Department : Gudang

Jabatan : Kepala Gudang

Atasan Langsung : Manager Operasional

JOBDESK STAFF GUDANG

A. TUGAS & TANGGUNG JAWAB KEPALA GUDANG

1. Membuat suatu perencanaan dalam pengadaan barang dan Distiribusi barang
2. Mengawasi dan memeriksa jalannya gudang agar sesuai SOP
3. Mengawasi dan memeriksa seluruh barang yang masuk dan keluar sesuai dengan
standard SOP
4. Melakukan order barang sesuai kebutuhan
5. Melakukan pemeriksaan pada barang yang diterima sesuai standard SOP
6. Membuat planning, pengawasan dan laporan pergudangan
7. Memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan konsumen
8. Mengawasi pekerjaan staff gudang lainnya agar sesuai dengan standar kerja
9. Memastikan kegiatan keluar masuk barang berjalan stabil
10. Melaporkan semua transaksi keluar masuk barang dan ke gudang
11. Pengontrolan Stock Fisik barang yang ada di Gudang
12. Pengontrolan Penerimaan Barang Masuk
13. Pengontrolan Ekspedisi Muat Barang
14. Melakukan pengawasan operasional gudang
15. Mengatur semua staff gudang dan menjadi pemimpin bagi semua staff Gudang.
16. Pengontrolan penerimaan barang yang ada di Gudang berikut penataan /
penyimpanan barangnya
17. Memastikan target pengiriman barang dan penyusunan barang tercapai
18. Memastikan penanganan dan penyusunan barang dilakukan dengan baik
19. Menjaga supaya tidak terjadi kehilangan atau barang tertukar
20. Membimbing anak buah untuk mengerjakan tugas dengan baik dan benar
21. Mewujudkan lingkungan kerja yang rapi dan bersih
22. Menerapkan budaya kaizen dalam operasional gudang
23. Kontrol stock opname bulanan
24. Mengawasi dan mengontrol semua barang yang masuk dan keluar sesuai dengan
SOP
25. Memastikan aktivitas keluar masuk barang berjalan lancar
26. Memastikan Areal Gudang Rapi dan Bersih

1
B. URAIAN TUGAS :
B.1. Tugas Pokok :
1. Wajib mengetahui dan menguasai detail tugas bawahan dan SOP yang berlaku
2. Memiliki pengetahuan atas semua jenis barang digudang, tata letak dan pola
penyusunan
3. Memastikan bawahan menjalankan tugasnya dengan baik dan sesuai target
4. Membimbing/melatih bawahan agar dapat menjalankan tugasnya dengan efektif
5. Mem-backup kerjaan bawahan langsung, jika ada bawahan langsung yang tidak
hadir.
6. Menanamkan sikap disiplin,etiket berbicara dan berperilaku sopan pada setiap
bawahan
7. Memotivasi bawahan agar bekerja lebih maksimal atau sesuai standar yang
diharapkan
8. Mengawasi proses berjalannya stock opname bulanan, dan melakukan penelusuran
pada barang yang mengalami selisih persediaan
9. Bertanggung jawab secara moral atas hasil kerja dan segala perbuatan bawahan
10. Membuat laporan bulanan mengenai barang tidak bergerak
11. Melakukan briefing dengan bawahan minimal 1 bulan sekali, membahas target kerja,
mengingatkan kembali tugas masing-masing bawahan,mensosialisasikan perubahan
SOP/Peraturan Perusahaan

B.2. Tugas Tambahan

1. Memastikan alamat barang dan barang yang ada di display agar sama, di cek
kembali setiap akhir bulan
2. Setiap barang masuk, yang belum ada barcode, segera di update setelah barang
tersusun rapi

