SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN

SECARA TUNAI PENCAIRAN

A. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran merupakan cerminan dari
aktivitasaktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Keterkaitan erat antara
aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual mempunyai
implikasi penting bagi desain sistem informasi akuntansi kedua belah pihak. Khususnya,
dengan menerapkan pengembangan TI baru untuk merekayasa ulang aktivitas siklus
pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang bagi pemasok untuk merekayasa ulang
aktivitas siklus pendapatan mereka. Sebaliknya, penggunaan TI untuk mendesain ulang
siklus pendapatan perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk
mengubah siklus pengeluaran mereka sendiri.
1. Proses
Seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan pemrosesan batch untuk
membayar pemasoknya. Setiap hari, bendahara menggunakan sistem pemrosesan
penyelidikan untuk meninjau tagihan yang jatuh tempo dan menyetujui
pembayarannya. AOE melakukan pembayaran ke beberapa pemasok besarnya
menggunakan pertukaran data elektronik keuangan (FEDI) namun masih mencetak
cek kertas untuk banyak pemasok kecilnya. Ketika pembayaran transfer dana
elektronik (EFT) diotorisasi atau cek dicetak, sistem memperbarui file hutang usaha,
faktur terbuka, dan buku besar. Untuk setiap pemasok, total seluruh voucher
dijumlahkan, dan jumlah tersebut dikurangi dari kolom saldo dalam catatan file induk
pemasok tersebut. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang relevan ditandai
untuk menandai bahwa transaksi tersebut telah dibayar. Faktur yang telah dibayar
kemudian dihapus dari file faktur terbuka. Saran pengiriman uang disiapkan untuk
setiap pemasok, yang mencantumkan setiap faktur yang dibayar dan jumlah diskon
atau tunjangan yang diambil. Untuk pembayaran yang dilakukan melalui EFT, data
pengiriman uang disertakan dengan pembayaran EFT sebagai bagian dari paket
FEDI. Untuk pembayaran yang dilakukan dengan cek, bukti pengiriman uang yang
tercetak disertakan dengan cek yang ditandatangani. Setelah semua transaksi
 pencairan diproses, sistem membuat ringkasan entri jurnal, mendebit hutang dagang
dan mengkredit kas, dan memposting entri tersebut ke buku besar.
2. Ancaman Dan Kontrol
Akuntan perlu memahami bagaimana aktivitas bisnis dilakukan untuk merancang
laporan lain yang dapat membantu manajemen mengelola inventaris dengan lebih
baik. Misalnya, berguna untuk memantau persentase permintaan yang dipenuhi dari
persediaan yang ada. Untuk barang-barang penting, jumlah ini harus mendekati 100%
untuk menghindari kehabisan stok dan keterlambatan dalam memenuhi pesanan
pelanggan. Namun, untuk sebagian besar item, rasio pengisian yang tinggi tidak
diinginkan karena memerlukan terlalu banyak persediaan. Laporan lain dapat
membantu manajemen mengidentifikasi kepentingan relatif dari berbagai item dalam
persediaan. Misalnya, mungkin berguna untuk mengklasifikasikan barang
berdasarkan beberapa dimensi, seperti frekuensi pembelian, frekuensi penggunaan
atau penjualan kembali, dan kontribusi terhadap profitabilitas. Item yang sering dibeli
dan digunakan serta memberikan kontribusi signifikan terhadap profitabilitas
sangatlah penting dan harus dikelola sedemikian rupa untuk mempertahankan tingkat
pengisian yang tinggi. Sebaliknya, manajemen mungkin ingin mempertimbangkan
untuk menghilangkan barang-barang yang jarang dibeli, jarang digunakan, dan tidak
memberikan kontribusi banyak terhadap profitabilitas. Seperti yang akan kita lihat di
bagian berikut, akuntan dapat membantu manajer dengan merancang berbagai laporan
rinci dan metrik yang relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis dalam siklus
pengeluaran

B. PEMESANAN BAHAN, PERSEDIAAN, DAN LAYANAN

Aktivitas bisnis besar pertama dalam siklus pengeluaran (lingkaran 1.0 pada Gambar
15-2) adalah pemesanan inventaris, persediaan, atau jasa. Hal ini melibatkan identifikasi
terlebih dahulu apa, kapan, dan berapa banyak yang akan dibeli, lalu memilih dari
pemasok mana yang akan dibeli.
1. Mengidentifikasi Apa, Kapan, Dan Berapa Banyak Yang Harus Dibeli
Seperti yang ditunjukkan dalam kasus pendahuluan, pencatatan inventaris yang
tidak akurat dapat menimbulkan masalah yang signifikan bagi organisasi. Oleh
 karena itu, akuntan dan profesional sistem perlu memahami praktik terbaik untuk
mengelola inventaris.
2. Memilih Pemasok
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah
memilih pemasok. Agen pembelian (terkadang disebut pembeli) biasanya melakukan
tugas ini. Pada perusahaan manufaktur seperti AOE, fungsi pembelian erat kaitannya
dengan siklus produksi.

