RANGKUMAN BAB V

SIKLUS PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

DOSEN PEMBIMBING :
I Gusti Ngurah Sanjaya, SE., M.Si., Ak.CA

Oleh :
Kelompok 5
Putu Dinda Sastra Saputri ( 1933121152 )
Dewa Ayu Qiara Oktaviani ( 1933121257 )
Ni Komang Ayu Triana Dewi ( 1933121336 )
I Made Putra Ariyanta ( 1933121033 )

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS WARMADEWA
TAHUN 2021
Pengertian Siklus pengeluaran (expenditure cycle)
Serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang
terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal primer adalah dengan
pemasok (vendor). Di dalam organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk
membeli barang dan material mengalir ke siklus pengeluaran dari pendapatan dan
siklus produksi, pengen-dalian inventaris, dan berbagai departemen. Setelah barang
dan bahan tiba, pemberitahuan penerimaan mereka mengalir kembali ke sumber-
sumber dari siklus pengeluaran. Data pengeluaran juga mengalir dari siklus
pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam
laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.
Berikut diagram konteks dari siklus pengeluaran:

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk mengurangi biaya total
perolehan dan pemeliharaan persediaan, persediaan, dan layanan yang perlu
berfungsi oleh organisasi. Ada empat kegiatan siklus pengeluaran dasar
1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa
2. Menerima bahan, perlengkapan dan jasa
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pengeluaran kas
Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting
sebagai berikut :
 Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus diambil?

 Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga

terbaik?
 Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk

mendapatkanharga optimal?
 Bagaimana teknologi informasi (TI-information technology) dapat digunakan

untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?

 Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan

setiap diskon yang ditawarkan pemasok?

 Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Hubungan erat antara kegiatan siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus
pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk desain sistem informasi
akuntansi kedua belah pihak.

