Sistem Manajemen Gudang

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu
mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang
sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman :
pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang
sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok,
handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas
penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja.
Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan
citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang,
yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu
secara umum kegiatan di Gudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :

1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal
Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai
pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :

1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam
dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang,
ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan
hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan
berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum
besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih
ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih
baik.

Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara
umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di
dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :

1. Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur,
sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan
kantoran.
2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap
hari dalam menangani masalah.
3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara
langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah
gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya
gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada
prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin
memainkan angka-angka.
4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian
yang di manaje secara professional.

Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind
the scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara
tidak langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan
mendalam, oleh sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu
hal yang sederhana dan kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber
pembelajaran terdapat banyak di situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai
dengan karakteristik perusahaan merupakan hal paling baik untuk mencapai produktifitas.
Sistem Operasional Gudang

Dalam tulisan Sistem Manajemen Gudang, Sistem Administrasi Gudang dan Sistem
Penerimaan Barang telah dijelaskan beberapa alur kerja gudang. Pada tulisan ini sedikit
saya mau merangkum apa yang saya baca dari literatur dan internet serta apa yang saya
alami sebagai orang yang bekerja ‘dekat’ dengan ranah logistik. Tidak terlalu mendetail
karena berupa rekaman-rekaman singkat mengenai operasional gudang.

Operasional gudang yang saya maksudkan di sini adalah kelanjutan dari pergerakan fisik
barang setelah barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok. Barang akan
diletakkan pada gudang sesuai dengan sarana yang dimiliki. Sarana bisa berupa rak dan
pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai,
tentunya hal ini sesuai kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal yang dimiliki
perusahaan. Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka akan ada saatnya
barang tersebut akan dikeluarkan sesuai kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya
permintaan terhadap barang yang disimpan. Proses peletakkan barang dari penerimaan
serta proses pengeluaran barang saat ini telah banyak memakai teknologi komputer.
Misalkan saja proses pick to light, Scanner, Barcode, RFID, Handheld, Optical character
recognition. serta masih banyak proses lainnya. Bisa dilihat review singkatnya pada situs
berikut ini.

Operasional gudang menurut saya meliputi beberapa lingkup pekerjaan berikut :

1. Penanganan/Handling barang baik dan barang rusak
2. Penghitungan stock (Stock Opname)
3. Pengepakan barang
4. Pengawasan operasional pekerja
5. Perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain
6. dll..

Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock gudang, dan menjadi tanggung
jawab kepala gudang. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik juga
merupakan hal yang penting. Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang
diakibatkan kesalahan handling? Handling barang sangat ditentukan volume,
karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet, forklift,
conveyor, dll). Besarnya produk rusak atau cacat tentunya membuat produktivitas rendah,
konsep Lean Manufacturing yang dikombinasikan dengan Six Sigma yang terlahir pada
konsep lean sigma bisa dipelajari oleh kepala gudang atau manajer gudang untuk
mengetahui sistem atau konsep untuk mengurangi produk cacat/rusak. Jumlah pekerja
gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk
mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personil-personil di bawah kepala
gudang untuk mengawasi pekerja-perkerja dan memastikan operasional gudang berjalan
dengan baik.

Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari pekerja gudang, namun
menghilangkan selisih stock dalam satu tahapan pelayanan stock dalam volume besar
juga sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadapa hal
tersebut, meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian
pekerja.

Bagaimana dengan operasional gudang anda? Silahkan jika ada yang ingin berbagi ilmu
mengenai operasional gudang memberi komentar atau tanggapan, atau jika ingin turut
berkontribusi menulis tentang logistik di blog ini juga saya persilahkan, semuanya untuk
dipakai dan dipelajari bersama. Materi mengenai dunia logistik atau training dapat dilihat
pada situs berikut.