LAPORAN PRAKTIKUM MANAJEMEN PERGUDANGAN

Standar Operasional Prosedur Receiving and Delivery

Nama Dosen : S. Pandiangan Ir, M.M

Disusun oleh :
LEONARD JEREMYA D. 180101917
MUHAMAD RIFAL 180101930
ASRY DARIAH SALNAQQIQ 180101956

MLIE 1D
MANAJEMEN LOGISTIKINDUSTRI ELEKTRONIKA
POLITEKNIK APP JAKARTA
2018
 DAFTAR ISI
Daftar Isi ...................................................................................................................i
Daftar Tabel..............................................................................................................i
Daftar Gambar .........................................................................................................iii
BAB I DASAR TEORI
1.1 SOP Receiving and Putaway
1.1.1 Receiving ............................................................................................1
1.1.2 Putaway .............................................................................................2
1.2 SOP Picking and Delivery
1.2.1 Picking................................................................................................2
1.2.2 Delivery ..............................................................................................3
1.3 Person in Charge ........................................................................................3
1.4 Job Description ...........................................................................................4
1.5 Dokumen yang terkait
1.1.1 Surat Jalan ..........................................................................................5
1.1.2 Delivery Order (DO) ..........................................................................5
1.1.3 Faktur/Invoice ....................................................................................6
1.1.4 Packing List........................................................................................6
1.1.5 Stock Card ..........................................................................................6
1.1.6 Purchase Order ..................................................................................8
BAB II HASIL PENGOLAHAN DATA
2.1. SOP Receiving and Putaway ......................................................................9
2.2. SOP Picking and Delivery...........................................................................14
2.3. Job Description ...........................................................................................16
2.4. Dokumen yang terkait .................................................................................19
BAB III ANALISIS
3.1 SOP Receiving and Putaway ......................................................................22
3.2 SOP Picking and Delivery...........................................................................22
3.3 Job Description ...........................................................................................23
3.4 Dokumen yang terkait .................................................................................25
BAB IV KESIMPULAN ..........................................................................................28
BAB V DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................29

i
 DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Job Description Security ............................................................................16
Tabel 3.2 Job Description Quality Control................................................................16
Tabel 3.3 Job Description Unloader ..........................................................................16
Tabel 3.4 Job Description Checker ............................................................................16
Tabel 3.5 Job Description Picker ...............................................................................17
Tabel 3.6 Job Description Admin ..............................................................................17
Tabel 3.7 Job Description Auditor .............................................................................17
Tabel 3.8 Job Description Kepala Gudang ................................................................18
Tabel 3.9 Job Description Bagian Penjualan .............................................................18
Tabel 3.10 Job Description Driver ....................................................................................... 18

ii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 SOP dan Flow Chart Penerimaan ..........................................................11
Gambar 2.2 SOP dan Flow Chart Penyimpanan .......................................................13
Gambar 2.3 SOP dan Flow Chart Pengiriman ...........................................................15
Gambar 2.4 Surat Jalan ..............................................................................................19
Gambar 2.5 Delivery Order .......................................................................................19
Gambar 2.6 Faktur/Invoice.........................................................................................20
Gambar 2.7 Packing List ............................................................................................20
Gambar 2.8 Kartu Stok ..............................................................................................20
Gambar 2.9 Purchase Order ......................................................................................21

iii
 BAB I
DASAR TEORI

1.2 SOP Receiving and Putaway

1.1.1 Receiving
Penerimaan barang merupakan awal dari arus barang yang
bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok dengan jumlah
dan frekuensi yang kecil akan mudah dikendalikan, tetapi bila sebaliknya
akan membuat kerumitan dan tingkat kesalahan yang banyak. Untuk itu
diperlukan suatu prosedur yang mengatur sistem penerimaan barang
menjadi lebih mudah walaupun terdapat jumlah; jenis; dan volume serta
waktu yang sangat dinamis tetapi mudah dilakukan serta keakurasian
dapat diyakini kebenarannya.Berikut adalah hal-hal penting dalam
penerimaan barang :
a. Diperlukan bukti administrasi pesanan barang untuk memastikan
apakah pesanan barang sesuai spesifikasi, jumlah, dan waktu yang
tepat.
Pemesanan barang dari pemasok dilakukan dengan mengirimkan
purchase order (PO) ke pemasok. Berdsarkan PO tersebut,
pemasok mengirimkan barang ke gudang yaitu fisik barang dan
dokumen tertulis tentang barng tersebut. Untuk itu gudang perlu
memastikan kesesuain PO dengan fisik barang yang diterima.
Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh barang/produk
yang dibawa pemasok, selanjutnya dibuat pemeriksaan fisik
barang.
b. Pemeriksaan dokumen dan fisik barang wajib dilakukan sebelum
diterima di area gudang (konsumen) agar tidak ada barang yang
tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Perlu dilakukan
pemeriksaan tanggal kadaluarsa barang dan kondisi barang.
c. Surat Jalan

