BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
 

2.1  Standard Operating Procedure (SOP)

  Sebagai perusahaan bisnis yang memproduksi barang untuk kebutuhan
konsumen, pastinya harus terdapat prosedur standar yang tepat di setiap bagian dari
 
perusahaan. Menyusun dan mengembangkan kegiatan perusahaan yang mencakup
 
aturan, prosedur maupun tata cara pengerjaan sesuatu dapat memudahkan
 
perusahaan dalam memproduksi dan menyampaikan produknya kepada konsumen.
  Perusahaan perlu menyusun dan mengembangkan kegiatan operasional dengan
Standar Operasional Prosedur (SOP) agar kegiatan berjalan lebih tertib
(Rahmayanty, 2010). Adanya SOP dapat mempermudah koordinasi aktivitas serta
meningkatkan efisiensi proses kerja pada setiap sistem di perusahaan. Selain itu,
SOP juga merupakan strategi untuk memastikan apakah proses kerja berjalan
dengan baik, efektif dan efisien (Fatimah, dkk, 2015).

2.1.1 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

Menurut Soemohadiwidjojo (2018), Standard Operating Procedure (SOP)
merupakan panduan yang digunakan sebagai standar untuk melakukan aktivitas
operasional perusahaan atau organisasi supaya dapat berjalan lancar. Dalam
pengertian sempit, SOP merupakan salah satu jenis dokumen dalam sebuah sistem
tata kerja yang digunakan untuk mengatur kegiatan operasional antar bagian/fungsi
dalam sebuah organisasi, agar kegiatan tersebut dapat terlaksana secara sistemik.

Tathagati (2014) menyebutkan bahwa secara luas SOP dapat didefinisikan

sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional yang dilaksanakan secara
benar, tepat dan konsisten, untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan dalam arti sempit, SOP merupakan bagian
dari dokumen Sistem Tata Kerja yang mengatur secara rinci kegiatan-kegiatan
operasional organisasi agar terlaksana secara sistemik.

9
 
 

 
Pendapat lain menurut Laksmi, Gani, & Budiantoro (2015) SOP merupakan
 
suatu dokumen yang digunakan untuk mendapatkan hasil kerja dalam sebuah
 
organisasi yang efektif dan efisien yang terdiri dari tujuan, sarana dan prasarana
  digunakan, kapan dibuat atau direvisi, bagian atau unit yang harus
yang
  melaksanakan, bagaimana prosedur dan metodenya, serta dilengkapi dengan
flowchart alur kerja yang harus dilakukan.
 

  Berdasarkan pengertian para ahli, dapat disimpulkan bahwa Standard

Operating Procedure (SOP) merupakan pedoman yang berisikan panduan
 
pelaksanaan suatu pekerjaan yang memuat suatu prosedur-prosedur secara spesifik
 
yang bertujuan untuk memudahkan aktivitas kerja sehingga pekerjaan tersebut
menjadi efektif dan efisien.

2.1.2 Tujuan Dibuatnya Standard Operating Procedure (SOP)

Tujuan utama dari penyusunan SOP pada dasarnya untuk memberikan
panduan kerja agar kegiatan perusahaan dapat terkontrol. Dengan terkontrolnya
kegiatan, tentunya target yang ingin dicapai dapat terwujud dengan maksimal.
Berikut merupakan tujuan SOP menurut Fatimah, dkk (2015):

1. Menjaga konsistensi kerja setiap petugas, tim, pegawai, dan semua unit kerja.
2. Memperjelas alur tugas, tanggung jawab serta wewenang setiap unit kerja.
3. Mempermudah proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai
yang menjalankannya.
4. Mempermudah proses monitoring dan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.
5. Mempermudah proses pemahaman staf secara sistematis dan menyeluruh.
6. Memudahkan dalam mengetahui terjadinya kegagalan, ketidakefisienan proses
prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan
kewenangan oleh pegawai.
7. Menghindari kesalahan-kesalahan dari proses kerja.
8. Menghindari duplikasi data, keraguan proses kerja, kesalahan dalam
menjalankan aktivitas kerja, dan inefisiensi.

10
 
 

 
9. Melindungi organisasi atau unit kerja dari berbagai bentuk kesalahan
 
administrasi.
 
10. Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam
 proses kerja.

  11. Menghemat waktu program training, karena SOP tersusun secara sistematis.

 
Pendapat lain menurut Hartantik (2014), tujuan penting mengapa adanya
 
Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebagai berikut:
 
1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu,
 
kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas/pekerjaan.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi seluruh pelaku dalam
organisasi.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi juga
pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pekerjaan dari para pegawai.
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan
efektif.
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas
yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses
kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan kesalahan administratif.
8. Sebagai dokumen yang digunakan sebagai dokumen sejarah bila telah di buat
revisi SOP yang baru.

Berdasarkan tujuan SOP yang telah dikemukakan, dapat disimpulkan

bahwa SOP memiliki peranan penting di perusahaan karena SOP dapat menjaga
konsistensi kinerja dari setiap pekerja, menjadi parameter dalam penilaian kerja,
menunjang keefektifan serta keefisienan kinerja, dan mempermudah pengontrolan
kegiatan kerja dalam pencapaian tujuan dari perusahaan. Selain itu, SOP dapat
menjadi dokumen yang menilai proses kerja apabila terjadi kesalahan atau dugaan
kesalahan administratif yang ada di perusahaan.

11
 
 

 
2.1.3 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
 
Standard Operating Procedure (SOP) yang dipraktikkan dengan benar
 
dapat mendatangkan manfaat bagi organisasi. Berikut merupakan manfaat SOP
 
menurut Fatimah, dkk (2015) adalah sebagai berikut:
  1. Kejelasan. SOP mencakup kejelasan mengenai apa yang harus dan tidak harus
dilakukan karyawan dalam melakukan pekerjaannya masing-masing. Hal ini
 
berguna untuk mencegah terjadinya risiko kerugian.
 
2. Peningkatan efisiensi dan produktifitas. Pekerjaan menjadi lebih efisien dan
 karyawan menjadi lebih produktif karena semua sudah dijelaskan dalam SOP.

  3. Memudahkan perusahaan untuk berkembang. Dengan adanya SOP, semua

proses kerja berjalan dengan baik, jelas dan teratur. Hal ini dapat menjadi nilai
tambah bagi perusahaan, baik di mata karyawan maupun para konsumen.

Sedangkan, manfaat SOP bagi fungsi manajemen dalam pelaksanaannya

menurut Nuraida (2014) yaitu:

1. Perencanaan dan Pengawasan

a. Memudahkan perusahaan untuk mengarahkan mencapai tujuan.
b. Menyesuaikan beban kerja dan mengoptimalkan potensi setiap karyawan
dengan melakukan perencanaan.
c. Pengawasan menjadi mudah, karena aktivitas kerja yang harus dilakukan
dapat diawasi.
2. Pengorganisasian
a. Instruksi kerja mengenai tanggung jawab setiap aktivitas pekerjaan mudah
dipahami oleh seluruh karyawan baik level manajerial atau bawahannya.
b. Peralatan, perlengkapan, dan dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung
aktivitas pekerjaan dapat terkelola dengan baik.
c. Proses kerja menjadi lebih efektif, efisien, dan terciptakan prosedur yang
konsisten terhadap aktivitas kerja tersebut.
3. Penataan Kerja
a. Prosedur membantu level manajerial dalam memberikan pengembangan
dan pelatihan bagi karyawan baru dan karyawan lama.

