi ini.
3. Visi dan Misi Organisasi
Program kerja yang dibuat harus sesuai dengan visi dan misi yang telah
menjadi bagian utama dari suatu organisasi sebagai acuan pokok dalam
menjalankan roda organisasi.
4. AD/ART dan Peraturan Organisasi
Program kerja yang dibuat tidak boleh menyalahi AD/ART serta peraturan
organisasi.
5. GBHO/GBPK
GBHO (Garis Besar Haluan Organisasi) dan GBPK (Garis Bear Program
Kerja) umumnya dibuat pada saat awal suatu kepengurusan (saat
terbentuknya kepengurusan baru sesuai arahan dari Ketua Umum/Ketua
Harian) dan hal ini merupakan amanat organisasi yang didasari pada situasi
yang sedang berkembang serta dinamika dari organisasi yang bersangkutan.
Suatu program kerja tidak boleh melanggar GBHO/GBPK karena
pelanggaran terhadap GBHO/GBPK sama artinya dengan menentang
amanat yang telah diberikan oleh organisasi

Membuat Program Kerja

Setelah kita paham tentang prasyarat prasyarat dari pembuatan program
kerja maka barulah kita membuat program kerja, dalam pembuatan program
kerja organisasi maka hal hal minimal yang harus dicantumkan adalah :
1. Nama Kegiatan
Merupakan judul dari suatu kegiatan yang direncanakan.
2. Latar Belakang
Merupakan penjelasan dari pertanyaan mengenai “Mengapa Program kerja
ini perlu dibuat ? “.
3. Tujuan Kegiatan
Berkaitan dengan hal hal yang ingin dicapai setelah melaksanakan program
kerja.
4. Sasaran Kegiatan
Berkaitan dengan pelaku serta objek dari kegiatan,biasanya bersifat intern
atau Ekstern Organisasi.
5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Menjelaskan mengenai tempat dan waktu pelaksanaan dari program kerja
yang direncanakan.
6. Anggaran Dana
Menjelaskan tentang besarnya dana yang diperlukan.
7. Penanggungjawab Kegiatan
Berisikan Informasi mengenai nama orang yang memegang tanggung jawab
kegiatan.
8. Keterangan
Berisikan tambahan informasi lainnya bila diperlukan.
Hal hal diatas merupakan informasi minimal yang harus ada dalam suatu
program kerja dan informasi lainnya bisa ditambahkan dengan
memperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas pemahaman seseorang dalam
membaca program kerja yang kita buat. Dalam membuat program kerja
maka harus memperhatikan bentuk/format dari program kerja.
Setelah program kerja yang dibuat disahkan sesuai dengan mekanisme
konstitusi organisasi (biasanya dalam raker) barulah program kerja tersebut
bisa diimplementasikan dalam kegiatan kegiatan yang telah disetujui. Untuk
mempermudah pelaksanaannya, maka perlu dibuatkan suatu kalender
kegiatan (Schedule) organisasi yang akan menggambarkan jadwal/waktu
kegiatan dari organisasi.