1
 Diperlukan surat jalan yang menunjukan kebenaran dari alat
transportasi yang digunakan dan orang yang ditugasi sesuai dengan
fakta pengantar barng pesanan tersebut.
d. Bukti tanda terima barang
Bukti ini akan dijadikan dasar oleh pihak pemasok untuk meyakini
bahwa pesanan sudah diterima dan juga bukti menagih pembayaran
kepada ke pemesan barang.
e. Selanjutnya memasukkan barang ke penyimpanan (Putaway).
1.1.2 Putaway
Gudang dijadikan tempat yang aman untuk meletakkan hasil
produksi/barang sebelum digunakan dan didistribusikan. Penyimpanan
barang merupakan hal yang penting untuk diperhatikan agar barang
tersebut tetap memenuhi spesifikasi dan jumlah tidak berubah sampai
pengguna akhir memikatnya. Perusahaan yang tidak mempunyai fasilitas
tempat penyimpanan sendiri dapat menggunakan tempat lain dengan
menyewa gudang dari pihak lain (public warehouse).
Dalam penyimpanan barang harus dilakukan pengaturan tempat;
peralatan penyimpanan dan penggunaan peralatan angkut dengan tata
letak yang baik untuk mempermudah dalam penyimpanan; pengambilan
kembali, perawatan; pengangkatan; dan efesiensi ruangan.
Apabila jenis barang yang sangat beragam serta sifat barang yang
berbeda, maka diperlukan pengelompokan dan pengidentifikasi yang
didukung oleh sistem administrasi yang baik, yan dilakukan secara
terkomputerisasi.

1.3 SOP Picking and Delivery

1.2.1 Picking
Salah satu aktivitas gudang adalah pengemasan barang, yaitu
membungkus atau mengemas barang sebelum pengiriman kepada
pelanggan. Tujuan pengemasan adalah perlindungan dan mempermudah
dalam bongkar muat saat distribusi. Barang yang sudah disimpan dalam
gudang lalu dikumpulkan kembali sesuai dengan perintah pengiriman

2
 barang kepada pelanggan, kemudian dilakukan pengemasan.
Pengemasan juga dapat dilakukan bagi produk/barang yang perlu
diperbaiki kemasannya karena rusak. Pengemasan merupakan aktivitas
seluruh kegiatan mulai dari merangcang, memproduksi sampai dengan
penggunaan wadah atau bungkus suatu produk untuk dapat memperbaiki
perlindungan produk,; pembelian informasi di dalam/penggunaan produk
dan juga mempermudah dalam pengangkutan dan
penimbunan/penyusunan baik dalam penyimpanan (storage) atau
distribusi. Kemasan meliputi tga hal, yaitu merek, kemasan itu sendiri
dan label.
1.2.2 Delivery
Pada proses pengeluaran barang kegiatan utamanya yaitu
pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan.
Pengeluaran barang sebaiknya diikuti dengan penyiapan dokumen
pengiriman dan surat muatan (udara; darat; laut; kereta api). Pemuatan
dilakukan berdasarkan daerah tujuan yang akan dikirim. Untuk
mengurangi tingkat kesalahan pengiriman, maka dibuatkan pengkodean
wilayah atau lokasi yang dituju. Sebelum dilakukan pengiriman perlu
mempertimbangkan hal berikut :
a. Kapasitas kendaraan atau alat angkut
b. Rute/trayek untuk mengefisiensikan waktu (perlu
dipertimbangkan; jarak tempuh; kondisi lalu lintas; hambatan;
volume bongkar muat dll)
c. Jadwal keberangkatan moda transportasinya
d. Konsolidasi dari angkutan yang digunakan untuk arah dan tujuan
yang sama sebaiknya dimuat dalam alat angkut yang sama.