12
 
 

 
b. Prosedur mempermudah karyawan baru untuk memahami dan
 
menyesuaikan dengan aktivitas pekerjaan.
 
c. Penilaian kinerja seluruh karyawan dapat dengan mudah dilakukan.
4.  Pengoordinasian untuk setiap karyawan dapat berjalan dengan baik.
 
2.1.4 Prinsip Standard Operating Procedure (SOP)
  Bagi perusahaan prosedur kerja merupakan hal yang penting untuk
menunjang
  aktivitas kerja bagi setiap karyawannya. Penerapan SOP perlu sesuai
dengan prinsip-prinsip prosedur kerja sebagaimana yang diungkapkan oleh
 
Hartantik (2014) berikut ini:
 
1. Konsisten. Prosedur kerja dijalankan secara tetap dan tidak ada perubahan tidak
direvisinya pelaksanaan prosedur.
2. Komitmen. Prosedur kerja dijalankan dengan tanggung jawab dari setiap
karyawan yang terlibat dalam organisasi atau perusahaan.
3. Perbaikan berkelanjutan. Prosedur kerja dilakukan secara terbuka, seluruh
karyawan dapat memberikan kritik maupun saran agar dapat memperbaiki
gejala atau permasalahan yang timbul karena kesalahan prosedur kerja.
4. Mengikat. Prosedur kerja mewajibkan setiap karyawan dari perusahaan
bersangkutan melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan
prosedur yang ditetapkan.
5. Setiap karyawan berperan penting. Seluruh karyawan memiliki peran-peran
tertentu sesuai tugas dan tanggung jawabnya dalam setiap prosedur yang telah
distandarkan. Apabila salah satu karyawan tidak menjalankan tugas dan
tanggung jawabnya, prosedur kerja tidak akan lancar karena terhambat oleh
pihak tertentu yang tidak menjalankan sesuai tugasnya.
6. Terdokumentasi dengan baik. Prosedur kerja harus terbentuk sebagai Standard
Operating Procedure (SOP) yang baku agar terkelola dengan tepat, sehingga
SOP tersebut dapat dijadikan sebagai pedoman dan referensi bagi setiap
karyawan, baik itu karyawan lama perusahaan, maupun karyawan baru yang
akan bekerja di perusahaan tersebut.

13
 
 

 
2.1.5 Jenis-jenis Standard Operating Prcedure (SOP)
 
Menurut Fatimah, dkk (2015) jenis SOP dalam administrasi perkantoran
 
pada umumnya terbagi menjadi dua berdasarkan sifat kegiatannya, yaitu SOP teknis
dan  SOP Administratif, yaitu sebagai berikut:
 
a. SOP Teknis
  SOP teknis merupakan prosedur standar yang sangat rinci, dari kegiatan
 yang dilakukan oleh satu orang pelaksana dengan satu peran atau satu jabatan.
Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan
 
variasi lain.
 
SOP teknis banyak digunakan pada bidang yang menyangkut pelaksana
tunggal dan memiliki karakteristik yang rekatif sama, serta dengan peran yang
sama pula, seperti dalam bidang teknik. Kegiatan-kegiatan yang biasa
menggunakan SOP teknis adalah kegiatan administrasi seperti dalam bidang
perawatan dan pengendalian sarana serta prasarana, kearsipan, keuangan,
korespondensi, dokumentasi, serta pelayanan kepada masyarakat serta
kepegawaian.
b. SOP Administratif
SOP administratif merupakan prosedur standar yang bersifat umum dan
tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang pelaksana
dengan lebih dari satu peran atau jabatan. SOP administratif adalah SOP yang
dalam penggunannya melibatkan ruang lingkup yang besar dan tidak
mencerminkan pelaksana kegiatan secara detail.
SOP administratif memiliki sifat makro yang berarti melingkupi beberapa
pekerjaan yang bersifat mikro, yaitu langkah kegiatan secara rinci, sedangkan
SOP administratif bersifat mikro merupakan bagian dari dari SOP administrasi
makro yang membentuk satu kesinambungan kegiatan.

2.1.6 Unsur-unsur Standard Operating Procedure (SOP)

Unsur-unsur penting dalam penyusunan SOP bermanfaat bagi acuan atau
pedoman dan kontrol terhadap pelaksanaan penyusunan SOP. Menurut Tambunan
(2013), dalam SOP sendiri unsur-unsur tersebut tidak selalu merupakan urutan-

14
 
 

 
urutan yang harus dipenuhi secara lengkap, karena setiap penyusunan SOP
 
mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda dalam setiap perusahaan. Berikut
 
merupakan unsur-unsur SOP menurut Fatimah, dkk (2015) yaitu sebagai berikut:
 
1. Tujuan, yaitu landasan yang dijadikan dalam setiap prosedur dan langkah
 
langkah kegiatan yang ada di SOP.
  2. Kebijakan, yaitu pernyataan yang bertujuan untuk mendukung pelaksanaan
 prosedur secara efektif.
3. Petunjuk Operasional, yaitu untuk mengarahkan penggguna dalam membaca
 
dan memahami dokumen SOP.
 
4. Pihak yang terlibat, yaitu pihak-pihak yang berkaitan dengan SOP yang dibuat.
5. Formulir, yaitu dokumen yang berfungsi sebagai media validasi dan kontrol
SOP.
6. Validasi, yaitu untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan
kegiatan yang dilakukan telah sah.
7. Kontrol, yaitu kegiatan untuk mengecek SOP bisa berdasarkan spesifikasinya,
prosedurnya, kepatuhannya, dan sebagainya.

2.1.7 Metode Penulisan Standard Operating Procedure (SOP)

Agar prosedur menjadi efektif dan efisien saat diterapkan di perusahaan,
prosedur perlu disesuaikan dengan tepat menggunakan metode penulisan prosedur.
Metode-metode penulisan prosedur menurut Nuraida (2014) adalah sebagai
berikut:

1. Metode Penulisan Deskriptif

Metode Deskriptif adalah prosedur penulisan yang paling sederhana yaitu
prosedur dituliskan secara narasi, sehingga prosedur yang dituliskan tidak
memerlukan simbol-simbol khusus.

2. Chart
Prosedur kerja menggunakan chart dibuat menggunakan bentuk-bentuk
gambar, diagram, atau simbol yang bertujuan agar terlihat lebih sederhana bagi
pelaksana sehingga lebih mudah dipahami dan diterapkan dalam pekerjaan sehari-

15
 
 

 
hari. Prosedur atau metode kerja dibuat secara visual untuk mempermudah
 
pemahan dan komunikasi antar karyawan yang terkait.
 
