Sistem Operasional Gudang

Dalam tulisan Sistem Manajemen Gudang, Sistem Administrasi Gudang dan Sistem
Penerimaan Barang telah dijelaskan beberapa alur kerja gudang. Pada tulisan ini sedikit saya mau
merangkum apa yang saya baca dari literatur dan internet serta apa yang saya alami sebagai orang yang
bekerja dekat dengan ranah logistik. Tidak terlalu mendetail karena berupa rekaman-rekaman singkat
mengenai operasional gudang.
Operasional gudang yang saya maksudkan di sini adalah kelanjutan dari pergerakan fisik barang setelah
barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok. Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan
sarana yang dimiliki. Sarana bisa berupa rak dan pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa
diletakkan begitu saja di lantai, tentunya hal ini sesuai kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal
yang dimiliki perusahaan.
Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka akan ada saatnya barang tersebut akan dikeluarkan
sesuai kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang disimpan. Proses
peletakkan barang dari penerimaan serta proses pengeluaran barang saat ini telah banyak memakai teknologi
komputer. Misalkan saja proses pick to light, Scanner, Barcode, RFID, Handheld, Optical character
recognition. serta masih banyak proses lainnya.
Operasional gudang menurut saya meliputi beberapa lingkup pekerjaan berikut :
1. Penanganan/Handling barang baik dan barang rusak
2. Penghitungan stock (Stock Opname)
3. Pengepakan barang
4. Pengawasan operasional pekerja
5. Perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain
6. dll..
Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang.
Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik juga merupakan hal yang penting. Seberapa
banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan kesalahan handling? Handling barang sangat
ditentukan volume, karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet, forklift,
conveyor, dll).
Besarnya produk rusak atau cacat tentunya membuat produktivitas rendah, konsep Lean Manufacturing yang
dikombinasikan dengan Six Sigma yang terlahir pada konsep lean sigma bisa dipelajari oleh kepala gudang
atau manajer gudang untuk mengetahui sistem atau konsep untuk mengurangi produk cacat/rusak. Jumlah
pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk
mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personil-personil di bawah kepala gudang untuk
mengawasi pekerja-perkerja dan memastikan operasional gudang berjalan dengan baik.
Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari pekerja gudang, namun menghilangkan selisih stock
dalam satu tahapan pelayanan stock dalam volume besar juga sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian
ada budget toleransi terhadapa hal tersebut, meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran
terhadap kelalaian pekerja.

Bagaimana dengan operasional gudang anda? Silahkan jika ada yang ingin berbagi ilmu mengenai
operasional gudang memberi komentar atau tanggapan, atau jika ingin turut berkontribusi menulis tentang
logistik di blog ini juga saya persilahkan, semuanya untuk dipakai dan dipelajari bersama.

Sistem Manajemen Gudang

Seringkali istilah Sistem Manajemen Gudang itu dianalogikan dengan sistem komputerisasi yang
mengatur arus pergerakan barang di gudang (seperti tulisan saya di Sistem Manajemen Gudang (WMS).
Dalam tulisan ini saya coba mendefinisikan Sistem Manajemen Gudang secara sederhana menurut
pemikiran saya. Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem penyusun, dan Manajemen adalah ilmu
mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Sistem
Manajemen Gudang paling tidak mengandung pemahaman : pengelolaan dari beberapa sistem / sub sistem
yang saling terkait di dalam suatu aktifitas penyimpanan barang sementara.
Beberapa aktifitas di dalam gudang adalah sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
5.

Administrasi
Penerimaan barang
Penyimpanan barang
Pengepakan barang ke tempat yang dituju
Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait satu sama lain. Secara organisasi , setiap aktifitas ini sebaiknya dipimpin oleh satu
orang semisal Kepala bagian, Leader, Supervisor atau sebutan lain dengan tugas dan tanggung jawab serupa.
Tiap kepala bagian diharuskan paling tidak mengetahui pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh team-nya
serta mampu melakukan fungsi-fungsi pengendalian sebagai berikut :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Ketiga fungsi pengendalian ini perlu terus dikembangkan oleh setiap pimpinan. Misalnya untuk
Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan pencapaian saat ini, sebisa mungkin upgrade lah
kemampuan team dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu
forum besar, semisal briefing pagi mengenai target-target (KPI) dan beberapa kesalahan yang masih
dijumpai. Pemimipin harus terus mengasah diri untuk mencapai sistem kerja yang lebih baik, karena tidak
ada sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang sistem kerja yang lebih baik. Mengelola gudang menjadi
sangat menarik bagi orang-orang yang bekerja di dalamnya, hal itu dikarenakan karakteristik unik yang
dimiliki oleh gudang sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia (SDM) di gudang sebagian besar adalah pekerja kasar atau berpendidikan
SMU ke bawah dan memiliki kecenderungan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan
yang personal dan unik dibandingkan dengan pekerja kantor (back office).
2. Variabel eksternal yang ada sulit dikendalikan oleh personil gudang, misalkan fluktuasi kedatangan
barang yang memerlukan penambahan sumber daya pada waktu yang tidak terduga.
3. Gudang sebagai pusat aktifitas logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung pada
perusahaan. Hal ini memungkinkan prestasi kerja personil gudang tidak begitu terlihat di level
management.

Gudang sebagai bagian dari Logistik merupakan bagian kerja yang sangat menarik, Lebih kepada behind
the scene atau supporting department namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang.
Gudang sendiri saat ini memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu
sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dan
lain sebagainya. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas
penyimpanan barang serta perpindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya di dalam area gudang.