Anda di halaman 1dari 6

Contoh Standard Operating Procedure (SOP)

1. Prosedur Pemesanan, Pengiriman dan Retur Barang.

Prosedur ini dimulai dari aktifitas rutin harian Administrator Outlet dalam melakukan
control saldo persediaan untuk semua item produk setiap hari, apabila ada item stock yang
habis atau sampai pada titik re-order (buffer) maka dilakukan prosedur sebagai berikut:

1.1 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE SUPPLIER

1.1.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang.

1.1.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager.

1.1.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply


Manager via fax dan e-mail.

1.1.4 Supply Manager memilah permintaan barang.

1.1.5 Meneruskan permintaan barang kepada Supplier yang bersangkutan.

1.1.6 Supplier mengirim barang sesuai permintaan langsung ke Outlet.

1.2 PROSEDUR PEMESANAN BARANG KE FRANCHISOR

1.2.1 Administrator Outlet mengisi formulir permintaan barang.

1.2.2 Meminta persetujuan (approval) Outlet Manager.

1.2.3 Administrator Outlet mengirimkan formulir permintaan barang kepada Supply


Manager via fax dan e-mail.

1.2.4 Supply Manager melakukan konfirmasi ke bagian keuangan untuk melakukan cek
terhadap kecukupan deposit.
1.2.5 Bila deposit mencukupi, Supply Manager meneruskan formulir ini kepada Warehouse
Supervisor.

1.2.6 Bila deposit tidak mencukupi bagian keuangan akan menelefon Franchisee dan
pengiriman barang ditunda sampai terpenuhinya nilai deposit.

1.2.7 Warehouse Supervisor mempersiapkan barang yang dipesan sesuai spesifikasinya.

1.2.8 Melakukan proses picking dan packing .

1.2.9 Menerbitkan surat jalan (SJ).

1.2.10 Warehouse Supervisor menghubungi kurir untuk pengiriman langsung kepada


Outlet.

1.2.11 Kurir mengirimkan barang ke Outlet.

1.3 PROSEDUR PENERIMAAN dan PENGELUARAN BARANG (Retur & Penjualan)


DI OUTLET

1.3.1 Administrator Outlet atau Operator atau Outlet Manager menerima barang datang.

1.3.2 Administrator dan Operator Outlet melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang
(jumlah, jenis dan kualitas).

1.3.3 Seluruh barang datang dimasukkan ke dalam database persediaan Outlet.

1.3.4 Bila kondisi barang baik dan sesuai, Administrator Outlet menyimpan barang di
gudang Outlet.

1.3.5 Memasukkan data barang ke database persediaan Outlet (update melalui form mutasi
stock).

1.3.6 Bila kondisi barang tidak sesuai, Administrator membuat Surat Retur Barang (SRB)
ke Supply Manager.
1.3.7 Mengirimkan barang cacat kembali ke asal barang (Supplier atau Franchisor).

1.3.8 Menitipkan barang kepada kurir pada saat pengiriman berikutnya.

1.3.9 Memasukkan data barang keluar ke database persediaan Outlet (update melalui form
mutasi stock).

1.3.10 Mengatur barang di gudang menurut jenisnya.

1.4 PROSEDUR RETUR BARANG DI FRANCHISOR.

1.4.1 Supply Manager menerima surat retur.

1.4.2 Memberitahukan kepada Warehouse Supervisor agar bersiap.

1.4.3 Warehouse Supervisor menerima barang cacat.

1.4.4 Melakukan pemeriksaan kondisi fisik barang cacat (jumlah,jenis dan kualitas).

1.4.5 Warehouse Supervisor menerbitkan berita acara penerimaan retur.

1.4.6 Bila barang berasal dari Franchisor, menerbitkan berita acara penggantian barang
cacat ke Supply Manager.

1.4.7 Menyimpan barang cacat.

1.4.8 Memasukkan data barang cacat ke database persediaan di katagori barang cacat.

1.4.9 Bila barang berasal dari Supplier, Supply Manager menerima surat retur.

1.4.10 Memberitahukan kepada Supplier.

1.4.11 Supplier mengirimkan barang pengganti ke Outlet.

2. Wewenang dan Tanggung Jawab

2.1 Outlet Manager


Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pemesanan dan pengiriman
barang berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan.

2.2 Warehouse Supervisor.

Bertanggung Jawab untuk:

a. Memastikan barang terkirim sesuai pesanan (jumlah, jenis dan kualitas secara
tepat waktu).

b. Bertanggung jawab atas kemasan, jumlah, jenis dan kondisi barang terkirim.

2.3 Administrator Outlet

Bertugas dan bertanggung jawab atas persediaan yang ada di Outlet termasuk hal
sebagai berikut :

a. Penerimaan dan pengeluaran barang.

b. Pencatatan persediaan (mutasi dan database).

c. Penyelenggaraan, penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen persediaan


Outlet.

d. Secara periodic melakukan stock opname persediaan Outlet.

e. Update harian persediaan Outlet.

2.4 Supply Manager

Bertugas dan bertanggung jawab melakukan penyelenggaraan, pencatatan,


penyimpanan dan pengaturan seluruh dokumen permintaan dan perintah
pengeluaran barang ke Outlet atau Supplier.

3. Ketentuan
3.1 Pemesanan Barang hanya dilakukan pada hari Senin dan Kamis pada jam kerja, melalui
fax dan e-mail ke Supply Manager.

3.2 Seluruh formulir permintaan dan retur barang harus ditandatangani oleh Administrator
Outlet dan Outlet Manager.

3.3 Setiap penyelenggaraan lalu-lintas barang harus menggunakan formulir-formulir lalu


lintas barang yang standar dan telah ditetapkan oleh Franchisor.

FORMULIR PEMESANAN BARANG

    
 DATA DIRI  
      
Tanggal
  : * Diisi pada saat pengiriman form
Pemesanan
Nama
  : * Wajib diisi lengkap
Pemesan
E-mail
  : * Wajib diisi lengkap
Pemesan
Alamat :
Pemesan
 

 Kode Pos : * Wajib diisi


 Provinsi : * Wajib diisi
 Asal Negara : * Wajib diisi
No. Telp.
  : * Wajib diisi
Rumah
No. Telp.
  : * Wajib diisi
Kantor
No. Telp.
  : * Wajib diisi
Handphone
      
      
JENIS
     
PESANAN
      
 Kode Barang : * Tertera pada galeri kerajinan
 Ukuran : * Ukuran barang pesanan yang diinginkan
Warna
 barang yang : * Warna dominan yang dikehendaki
diharapkan
Isi pesan / :
Keterangan
 
(Tambahan
accessories)
      
 Catatan : * Model dan Kombinasi warna sesuai contoh/gambar yang tercantum.
     * Permintaan model sendiri dikenakan biaya tambahan Rp. 25.000,- /model
      
PERHATIA : * Form ini BUKAN merupakan konfirmasi pemesanan. Setelah anda
 
N mentransfer dana ke rekening kami, harap
SEGERA konfirmasi kepada kami via email, telepon atau sms. Dengan
     melampirkan bukti pembayaran/transfer ke email kami di
nusantarastore@yahoo.com
* Kami akan segera memproses pesanan anda, setelah dana masuk ke dalam
    
rekening kami.
     * Jangka waktu pengerjaan sekitar 1-2 minggu setelah pembayaran kami terima.