Prosedur kerja yang disajikan visual disusun menggunakan simbol-simbol
 
(kode) bagi setiap aktivitas kerjanya. Kode tersebut dapat berupa gambar-gambar
 
visual yang menjelaskan langkah-langkah instruksi, jenis aktivitas, maupun
  perpindahan kegiatan tertentu ke kegiatan lainnya. Penulisan prosedur kerja dengan
menggunakan
  metode chart yaitu sebagai berikut:

a.  Gambar Rangkaian
  Gambar Rangkaian adalah metode yang digunakan untuk perusahaan yang
perlu perangkaian suatu produk. Prosedur berbentuk gambar kerangka yang
harus berbentuk rangkaian gambar-gambar mengenai prosedur atau langkah-
langkah perakitan.
b. Diagram Alir Pergerakan Dokumen (Document Flow Chart)
Document Flow Chart yaitu metode yang menjelaskan tentang prosedur
bagi divisi yang terkait ke dalam aktivitas suatu pekerjaan dengan
menggunakan pergerakan dokumen dari awal hingga proses akhir dokumen
tersebut. Proses tersebut disajikan dengan diagram alir dengan tujuan
menjelaskan tanggung jawab dan tugas masing-masing karyawan mengenai
proses kerja dokumen. Metode ini menggambarkan proses perpindahan setiap
dokumen beserta jumlah salinannya dari divisi ke divisi lain untuk diproses
lebih lanjut dengan rincian penjelasan yang berbeda sesuai tugas masing-
masing.
c. Proses Kegiatan (Process Chart)
Process Chart merupakan metode diagram alir, biasa digunakan pada
perusahaan yang aktivitas kerjanya meliputi satu divisi dan dapat diproses oleh
beberapa divisi yang sama. Hal yang menjadi fokus utama adalah proses
kegiatan setiap aktivitas kerjanya. Tujuan dari menggunakannya metode ini
adalah proses aktivitas kerja tergambar secara rinci dari prosedur awal hingga
akhir, sehingga mudah dipahami oleh pelaksana.

16
 
 

 
2.1.8 Simbol-simbol dalam Standard Operating Procedure (SOP)
 
Dalam penyusunan prosedur untuk menggambarkan tentang penerapan
 
suatu prosedur sebaiknya dipergunakan simbol dan skema prosedur dengan tepat.
 
Pembuatan prosedur baik dalam format narasi maupun flowchart pada umumnya
  harus menyusun diagram alir atau disebut juga flowchart. Simbol-simbol dari
flowchart tersebut disusun terlebih dahulu kemudian didiskusikan dengan para
 
pengguna dan pihak yang terlibat untuk pada ahirnya disahkan.
 
Flowchart dibuat dengan menggunakan simbol-simbol standar seperti yang
 
umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur. Teknik bagan arus
  (flowchart) dikenal berbagai kelompok simbol sesuai kegunaannya, dimana setiap
simbolnya mewakili makna kegiatan atau peran tertentu. Tabel 2. 7 berikut
merupakan Simbol Dasar dalam pembuatan SOP menurut Soemohadiwidjojo
(2018):
Tabel 2. 1 Simbol Dasar Pembuatan SOP

No Simbol Nama Fungsi

1 Terminal/Terminator Memulai dan mengakhiri

suatu proses.
Menggambarkan aktivitas
kerja yang dilakukan oleh
2 Proses/Process sebuah divisi/bagian
kerja/jabatan. Output dari
proses tersebut adalah
dokumen, data, dll.
Menggambarkan proses
pengambilan keputusan.
3 Keputusan/Decision Hasilnya bisa berupa “Ya”
atau “Tidak” atau jawaban
alternatif.
Data yang berbentuk
informasi, bisa berbentuk
4 Dokumen/Document dokumen tertulis atau
softcopy. Bisa merupakan
hasil sebuah proses atau
masukan proses.

17
 
 

 
5 Penghubung/Connector penyambungan ke bagian
 
 
 
6 Anak Panah/
  Connector
 
7 Masukan/input atau
keluaran/output
8 Kearsipan/Offline
Storage
9 Sub-Proses/Sub-
Process
Sumber: Soemohadiwidjojo (2018)
Digunakan jika diagram alir
tidak dapat ditampung dalam
satu bagian/halaman.
Simbol ini menunjukkan
lain dengan nomor atau
huruf yang sama antara
bagian terputus dengan
sambungannnya.
Menunjukkan aliran suatu
proses kerja ke proses kerja
lain atau menunjukkan arah
proses pilihan yang dapat
diambil.
Masukkan/keluaran manual
bukan berbentuk dokumen,
barang, atau lainnya.
Masukkan/Keluaran
kegiatan manual, mekanisi,
atau komputer.
Data yang dikumpulkan
untuk diarsipkan dalam
suatu media.
Menunjukkan bahwa dalam
aktivitas tersebut terdapat
prosedur/instruksi kerja lain
yang lebih rinci, untuk
dijadikan referensi atau
tindak lanjutan.

Selain Simbol Dasar pada pembuatan flowchart diatas menurut

Soemohadiwidjojo (2018), pada Tabel 2. 8 berikut merupakan beberapa simbol
flowchart Arus Kegiatan Inti dalam pembuatan SOP menurut Tambunan (2013):

Tabel 2. 2 Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur

No Simbol Nama

1 Tampilan

18
 
 

  2 Penghubungan

 
3 Arsip Tetap
 

  4 Pemaduan

 
5 Sortir
 
6 Tunda
 

  Arsip
7
Sementara

8 Pilihan

Sumber: Tambunan (2013)

2.1.9 Komponen Standard Operating Procedure (SOP)

Pada setiap halaman dalam SOP sebagaimana menurut Hartantik (2014),
dibuat header yang terdiri dari komponen-komponen seperti pada Tabel 2.9 berikut:
Tabel 2. 3 Contoh Header SOP

Logo Perusahaan (Nama Perusahaan)

Standard Operating No. Dokumen
Procedure Revisi
Tanggal
Judul
Halaman
Sumber: Hartantik (2014)

Penjelasan dari komponen-komponen header Standard Operating

Procedure (SOP) seperti pada Tabel 2. 9 yaitu:
1. Logo Perusahaan: Merupakan gambar dari logo perusahaan.
2. Prosedur: Merupakan tipe penulisan dokumen. Pada dokumen SOP ditulis
Standard Operating Procedure.

19
 
 

 
3. Judul: Merupakan identitas SOP yang dibuat. Misalnya diisi “Prosedur
 
Penyimpanan Arsip”, berarti SOP tersebut berisi mengenai penyimanan arsip.
 
4. Nomor Dokumen: Dalam pembutan SOP, akan dibutuhkan sistem penomoran
 sebagai nomor identitas dokumen dan untuk mengitegrasikan antar SOP.

  5. Revisi: Menjelaskan bahwa SOP ini sudah mengalami perbaikan yang ke

berapa kali.
 
6. Tanggal: Merupakan tanggal SOP diberlakukan secara efektif kepada unit
 
terkait.
7.  Halaman: Menunjukan halaman ke berapa dari total keseluruhan halaman SOP
  tersebut. Misalnya 8 dari 23, berarti halaman kedelapan dari total 23 halaman.

2.2 Administrasi
Kegiatan administrasi merupakan kegiatan yang pasti dilakukan di setiap
perusahaan. Kegiatan ini berhubungan dengan pekerjaan dari pegawai perusahaan
yang umumnya berada di kantor. Berikut beberapa penjelasan mengenai
administrasi.

2.2.1 Pengertian Administrasi

Pengertian administrasi secara sempit menurut Haryadi (2009) adalah suatu
kegiatan sistematis dalam hubungan satu sama lain yang berupa pencatatan dan
penyusunan data maupun informasi yang bertujuan untuk menyediakan keterangan
serta perolehan kembalinya keterangan tersebut secara keseluruhan. Administrasi
sebagaimana disebutkan oleh Sondang P. Siagian dalam Makmur (2013) adalah
proses kerjasama dalam rangka mencapai tujuan tertentu yang didasarkan atas
rasionalitas dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara
berdayaguna dan berhasil guna.