Proses
Departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama
untuk mem-astikan jumlah bahan dan persediaan yang memadai, setiap departemen
dapat menga-jukan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan
pembelian disetujui, sistem akan mencari file induk inventaris untuk
mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item ter-sebut. Sistem kemudian membuat
pesanan pembelian yang sdnt ke pemasok melalui EDI.
Ancaman dan Pengendalian
Semua kegiatan siklus pengeluaran bergantung pada data base terintegrasi
yang berisi informasi tentang pemasok, inventaris, dan aktivitas pembelian.
Kesalahan dalam data master pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari
pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan berkualitas rendah, pengiriman
sebelum waktunya, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan penyaluran
curang kepada pemasok fiktif.
Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas
informasi sensitif, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon
harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Kesalahan dalam data
induk inventaris dapat menyebabkan penundaan produksi karena usia kunci yang
tidak terduga dari bahan kunci atau pembelian yang tidak perlu dan inventaris
berlebih. Kesalahan dalam data master pembelian dapat menyebabkan pembelian
yang tidak sah dan kegagalan untuk mengambil keuntungan dari diskon yang
dinegosiasikan.
Data master yang akurat memungkinkan manajemen untuk lebih baik
menggunakan sistem arl ERP kemampuan pelaporan yang luas untuk memantau
kinerja. Karena inventaris mewakili investasi modal kerja yang besar, laporan yang
membantu mengelola inventaris sangat berharga. Akuntan perlu memahami
bagaimana kegiatan bisnis dilakukan untuk merancang laporan lain yang dapat
membantu manajemen mengelola persediaan dengan lebih baik.
Berikut ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran:
Memesan Bahan Baku, Perlengkapan Dan Jasa
Aktivitas bisnis utama pertama pada siklus pengeluaran adalah Memesan
persediaan, persediaan, atau layanan. Ini melibatkan identifikasi pertama apa,
kapan, dan berapa banyak yang harus dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok
mana yang akan dibeli.
A. Mengidentifikasi Berapa Banyak yang Harus Dibeli
Proses
Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan
persediaan yang cukup sehingga produksi dapat terus berlanjut tanpa gangguan
bahkan jika penggunaan persediaan lebih besar dari yang diharapkan atau jika
pemasok terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional ini sering
disebut pendekatan kuantitas pesanan ekonomi (EOQ) karena didasarkan pada
perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah pemesanan,
membawa, dan biaya kehabisan persediaan. Memesan biaya mencakup semua biaya
yang terkait dengan transaksi pembelian pemrosesan.
Perencanaan kebutuhan bahan (MRP) berusaha untuk mengurangi tingkat
persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan ketepatan teknik peramalan
untuk memenuhi jadwal pembelian untuk memenuhi kebutuhan produksi.
 Sistem persediaan just-in-time (JIT) mencoba untuk meminimalkan, jika
tidak benar-benar menghilangkan, inventaris barang jadi dengan membeli dan
memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya
perkiraan.
Permintaan pembelian (purchase requisition) merupakan sebuah dokumen
atau formulir elektronik yang mengidentifikasi requisitioner; menentukan lokasi
pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang,
deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan
menyarankan seorang pemasok.
Ancaman dan Pengendalian
Salah satu ancamannya adalah bahwa catatan inventaris yang tidak akurat dapat
menghasilkan stok yang menyebabkan hilangnya penjualan atau membawa
kelebihan inyentory yang meningkatkan biaya. Untuk mengurangi risiko masalah
ini, metode persediaan perpetual harus digunakan untuk memastikan bahwa
informasi tentang stok persediaan selalu terkini.
B. Memilih Pemasok
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya
adalah memilih pemasok.
Proses
Keputusan operasi yang penting dalam kegiatan pembelian adalah memilih
supplie untuk barang persediaan. Beberapa fakta harus dipertimbangkan dalam
membuat keputusan ini:
1. Sebuah harga
2. Kualitas bahan
3. Ketergantungan dalam melakukan pengiriman
Pesanan pembelian adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara resmi
meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga
yang ditentukan. Pesanan pembelian selimut adalah komitmen untuk membeli
barang tertentu dengan harga yang ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka
waktu tertentu, seringkali satu tahun.
Program inventaris yang dikelola vendor secara khusus mengalihdayakan
sebagian besar kontrol inventaris dan fungsi pembelian. Pemasok diberikan akses
ke data penjualan dan inventaris dan diberi wewenang untuk secara otomatis
mengisi persediaan ketika stok jatuh ke poin pemesanan ulang yang telah
ditentukan sebelumnya.
Pesanan pembelian (purchase order): sebuah dokumen yang secara formal
meminta seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada
harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi
sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya. Berikut contoh pesanan pembelian
(bagian-bagian yang ditebalkan telah dicetak sebelumnya):

Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order): sebuah komitmen

untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari
pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.
Vendor-managed inventory (VMI): praktik di mana para produsen dan
distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan menggunakan EDI.
Pemasok mengakses sistem point-of-salespelanggannya untuk mengawasi
persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut
jatuh pada tingkat yang telah disepakati.
Ancaman dan Pengendalian
Anggaran juga sangat membantu dalam membebani biaya pembelian.
Pembelian harus dibebankan ke akun yang merupakan tanggung jawab orang atau
departemen yang menyetujui permintaan tersebut. Biaya yang sebenarnya harus
dibandingkan secara berkala dengan tunjangan anggaran. Untuk memfasilitasi
pengendalian, laporan-laporan ini harus menyoroti setiap penyimpangan signifikan
dari jumlah yang dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip manajemen
dengan pengecualian).
Penerimaan
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah tanda terima dan
penyim-panan barang pesanan. Departemen penerima bertanggung jawab untuk
menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya laporan ke manajer gudang, yang
pada gilirannya melapor ke wakil presiden manufaktur. Departemen persediaan
toko, yang juga melaporkan kepada manajer gudang, bertanggung jawab untuk
penyimpanan barang. Informasi tentang penerimaan barang pesanan harus
dikomunikasikan kepada fungsi kontrol inventaris untuk memperbarui catatan
inventaris.
Proses
Laporan penerimaan, dokumen detail tentang setiap pengiriman, termasuk
tanggal yang diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Untuk
setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, satuan
ukuran, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk
mengidentifikasi orang-orang yang menerima dan memeriksa barang-barang serta
untuk komentar tentang kualitas barang yang diterima. Berikut ini diagram arus
data tingkat 1: Penerimaan (dijelaskan dengan menyertakan ancaman):
Ancaman Dan Pengendalian
Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya
terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-
barang tersebut.
Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang
diterima. Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk
memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Sejauh ini, diskusi telah
memusatkan pada pembelian barang persediaan. Salah satu cara untuk
mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia yang sesuai agar
bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen tersebut. Sulit
untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu, pengendalian
detektif juga diperlukan. Pencurian persediaan adalah ancaman lainnya. Pada
akhirnya, pemisahan tugas yang tepat dapat lebih membantu meminimalkan risiko
pencurian persediaan.

