Sistem Manajemen Gudang

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola
sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas
sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling
terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang
itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar
dari aktifitas penyimpanan.
Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu
sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk,
kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas
transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala
bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian
pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan
kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga
bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas
dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal
kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing
pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada
satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.
Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum
sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya,
mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :
1. Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga
diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari
dalam menangani masalah.
3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung,
sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang,
memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di
bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri,
lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di
manaje secara professional.
Sampai saat ini bergerak di bidang logistik, merupakan hal menarik. Lebih kepada behind the
scene namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang. Secara tidak
langsung distribusi logistik pemilu kacau disebabkan belum ada penguasaan mendalam, oleh
sebab itu Manajemen Logistik perlu di angkat dan dipelajari dari suatu hal yang sederhana dan
kecil sampai suatu sistem yang kompleks dan rumit. Sumber pembelajaran terdapat banyak di
situs luar negeri, namun tentunya adopsi yang sesuai dengan karakteristik perusahaan merupakan
hal paling baik untuk mencapai produktifitas.
Tulisan Lain romailprincipe mengenai logistik










System Inventory Gudang: Barang
Acara Gudang
Posted by: foruminformatika on: April 8, 2008
In: Good Idea | Project | Software
Comment!
Di dalam bisnis pergudangan, material atau barang selalu ada kaitannya dengan kehilangan
barang, barang rusak atau menemukan barang. Jika barang barang ini tidak dikelola dan tidak
diolah di dalam sistem maka akan menjadi distorsi material. Kasus jumlah barang tidak match di
akhir bulan atau ketika tutup buku di akhir periode akan menjadi masalah besar di dalam sebuah
management pergudangan.
Sistem pergudangan/inventory yang baik harus menyediakan sebuah sistem berita acara gudang.
Berita acara gudang ini terdiri dari beberapa kasus :
a. Barang Hilang
Kehilangan barang artinya akan mengurangi stok yang ada di gudang, sehingga ada transaksi
pengeluaran barang berdasarkan berita acara gudang barang hilang.
Beban harga barang bisa ditanggungkan oleh penjaga gudang atau ditanggung
perusahaan/internal sendiri, sehingga tracking transaksi barang tidak hilang.
Untuk bisnis prosesnya bisa dibuat seperti ini
1. Petugas Gudang membuat surat berita acara gudang (BAG)
2. Supervisor melakukan approval
3. Kepala Gudang melakukan approval
Ketika approval ini, jumlah barang yang ada di gudang akan keluar.
b. Barang Temuan
Sebagaimana dengan kasus barang hilang, jika ada sebuah kasus barang ditemukan, maka dia
akan menambah stok fisik di dalam gudang. Jika dia tidak dimasukkan ke dalam sistem maka
menimbulkan selisih dan ujung2nya barang itu akan tidak kepakek.
Untuk menghindari sesuatu yang tidak diinginkan, barang temuan ini harus dimasukkan ke
dalam sistem. Dengan prosedur Berita Acara Gudang.
Kebalikan dari barang hilang, dia akan menambah stok di sistem dan di fisik.
Sehingga butuh prosedur yang bisa dibuat seperti ini :
a. penjaga gudang buat BAG temuan barang
b. di setujui oleh supervisor
c. dan disetujui oleh kepala gudang.
Kartu stock sebagai dokumen
kendali persediaan
by romailprincipe on 16 Januari 2011