Menurut Supriyanto (2016) administrasi terbagi dalam dua arti yaitu arti
sempit dan arti luas. Administrasi dalam arti sempit biasa disebut dengan tata
pembukuan atau administrasi pembukuan yang mana berartikan serangkaian
kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan, penghimpunan, pengolahan,
penggandaan, pengiriman, penyimpanan dan penghapusan berbagai keterangan

20
 
 

 
yang diperlukan dalam usaha kerja sama dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan
 
dalam arti luas administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama sekelompok
 
orang secara rasional yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Dari pengertian
 
tersebut setidaknya terdapat 4 unsur pokok pikiran administrasi, yaitu:
 
1. Proses Kerja Sama/Penyelenggaraan Usaha Kerja Sama.
  2. Kelompok Orang Yang Terikat Hubungan Formal.
3.  Unsur Rasionalitas Tertentu.
4. Tujuan Tertentu.
 

  Berdasarkan pengertian para ahli, dapat disimpulkan bahwa administrasi

merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh dua atau sekelompok orang yang
berkaitan dengan pencatatan, pengurusan maupun pengelolaan berbagai keterangan
dalam bentuk kerjasama berdasarkan rasionalitas untuk mencapai tujuan dari
organisasi.

2.2.2 Ciri-ciri Administrasi

Administrasi menurut Makmur (2013) memiliki ciri-ciri pokok sebagai
berikut, yaitu:

1. Adanya manusia lebih dari satu orang. Peranan manusia dalam administrasi
dapat menentukan kemajuan, kemunduran bahkan kehancuran administrasi.
Manusia dalam administrasi berfungsi sebagai alat dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya secara efektif, efisien dan juga
rasional.
2. Adanya tujuan yang jelas. Semua ikatan kerjasama manusia harus selalu
memiliki tujuan yang mereka harus capai, kejelasan tujuan ini harus dicapai
melalui berbagai aktivitas dalam perusahaan.
3. Adanya pembagian tugas yang jelas. Administrasi adalah sekumpulan tugas-
tugas yang harus dikerjakan atau dilaksanakan manusia yang terikat dalam
bentuk kerjasama. Pembagian tugas yang jelas dan batasan-batasan yang tegas,
yaitu mana pekerjaan yang harus dilakukan, dan mana pekerjaan yang harus
dilakukan oleh orang lain.

21
 
 

 
4. Adanya tindakan efisien. Pemahaman efisien dalam bidang administrasi adalah
 
perbandingan terbaik antara input atau sumber-sumber yang digunakan dengan
 
perkiraan hasil yang akan dicapai (output).
5.  Adanya tindakan efektif. Efektif dalam administrasi adalah ketepatan dari
  berbagai aspek, misalnya ketepatan waktu pelaksanaan suatu kegiatan,
ketepatan memilih rekan kerja, dan sebagainya. Oleh karenanya, keberhasilan
 
pelaksanaan suatu aktivitas administrasi sangat ditetukan oleh ketepatan seluruh
 
aspeknya.
6.  Adanya tindakan rasionalitas. Tindakan rasionalitas adalah sesuatu yang
  didasari oleh proses pemikiran dengan memperhitungkan berbagai aspek, baik
yang berkaitan dengan risiko maupun yang berkaitan dengan keberhasilannya.

2.2.3 Fungsi Administrasi

Fungsi administrasi dalam perkantoran menurut Quible dalam Haryadi
(2009) yaitu mencakup hal-hal berikut, yaitu:

1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan

pemikiran, minimal hal yang mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti dapat
menggunakan beberapa program aplikasi komputer.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan
menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan
dengan orang lain.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

22
 
 

 
2.2.4 Formulir
 
Formulir merupakan bagian dari administrasi yang ada di perusahaan untuk
 
menunjang kegiatan operasionalnya. Berikut merupakan pengertian, tujuan,
 
manfaat, langkah-langkah dalam penyusunan formulir serta pengendalian formulir.
 
A. Pengertian Formulir
  Menurut Soemohadiwidjojo (2018), formulir merupakan salah satu alat
bantu
  berupa lembaran kertas atau formulir elektronik yang digunakan sebagai alat
bukti dari implementasi kegiatan kerja. Sedangkan menurut Laksmi, Gani, &
 
Budiantoro (2015) formulir dapat diartikan sebagai lembaran kertas berukuran
 
tertentu yang telah disiapkan sebelumnya dan tercetak dengan uraian-uraian, garis-
garis, kolom-kolom, atau ruang-ruang untuk menginput catatan atau
menyampaikan informasi yang diperlukan. Pendapat lainnya yaitu menurut
Tathagati (2014), formulir merupakan lembaran alat bantu yang digunakan dalam
melaksanakan sebuah kegiatan atau proses dan mencatat hasilnya sesuai prosedur
yang telah dilaksanakan.

Dapat disimpulkan dari beberapa pengertian di atas, bahwa formulir

merupakan alat bantu yang berupa lembaran kertas/kartu yang digunakan sebagai
alat bukti atau arsip atas informasi yang diperlukan dari kegiatan kerja.

B. Tujuan Formulir
Sedarmayanti (2009) menyebutkan bahwa ada beberapa tujuan dalam
pembuatan formulir, yaitu:

1. Untuk mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan

secara berulang-ulang. Hal ini bertujuan untuk tidak menghambat waktu kerja,
dan juga untuk menghindarkan kelelahan kerja.
2. Untuk mengadakan suatu keseragaman atau pembakuan kerja.
3. Untuk mempermudah dalam proses mengklarifikasi data.
4. Untuk mempermudah tata kerja, prosedur kerja serta sistem kerja.
5. Sebagai alat pemberian instruksi kerja dari atasan kepada bawahannya.

23
 
 

 
6. Sebagai alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data kuantitatif maupun
 
kualitatif.
 
7. Sebagai alat untuk kegiatan pengawasan untuk atasan dan juga alat evaluasi.
 
C. Manfaat Formulir
 
Penggunaan banyaknya formulir dalam kegiatan kantor, antara lain
 
disebabkan oleh sangat bermanfaatnya peranan dari formulir itu sendiri. Berikut
 
merupakan beberapa manfaat formulir menurut Soemohadiwidjojo (2018), yaitu:
 
1. Sebagai alat bantu untuk mencatat data dari hasil proses sehingga data tidak
  dicatat di sembarang tempat tanpa keterangan yang jelas.
2. Data proses yang tercatat dalam formulir merupakan bukti tertulis bahwa
proses/aktivitas telah terjadi atau telah dilaksanakan, dan juga mencatat apabila
terjadi penyimpangan atau pelanggaran.
3. Sebagai alat bantu dalam menghimpun seluruh data proses dalam suatu format
sehingga lebih mudah untuk direkam maupun untuk diakses kembali.
4. Sebagai alat bantu untuk meneruskan informasi secara tertulis dari satu personil
ke personil lain, dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi, atau
dari organisasi ke pihak luar organisasi.

D. Langkah-langkah Penyusunan Formulir

Dalam penyusunan formulir terdapat beberapa langkah yang perlu
dilakukan. Hal ini bertujuan agar formulir dibuat secara tepat dan sesuai dengan
kebutuhan yang diperlukan. Soemohadiwidjojo (2018) berpendapat bahwa
langkah-langkah dalam penyusunan formulir adalah sebagai berikut:

1. Tentukan proses/aktivitas apa yang akan dibuatkan formulir.

2. Buat daftar informasi atau data apa saja yang dibutuhkan.
3. Buat pertanyaan yang relevan dengan informasi atau data yang diperlukan.
4. Buat rancangan tata letak formulir dalam kertas kosong.
5. Bila rancangan sudah memenuhi kebutuhan, pindahkan rancangan formulir
dalam bentuk formal.