1.4 Person in Charge (PIC)

PIC singkatan dari Person in Charge. Dapat diartikan, yaitu seseorang
yang bertanggung jawab dalam menangani tugas tertentu di dalam kantor. PIC
diberikan oleh atasan, seperti manajer atau kepala divisi untuk bawahannya
yang dianggap berkompeten dalam menangani tugas tersebut. Tugas yang

3
 dimaksud sifatnya bisa jangka panjang atau jangka pendek. Dalam waktu
tertentu, orang yang diberikan tanggung jawab di PIC harus melaporkan
kepada atasannya terkait perkembangan tugas yang diembannya.

1.5 Job Description

Job description adalah dokumen yang menggambarkan tugas umum, atau
tugas terkait lainnya, dan tanggung jawab posisi. Job description ini dapat
menentukan posisi jabatan dan menegetahui laporan harus diberikan kepada
siapa,, spesifikasi seperti kualifikasi atau keterampilan yang dibutuhkan oleh
seseorang dalam pekerjaan, dan kisaran gaji . Job descriptionbiasanya bersifat
naratif, tetapi beberapa mungkin terdiri dari daftar kompetensi
sederhana; misalnya, metodologi perencanaan sumber daya manusia
strategis dapat digunakan untuk mengembangkan arsitektur kompetensi untuk
suatu organisasi, dari mana deskripsi pekerjaan dibangun sebagai daftar
pendek kompetensi.
Menurut Torrington, job descriptionbiasanya dikembangkan dengan
melakukan analisis pekerjaan , yang meliputi memeriksa tugas dan urutan
tugas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Analisis ini
mempertimbangkan bidang pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan
untuk pekerjaan itu. Pekerjaan biasanya mencakup beberapa peran .Menurut
Hall, job descriptiondapat diperluas untuk membentuk spesifikasi
seseorang atau dapat dikenal sebagai " kerangka acuan ". Orang / spesifikasi
pekerjaan dapat disajikan sebagai dokumen yang berdiri sendiri, tetapi dalam
prakteknya biasanya termasuk dalam deskripsi pekerjaan. Isi dari job
description :
a. Uraian posisi
b. Departemen bagian
c. Atasan/supervisor
d. Tujuan
e. Tugas dan tanggung jawab

4
1.6 Dokumen yang terkait
1.6.1 Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar
barang dari pemasok yang ditunjukan kepada customer (pelanggan) atau
penerima dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang
diperlukan di jalan raya, mulai dari tuk keluar perusahaan sampai
memasuki wilayah milik pelanggan. Surat jalan ini berisi jumlah,
spesifikasi barang yang disertai dengan informasi lainnya. Jumlah yang
diperlukan sesuai dengan sistem pengendalian perusahaan. Pencetakan
surat jalan umumnya dibuat dalam tiga rangkap dengan distribusi
sebagai berikut:
a. Arsip yang menerbitkan;
b. untuk pelanggan (customer)
c. untuk bukti transaksi penyerahan barang.
1.6.2 Delivery Order (DO)
Bagian pengiriman barang menerbitkan dokumen ini yang akan
diserahkan kepada pelanggan atau dapat juga dijadikan pemasok sebagai
pengganti faktur barang untuk penagihan atau pembayaran. Selanjutnya
dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti, bahwa bagian gudang telah
melakukan pengeluaran barang atas perintah yang menerbitkan DO.
Penerbitan DO umumnya dalam rangkap tiga dengan distribusi sebagai
berikut:
a. sebagai arsip bagian penerbitan;
b. sebagai arsip bagi yang mengeluarkan barang (bagian gudang);
c. dapat dipakai untuk pembuatan tagihan.
Bila dokumen ini ditunjukan kepada perusahaan lain yang mempunyai
konsensus dengan perusahaan yang menerbitkan diperlukan sebanyak 2
lembar, yaitu;
a. sebagai arsip bagian yang menerbitkan
b. sebagai bukti bagi perusahaan pemasok melalui pembawa
dokumen telah menyerahkan barang kepada penerima atau
pelanggan.