2
Department : Gudang
Jabatan : Staff Gudang
Atasan Langsung : Kepala Gudang

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR GUDANG

A. SOP PENERIMAAN BARANG

A.1. Prosedur
1. Menerima Nota dan surat jalan
2. Menata Nota untuk persiapan pengecekan
3. Mengecek kesesuaian Barang dengan Nota atau surat jalan
4. Cek jumlah yang diterima (Pengecekan jumlah real barang saat labeling)
5. Menandai di nota, nama barang yang sudah diturunkan
6. Tanda Tangan Nota
7. Serah terima Nota kepada pengirim
8. Pembelian Tempo ( Terima Nota Merah )
9. Pembelian Tunai ( Terima Nota Putih )
10. Melaporkan kesesuaian barang yang diterima kepada admin & Kepala Gudang
11. Serah terima barang datang kepada bagian admin menerima salinan kontrak atau
PO.
12. Koordinasi dengan Admin terkait barang yang diterima
13. Nota yang diterima oleh pihak gudang harus diserah terimakan kepada admin, guna
pendataan barang
14. Pihak Gudang dan admin melakukan pengecekkan barang secara Bersama agar tidak
terjadi kesalahan dalam menentukan Jumlah barang
15. Setelah pendataan selesai dilakukan oleh admin, segera mungkin meminta barcode
kepada admin agar barang bisa ditempelkan barcode dan bisa ditata digudang atau
di keluarkan / diserah terimakan kepada bagian operasional agar segera bisa
dijual /di display

B. SOP LABELING SPAREPART

1. Terima barang dari bagian penerimaan ( Admin )
2. Terima Print Laporan Barang masuk dari bagian Input Pembelian ( Admin )
3. Proses Pelalbelan
1. Pilih barang yang akan dilabeli
2. Lihat ID barang pada Laporan Barang Masuk
3. Rubah angka pada Alat Label agar sesuai dengan ID Barang
4. Tempelkan Label pada semua Barang
5. Tulis ID Barang pada Kardus Besar / pada packing plastic dengan Spidol
6. Menghitung dan Mencocokkan Jumlah barang dengan Laporan barang masuk
7. Serah Terima Barang dan Laporan Barang Masuk kepada bagian penataan

C. SOP PENATAAN BARANG DATANG

1. Terima Barang dari bagian Labeling ( Admin )
2. Lihat Lokasi barang pada Laporan Barang Masuk
3. Tuliskan Lokasi Rak pada salah satu barang dari tiap-tiap tipe barang yang akan
ditata
4. Masukkan dan Tata dengan rapi pada Lokasi Rak

3
 5. Jika Rak sudah tidak muat letakkan sisa barang di bagian paling atas dari rak yang
sama

D. SOP PENATAAN BARANG YANG BELUM PUNYA LOKASI

1. Terima Barang dari Bagian Labeling ( Admin )
2. Lihat Laporan Barang Masuk, ada berapa jenis barang yang belum punya lokasi
3. Cari Lokasi kosong atau Lokasi yang sudah tidak dipakai
4. Ambil Box atau Keranjang dari Lokasi
5. Masukkan dan Tata dengan rapi pada wadah yang sesuai
6. Catat Lokasi baru yang tertera pada wadah di Laporan Barang Masuk
7. Kembalikan wadah yang sudah terisi barang ke Lokasinya masing-masing

E. SOP PERSIAPAN BARANG UNTUK DISPLAY

1. Ambil Surat Transfer gudang yang tercetak / Nota
2. Proses Pengambilan barang
a. Cek kesesuaian ID dan Nama Barang
b. Jika cocok, ambil barang sesuai jumlah yang diminta
c. Jika tidak cocok lapor ke kepala gudang
d. Jika stok di gudang kosong, lapor ke kepala gudang
e. Beri tanda centang di Surat Transfer gudang, pada angka jumlah barang yg
sudah diambil
3. Pengecekan barang ke Bagian operasional untuk memastikan barang yang keluar
dari
gudang terpajang dengan baik dan benar

F. SOP PACKING BARANG

1. Beri keterangan dengan spidol pada Wadah barang-barang yang mudah rusak, misal
Body, lampu, dll
2. Beri Tanda posisi Atas pada barang yang peletakannya tidak boleh terbalik

G. SOP PENGECEKAN BARANG KELUAR

1. Petugas persiapan menyebutkan ID atau Nama Barang dan Jumlahnya
2. Petugas pengecekan mengawasi penghitungan barang dan cek fisik barang secara
langsung jika ada yang meragukan
3. Petugas pengecekan memberi tanda pada barang yang telah sesuai
4. Jika ada ketidak sesuaian, lakukan pencatatan dan segera ganti barang

H. SOP PENGIRIMAN BARANG

H.1. Prosedur Pemeriksaan barang
1. Periksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
2. Jika barang sudah selesai, barang tersebut harus di tanda tangani oleh kepala
Gudang.
3. Jika sudah, barang tersebut di packing dan dimasukan ke dalam angkutan umum.
4. Periksa sesuai nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa serta surat pesanan
dan surat pengirman atau SPB.