24
 
 

 
E. Pengendalian Formulir
 
Pengendalian formulir adalah kegiatan yang dilakukan secara teratur dan
 
terus menerus sehingga dapat bermanfaat seperti yang diinginkan dalam hal
 
pengurusan informasi yang dimaksud. Menurut Sedarmayanti (2009) formulir
  digunakan untuk:

  1. Mencegah agar jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak sebagaimana
 mestinya.
2. Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa persetujuan
 
sebelumnya.
 
3. Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa
sepengetahuan/persetujuan yang berwenang.
4. Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, sehingga formulir tidak
dirubah secara mendadak.

F. Prinsip-prinsip Formulir
Formulir memiliki prinsip dalam pembuatannya, sebagaimana menurut
Mulyadi (2016), prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir adalah sebagai
berikut:

1. Buatlah copy dari formulir. Hal ini bertujuan untuk memenuhi beberapa
tujuan sekaligus, dalam kata lain, digunakan sebagai arsip di setiap bagian yang
bersangkutan dengan formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. Dalam pengumpulan data,
hindari data yang sama lebih dari sekali. Jika sudah ada data yang dikumpulkan
dari sumbernya, data tersebut harus direkam dalam formulir sehingga dapat
memenuhi kebutuhan informasi bagi semua bagian/unit.
3. Rancanglah formulir dengan sederhana dan jelas. Hal ini bertujuan untuk
menghindari perekaman data yang tidak perlu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir. Internal check ini
digunakan agar dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya.

25
 
 

 
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir. Untuk antar bagian, nama dan
 
alamat perusahaan dapat tidak digunakan. Namun, jika untuk luar perusahaan,
 
identitas seperti nama, alamat, bahkan logo perlu digunakan. Hal ini bertujuan
 untuk memudahkan perusahaan penerima dalam mengidentifikasi asal dari

  formulir.
6. Nama formulir. Hal ini bertujuan untuk memudahkan mengidentifikasi
 
formulir. Nama dalam formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan isi dari
 
formulir tersebut.
7.  Pencetakan garis dalam formulir. Garis harus dicetak pada formulir agar
  memudahkan pengisian dengan cara tertulis tangan.

2.3 Administrasi Pergudangan

Administrasi pergudangan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
pencatatan maupun pengendalian aktivitas di gudang. Berikut merupakan
penjelasan mengenai pergudangan serta administrasi pergudangan.

2.3.1 Pergudangan
Pergudangan merupakan kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan
logistik yang ada di perusahaan tersebut seperti persediaan barang, peralatan
maupun perlengkapan. Berikut merupakan pengertian mengenai pergudangan,
fungsi pergudangan, persediaan di gudang serta prosedur yang terdapat di
pergudangan.

A. Pengertian Pergudangan
Menurut Lucas dan Rumsari dalam Aji (2012), pergudangan merupakan
serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan
tujuan mendukung kontinuitas kerja divisi di perusahaan, sekaligus mendukung
efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

26
 
 

 
Pergudangan menurut Warman (2012) adalah sebuah bagian dalam sebuah
 
sistem logistik perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk-produk
 
perusahaan (baik itu bahan baku, part produk, produk dalam proses, ataupun
 
produk jadi), diantara titik asal produk (produsen) dan pada titik konsumsi
  (konsumen), serta menyediakan informasi bagi manajemen mengenai status,
kondisi, serta arus/perpindahan produk yang disimpan di dalam gudang.
 

  Berdasarkan pengertian menurut para ahli, dapat disimpulkan bahwa

pergudangan merupakan serangkaian kegiatan dalam mengurus penyimpanan
 
barang-barang dari suatu perusahaan dari mulai penerimaan, pencatatan,
 
pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran
dan pendistribusian barang yang harus dipertanggungjawabkan oleh pengelola
gudang demi mendukung efektivitas dan efisiensi perusahaan/organisasi. Selain itu,
berdasarkan pengertian pergudangan tersebut dapat digaris bawahi bahwa kegiatan
pergudangan bukan hanya sekedar memasukan barang ke dalam ruangan
penyimpanan (gudang), tetapi dalam kegiatan pergudangan penting dilakukannya
perencanaan, pengorganisasian serta pengendalian logistik, baik secara teknis
maupun administratif sehingga kegiatan dari organisasi tersebut dapat terjamin
kelangsungan dan kesinambungan aktivitas di setiap unit kerjanya.

B. Fungsi Pergudangan
Pergudangan berperan penting dalam sistem logistik perusahaan dan
bersamaan dengan aktivitas lainnya yang harus mampu melayani pada tingkat
pelayanan sesuai harapan pelanggan. Fungsi utama pada gudang menurut Warman
(2012), adalah sebagai tempat penyimpanan bahan mentah (raw material), barang
setengah jadi (intermediate goods), maupun tempat penyimpanan produk yang
telah jadi (final goods). Selain itu gudang juga menjadi tempat penampungan
barang yang akan dikirim atau barang yang baru datang. Sedangkan menurut
Tompkins (2010), fungsi gudang adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan (Receiving), yaitu suatu aktivitas yang meliputi kegiatan

penerimaan semua material yang telah dipesan untuk disimpan di gudang,

27
 
 

 
penjaminan terhadap kualitas maupun kuantitas barang sesuai dengan pesanan,
 
serta pengalokasian atau pembagian barang untuk disimpan atau dikirim lagi.
 
b. Inspeksi dan Kontrol Kualitas (Inspection and Quality Control), yaitu
 perpanjangan dari proses receiving dan dilakukan ketika supplier tidak

  konsisten terhadap kualitas atau produk yang dibeli yang sulit diatur dan harus
diperiksa setiap langkah dalam prosesnya.
 
c. Mengemas Kembali (Repackaging), yaitu kegiatan memecah produk yang
 
diterima dalam jumlah atau ukuran yang besar dari supplier kemudian dikemas
 dalam satuan yang lebih kecil atau menggabungkan beberapa produk dalam

  bentuk kit (perangkat). Pelabelan ulang dilakukan ketika produk diterima tanpa
sadar yang mudah dibaca oleh sistem atau manusia untuk tujuan identifikasi.
d. Menyimpan (Put Away), yaitu kegiatan memindahkan dan menempatkan
barang pada tempat penyimpanan.
e. Penyimpanan (Storage), yaitu suatu keadaan dimana barang menunggu untuk
diambil sesuai dengan permintaan.
f. Memilih Pesanan (Order Picking), yaitu proses pemindahan barang dari gudang
sesuai dengan permintaan. Hal ini merupakan layanan dasar warehouse untuk
pelanggan dan merupakan fungsi utama dari dasar desain warehouse.
g. Penundaan (Postponement), dapat dilakukan sebagai langkah yang dapat dipilih
setelah proses pengambilan barang. Seperti pada proses repackaging, barang
sejenis atau campuran dikemas untuk memudahkan penggunaan.
h. Penyortiran (Sortation), yaitu kegiatan memilah barang sesuai dengan pesanan
masing-masing dan akumulasi pendistribusian dari berbagai pesanan.
i. Pengepakan dan Pengiriman (Packing and Shipping), yaitu aktivitas yang
meliputi kegiatan pengecekan kelengkapan sesuai dengan pesanan, pengepakan
barang sesuai dengan shipping container yang tepat, menyiapkan dokumen
pengiriman, pengakumulasian pesanan dan penempatan muatan ke dalam truk.
j. Cross-docking, yaitu pengeluaran tanda terima dari receiving dock langsung ke
shipping dock.
k. Mengisi Ulang (Replenishing), yaitu kegiatan pengisian kembali lokasi
pengambilan utama di gudang.

