Sistem administrasi gudang adalah sebuah sistem pencatatan serta pengendalian atau pengelolaan

secara mendetail mengenai keluar masuknya barang pada suatu gudang di perusahaan. Sistem ini
memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses pengelolaan gudang karena sistem
ini mampu mengontrol pergerakkan barang sehingga kita dapat mengetahui jumlah penerimaan dan
pengeluaran barang lengkap dengan keterangan kualitas dan berbagai atribut barang yang tersedia
dalam suatu periode.

Berikut adalah alur dalam administrasi gudang, yaitu:

Data pemesanan barang. Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan
dalam jumlah tertentu. ...

1. Data Inventory. ...

2. Penerimaan Barang. ...
3. Bukti Pemesanan ( Purchase Order ) ...
4. Bukti Tanda Terima Barang. ...
5. Penyimpanan barang. ...
6. Pengemasan Barang. ...
7. Pengeluaran Barang.

Ada bermacam-macam jenis administrasi gudang diantaranya yaitu::

Daftar Stok Barang :Informasi ini akan sangat bermanfaat bagi para agen marketing perusahaan.
Mereka bisa ekspansi pasar yang lebih luas jika ternyata stok barang masih banyak. Pengiriman
barang yang sudah dipesan terlalu lama membuat konsumen kecewa dan bisa saja memutuskan
kontrak atau tidak akan memesan pada perusahaan itu lagi.

Daftar Input Barang: Daftar ini sangat penting untuk mengetahui apakah masih ada tempat bagi
barang-barang berikutnya.

Daftar Keluar Barang: Barang yang keluar akan mempengaruhi pemesanan barang.

Jadwal Pengiriman Barang:Jadwal ini akan mempermudah peletakan barang. Menunjukkan mana
barang yang harus diambil terlebih dahulu sehingga tidak ada barang yang tertinggal dan menjadi
kadaluarsa.

Prediksi Pemesanan:Pemesanan barang sesuai dengan data barang yang keluar.

Daftar Stok Opnam: Daftar stok opnam dilakukan setahun sekali. Hal ini sama seperti cuci gudang.

Daftar Pengelompokan Barang: Daftar ini akan mempermudah pengambilan barang.

Daftar Jumlah Barang: Daftar jumlah tiap-tiap barang dilengkapi spesifikasi dan tanggal masuk
sampai tanggal kadaluarsa.

Berikut adalah alur dalam administrasi gudang, yaitu:

1. Data pemesanan barang

Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu.
Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer
stock, Tingkat buffer diperlukan di Indonesia, mengingat kontinuitas suplai yang tidak terjamin oleh
pemasok, padahal teori mengatakan zero stock adalah hal yang baik, tetapi itu beresiko tinggi
terhadap potential loss sales dari perusahaan.

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran. Kebutuhan pengeluaran

diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi. Pemesanan dilakukan kepada
pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan
angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai
menjadi uang.

Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka
perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.
Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga
menguntungkan perusahaan dibandingkan sistem beli putus.

Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu peritel luar negeri yang tersangkut kasus di
KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk
ke ritel tersebut harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan
pemasok. Ini merupakan bentuk praktek monopoli. Hubungan erat pihak administrasi juga
dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak faktor yang
mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

2. Data Inventory

Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga
pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang
keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :

a. Jumlah stok barang.

b. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.

c. Dasar memesan barang.

d. Mempelajari trend sales.

Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time dan dapat dipertanggungjawabkan.
Administrasi yang kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi dan sumber daya yang
menjalankannya. Sistem informasi yang berkaitan dengan database memerlukan orang-orang yang
akrab dengan database.

3. Penerimaan Barang

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan
barang dari distributor dilihat sangat mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang
mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting
dalam penerimaan barang :

Bukti pesanan barang dari Gudang ( untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi yang
tepat ).

Bukti Tanda Barang diterima ( untuk penagihan ).

Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang.

Cek Expired Date dan Kondisi Barang.

Surat Jalan ( Untul Retur )

Memasukkan Barang ke Penyimpanan.

4. Bukti Pemesanan ( Purchase Order )

Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, Maka dia akan mengirimkan PO ke
distributor. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan
oleh konsumen. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, Oleh sebab
itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa
dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.

5. Bukti Tanda Terima Barang

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti Tanda
Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih kepemesan barang.
Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli danada tanda-tanda yang
dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keasliandokumen ini.

6. Penyimpanan barang

Yaitu dimana gudang di jadikan tempat yang aman untuk meletakkan hasil produksi. Semua barang
yang sudah memenuhi standar untuk di pasarkan semua harus ada di gudang. Masalah
penyimpanan barang merupakan hal yang penting untuk diperhatikan, sejak barang tersebut keluar
dari tempat produksi, tempat transit dan tujuan. Bagi perusahaan yang tidak mempunyai fasilitas
tempat penyimpanan sendiri dapat menggunakan gudang (warehouse) cara menyewa dari pihak lain
yang menyewakan gudang umum (public warehouse).

Dalam penyimpanan barang harus mengatur barang dengan tata letak yang baik. Pengaturan tata
letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses
keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus
dikeluarkan dari gudang. Kesulitan – kesulitan tersebut bisa diatasi dengan adanya sistem inventori
yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi.