5
 Bila tidak mempunyai konsensus maka yang digunakan adalah dokumen
pelanggan (Purchase Order).
1.6.3 Faktur/Invoice
Bagi gudang distribusi barang/toko, akan dilengkapi dengan
penerbitan invoice atau disebut juga faktur. Faktur adalah surat yang
menyebutkan nama barang, jumlah barang dan harga barang beserta
tanggal jatuh tempo tagihan.
Fungsi faktur sebagai tagihan kepada pihak pelanggan atas barang
yang sudah dikirim (biasanya dilampirkan beserta Purchase Order dan
Delivery Order sebagai bukti barang telah diterima pelanggan). Dalam
bentuk sederhana faktur dikenal dengan nama BON. Transaksi yang
nominalnya relative kecil, invoice digunakan langsung sebagai dokumen
tagihan. Sedangkan pada perusahaan yang nominal transaksinya besar,
biasanya dilengkapi dengan surat tagihan.
1.6.4 Packing List
Packing list merupakan daftar perincian barang – barang yang ada
di dalam peti. Guna packing list ini adalah untuk dapat memudahkan
dalam mengetahui isi barang dalam peti apabila sewaktu – waktu ada
pemeriksaan.
Dengan adanya packing list, maka akan lebih mudah dalam
meneliti isi tiap peti atau koli. Koli merupakan istilah untuk menyebut
suatu kesatuan bungkusan yang biasa digunakan dalam pengemasan,
semisal peti, bal, pak atau lain sebagainya.
Packing list hanya perlu dibuat dengan mengisi detail dari barang –
barang yang dikirmkan meliputih no koli, isi tiap kolinya, ukuran, dan
netto.
1.6.5 Stock Card
Stock Card atau biasa dikenal sebagai kartu stok merupakan tools
yang sangat mendasar dan sederhana dalam pengelolaan inventory
namun sangat penting.

6
 Fungsi dasarnya adalah mencatat pergerakan keluar masuk
inventory. Secara simple, stock card itu akan berisi beberapa kolom
utama yaitu:
1. Tanggal : Berisi catatan tanggal penerimaan dan pengeluaran
2. Keterangan : Penjelasan atas pergerakan barang baik keluar
maupun penerimaan
3. In (Masuk) : Ini adalah kolom untuk menulis jumlah yang diterima
4. Out (Keluar) : Ini adalah kolom untuk menulis jumlah yang keluar
5. Balance (Saldo) : Ini adalah kolom selisih antara stok awal setelah
ditambah dengan penerimaan atau dikurangi dengan pengeluaran
yang hasilnya disebut dengan stok akhir
6. Paraf : Ini adalah kolom verifikasi yang menerima atau yang
mengeluarkan
Sangat penting untuk selalu mengisi stock card secara rutin dan benar.
Stock Card adalah data awal yang akan menjadi acuan pada semua
proses selanjutnya, mulai dari sebagai alat verifikasi penjualan barang,
analisa perhitungan Inventory Turn Over hingga Aging of Inventory.
Data Stock Card yang tidak di update secara berkala dan diisi dengan
benar akan menjadikan data berikutnya menjadi menyesatkan bahkan
tidak berguna.
Stock Card itu adalah salah satu tools yang menjadi subject to audit yang
artinya :
1. Kita tidak boleh bermain main dan anggap remeh dokumen penting
ini.
2. Perubahan pada stock card tidak boleh di Tipex dan harus diparaf
baik oleh yang merubah dan supervisor atau manager level di store.
3. Stock Card harus mudah diakses serta harus disimpan sesuai
dengan periode yang sudah ditentukan baik oleh policy perusahaan
atau petunjuk dari team auditor.
Untuk store level, stock card seharusnya tidak hanya sebagai
catatan keluar masuk barang namun bisa menjadi analisa dasar dalam
pengelolaan persediaan.

7
1.6.6 Purchase Order
Purchasing adalah suatu proses pencarian pemesanan, pengadaan
barang atau jasa untuk kegiatan perusahaan. Departemen yang
menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut dengan bagian
pengadaan atau Purchasing Departement. Sasaran utama bagian
pengadaan adalah menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan barang
dan juga mengurangi biaya-biaya akibat dari pengadaan barang
seoptimal mungkin.