28
 
 

  Pendapat lain menurut Sutarman (2017) mengungkapkan fungsi dari operasi

pergudangan
  adalah sebagai berikut:

1.  Fungsi Pergerakan, yaitu gudang sebagai wahana untuk menggerakkan aliran

  barang, dan pergerakannya bisa diurai menjadi beberapa aktivitas, yaitu:
a. Penerimaan barang, yaitu terdiri dari aktivitas unloading (pembongkaran
 
muatan) dari moda transport (truk), meng-update catatan persediaan
 
gudang, memeriksa barang rusak, dan verifikasi dokumen antara barang
  yang dipesan dengan catatan pengiriman.
  b. Transfer (put away), yaitu meliputi pergerakan fisik produk menuju gudang
untuk disimpan.
c. Penyiapan pesanan atau seleksi barang yang akan digunakan, yaitu meliputi
kegiatan pengelompokkan produk untuk pelanggan yang dituju.
d. Cross-Docking, yaitu “jalan pintas” aktivitas penyimpanan dengan cara
mentransfer langsung produk dari tempat penerimaan ke tempat
pengiriman. Proses ini tidak akan melalui put away dan penyimpanan, tapi
barang yang diterima langsung menuju areal pengiriman.
e. Pengiriman barang, yaitu akhir dari kegiatan pergerakan yang meliputi
penyiapan produk untuk dikirim, juga menyesuaikan catatan persediaan,
memeriksa pesanan yang akan dikirim, sortasi dan pengemasan untuk
pelanggan.
2. Fungsi Penyimpanan, yaitu fungsi yang dilakukan secara sementara atau semi
permanen. Penyimpanan semi permanen adalah penyimpanan barang pada saat
terjadi kelebihan dari yang diperlukan untuk pemenuhan kebutuhan normal, dan
persediaan ini digunakan untuk stok pengaman (back-up). Penyimpanan semi
permanen ini biasanya digunakan untuk:
a. Permintaan musiman
b. Permintaan tak menentu
c. Pengondisian produk khusus, seperti buah-buahan atau daging
d. Spekulasi untuk antisipasi pembelian
e. Hal khusus seperti quantity discount

29
 
 

 
3. Fungsi Transfer Informasi, yaitu menyelenggarakan fungsi pergerakan dan
 
penyimpanan secara stimulan. Untuk bisa melaksanakan kedua fungsi tersebut,
 
manajemen memerlukan informasi yang rutin dan akurat untuk mengelola
 semua kegiatan pergudangan, seperti informasi tentang tingkat persediaan,

  tingkat keluaran, lokasi stok, pengiriman inbound dan outbound, data

pelanggan, dan utilitas fasilitas ruangan dan kepegawaian. Pelaksanaan fungsi
 
transfer informasi ini membutuhkan system yang terkomputerisasi, seperti
 
Electronic Data Interchange (EDI).
 
C. Persediaan di Gudang
  Setiap perusahaan dagang, termasuk perusahaan percetakan tentu memiliki
persediaan barang dagang. Persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang
menambah fleksibilitas bagi operasi perusahaan (Heizer & Render, 2010).
Persediaan termasuk dalam golongan aset lancar perusahaan yang berperan penting
dalam menghasilkan laba perusahaan. Berikut ini merupakan beberapa penjelasan
mengenai persediaan.

A. Pengertian Persediaan
Sartono (2010) mengatakan bahwa persediaan umumnya merupakan salah
satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan.
Sedangkan menurut Alexandri (2009), persediaan merupakan suatu aktiva yang
meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu
periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan
atau proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu
penggunaannya dalam proses produksi.

Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah

barang-barang sejenis aktiva lancar milik perusahaan yang berfungsi sebagai
keperluan proses produksi.

B. Tujuan Persediaan
Persediaan memiliki beberapa tujuan dalam perusahaan, diantaranya seperti
yang dikemukakan oleh Jacobs & Chase (2018) berikut:

30
 
 

 
1. Untuk menjaga independensi operasi. Pasokan bahan di pusat kerja
 
memungkinkan pusat fleksibilitas dalam operasi. Misalnya, karena ada biaya
 
untuk membuat setiap pengaturan produksi baru, inventaris ini memungkinkan
 manajemen untuk mengurangi jumlah pengaturan.

  2. Untuk memenuhi variasi permintaan produk. Jika permintaan untuk produk

diketahui dengan tepat, adalah mungkin (walaupun tidak selalu ekonomis)
 
untuk menghasilkan produk untuk secara tepat memenuhi permintaan,
 
biasanya, bagaimanapun, permintaan tidak sepenuhnya diketahui, dan
 keamanan atau stok penyangga harus dipertahankan untuk menyerap variasi.

  3. Untuk memungkinkan fleksibilitas dalam penjadwalan produksi. Stok

persediaan mengurangi tekanan pada sistem produksi untuk mengeluarkan
barang. Ini menyebabkan waktu tunggu yang lebih lama, yang memungkinkan
perencanaan produksi untuk aliran yang lebih lancar dan biaya operasi yang
lebih rendah melalui produksi yang lebih besar.
4. Untuk memberikan perlindungan untuk variasi waktu pengiriman bahan
baku. Ketika material dipesan dari vendor, keterlambatan dapat terjadi karena
berbagai alasan, seperti variasi waktu pengiriman yang normal, kekurangan
bahan di pabrik vendor atau di salah satu perusahaan pengiriman, pesanan yang
hilang, atau pengiriman yang salah atau bahan yang rusak.
5. Untuk mengambil keuntungan dari ukuran pesanan pembelian ekonomis.
Ada biaya untuk melakukan pemesanan: tenaga kerja, panggilan telepon,
mengetik, ongkos kirim, dan sebagainya. Oleh karena itu, semakin besar setiap
pesanan, semakin sedikit pesanan yang perlu ditulis.
6. Banyak alasan spesifik domain lainnya. Bergantung pada situasinya,
inventaris mungkin perlu dilakukan. Sebagai contoh, persediaan dalam
perjalanan adalah bahan yang dipindahkan dari pemasok ke pelanggan dan
tergantung pada jumlah pesanan dan waktu tunggu transit.

C. Fungsi Persediaan
Fungsi dari persediaan sebagaimana dipaparkan oleh Heizer & Render
(2010) adalah sebagai berikut:

31
 
 

 
1. “Decouple” atau memisahkan beberapa tahapan dari proses produksi. Sebagai
 
contoh, jika persediaan sebuah perusahaan berfluktuasi, persediaan tambahan
 
mungkin diperlukan untuk melakukan decouple proses produksi dari pemasok.
2.  Melakukan “decouple” perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan
  persediaan barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan.
3. Mengambil keuntungan dari diskon kuantitas, karena pembelian dalam jumlah
 
besar dapat mengurangi baiay pengiriman barang.
 
4. Melindungi terhadap inflasi dan kenaikan harga.
 
Pendapat lainnya mengenai fungsi persediaan dalam memenuhi kebutuhan
 
perusahaan adalah menurut Herjanto (2010), yaitu:

1. Untuk menghindari risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang

yang dibutuhkan perusahaan,
2. Untuk menghindari risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus
dilakukan pengembalian barang pesanan,
3. Untuk menghindari risiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.
4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga
perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia di pasaran,
5. Untuk mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas,
serta
6. Untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang
yang diperlukan, serta tidak menghambat proses produksi karena
ketidaktersediaan barang.