7. Pengemasan Barang

Dalam manajemen gudang, terdapat pula pengemasan barang, yaitu membungkus atau mengemas
barang hasil produksi. Kemasan dapat didefinisikan sebagai seluruh kegiatan merancang dan
memproduksi wadah atau bungkus atau kemasan suatu produk. Kemasan meliputi tiga hal, yaitu
merek, kemasan itu sendiri dan label.

Ada tiga alasan utama untuk melakukan Pengemasan barang, yaitu:

Kemasan dapat melindungi produk dalam perjalanannya dari produsen ke konsumen. Produk-
produk yang dikemas biasanya lebih bersih, menarik dan tahan terhadap kerusakan yang disebabkan
oleh cuaca.

Melalui kemasan identifikasi produk menjadi lebih efektif dan dengan sendirinya mencegah
pertukaran oleh produk pesaing. Kemasan merupakan satu-satunya cara perusahaan membedakan
produknya.

Dengan kemasan yang sangat menarik diharapkan dapat memikat dan menarik perhatian konsumen.
Selain itu, kemasan juga dapat mangurangi kemungkinan kerusakan barang dan kemudahan dalam
pengiriman.

8. Pengeluaran Barang

Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan
sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang
sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang
sudah dikeluarkan.

1. IF

Fungsi rumus Excel IF adalah mengambil salah satu dari dua nilai berdasarkan suatu kondisi.
Rumus IF

IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

Contoh IF

=IF(2<3,”Benar”,”Salah”) > “Benar” =IF(2>3,”Benar”,”Salah”) > “Salah”

2. SUM

Fungsi rumus Excel SUM adalah menjumlahkan sekumpulan angka.

Rumus SUM

Sum(number1,[number2],..]

Contoh SUM

=sum(2,3,5,6,11) > 28 =sum(a1,a2)

 3. Count

Fungsi rumus Excel Count adalah menghitung jumlah cell yang berisi angka.

Rumus Count

Count(value1,[value2],..]

Contoh Count

=count(a1:a10)

4. CountA

Fungsi rumus Excel CountA adalah menghitung jumlah cell yang ada datanya.

Rumus CountA

Counta(value1,[value2],..]

Contoh CountA

=counta(a1:a10)
 5. CountIF

Fungsi rumus Excel CountIF adalah menghitung jumlah cell pada suatu range yang punya satu
kriteria tertentu.

Rumus CountIF

Countif(range,criteria)

Contoh CountIF

=countif(a1:a10,”A”)

6. SumIF

Fungsi rumus Excel SumIF adalah menjumlahkan suatu item di tabel yang cocok dengan kondisi
tertentu.

Rumus SumIF

Sumif(range,criteria,[sum_range])

Contoh SumIF
=sumif(a1:a6,”Tempe”,B1:B6)

7. Match

Fungsi rumus Excel Match adalah menunjukkan posisi relatif suatu item di tabel yang cocok dengan
kondisi atau kriteria tertentu. Misalnya, kita ingin mencari apakah di sebuah tabel ada nama orang
tertentu.

Rumus Match

Match(lookup_value,lookup_array,[match_type])

Contoh Match

=match(“Jojon”,A1:A20,0)

8. VLookUp

Fungsi rumus Excel VLookUp adalah mencari suatu item di kolom, di tabel, dan mengambil nilai yang
ada di kolom lain pada tabel tersebut. Misalnya, kita ingin mencari tahu kapan ulang tahun atau
jumlah anak karyawan tertentu.

Rumus VLookUp
Vlookup(lookup_value,lookup_array,[match_type])

Contoh VLookUp

=vlookup(“Jojon”,A1:C11,3,0)

9. SumIfs

Fungsi rumus Excel SumIfs adalah mencari suatu item di kolom, di tabel, dan mengambil nilai yang
ada di kolom lain pada tabel tersebut. Misalnya kita ingin mencari tahu kapan ulang tahun atau
jumlah anak karyawan tertentu.

Rumus SumIfs

Sumifs(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,...)

Contoh SumIfs

=sumifs(d1:d10,a1:a10,’Jojon”,E1:E10,”Februari”)

10. Round

Fungsi rumus Excel Round adalah membulatkan angka ke angka desimal sesuai yang kamu inginkan.
Rumus Round

Round(number,num_digit)

Contoh Round

=round(12:3456789,2)

11. Trim

Fungsi rumus Excel Trim adalah membenarkan teks dengan cara menghapus spasi yang terlalu
banyak.

Rumus Trim

Trim(text)

Contoh Trim

=trim(“Ini adalah rumus excel yang mudah dipelajari “)

 12. Proper

Fungsi rumus Excel Proper adalah mengubah teks ke bentuk proper case (huruf pertama jadi huruf
besar).

Rumus Proper

Proper(text)

Contoh Proper

=proper(“ini aDalah rumUS eXcel yang mudah diPelajari”) > Ini Adalah Rumus Excel Yang Mudah
Dipelajari

13. Upper

Fungsi rumus Excel Upper adalah mengubah teks ke bentuk upper case (huruf besar semua)

Rumus Upper

Upper(text)

Contoh Upper
=upper(“ini adalah rumus excel sederhana di dunia kerja”) > INI ADALAH RUMUS EXCEL SEDERHANA
DI DUNIA KERJA

14. Lower

Fungsi rumus Excel Lower adalah untuk mengubah teks ke bentuk lower case (huruf kecil semua).

Rumus Lower

Lower(text)

Contoh Lower

=lower(“Jangan Lupa mencuci Tangan”) > jangan lupa mencuci tangan