8
 BAB II
HASIL PENGOLAHAN DATA

3.1 SOP Receiving and Putaway

9
10
Gambar 2.1 SOP dan Flow Chart Penerimaan

11
12
Gambar 2.2 SOP dan Flow Chart Penyimpanan

13
3.2 SOP Picking and Delivery

14
Gambar 2.3 SOP dan Flow Chart Pengiriman

15
3.3 Job Description
Tabel 3.1 Job Description Security
Uraian Posisi Security
Departemen bagian Office
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Mengecek
Tugas dan tanggung jawab 1. Mengecek surat jalan

Tabel 3.2 Job Description Quality Control

Uraian Posisi Quality Control
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Mencek kualitas barang yang diproduksi
Tugas dan tanggung jawab 1. Incoming inspection

Tabel 3.3 Job Description Unloader

UraianPosisi Unloader
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Bongkar muat barang
Tugas dan tanggung jawab 1. Membongkar material pengiriman

Tabel 3.4 Job Description Checker

Uraian Posisi Checker
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Mengecek barang
1. Mengecek barang dengan dokumen
Tugas dan tanggung jawab
2. Memeriksa stok yang ada di gudang

16
 Tabel 3.5 Job Description Picker
Uraian Posisi Picker
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Mengambil/menruh barang
1. Memilah material berdasarkan spesifikasi
2. Menempakan barang di area reject
3. Memindahkan material ke area
penyimpanan
Tugas dan tanggung jawab
4. Menempatkan material berdasarkan
spesifikasi
5. Menyiapkan material sesuai jumlah
permintaan

Tabel 3.6 Job Description Admin

Uraian Posisi Admin
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Menginput data
1. Menginput dokumen ke dalam sistem
2. Mengupdate stock card
Tugas dan tanggung jawab 3. Mengupdate data material ke dalam
sistem
4. Menupdate persediaan material aktual

Tabel 3.7 Job Description Auditor

Uraian Posisi Auditor
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Menyimpan barang
Tugas dan tanggung jawab 1. Stock opname

17
 Tabel 3.8 Job Description Kepala Gudang
Uraian Posisi Kepala Gudang
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Direktur
Tujuan Mengawasi aktivitas gudang
1. Melegitimasi dokumen
2. Memonitoring persediaan
Tugas dan tanggung jawab
3. Mengecek dan menvalidasi dokumen
4. Memonitoring material

Tabel 3.9 Job Description Bagian Penjualan

Uraian Posisi Bagian Penjualan
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Menjual barang
1. Menerima dokumen permintaan material
Tugas dan tanggung jawab 2. Memeriksa stok yang ada di gudang
3. Konfirmasi stok ke departemen PPc

Tabel 3.10 Job Description Driver

Uraian Posisi Driver
Departemen bagian Departemen Pergudangan
Atasan/Supervisor Kepala Gudang
Tujuan Mengirim barang
Tugas dan tanggung jawab 1. Mengirim material ke bagian produksi