D. Prosedur Pergudangan
Prosedur yang terdapat dalam pergudangan diantaranya yaitu: (1) prosedur
pengadaan barang atau persediaan barang ke gudang, (2) prosedur barang masuk
atau penerimaan dan penyimpanan barang ke gudang, (3) prosedur barang keluar
atau permintaan barang dari gudang, dan (4) prosedur stock opname atau
pengecekkan barang di gudang. Berikut merupakan rincian dari masing-masing
prosedur tersebut beserta formulir yang dibutuhkan:

32
 
 

 
1. Prosedur Pengadaan Persediaan Barang
 
Prosedur pengadaan persediaan barang ini dinilai sangat penting karena
 
berguna bagi perusahaan untuk pemenuhan kebutuhan konsumennya. Prosedur ini
 
bertujuan agar pembelian bahan baku dapat dilaksanakan dengan tepat dan sesuai
  dengan kebutuhan. Dalam pengadaan bahan baku, menurut Prawirosentono (2009)
terdapat tiga tahapan, diantaranya adalah:
 

1.  Rencana pembelian bahan baku dimulai dari adanya keperluan akan

penggunaan bahan baku dari Kepala Regu Produksi ke bagian gudang. Dalam
 
melakukan permintaan tersebut terdapat penggunaan formulir dari Kepala Regu
 
Produksi ke bagian gudang. Formulir permintaan ini dibuat 3 (tiga) masing-
masing yaitu:
a. Asli dikirim ke bagian persediaan,
b. Tembusan ke-1 disimpan untuk arsip di bagian arsip pergudangan,
c. Tembusan ke-2 diserahkan ke bagian peminta bahan baku.
2. Pihak/bagian pembelian barang melakukan pembelian barang atas dasar
permintaan pembelian bahan dari Kepala Regu Produksi. Setelah bagian
pembelian menerima formulir permintaan pembelian barang lalu bagian
pembelian membuat Formulir Order Pembelian (OP), seperti Tabel 2. 1 berikut:

Tabel 2. 4 Formulir Order Pembelian Barang

Form Order Pembelian Barang
No. Tanggal : …./…../….
Kepada Yth
Nomor Order Pembelian
Nomor Permintaan Pembelian
Harap dikirim barang-barang berikut pada tanggal: ……/……/…..
No. Nama Bahan/Barang Spesifikasi Jumlah (unit) Harga Satuan (Rp) Jumlah (Rp)

TOTAL
Nomor Order Pembelian harap dicantumkan dalam invoice dan surat pengiriman
Sumber: Prawirosentono (2009)

33
 
 

 
Formulir Order Pembelian ini dibuat dalam beberapa rangkap dengan maksud
 
sebagai berikut:
 
a. Lembaran asli dikirim ke pemasok bahan (supplier) yang telah ditunjuk
  sebagai tender,
  b. Tembusan OP ke-2 untuk bagian akuntansi, sebagai informasi bahan
perusahaan sedang memesan barang.
 
c. Tembusan OP ke-3 untuk bagian gudang, sebagai informasi bahan
 
perusahaan sedang memesan bahan.
 d. Tembusan OP ke-4 untuk bagian yang meminta bahan, sebagai informasi

  bahwa permintaannya sedang dipesan.

e. Tembusan OP ke-5 untuk arsip bagian pembelian.
3. Penerimaan dan penyimpanan bahan baku yang diterima dari pemasok harus
diperiksa terlebih dahulu secara teliti. Langkah-langkah penting yang harus
dilakukan dalam menerima bahan baku yang sudah dipesan kepada pemasok
secara kronologis adalah sebagai berikut:
a. Menerima surat pengantar pengiriman dan mencocokannya dengan OP
bahan baku yang disimpan sebelumnya dari unit pembelian.
b. Memeriksa keadaan bahan secara fisik, baik itu jumlah maupun kualitasnya.
c. Menandatangani kolom tanda terima yang terdapat dalam invoice.
d. Memasukkan bahan baku ke gudang.
e. Menyusun laporan penerimaan barang yang kemudian dikirim ke unit lain
atau Koordinator Keuangan. Antara lain untuk proses pembayaran dan
kepentingan lainnya.

2. Prosedur Barang Masuk

Prosedur barang masuk terdiri dari penerimaan bahan baku yang dibeli dan
penyimpanannya ke gudang. Berdasarkan prosedur sebelumnya, pemasok
menerima Surat Pembelian dan pemasok akan memeriksa surat tersebut. Lalu
pemasok akan mengirimkan pesanan dengan mengirimkan Invoice pengiriman
barang sesuai dengan Surat Pembelian. Selanjutnya, barang akan diterima di
gudang beserta satu berkas Invoice pengiriman barang dilampiri dengan Surat
Pembelian asli (Prawirosentono, 2009).

34
 
 

 
Tabel 2. 5 Laporan Bukti Penerimaan Barang
 
Laporan Bukti Penerimaan Barang (LPB)
Supplier   :
Dikirim Kepada :
  Nomor LPB :
Tanggal Pemesanan : Tanggal Penerimaan:
  No. Pesanan :
No Nama Bahan/Barang Spesifikasi Jumlah (Rp) Harga Satuan (Rp) Jumlah (Rp) Keterangan
 

 
Kepala Gudang
  Diter ima Oleh

 
( ) (Nama Penerima)
Sumber : Prawirosentono (2009)

Laporan Bukti Penerimaan Barang (LPB) seperti pada Tabel 2. 2 tersebut

merupakan pendamping invoice yang harus ditandatangani oleh petugas gudang
setelah menerima barang dari supplier dengan memperhatikan dengan betul
kecocokkan antara isi dari Invoice dengan salinan Surat Pembelian atas jumlah dan
mutu barang yang diterima. Selain menandatangani LPB, petugas gudang juga
memparaf pada kolom tanda tangan penerima dari Invoice yang diberikan oleh
pihak supplier.

Setelah memparaf LPB, selanjutnya melakukan pengisian Kartu Gudang

berdasarkan Invoice. Hal ini dilakukan untuk mengetahui saldo administratif
sekaligus saldo fisik barang yang ada di gudang saat ini. Kartu Gudang dapat dilihat
seperti pada Tabel 2. 3 berikut:

Tabel 2. 6 Kartu Gudang

KARTU GUDANG
Nama Barang :
Kode/spesifikasi :
Tanggal Nama Jenis Barang Diterima Dikeluarkan Saldo

Sumber : Prawirosentono (2009)

35
 
 

 
Selanjutnya, Koordinator Keuangan mencatat di Kartu Catatan Persediaan
 
sebagai analisis akhir persediaan barang. Seperti pada Tabel 2. 4 berikut:
 
Tabel 2. 7 Kartu Catatan Persediaan
 
Kartu Catatan Persediaan
  Kode :
Barang :
  Unit :

 
Tanggal Ref Diterima Dikeluarkan Sisa Harga Saldo Jumlah

 
Sumber: Prawirosentono (2009)

3. Prosedur Barang Keluar

Prosedur barang keluar berisikan tentang pengeluaran barang dari gudang
atas permintaan dari Bagian Produksi untuk kebutuhan proses produksi. Berikut
merupakan mekanisme permintaan barang menurut Prawirosentono (2009), yaitu:

1. Kepala Regu Produksi memberikan Formulir Permintaan Barang kepada bagian

gudang. Formulir Permintaan Barang dapat dilihat pada Tabel 2. 5 berikut:

Tabel 2. 8 Formulir Permintaan Barang

Formulir Permintaan Barang (FPB)

Kepada : Tanggal :
Diterima : Disetujui oleh
Dibebankan ke :
( )

No Nama Barang Jumlah Harga/unit (Rp) Total (Rp)

Diminta Oleh Disetujui Oleh

( ) ( )

Sumber: Prawirosentono (2009)

36
 
 

 
Lembaran asli dari formulir disimpan di gudang sebagai bukti pengeluaran
 
sejumlah bahan di gudang, lalu dicatat di Kartu Gudang pengeluaran sehingga
 
dapat diketahui jumlahnya.
2.  Lembaran kedua dikirim ke unit/ bagian produksi yang meminta barang serta
  dilakukan pemberian barang atau bahan baku yang diminta.
3. Lembaran ketiga dikirim kebagian akuntansi untuk dicatat di buku persediaan,
 
agar buku persediaan sesuai dengan kartu gudang yang ada digudang.
 
