BAB 13 : SIKLUS PENGELUARAN ; PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

PENDAHULUAN

Siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan
informasi terkait yang terkait dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa. Dalam siklus
pengeluaran, pertukaran informasi eksternal primer adalah dengan pemasok (vendor). Di dalam
organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk membeli barang dan material mengalir ke siklus
pengeluaran dari pendapatan dan siklus produksi, pengen-dalian inventaris, dan berbagai departemen.
Setelah barang dan bahan tiba, pemberitahuan penerimaan mereka mengalir kembali ke sumber-sumber
dari siklus pengeluaran. Data pengeluaran juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan
fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen. Tujuan
utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk mengurangi biaya total perolehan dan pemeliharaan
persediaan, persediaan, dan layanan yanous yang perlu berfungsi oleh organisasi.

Ada 4 kegiatan siklus pengeluaran dasar:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa

2. Menerima bahan, perlengkapan dan jasa

3. Menyetujui faktur pemasok

4. Pengeluaran kas

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Hubungan erat antara kegiatan siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual
memiliki implikasi penting untuk desain sistem informasi akuntansi kedua belah pihak.

Proses

Departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk mem-astikan jumlah
bahan dan persediaan yang memadai, setiap departemen dapat menga-jukan permintaan untuk membeli
barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistem akan mencari file induk inventaris untuk
mengidentifikasi pemasok pilihan untuk item ter-sebut. Sistem kemudian membuat pesanan pembelian
yang sdnt ke pemasok melalui EDI.

Ancaman dan Pengendalian

Semua kegiatan siklus pengeluaran bergantung pada data base terintegrasi yang berisi informasi tentang
pemasok, inventaris, dan aktivitas pembelian. Kesalahan dalam data master pemasok dapat menyebabkan
pemesanan dari pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan berkualitas rendah, pengiriman sebelum
waktunya, pengiriman pembayaran ke alamat yang salah, dan penyaluran curang kepada pemasok fiktif.
Kesalahan dalam data induk inventaris dapat menyebabkan penundaan produksi karena usia kunci yang
tidak terduga dari bahan kunci atau pembelian yang tidak perlu dan inventaris berlebih. Kesalahan dalam
data master pembelian dapat menyebabkan pembelian yang tidak sah dan kegagalan untuk mengambil
keuntungan dari diskon yang dinegosiasikan. Data master yang akurat memungkinkan manajemen untuk
lebih baik menggunakan sistem arl ERP kemampuan pelaporan yang luas untuk memantau kinerja.
Karena inventaris mewakili investasi modal kerja yang besar, laporan yang membantu mengelola
inventaris sangat berharga. Akuntan perlu memahami bagaimana kegiatan bisnis dilakukan untuk
merancang laporan lain yang dapat membantu manajemen mengelola persediaan dengan lebih baik.

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN DAN JASA

Aktivitas bisnis utama pertama pada siklus pengeluaran adalah Memesan persediaan, persediaan, atau
layanan. Ini melibatkan identifikasi pertama apa, kapan, dan berapa banyak yang harus dibeli, dan
kemudian memilih dari pemasok mana yang akan dibeli.

A. Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak yang Harus Dibeli

Proses

Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah mempertahankan persediaan yang cukup
sehingga produksi dapat terus berlanjut tanpa gangguan bahkan jika penggunaan persediaan lebih besar
dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam melakukan pengiriman. Pendekatan tradisional
ini sering disebut pendekatan kuantitas pesanan ekonomi (EOQ) karena didasarkan pada perhitungan
ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah pemesanan, membawa, dan biaya kehabisan
persediaan. Memesan biaya mencakup semua biaya yang terkait dengan transaksi pembelian pemrosesan.

Perencanaan kebutuhan bahan (MRP) berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan
dengan meningkatkan ketepatan teknik peramalan untuk memenuhi jadwal pembelian untuk memenuhi
kebutuhan produksi. Sistem persediaan just-in-time (JIT) mencoba untuk meminimalkan, jika tidak benar-
benar menghilangkan, inventaris barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai
respons terhadap penjualan aktual, bukannya perkiraan.

Ancaman dan Pengendalian

Salah satu ancamannya adalah bahwa catatan inventaris yang tidak akurat dapat menghasilkan stok yang
menyebabkan hilangnya penjualan atau membawa kelebihan inyentory yang meningkatkan biaya. Untuk
mengurangi risiko masalah ini, metode persediaan perpetual harus digunakan untuk memastikan bahwa
informasi tentang stok persediaan selalu terkini.
B. Memilih Pemasok

Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok.

Proses

Keputusan operasi yang penting dalam kegiatan pembelian adalah memilih supplie untuk barang
persediaan.