18
3.4 Dokumen yang terkait
1.4.1 Surat Jalan

Gambar 2.4 Surat Jalan

1.4.2 Delivery Order (DO)

Gambar 2.5 Delivery Order

19
1.4.3 Faktur/Invoice

Gambar 2.6 Faktur/Invoice

1.4.4 Packing List

Gambar 2.7 Packing List

1.4.5 Stock Card

Gambar 2.8 Kartu Stok

20
1.4.6 Purchase Order

Gambar 2.9 Purchase Order

21
 BAB III
ANALISIS

3.1 SOP Receiving and Putaway

Pertama supplier melakukan pengiriman material berdasakan dokumen
yang disertakan yaitu surat jalan, delivery order, faktur pajak, dan picking list,
dokumen rencana barang dibuat oleh departement purchasing, sebelum
sampai di gudang dilakukan pengecekan surat jalan oleh securty agar gudang
tetap aman, lalu setelah sampai gudang dilakukan pengecekan kesesuaian
dokumen dengan barang oleh checker dengan mempertibangkan dokumen
yaitu delivery order, faktur pajak, dan packing list. Apabila terjadi
ketidaksesuaian dokumen dengan barang, maka bagian purchasing
mengkonfirmasi pihak supplier untuk merivisi surat jalan dengan catatan
tambahan. Jika sudah melakukan pengecekan kelengkapan dokumen
selanjutnya dilakukan pembongkaran material kiriman oleh unloader, setelah
itu melakukan incoming inspection oleh quality control dengan
mempertimbangkan dokumen delivery order, apabila terdapat kerusakan,
picker akan menempatkan barang di area reject. Jika barang telah sesuai
selanjutnya dilakukan pemilahan material berdasarkan spesifikasi barang oleh
picker. Selanjutnya kepala gudang melegitimasi dokumen, lalu langkah yang
terakhir yaitu mengimput data ke dalam sistem oleh admin dengan ketentuan
dokumen yaitu surat jalan, delivery order, faktur pajak, dan packing list. Dan
semua data untuk masing-masing material selalu diperbaruhi oleh admin
setiap kali ada penerimaan.

3.2 SOP Picking and Delivery

Langkah yang pertama dilakukan yaitu memindahkan material ke area
penyimpanan oleh picker. Selanjutnya picker menempatkan material
berdasarkan spesifikasi, disini petugas harus menyusun material sesuai dengan
jenis, ukuran dan layout yang tersedia di gudang. Lalu petugas admin
mengupdate stock card, admin memperbaruhi data jumlah penambahan
kuantitas material yang masuk ke dalam gudang. Selanjutnya admin

22
 mengupdate data material kedalam sistem. Selanjutnya petugas warehouse
melakukan stock opname. Lalu kepala gudang melakukan monitoring
persediaan. Kemudian bagian penjualan menerima dokumen permintaan
material menggunakan dokumen request, sebelumnya PPC mengirim
dokumen permintaan material yang berisikan jenis dan jumlah material serta
kapan waktu pengiriman kepada bagian material control. Lalu kepala gudang
melakukan pengecekan dan memvalidasi dokumen. Kemudian bagian penjual
melakukan pemerikasaan stok yang ada di gudang. Jika tidak tersedia bagian
penjual akan langsung mengkonfirmasi ke dapartemen PPC, jika barang sudah
tersedia picker akan langsung menyiapkan material sesuai jumlah permintaan
dengan dokumen request. Setelah itu admin akan langsung mengupdate
persidaan material aktual yang ada setelah material disupply. Kemudian
penyerahan material dari gudang kepada bagian PPC disertai pencatatan dalam
formulir stock out. Kemudian kepala gudang melakukan monitoring material
kembali untung selanjutnya dikirim kepada konsumen dengan disertai oleh
surat jalan.

3.3 Job Description

3.3.1 Security
Securty betugas mengecek surat jalan untuk pengiriman suatu barang di
luar gudang. Security bertugas dalam upaya menjaga keamanan dan
ketertiban jalannya proses logistik dalam sebuah perusahaan. Security
memiliki atasan yaitu kepala gudang dan security masuk kedalam
dapartemen bagian office.
3.3.2 Receiving
Receiving bertugas mengecek kelengkapan dokumen seperti barang
yang dikirim harus memiliki surat purchase order agar bagian
penerimaan dapat mengecek lebih lanjut.receiving memiliki atasan
yaitu kepala gudang dan security masuk kedalam dapartemen
pergudangan.
3.3.3 Unloader

23
 Unloader bertugas bongkar muatan barang dan harus mengecek
kelengkapan barang apakah sudah sesuai dengan DO dan PO. unloader
memiliki atasan yaitu kepala gudang dan unloader masuk kedalam
dapartemen pergudangan .
3.3.4 Checker
Checker bertugas mengecek jumlah dan spesifikasi barang apakah
barang tersebut ada kerusakan. checker memiliki atasan yaitu kepala
gudang dan checker masuk dapartemen pergudangan.
3.3.5 Picker
Picker bertugas mengambil dan menempatkan barang berdasarkan
spesifikasi, memindahkan barang ke area penyimpanan, dan
menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. Picker memiliki atasan
yaitu kepala gudang dan masuk kedalam dapartemen pergudangan.
3.3.6 Admin
Admin bertugas mengimput dokumen sepertiPO dan DO ke dalam
sistem, mengupdate kartu stok, lalu membuat dokumen dokumen seperi
DO,PO, kartu stok, surat jalan, dll. Admin memiliki atasan yaitu kepala
gudang dan masuk kedalam dapertemen pergudangan
3.3.7 Auditor
Auditor bertugas mengecek barang di gudang dengan dokumen stock
opname. Auditor memiliki atasan yaitu kepala gudang dan masuk
kedalam dapartemen pergudangan
3.3.8 Kepala gudang
Kepala gudang bertugas mengawasi aktivitas pergudangan dengan
memonitoring persedian barang, mengecek kelengkapan dokumen
seperti harus ada DO,PO, kartu stok, dll. Kepala gudang memiliki
atasan yaitu direktur warehouse. Dan masuk kedalam dapartemen
pergudangan.
3.3.9 Bagian penjualan
Bagian penjualan bertugas menerima dokumen pemesanan barang dan
selalu memeriksa stock yang tersisa yang ada di gudang. Bagian

