Pengertian SOP Perusahaan | Standar

Operasional Prosedur
Pengertian SOP Perusahaan adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan
untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. SOP
merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan
suatu proses kerja tertentu.

Tujuan SOP Perusahaan

Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau

tim dalam organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi SOP Perusahaan

Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP Perusahaan diperlukan ?

1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik
atau tidak
3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang
dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan adanya SOP Perusahaan

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan
pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan
untuk mengukur kinerja pegawai.
Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi
yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai
acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional,
handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan

Contoh SOP Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Dalam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) di suatu organisasi

baik swasta maupun pemerintah, bentuk dan jenis SOP yang dibuat harus sesuai dengan
budaya dan sistem organisasi itu sendiri. Kalau ada Contoh SOP perlu di sesuaikan kembali
agar cocok dengan lingkungan organisasi kita. dikarena kan tujuan dari pembuatan SOP ini
adalah untuk memudahkan dan menjelaskan proses suatu kegiatan oleh semua pihak.
Menurut Stup (2001), ada beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar
Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut
oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.

2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.

3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi
tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic
Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi
tujuan dari suatu prosedur.

4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart
merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan.
Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol
dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda. Ada
beberapa symbol-simbol dari flowchart ini yaitu :
Diposkan 18 minutes ago oleh muhfaiq alfatah
Label: Pengertian SOP Perusahaan Standard Operating Procedure
0

Tambahkan komentar

Aug

16
SOP PERUSAHAAN | STANDARD
OPERATING PROCEDURES (SOP)
PERUSAHAAN
SOP Perusahaan adalah Standard Operating Procedure atau sering disingkat dengan S.O.P
merupakan suatu rangkaian tertulis mengenai suatu proses bisnis dari suatu aktivitas bisnis
pada perusahaan.

Dengan melakukan S.O.P, perusahaan dapat memastikan suatu aktivitas bisnis bisa berjalan
sesuai dengan standard yang diharapkan.

Standard Operating Procedure (S.O.P) diperlukan untuk menghasilkan system yang

berkualitas, teknis yang konsisten dan mempertahankan kualitas kontrol serta menjaga proses
bisnis tetap berjalan.

Design S.O.P yang salah atau tidak tepat bisa menyebabkan proses bisnis di internal
perusahaan menjadi kacau dan tidak berkembang. Oleh karena itu design S.O.P harus bisa
dijalankan sedemikian rupa, jelas serta detail sehingga individu/sumber daya manusia (SDM)
yang bekerja di dalamnya juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.
 SOP Perusahaan

Saat ini masih ada beberapa perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah
sistem yang baku. Operasional perusahaan lebih banyak didasarkan pada kebiasaan yang
sudah dijalankan selama bertahun-tahun. Karyawan bekerja dengan cara mengikuti
kebiasaan para karyawan sebelumnya. Hasilnya dapat dilihat apabila seorang karyawan yang
memegang suatu pekerjaan tertentu mendadak tidak masuk kerja, maka tidak ada karyawan
yang menggantikannya karena tidak mengetahui proses kerja. Tentu saja hal ini akan sangat
menghambat operasional perusahaan, maka diperlukan adanya berbagai tahapan standar yang
dibakukan dan menjadi sistem baku dalam perusahaan. Sistem tersebut yang kemudian
dikenal sebagai sistem standar operasional (Standard Operating Procedures / SOP).

Pengertian SOP Perusahaan

Definisi SOP Perusahaan

Standard Operational Procedures is detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the

performance of a specific function (International Conference on Harmonisation / ICH)).
SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam
suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau
tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu
organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M
Tambunan)

1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan

menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
3. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk
menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.

Tujuan Pembuatan SOP Perusahaan

Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam
organisasi atau unit kerja.
Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.
Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi SOP Perusahaan

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP Perusahaan itu dibuat ?

Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.

 Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau
tidak .
Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan
pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan menggunakan SOP Perusahaan

1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan
operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan
pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan
fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi
tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan
untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak
anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk
beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO
(International Organization for Standarization)

Jenis-jenis SOP Perusahaan

1. Sederhana, dengan langkah langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit
keputusan
2. Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
3. Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan

Bentuk SOP Perusahaan

Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)

Untuk siapa SOP Perusahaan dibuat ?

1. SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan
perusahaan dari level terbawah hingga manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan
 yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk
pengawasan pekerjaan tersebut.
2. Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-
langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.

Siapa pembuat SOP Perusahaan?

Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu
direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya pengembangan atas sistem tersebut.
Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi
yang mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar
departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar. Secara ideal SOP disusun oleh
satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas
lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).