6 Votes

Cukup lama saya tidak menulis artikel logistik, sampai hari kemarin tergelitik melihat angka
kehilangan barang yang cukup besar. Saya langsung terpikir untuk menuliskan artikel Kartu
stock sebagai dokumen kendali persediaan yang sejatinya saya ambil dari sedikit pengalaman
bekerja di dunia logistik
Kartu stock
Prinsip kartu stock adalah pencatatan pergerakan transaksi keluar masuk satu item yang
mengidentifikasi tipe transaksi (masuk dari supplier, masuk dari retur store, keluar ke store,
keluar disposal, keluar untuk pemakaian tertentu, dll) lengkap dengan jam transaksi, jumlah
barang, keterangan tujuan / asal barang.
Kartu stock menjadi penting sebagai dokumentasi persediaan yang menjadikan pekerja /
karyawan dapat memonitor setiap item yang terdapat pada sebuah gudang. Pencatatan kartu
stock sejauh yang saya kenal sangat efektif untuk melacak terjadinya kejanggalan persediaan
yang terjadi karena kelalaian karyawan atau kesalahan sistem.
Idealnya kartus stock di create /terekam secara otomatis ketika ada transaksi keluar masuk
satu item pada gudang. Layaknya prinsip buku tabungan, setiap ada pengambilan, pembayaran,
tabungan, maka saldo tabungan langsung berkurang/bertambah secara otomatis (sedapat
mungkin tercatat secara real time). Hal ini harus didukung adanya sistem yang terinstal pada
sistem pergudangan. Jika tidak melalui sistem maka pilihan yang ada tentunya dilakukan secara
manual, baik pencatatan di kertas maupun diinput dalam program terpisah seperti Microsoft
Excel. Opsi manual ini sangat rentan oleh kesalahan karyawab yang melakukan pencatatan,
terlebih jika item yang harus dicatat kartu stock cukup banyak.
Bagaimana kartu stock melacak barang
Saya pernah menyaksikan kartu stock mampu menyelamatkan kehilangan barang dagangan.
Kasusnya ketika itu adalah ada satu item yang datang dengan kemasan baru (sebelumnya isi 10
diganti ke isi 12). Data pengambilan oleh helper menunjukkan angka 20 pcs, namun helper
(karena faktor kebiasaan) mengambil sebanyak 2 case (yang seharusnya 2 x 10 = 20 pcs pada
kemasan lama). Tetapi yang terjadi justru helper melakukan pengambilan 2 x 12 = 24 pcs, yang
berarti terjadi kelebihan 4 pcs. Sepintas kesalahan terjadi oleh karena kelalaian helper, tetapi
untuk menyelesaikan masalah tersebut maka staf gudang mendata seluruh outlet yang terindikasi
kelebihan pengiriman dan berkomunikasi dengan seluruh outlet. Akhirnya potensi kehilangan
barang dapat terselesaikan dengan membuatkan pengiriman secara data tanpa melakukan proses
fisik (karena fisik sudah terkirim lebih sebelumnya).
Pelacakan ini dilakukan melalui data pada kartu stock. Outlet yang dikirim setelah penerimaan
barang dengan jumlah kemasan yang berbeda terdata pada kartu stock. Selanjutnya tinggal
melihat saldo sebelum penerimaan dan dengan asumsi FIFO berjalan baik, maka data outlet yang
terkirim lebih jelas terpampang pada kartu stock.
Contoh kartu stock
Contoh kartu stock manual seperti gambar di samping mengharuskan
pekerja untuk menuliskan setiap transaksi yang terjadi. Secara singkat ada kolom tanggal, Nomer
dokumen, Diterima dari / Keluar ke, Quantity Masuk, Quantity Keluar, Sisa. Kartu stock seperti
ini memerlukan perhatian khusus oleh bagian administrasi gudang untuk terus mengupdate
pencatatan kartu stock. Hal ini rentan terhadap terjadinya kesalahan / kesalahan yang diakibatkan
ketidaktelitian oleh karyawan (human error), sehingga proses pencatatan tidak berlangsung
dengan baik.

Contoh kartu stock di atas adalah contoh tampilan program yang saya ambil dari thread kaskus
berikut. Prinsipnya pencatatan kartu stock setiap SKU terjadi secara otomatis jika ada
penerimaan / pengeluaran barang. Penerimaan barang dari supplier biasanya akan menambahkan
stock dan tercatat di kartu stock secara otomatis jika sudah diinput oleh admin gudang sedangkan
pengeluaran akan tercatat di kartu stock saat surat pengiriman / surat jalan / nota kirim ke outlet
tertentu dibuat oleh administrasi gudang.
Kartu stock mencegah permainan oknum gudang
Tidak dapat dipungkiri jika di dalam gudang selalu ada tikus-tikus yang bermain dengan
melakukan manipulasi terhadap data dan fisik barang. Sebagai contoh oknum petugas
administrasi yang melakukan key in penerimaan barang dari supplier namun secara riil tidak
menerima fisik barang. Atau contoh kasus lain, melakukan key in pengeluaran barang lebih
sedikit dibandingkan fisik, melakukan revisi terhadap transaksi, dan sejumlah trick manipulasi
lainnya. Dalam sistem yang terkomputerisasi, kartu stock akan merekam semua transaksi
sehingga historical suatu item dapat diketahui.
Kartu stock ini menyimpan historical transaksi pada satu item, namun bagi para pekerja yang
bertanggung jawab terhadap akurasi stock, kartu stock memiliki fungsi yang sangat penting yaitu
sebagai dokumen kendali untuk melakukan pelacakan terhadap pergerakan barang. Kartu stock
dapat diaudit dan dibandingkan dengan dokumen penerimaan/pengeluaran (yang di file oleh
administrasi) untuk mencegah manipulasi oknum-oknum pekerja gudang.
Nah, fungsi kartu stock yang demikian penting tentunya membuat semua gudang / pusat
distribusi tentunya mau menerapkan kartu stock dalam sistem pencatatan administrasi. Pemilihan
pencatatan manual dan otomatis tentunya sangat dipengaruhi oleh jumlah item, pergerakan
barang, volume barang, modal, jumlah pekerja, dan lainnya.
Tulisan Lain Romailprincipe mengenai logistik
Salam Romailprincipe








Sistem Penerimaan Barang di Gudang
by romailprincipe on 6 Juni 2009


12 Votes