Manfaat program kerja

Suksesnya sebuah pekerjaan bisa dilihat dari pelaksanaan program kerja di
lapangan. Percuma bila telah membuat program kerja dengan detail, tetapi
dalam prakteknya tidak sesuai. Semua pelaksana di bidang pekerjaan yang
telah dibuatkan program kerjanya harus benar-benar bekerja sama dalam
bekerja sehingga dihasilkan nilai yang sempurna dalam pekerjaannya.
 Beberapa manfaat pembuatan sebuah program kerja diantaranya adalah
sebagai berikut:
1. Membuat pekerjaan menjadi efektif
Adanya pembuatan program kerja pada perusahaan akan membuat
pekerjaan menjadi efektif. Sebuah departemen akan benar-benar
menjalankan fungsinya dalam pekerjaan ketika adanya sebuah program
kerja.
2. Sebagai tolak ukur kemajuan atau progres perusahaan
Adanya program kerja bisa melihat kemajuan progress perusahaan.
Contohnya sebuah instansi pekerjaan umum akan membuat sebuah
jembatan di suatu daerah dengan cara selama enam bulan. Dalam program
kerja akan dituliskan mengenai aktivitas dan segala detail waktu pekerjaan
selama enam bulan tersebut, sehingga pihak pekerja atau pihak yang
terakait akan mempunyai panduan.
3. Membuat semua pekerajaan menjadi terjadwal dan mudah
dikerjakan
Program kerja harian, program kerja mingguan, program kerja bulanan,
ataupun program kerja tahunan harus dibuat dengan terperinci untuk
menjadwalkan setiap pekerjaan. Tujuannya jelas agar pekerjaan akan
semakin mudah dikerjakan oleh setiap fungsi yang berperan.
4. Setiap pegawai mempunyai patokan dalam menyelesaikan pekerjaan
Dengan adanya program kerja, setiap pegawai bisa menjalankan job
descriptionnya lebih cepat. Tak akan lagi masa lembur yang tidak efektif
ketika program kerja yang telah dibuat harus dijalankan sebagai mana
mestinya.
5. Program kerja bisa membuat rencana kerja menjadi terukur dan
terorganisir.
Banyak perusahaaan atau instansi yang kalang kabut ketika hasil pekerjaan
yang dihasilkan sesuai tak terukur. Semua pekerjaan tumpang tindih tak
jelas siapa yang akan mengerjakan. Namun, adanya program kerja akan
membuat semua orang yang terakait maksimal dalam perkerjaannya
sehingga tak akan ada lagi kekisruhan dalam pekerjaan.
1.2.3 Dekripsi dan Tugas Kantor
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan
penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu
analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi.
Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan,
sifat pekerjaan, syarat pekerja, dan tanggung jawab pekerja. Di bidang
manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan
analisis tugas yaitu :
a) Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis
dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.
b) Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun
dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang
mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu.
Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan
individual, merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel
memiliki fungsi yang sam, dan mengidentifikasikan individual dan
persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka
memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang
didefinisikan itu.
c) Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan
pekerja untuk tugas spesifik.
d) Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas
tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas
spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain.
e) Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur
penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan
menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat
pelaksanaan pekerjaan.
Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat
dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis
tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat
penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta
menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.
 Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tata
usaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tata
usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-
keterangan yang berwujud 7 pola perbuatan :
1. Menghimpun
Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga
siap untuk dipergunakan.
2. Mencatat
Merupakan kegiatan membubuhkakn dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat
dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah
Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
6. Menyimpan
Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman.
7. Memusnahkan
Merupakan kegiatan mengurangi arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan
informasinya oleh suatu organisasi.
C. PENUTUP

Kesimpulan
Dalam membuat suatu program kerja hal yang terlebih dahulu dilakukan oleh
organisasi atau perusahaan ialah mengindentifikasi tugas utama pekerjaan dan
langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tersebut. Program kerja
yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan. Suatu
pekerjaan dapat berjalan dengan baik dapat dilihat dalam pelaksanaan program kerja
di lapangan. Dengan adanya program kerja, pekerjaan kantor menjadi lebih efektif,
membuat pekerjaan lebih terjadwal, dapat mengetahui progres organisasi atau
perusahaan dan juga rencana kerja lebih terorganisir.

Saran
Agar program kerja yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan keinginan maka
harus menganalisis sistem prosedur yang sesuai dengan keadaan organisasi tersebut.
Analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi dan
analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat
pekerjaan, syarat pekerja, dan tanggung jawab pekerja.
 DAFTAR RUJUKAN

http://karina-pendidikan.blogspot.com/2011/09/identifikasi-pekerjaan-kantor.html
http://andiliee.wordpress.com/2008/08/18/kerangka-menyusun-program-kerja-1/
http://www.iapw.info/new/index.php?option=com_content&view=article&id=517:pedoman-
penyusunan-program-kerja-iapw&catid=86:green-tech&Itemid=444
http://www.mukti-tyre.com/2011/11/standar-operasional-prosedur-sop.html