24
 penjualan memiliki atasan yaitu kepala gudang dan masuk kedalam
dapartemen pergudangan.
3.3.10 Driver
Driver bertugas mengirim material ke bagian produksi. Dispatcher
memiliki atasan yaitu kepala gudang dan masuk kedalam dapartemen
pergudangan.

3.4 Dokumen yang terkait

3.4.1 Purchase Order
Purchase order dibuat pada saat perusahaan melakukan pemesanan
barang kepada supplier. Saat mengisi form Purchase Order yang
pertama kali dilakukan adalah mengisi tanggal pembuatan pesanan,
nomor PO, kemudian alamat perusahaan. Kemudian mengisi
data/informasi barang yang akan dipesan seperti item atau jenis barang
yang di pesan, nama barang, jumlah barang, harga barang per jenis, serta
harga total keseluruhan barang di pesan. Setiap melakukan pembelian
barang maka akan dikenakan pajak, jumlah pajak yang dikenakan
disesuaikan berdasarkan berapa persesn pengenaan pajak pada barang
yang dibeli. Selain pajak juga terdapat biaya pengiriman barang yang
akan ditanggung oleh perusahaan. Jika terdapat pajak dan biaya
pengiriman maka harga total keseluruhan barang yang dipesan akan
ditambahkan dengan pajak dan biaya pengiriman.
3.4.2 Surat jalan
Ada dua surat jalan yang di perlukan. Satu surat jalan berasal dari
supplier saat perusahaan melakukan pemesanan barang dan surat jalan
kedua dikeluarkan oleh perusahaan pada saat perusahan mengirim
barang kepada customer. Meskipun terdapat perbedaan perusahaan yang
membuat surat jalan namun cara pengisian surat jalan mempunyai
kesamaan. Cara pengisian form surat jalan, hal pertama yang dilakukan
yaitu mengisi nomor surat jalan, tanggal dibuatnya surat jalan tersebut
serta kepada siapa surat jalan itu ditunjukan. Selanjutnya mengisi
data/informasi mengenai barang yang akan dikirim seperti kode/jenis

25
 barang, deskripsi nama barang, satuan barang per jenis, serta jumlah/
harga barang per jenis barang yang akan dikirim. Kolom keterangan diisi
oleh perusahaan yang menerima surat jalan, apabila terdapat kerusakan
barang atau kesalahan jumlah barang, penerima barang dapat mengisi
pada kolom tersebut. Terakhir baik pengirim maupun penerima barang
harus mencantumkan nama serta tanda tangan sebagai bukti persetujuan
bahwa barang sudah di kirim.
3.4.3 Delivery Order (DO)
Ada dua dokumen delivery order yang di perlukan. Satu DO berasal dari
supplier saat perusahaan melakukan pemesanan barang dan DO kedua
dikeluarkan oleh perusahaan pada saat perusahan mengirim barang
kepada customer. Meskipun terdapat perbedaan perusahaan yang
membuat dokumen DO namun cara pengisian delivery order mempunyai
kesamaan. Cara pengisian form delivery order pertama yaitu mengisi
nomor DO, tanggal pembuatan dokumen serta tujuan atau nama
perusahaan yang dituju, setelah itu mengisi item atau jenis barang, nama
barang yang dikirim serta jumlah barang yang akan dikirim sesuai
masing-masing jenis barang. Terakir mencantumkan nama pengirim dan
penerima barang serta tanda tangan sebagai bukti bahwa barang sudah
selesai dikirim dan diterima oleh pelanggan (costumer).
3.4.4 Putaway list
Putaway list dibuat oleh admin setelah barang yang diterima sudah di
cek dan diinput pada sistem. Putaway list dibuat oleh perusahaan sebagai
dokumen atau bukti barang apa saja yang akan dipindahkan dan akan di
tempatkan sesuai dengan lokasi yang tertera pada dokumen. Cara
pengisian putaway list yang pertama adalah mengisi tanggal pembuatan
dokumen, lalu mengisi lokasi atau tempat penyimpanan barang yang
akan dipindahkan pada rak nomor, setelah itu mengisi deskripsi/nama
barang yang akan dipindahkan dan terakhir mengisi jumlah barang yang
akan dipindahkan