Beberapa fakta harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:

 Sebuah harga

 Kualitas bahan

 Ketergantungan dalam melakukan pengiriman

Pesanan pembelian adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara resmi meminta pemasok untuk
menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga yang ditentukan. Pesanan pembelian selimut
adalah komitmen untuk membeli barang tertentu dengan harga yang ditentukan dari pemasok tertentu
untuk jangka waktu tertentu, seringkali satu tahun.

Program inventaris yang dikelola vendor secara khusus mengalihdayakan sebagian besar

kontrol inventaris dan fungsi pembelian: Pemasok diberikan akses ke data penjualan dan inventaris dan
diberi wewenang untuk secara otomatis mengisi persediaan ketika stok jatuh ke poin pemesanan ulang
yang telah ditentukan sebelumnya.

Ancaman dan Pengendalian

Anggaran juga sangat membantu dalam membebani biaya pembelian. Pembelian harus dibebankan ke
akun yang merupakan tanggung jawab orang atau departemen yang menyetujui permintaan tersebut.
Biaya yang sebenarnya harus dibandingkan secara berkala dengan tunjangan anggaran. Untuk
memfasilitasi pengendalian, laporan-laporan ini harus menyoroti setiap penyimpangan signifikan dari
jumlah yang dianggarkan untuk penyelidikan lebih lanjut (prinsip manajemen dengan pengecualian).
PENERIMAAN

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah tanda terima dan penyim-panan barang
pesanan. Departemen penerima bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya
laporan ke manajer gudang, yang pada gilirannya melapor ke wakil presiden manufaktur. Departemen
persediaan toko, yang juga melaporkan kepada manajer gudang, bertanggung jawab untuk penyimpanan
barang. Informasi tentang penerimaan barang pesanan harus dikomunikasikan kepada fungsi kontrol
inventaris untuk memperbarui catatan inventaris.

Proses

Laporan penerimaan, dokumen detail tentang setiap pengiriman, termasuk tanggal yang diterima,
pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan
nomor barang, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk
mengidentifikasi orang-orang yang menerima dan memeriksa barang-barang serta untuk komentar
tentang kualitas barang yang diterima.

Ancaman dan Pengendalian

Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah menginstruksikan departemen
penerima untuk hanya menerima pengiriman yang ada pesanan pembelian yang disetujui. Oleh karena itu,
departemen penerimaan membutuhkan akses ke file pesanan pembelian terbuka.

MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Kegiatan utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran.

Proses

Bagian pembayaran hutang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban hukum untuk
membayar pemasok muncul pada barang yang diterima. Ketika faktur pemasok diterima, departemen
hutang bertanggung jawab atasmencocokkannya dengan pesanan pembelian yang sesuai dan menerima
laporan Kombinasi dari faktur pemasok dan dokumentasi pendukung terkait menciptakan apa yang
disebut paket voucher. Dalam sistem non-voucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan
dokumentasi penyuplai) diposkan ke catatan masing-masing pemasok dalam arsip hutang dan kemudian
disimpan dalam file faktur terbuka. dalam sistem voucher, dokumen tambahan yang disebut voucher
pencairan juga dikurung ketika faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan
mengidentifikasi pemasok, daftar faktur terutang, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayarkan
setelah dikurangi semua diskon yang berlaku untuk semua tunjangan.

Ancaman dan Pengendalian

Ketepatan matematis dari faktur vendor harus diverifikasi dan harga dan jumlah yang tercantum di sini
dibandingkan dengan yang ditunjukkan pada pesanan pembelian dan menerima laporan.
PENCAIRAN TUNAI

Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.

Proses

Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Ini memisahkan
fungsi tahanan, dilakukan oleh kasir, dari otorisasi dan fungsi perekaman, dilakukan oleh departemen
pembelian dan hutang, masing-masing. Pembayaran dilakukan ketika hutang dibayarkan kepada kasir
paket voucher. Meskipun banyak pembayaran terus dilakukan dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI
meningkat.

Ancaman dan Pengendalian

Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. Piutang dagang memberikan proyeksi dari
koleksi uang tunai di masa depan. Rekening hutang dan file pesanan pembelian terbuka menunjukkan
jumlah komitmen saat ini dan yang tertunda untuk pemasok, dan fungsi sumber daya manusia
memancarkan informasi tentang kebutuhan pembayaran. Ancaman lainnya adalah membayar barang yang
tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah dengan membandingkan jumlah
yang tertera pada inuitis vendor dengan jumlah yang dimasukkan oleh orang kontrol inventaris, yang
menerima hansfer barang-barang tersebut dari departemen penerima.