Prosedur dan Langkah Pembuatan SOP Perusahaan

1. Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing,

marketing, sales and distribution, human resources, accounting, finance dll.
Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut
dapat berjalan dan bekerjasama.
2. Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan
barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang, prosedur pengawasan
produksi dan lain lain.
3. Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam
pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat terjadinya variasi
kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Cara Menyusun SOP Perusahaan Secara Efektif dan Efisien

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)

Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat

Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

SOP yang efektif adalah SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam
menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
Memenuhi kriteria manual SOP
Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP

Kriteria Manual SOP Perusahaan

 1. Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail, sesuai dengan kebutuhan
organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara
rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan,
lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional,
kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
2. Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
3. Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak
tafsiran.
4. Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada
dukungan manajemen dan budaya organisasi.
5. Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
6. Layak Audit
7. Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau
aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.

Pembuatan SOP Perusahaan

1. Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
2. Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
3. Gunakan prinsip Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan
4. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan,
kemudian kelompokkan)
5. Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
6. Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
7. Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
8. Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
9. Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
10. Buat draft terlebih dahulu
11. Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian
perbaiki
12. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan,
maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Prinsip Dalam Pembuatan SOP Perusahaan

1. Panjang vs Pendek
2. Jelas vs Tidak Jelas
3. Bertelete tele vs Ringkas

Tingkat Rincian SOP Perusahaan

 Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh
semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya
variasi dalam menjalankan prosedur.
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan
dapat terjawab.
Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat
SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.

Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg
tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan
menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti

Format SOP Perusahaan

Nama Modul
Tujuan
Ruang lingkup
Referensi/Pedoman
Sarana
Prosedur kerja
Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh
orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis,
dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas
ke bawah. Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu
Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan penguhubung
(Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong:
misalnya ganti halaman.

Simbol Simbol Diagram Alir SOP Perusahaan

Tahapan Pembuatan SOP Perusahaan

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang
harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :

Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita
buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga
interview bila diperlukan.
 Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan
software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan
dijalankan.
Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua
pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan
perusahaan.
Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan
dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya
berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial
and error).
Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan

Hambatan Dalam Penyusunan SOP Perusahaan

1. Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas

organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali
jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.
2. Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-
ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional; Keterikatan
terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal
untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar.
3. Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan
Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau lingkungan bisnis;
dan tekanan Manajerial.
4. Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan,
tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi

Implementasi SOP Perusaan

SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada
pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut. Pelaksaan implementasi ini
perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

Review SOP Perusahaan

Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview
minimal 1 (satu) tahun atau kurang, setelah SOP tersebut diimplementasikan. Hal ini
penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan
baru yang tidak diprediksi sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu
operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan
perusahaan.

Kesuksesan Penerapan SOP

Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek,
meliputi :

Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas lintas
Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen menmberikan support penerapan
SOP tersebut di Departemen masing-masing, memberikan pengarahan dan instruksi kepada
bawahannya untuk pengaplikasian SOP.

Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan
seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui oleh para pimpinan perusahaan
maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP
sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk
dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu dalam
pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan dimasukan dalam hal pengecualian
yang diatur pula pelaksanaanya dalam SOP.

Contoh SOP Perusahaan

Manfaat dan peran penting Standard Operating Procedure (S.O.P) adalah:

Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.

Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan.
Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses terkait.
Memberikan keterangan mengenai keterkaitan dengan satu proses kerja dengan proses
kerja.
Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan.
Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses operasional perusahaan.
Cara mudah membuat Standard Operating Procedure untuk perusahaan
atau bisnis Anda:

1. Melakukan observasi atau pemetaan terhadap proses kerja yang sudah berjalan atau
akan berjalan.
2. Melakukan benchmarking bila diperlukan dengan perusahan sejenis.
3. Mendesign S.O.P sesuai dengan hasil observasi dan hasil referensi untuk menambah
ketajaman dari design S.O.P.
4. Melakukan analisa terhadap design S.O.P yang sudah dibuat untuk
diimplementasikan.
5. Melakukan review terhadap procedure yang dibuat agar S.O.P yang sudah dibuat bisa
dijalankan tanpa ada hambatan.

Contoh Flowchart Sederhana Standard Operating Procedure (SOP)

Contoh flowchart sederhana dalam membuat Standard Operating Procedure (S.O.P)

Contoh Flowchart Sederhana Standard Operating Procedure (SOP), Sehingga apabila di

aplikasikan ke dalam sebuah perusahaan/pabrik/bisnis Anda bisa membuat flowchart S.O.P
sederhana seperti contoh dibawah ini. Paling terpenting adalah design S.O.P idealnya bisa
dilakukan dan tidak menjadi beban bagi Sumber Daya Manusia (SDM) yang bekerja di
dalamnya namun mampu memberikan sistem yang bisa membuat perusahaan tetap berjalan
dengan baik.

Semoga artikel dari kami tentang Pengertian Dan Manfaat Standard Operating
Procedure (S.O.P) dapat bermanfaat bagi Anda dan apabila Anda membutuhkan konsultasi
untuk perusahaan atau bisnis Anda, silahkan langsung hubungi kami melalui email
info@bisnisukm.id

Pengertian SOP | Standar Operasional Prosedur

Diposkan 18 minutes ago oleh muhfaiq alfatah
Label: SOP Perusahaan Standard Operating Procedure