26
3.4.5 Picking list
Picking list dibuat oleh admin setelah adanya pemesanan dari pelanggan
(customer) pada perusahaan. Picking list dibuat oleh perusahaan sebagai
dokumen atau bukti barang apa saja yang akan di ambil dari tempat
penyimpanan dan disiapkan untuk dikirim pada customer. Cara
pengisian form picking list yang pertama yaitu mengisi tanggal
pembuatan dokumen, lalu mengisi lokasi atau tempat penyimpanan
barang yang akan dipindahkan dari rak nomor berapa, setelah itu
mengisi deskripsi/nama barang dan terakhir mengisi jumlah barang yang
akan diambil dari rak penyimpanan.
3.4.6 Kartu stok
Kartu stok merupakan dokumen yang berfungsi untuk data/informasi
mengenai barang apa saja yang di simpan di dalam gudang, lalu stok
yang tersisah. Cara pengisian kartu stok hal pertama yaitu harus mengisi
tanggal barang disimpan maupun dikeluarkan, lalu mengisi kolom
keterangan, diisi dengan nama perusahaan pengirim barang (supplier)
ataupun nama perusahaan yang akan dikirim (customer). Terakhir
masukan jumlah barang masuk atau jumlah barang keluar dan jumlah
barang yang tersisa di dalam gudang.

27
 BAB IV
KESIMPULAN

Dari data yang telah diolah, maka dapat disimpulkan bahwa dari
penerimaan barang (receiving), penyimpanan barang (storage), sampai
pengiriman barang (delivery) dibutuhkan Standar Operational Procedure (SOP)
sebagai pedoman dalam melakukan aktivitas pergudangan. Dari masing-masing
SOP terdapat perbedaan tujuan. SOP penerimaan barang bertujuan untuk
memastikan barang yang diterima sesuai dengan DO dan memenuhi standar
kualitas serta kuantitas yang diharapkan. SOP penyimpanan barang untuk
menjaga nilai dan kualitas barang agar tetap hidup, melalui perlakuan yang tepat
sesuai dengan karakteristik barang tersebut juga mencegah terjadinya dead stock.
Dan SOP pengiriman barang untuk mempersiapkan barang yang diminta
berdasarkan list document material request dan mengirimkan barang ke
departemen atau pihak terkait dengan aman.
Dalam SOP terdapat Person In Charge (PIC) untuk mengetahui posisi yang
dibutuhkan dalam menjalankan suatu aktivitas. Nantinya PIC akan ketat kaitannya
dengan job description. Dari SOP akan dibutuhkan job description. Job
description dibutuhkan untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab dari masing-
masing PIC untuk pertanggung jawaban dan sebagai bahan evaluasi dari si
pekerja/operator, juga terdapat dokumen-dokumen yang diperlukan dalam SOP
sebagai bukti tertulis bahwa barang sudah dikirim, sesuai pesanan dan barang
dapat digunakan karena kualitas barang yang dipesan sesuai dengan keinginan
konsumen.

28
 BAB V
DAFTAR PUSTAKA

Pandiangan, Syarifuddin. 2017. Operasional Manajemen Pergudangan Panduan

Pengelolaan Gudang. Jakarta : Mitra Wacana Media
https://kejuruan.porosilmu.com/2015/09/pengertian-packing-list-dan-contoh.html
https://opsmarketer.com/2013/08/26/stock-card-dokumen-penting-yang-sering-
dilupakan/
https://www.artiini.com/2016/05/pengertian-p-i-c-untuk-para-pekerja.html

29