H.2. Mengirim Barang Melalui Jasa Angkutan

1. Menghubungi jasa angkutan terlebih dahulu untuk dapat mengambil barang.
2. Informasikan juga ke para petugas keamanan andaikan ada pengiriman yang
nantinya bisa membantu untuk melakukan pengawasan selama pemuatan barang.

4
 3. Melakukan serah terima kepada para petugas jasa angkutan karena sudah
membawa barang tersebut
4. Terakhir adalah memastikan jasa angkutan untuk mengirim butki real pengiriman
atau berupa testimoni, alamat tujuan & nomor yang memang tercantum pada surat
pengantar.

I. SOP RETUR
Penerimaan Retur -> Proses Retur -> Serah Terima
SOP Penerimaan Retur
1. Cek Fisik Kelayakan Retur
1.1. Barang Rusak
- Cek Nota pembelian pelanggan
- Cek Kerusakan Barang
- Pastikan Kerusakan barang bukan karena kesalahan Pembeli
1.2. Barang Normal
- Cek Nota pembelian pelanggan
- Cek keutuhan Segel
- Cek Fisik barang belum pernah dipakai
- Pastikan Barang masih Normal
2. Pastikan Barang yang akan diretur benar-benar berasal dari Suryamotor
3. Penerimaan Barang
3.1. Barang tidak layak retur, Tolak pengajuan Retur
3.2. Barang layak retur, Proses Retur

J. SOP RETUR GANTI BARANG

1. Minta Nota pembelian pelanggan
2. Terima Barang Retur
3. Proses administrasi data
3.1. Jika Barang diretur karena salah nota (Barang Normal)
3.1.1. Beri Keterangan pada nota pelanggan
3.1.2. Batalkan Nota (Batal Item / Batal Nota)
3.1.3. Buatkan Nota Penjualan untuk barang yang baru
3.1.4. Jika yang dibatalkan nota kredit, Konfirmasi ke Bagian keuangan dan
berikan Nota putih ke bagian keuangan
3.1.5. Serah terima barang yang diretur ke Kepala Gudang
3.2. Jika Barang diretur karena Gudang salah ambil Barang atau Barang Rusak
3.2.1. Langsung tukar barang
3.2.2. Proses barang yang dikembalikan
- Jika Barang rusak ditransfer ke gudang Retur
- Jika Barang Normal Serahkan ke Kepala Gudang
4. Ambil Barang dari Gudang
5. Serah Terima barang ke pelanggan

K. SOP RETUR GANTI TUNAI

1. Minta Nota pembelian pelanggan
2. Terima Barang Retur
3. Batalkan data barang pada nota (Batal Item / Batal Nota)
4. Proses Barang yg diretur
4.1. Jika Barang Rusak Transfer Barang ke Gudang Retur
4.2. Jika Barang Normal Serahkan ke Kepala Gudang
5. Beri Keterangan batal pada nota Tunai pelanggan

5
6. Minta uang ke kasir sesuai Harga di nota
7. Serah terima uang tunai ke pelanggan

L. SOP KEBERSIHAN GUDANG

Prosedur : Setiap pagi, Gudang harus di pel dan di sapukan. Setelah itu Anda juga harus
membersihkan dinding dari debu atau saran laba-laba.

M. SOP KEAMANAN GUDANG

Prosedur : Orang yang tidak berkepentingan dilarang masuk, Pintu gudang selalu dikunci,
dengan catatan tidak ada proses dalam penerimaan & pengeluarang barang. Selain itu,
gudang disimpan oleh kepala gudang.