4. Apabila perusahaan telah menggunakan komputer bank data persediaan barang
 harus sesuai dengan database persediaan yang ada dan sesuai dengan keadaan

  sebenarnya.

4. Prosedur Stock Opname

Stock Opname merupakan suatu kegiatan dalam menghitung jumlah fisik
barang yang ada di gudang. Kegiatan ini dapat membantu perusahaan dalam
mengontrol kesesuaian antara catatan persediaan barang menggunakan Kartu
Gudang dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang. Apabila terdapat selisih
antara catatan dengan fisik barang di gudang, kemungkinan terjadi kesalahan dalam
pencatatan (Margareth, 2018).
Kegiatan Stock Opname dapat dilakukan setiap hari, setiap minggu, maupun
setiap bulan sesuai dengan kebijakan dan tujuan dari perusahaan. Stock Opname
dapat dilakukan setiap hari apabila jenis dari barang belum terlalu banyak dan
beragam, atau untuk perusahaan berkembang yang arus masuk keluar barangnya
tidak terlalu banyak. Berikut merupakan prosedur Stock Opname menurut
Margareth (2018):

1. Persiapan untuk melaksanakan Stock Opname. Untuk persiapan, terdapat

beberapa hal sebelum melakukan Stock Opname, yaitu:
a. Agar lebih mudah saat melakukan perhitungan stok barang, bagian pengurus
gudang dapat memanfaatkan waktu untuk menyusun dan merapikan posisi
barang.
b. Membentuk petugas atau tim atau meminta bantuan seseorang untuk
melaksanakan Stock Opname.

37
 
 

 
c. Pastikan seluruh dokumen yang berkaitan dengan persediaan barang sudah
 
ter-update dan selesai dicatat.
 
d. Mempersiapkan beberapa barang untuk keperluan Stock Opname, seperti
  papan sebagai alat untuk menulis, alat tulis, dan sebagainya.
  2. Selanjutnya adalah pelaksanaan dari Stock Opname, yaitu sebagai berikut:
a. Petugas gudang melakukan perhitungan fisik barang, lalu barang yang sudah
 
diperiksa, ditandai oleh sesuatu seperti sticker atau kapur.
 
b. Mencatat dan merekap total barang fisik yang ada di gudang.
 c. Setelah direkap, bandingkan hasil perhitungan fisik barang tersebut dengan

  Kartu Gudang.
d. Apabila terjadi selisih, maka barang yang bersangkutan dapat dihitung
kembali untuk memastikan apakah ada kesalahan perhitungan atau tidak.
e. Lalu, hasil perhitungan Stock Opname barang dicatat dalam Berita Acara
Pemeriksaan Stock Opname, yang dapat dilihat pada Tabel 2. 6 berikut:

Tabel 2. 9 Berita Acara Pemeriksaan Stock Opname

BERITA ACARA PEMERIKSAAN STOCK OPNAME

Nomor :
Tanggal/Bulan/Tahun :

Hasil perhitungan fisik adalah sebagai berikut.

Kuantitas
Nama Tipe Saldo Tindak
No Satuan Saldo Selisih Keterangan Penanggungjawab
Barang Barang Kartu Lanjut
Fisik (+/-)
Gudang

Total
Dibuat Oleh :

Diketahui Oleh :

Disetujui Oleh :

Sumber: Margareth (2018)

BAP Hasil Stock Opname terdiri dari nama, satuan dan tipe barang lalu
jumlah berdasarkan Kartu Gudang, kondisi fisik dan selisih antara jumlah

38
 
 

 
barang yang dicatat dengan yang dihitung di gudang. Keterangan dapat diisi
 
berupa kondisi dari barang (rusak/bagus), sedangkan tindak lanjut diisi
 
dengan kelanjutan selisih barang tersebut akan bagaimana, dan
  penanggungjawab adalah orang yang bertanggungjawab atas
  kurang/lebihnya barang.

  2.3.2 Administrasi Pergudangan

  Pengertian mengenai administrasi pergudangan dan fungsi dari administrasi
pergudangan yaitu sebagai berikut.
 

  A. Pengertian Administrasi Pergudangan

Administrasi Gudang yaitu pencatatan dan pengendalian mengenai
masuknya barang diperusahaan untuk mengontrol jalannya pemasok bahan baku
untuk produksi, sehingga dapat mengetahui pergerakan barang, jumlah barang,
jumlah pengiriman barang maupun kualitas dan kuantitas barang yang tersedia
dalam waktu produksi. Administrasi gudang sangatlah kompleks karena mengurusi
berbagai macam data yang diperlukan untuk jalannya produksi seperti data
pemesanan barang, data pengiriman barang, data jumlah barang yang diterima, data
persediaan barang, dan data pengeluaran barang (Aji, 2012).

B. Fungsi Administrasi Pergudangan

Menurut Yaltiar dan Satar (2015), fungsi dari administrasi pergudangan
yaitu untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja dari organisasi
dalam kegiatan pergudangan, sehingga administrasi pergudangan secara tertib dan
benar. Hal ini dilihat dari administrasi pergudangan yang dapat dijadikan instrumen
pengawasan dan pengendalian di dalam pengelolaan pergudangan di setiap
organisasi.

Adanya administrasi pergudangan yang benar dapat membantu dalam

mengetahui keberadaan logistik atau barang di gudang. Logistik tersebut dapat
diperiksa setiap saat, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi,
bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai
logistik yang ada di gudang. Selain itu, pengelolaan administrasi pergudangan yang

39
 
 

 
benar dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan
 
perencanaan dan pelaksanaan pengadaan logistik.
 
Bagi petugas gudang, administrasi pergudangan juga dapat digunakan
 
sebagai alat pertanggung jawaban dalam pengelolaan pergudangan yang
 
dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan administrasi pergudangan logistik
  tersebut, yang penting dalam kegiatan pergudangan harus memilki diantaranya
sebagai
  berikut:

 1. Buku Penerimaan Gudang, yaitu berisikan dokumen-dokumen yang

  berhubungan dengan pada saat penerimaan barang ke gudang.

2. Buku pengeluaran Gudang, yaitu berisikan seperti dokumen-dokumen
permintaan barang atau peminjaman barang dari gudang.
3. Kartu Persediaan/Stock Card, yaitu berisikan pencatatan mengenai barang-
barang yang ada di gudang untuk memudahkan pengontrolan jumlah dari
setiap barang tersebut.

40