Menyetujui Faktur Pemasok

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur
pemasok untuk pembayaran.
Proses
Paket voucher (voucher package): seperangkat dokumen yang digunakan
untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
Sistem nonvoucher (nonvoucher system): sebuah metode untuk memproses
utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke catatan pemasok
individual dalam file utang kemudian disimpan dalam file faktur terbuka.
Berkebalikan dengan sistem voucher.
Sistem voucher (voucher system): metode untuk memproses utang yang
mana voucher pencairan disiapkan, bukannya mem-posting faktur secara langsung
ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang.Voucher pencairan
mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan
mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan
potongan yang berlaku.
 Berkebalikan dengan sistem nonvoucher. Voucher pencairan (disbursement
voucher): dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang
beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi
setiap diskon dan potongan yang berlaku.
Evaluated receipt settlement (ERS): sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap
utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan
penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokkan dua cara atas pesanan
pembelian dan laporan penerimaan.
Kartu pengadaan(procurement card): sebuah kartu kredit korporasi yang
para pegawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-
jenis barang tertentu. Berikut perbandingan pencocokan tiga cara tradisional untuk
utang dengan pencocokan dua cara yang digunakan oleh sistem ERS, yaitu :
Ancaman dan Pengendalian
Ketepatan matematis dari faktur vendor harus diverifikasi dan harga dan
jumlah yang tercantum di sini dibandingkan dengan yang ditunjukkan pada pesanan
pembelian dan menerima laporan.
Pencairan Tunai
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.
Proses
Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar
pemasok. Ini memisahkan fungsi tahanan, dilakukan oleh kasir, dari otorisasi dan
fungsi perekaman, dilakukan oleh departemen pembelian dan hutang, masing-
masing. Pembayaran dilakukan ketika hutang dibayarkan kepada kasir paket
voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dilakukan dengan cek, penggunaan
EFT dan FEDI meningkat.
Ancaman dan Pengendalian
Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. Piutang dagang
memberikan proyeksi dari koleksi uang tunai di masa depan. Rekening hutang dan
file pesanan pembelian terbuka menunjukkan jumlah komitmen saat ini dan yang
tertunda untuk pemasok, dan fungsi sumber daya manusia memancarkan informasi
tentang kebutuhan pembayaran. Ancaman lainnya adalah membayar barang yang
tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah dengan
membandingkan jumlah yang tertera pada inuitis vendor dengan jumlah yang
dimasukkan oleh orang kontrol inventaris, yang menerima hansfer barang-barang
tersebut dari departemen penerima.
 DAFTAR REFERENSI

George H. Bodnar, William S. Hopwood, 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi

9, Andi, Yogyakarta

James, A. Hall, 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga. Terjemahan Amir
Abadi Yusuf, Salemba Empat, Jakarta

Deny A. Kwary, Dewi Fitriasari, 2006: Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Buku
1, Salemba Empat, Jakarta
http://ilhamadityagnw.blogspot.com/2019/01/bab-13-siklus-pengeluaran-
pembelian-dan.html