C. MENERIMA
Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan
penyimpanan barang pesanan. Sebagai proses yang berbeda karena masing-masing
langkah dilakukan oleh fungsi organisasi yang berbeda. Departemen penerimaan
bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya melapor kepada
manajer gudang, yang selanjutnya melapor kepada wakil presiden manufaktur.
Departemen penyimpanan inventaris, yang juga melapor kepada manajer gudang,
bertanggung jawab atas penyimpanan barang. Informasi penerimaan barang dagangan
yang dipesan harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan untuk
memperbaharui catatan persediaan.
1. Proses
Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor pesanan
pembelian yang disebutkan pada slip pengepakan pemasok dengan file pesanan
pembelian yang terbuka untuk memverifikasi bahwa barang telah dipesan. Petugas
penerima kemudian menghitung jumlah barang yang dikirim dan memeriksa tanda-
tanda kerusakan yang nyata. Petugas penerima mendokumentasikan semuanya pada
laporan penerimaan, termasuk tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor
pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, laporan penerimaan
menunjukkan nomor barang, deskripsi, satuan ukuran, dan kuantitas. Laporan
penerimaan juga memuat ruang untuk mengidentifikasi orang yang menerima dan
memeriksa barang serta keterangan mengenai mutu barang yang diterima.
2. Ancaman Dan Kontrol
 Ancaman lainnya adalah kesalahan penghitungan barang yang diterima.
Menghitung jumlah yang diterima dengan benar sangat penting untuk menjaga
keakuratan catatan persediaan abadi. Hal ini juga memastikan bahwa perusahaan
hanya membayar barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong petugas
penerimaan menghitung secara akurat apa yang dikirimkan, banyak perusahaan
merancang sistem pemrosesan penyelidikan sehingga ketika meninjau pesanan
pembelian terbuka, pekerja dermaga penerima tidak melihat kuantitas yang dipesan.
(Jika dokumen kertas masih digunakan, bidang kuantitas yang dipesan akan
dihitamkan pada salinan pesanan pembelian di departemen penerima.) Namun
demikian, petugas penerima masih mengetahui jumlah barang yang diharapkan
karena pemasok biasanya menyertakan slip pengepakan. dengan setiap pesanan.
Akibatnya, ada godaan untuk melakukan perbandingan visual sekilas antara jumlah
yang diterima dengan yang tertera pada slip pengepakan, untuk segera mengarahkan
barang ke tempat yang dibutuhkan. Oleh karena itu, perusahaan harus
mengkomunikasikan dengan jelas kepada petugas penerima tentang pentingnya
penghitungan semua pengiriman secara hati-hati dan akurat. Sarana komunikasi yang
efektif adalah dengan meminta petugas penerima tidak hanya mencatat jumlah yang
diterima tetapi juga menandatangani laporan penerimaan atau memasukkan nomor ID
karyawan mereka ke dalam sistem. Prosedur seperti itu menunjukkan adanya
tanggung jawab, yang biasanya menghasilkan kerja yang lebih rajin. Beberapa
perusahaan juga menawarkan bonus kepada petugas penerima karena mengetahui
ketidaksesuaian antara slip pengepakan dan jumlah sebenarnya yang diterima
sebelum petugas pengiriman berangkat. Jika memungkinkan, penggunaan kode
batang dan tag RFID dapat secara signifikan mengurangi kesalahan penghitungan
yang tidak disengaja. Terakhir, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk secara otomatis
menandai perbedaan antara jumlah penerimaan dan jumlah pesanan yang melebihi
tingkat toleransi yang telah ditentukan sehingga perbedaan tersebut dapat segera
diselidiki.

D. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

1. Proses
 Departemen hutang dagang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran.
Kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima.
Namun, untuk alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat hutang usaha
hanya setelah faktur pemasok diterima dan disetujui. Ketika faktur pemasok diterima,
departemen hutang bertanggung jawab untuk mencocokkannya dengan pesanan
pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai. Kombinasi faktur pemasok dan
dokumentasi pendukung terkait menciptakan apa yang disebut paket voucher.
2. Ancaman Dan Kontrol
Kesalahan dalam pencatatan dan pencatatan pembayaran kepada pemasok
mengakibatkan kesalahan laporan keuangan dan kinerja yang, pada gilirannya, dapat
berkontribusi pada pengambilan keputusan yang buruk. Pengendalian entri data dan
pemrosesan untuk memastikan integritas pemrosesan untuk mencegah masalah
seperti ini. Salah satu pengendalian tersebut adalah dengan membandingkan
perbedaan saldo rekening pemasok dengan jumlah total faktur yang diproses sebelum
dan sesudah pemrosesan cek. Total seluruh saldo akun pemasok (atau voucher yang
belum dibayar) juga harus direkonsiliasi secara berkala dengan jumlah akun
pengendali utang usaha di buku besar.

E. PENCAIRAN TUNAI
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.
1. Proses
Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab membayar pemasok.
Hal ini memisahkan fungsi penitipan, yang dilakukan oleh kasir, dari fungsi otorisasi
dan pencatatan, yang masing-masing dilakukan oleh departemen pembelian dan
hutang. Pembayaran dilakukan ketika hutang dagang mengirimkan paket voucher ke
kasir. Meskipun penggunaan EFT dan FEDI meningkat, banyak pembayaran yang
terus dilakukan dengan cek.
2. Ancaman Dan Kontrol
Ancaman lainnya adalah pembayaran barang yang tidak diterima. Pengendalian
terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah dengan membandingkan jumlah yang
tertera pada faktur pemasok dengan jumlah yang dimasukkan oleh petugas
 pengendalian persediaan, yang menerima pemindahan barang tersebut dari
departemen penerimaan. Banyak perusahaan memerlukan departemen pengendalian
persediaan untuk memverifikasi jumlah pada laporan penerimaan sebelum dapat
digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok. Verifikasi bahwa layanan
(misalnya pembersihan atau pengecatan) dilakukan sesuai dengan tagihan lebih sulit.
Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan mengandalkan pengendalian anggaran
dan peninjauan cermat terhadap pengeluaran departemen untuk menunjukkan potensi
masalah yang memerlukan penyelidikan.

DAFTAR PUSTAKA

Romney, M. B., dkk. 2021. Accounting Information System, 15th Edition Global Edition, United
States: Pearson Education (RM).