2.2.

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan baku,
perlengkapan, atau jasa. Pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan,
dan berapa banyak yang dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana untuk membeli

Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak Untuk Pembelian

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan bagi perusahaan. Oleh
karena itu, akuntansi dan sistem professional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola
persediaan.

Proses

Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi
dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang
diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman. Pendekatan tradisional biasanya disebut
sebagai pendekatan economic order quality karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran
pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

Pendekatan EOQ tradisional terhadap pengendalian persediaan sering menghasilkan penyimpanan

sejumlah besar persediaan. Uang yang diinvestasikan dalam menyimpan persediaan tidak menghasilkan
apapun, akibatnya dalam tahun terakhir ini banyak perusahaan manufaktur besar di AS, telah
meminimalkan atau bahkan mengeliminasi sejumlah persediaan si tangan dengan mengadopsi
perencanaan kebutuhan material atau sistem manajemenpersediaan just-in-tim.

Perencanaan Kebutuhan Material

Perencanaan kebutuhan material berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan
dengan meningkatkan akurasi.

Ancaman Pengendalian

Ada lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok. Salah satunya melibatkan pembelian
barang pada harga yang melambung. Biaya komponen yang dibeli menunjukan sebuah porsi substansial
dari total biaya beberapa produk yang diproduksi.

Anggaran juga membantu dalam mengendalikan biaya pembelian. Pembelian seharusnya dibebankan
pada sebuah rekening yang merukapan tanggung jawab dari seorang atau departemen yang menyutujui
permintaan. Dalam upaya untuk dalam mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya
adalah membeli produk berkualitas inferior. Terlebih lagi, biaya scrap pengerjaan ulang sering
menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi dibandingkan jika bahan baku berkualitas tinggi dan
lebih mahal yang telah dibeli sebelumnya.

Salah satu cara untuk mengurangi resiko masalah dengan ketergantungan pemasok adalah mensyaratkan
pemasok tersebut memiliki sertifikat dengan memenuhi standar kualitas internasional, seperti ISO 9000.
Pembelian dari pemasok tidak diotorisasi dapat menghasilkan berbagai masalah. Berbagai
badanpemerintah, seperti Office of Foreign Asset Control dan Bureau of Industry and Security dalam
departemen perdagangan, memelihara daftar individu dan perusahaan dengan siapa itu illegal untuk
bertransaksi bisnis dengannya.

Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur pengendalian tambahan. Akses ke
sistem EDI seharusnya dikendalikan dan dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata
sandi, ID pengguna, matriks control akses, dan pengendalian akses fisik.

Beberapa ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-masing harus ditutupi dalam
perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis isu ini termasuk sebagai berikut.

· Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?

· Pihak mana yang bertanggung jawab untuk biaya pengiriman kembali jika syarat kontak tersebut tidak
diikuti?

· Pihak mana yang bertanggung jawab untuk kesalahan dalam kode batang, tag RFID dan label?

· Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan kesalahan
tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?

Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan dari pada yang dipesan jika dengan
melakukannya mengurangi biaya total biaya pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk penuh,
bukannya sebagian?

Penyuapan ( kicksbacks), yang merupakan hadiah dari pemasok kea gen pembelian untuk tujuan
mempengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok, adalah ancaman yang lainnya. Rotasi
pekerjaan adalah pekerjaan pengendalian penting lainnya untuk mengurangi resiko atas penyuapan

2.3.PENERIMAAN

Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang
yang dipesan.

Proses

Audit pemasok mungkin salah satu alat terbaik untuk menilai efektivitas dari pengendalian siklus
pengeluaran. Tujuannya adalah untuk mengindentifikasi pemasok yang cenderung terkait dengan
masalah penyuapan. Bendera merah yang mengindikasikan masalah potensi termasuk:

1. Presentase besar atas penjualan kotor pemasok adalah untuk perusahaan yg menjalankan audit
pemasok.

2. Metode penetapan harga pemasok berbeda dari prakti industry standar.

3. Pemasok tidak memiliki peralatan yg ia sewa tetapi ia sendiri menyewakan peralatan tersebut dari
pihak ketiga

4. Biaya hiburan tinggi dalam hal persentase dari penjualan kotor pemasok tersebut.

5. Pemasok mengirimkan faktur pihak ketiga yang diubah atau fiktif.

6. Alamat pemasok dalam fakturnya fiktif.

Laporan penerimaan ( receiving report ) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman,

termasuk tanggal yg diterima, pengirim pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Tiga pengecualian yg mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang yang berbeda
dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak atau, (3) menerima barang berkualitas infrerior
yang gagal inspeksi. Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo
debit dikirimkan pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam
pengakuan.

Ancaman Dan Pengendalian

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya terkait dengan
pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur
pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman ini adalah mengintruksikan departemen
penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.

Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Menghitung dengan
benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk memelihara catatan persediaan perpetual yang
akurat. Ini juga memastikan bahwa perusahaan membayar hanya barang-barang yg benar diterima.
Untuk mendorong petugas penerimaan agar tepat menghitung apa yang dikirimkan, banyak perusahaan
yang mendisain sistem pemrosesan permintaan sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka,
para pekerja dok penerimaan tidak melihat kuantitas yang dipesan.

Prosedur-prosedur yang berbeda diperlukan untuk untuk mengembalikan pembelian dan jasa, seperti
pekerjaan pengecatan dan pemeliharaan. Tantangan besar dalam area ini adalah menetapkan bahwa
jasa ini benar-benar dijalankan , yang mungkin sulit. Sebagai contoh, inspeksi visual dapat
mengindikasikan apakah sebuah ruangan sudah dicat; ini tidak mengungkap, meski demikian, apakah
tembok dengan layak diberi cat dasar, kecuali inspeksi dilakukan selama proses pengecatan, yang
mungkin tidak selalu memungkinkan.

Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia yang sesuai agar
bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen tersebut. Sulit untuk mencegah
penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu, pengendalian detektif juga diperlukan. Salah satu
teknik yang paling efektif adalah bagi fungsi audit internaluntuk menjalankan tinjauan menditail secara
periodic atas jasa , termasuk audit catatan pemasok.
Pencurian persediaan adalah ancaman yang lainnya. Beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan
untuk mengamankan persediaan terhadap kehilangan. Pertama, persediaan seharusnya disimpan secara
aman dengan akses yang terbatas. Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan seharusnya
didokumentasikan. Ketiga, penting untuk menghitung persediaan di tangan secara periodik dan
merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan