Aktivitas Pengendalian Transaksi Pembelian

Sebenarnya hampir semua perusahaan yang memerlukan audit memiliki

sistem akuntansi yang terkomputerisasi.Oleh karena itu,buku ini berfokus pada
bagaimana manajemen akan mengimplementasikan aktivitas pengendalian
dengan menggunakan prosedur pengendalian yang terprogram.Pada bab 9 dan
10 buku jilid 1 dijelaskan bahwa terdapat dua jenis pengendalian komputer :

Pengendalian umum,yang berkaitan dengan lingkungan komputer dan

yang mempunyai pengaruh pervasif terhadap aplikasi komputer.
Pengendalian aplikasi yang berkaitan dengan setiap aplikasi akuntansi
yang terkomputerisasi,seperti siklus pengeluaran.

Ingat kembali bahwa jika pengendalian umum tidak efektif,maka

pengendalian aplikasi jarang dapat diandalkan.Untuk tujuan pembahasan,bab ini
akan menganggap bahwa pengendalian umum adalah efektif,seperti prosedur
tindak lanjut yang digunakan perusahaan untuk menyelidiki masalah yang dipicu
oleh pengendalian aplikasi.Akhirnya pertimbangan akan diberikan pada prosedur
yang digunakan auditor untuk memperoleh dan mendokumentasikan
pemahaman
atas
pengendalian
internal,serta
melakukan
pengujian
pengendalian yang digunakan dalam membuat penilaian akhir atas resiko
pengendalian untuk transaksi pembelian.
Dokumen dan Catatan Yang Umum
Sejumlah dokumen dan catatan yang umum yang tercangkup dalam siklus
pengeluaran akan dibahas secara singkat berikut ini.Secara khusus,sistem EDP
dapat mengubah bentuk dokumen atau file tersebut.Sebagai contoh,struktur file
yang akan dibahas dibawah ini merupakan salah satu struktur yang lebih
tradisional.Bagi perusahaan yang menggunakan sistem databese,catatan
transaksi akan disimpan dalam suatu databese dan auditor perlu memahami
tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke informasi dalam sistem ini,serta
bagaimana tabel-tabel tersebut berkaitan satu sama lain.Meskipun demikian
dokumen dan catatan berikut akan sering ditemukan dalam sebagian besar
sistem akuntansi :

Permintaan Pembelian.Permintaan tertulis akan barang dan jasa yang

diajukan oleh orang atau departemen yang berwenang kepada
departemen pembelian.
Pesanan Pembelian.Penawaran tertulis dari departemen pembelian kepada
penjual untuk membeli barang atau jasa sebagaimana tertulis dalam
pesanan tersebut.
Laporan Penerimaan.Laporan yang dibuat atas penerimaan barang yang
menunjukkan jenis dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok.
Faktur Penjual.Tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang yang
dikirim atau jasa yang diberikan,jumlah yang harus dibayar,termin
pembayaran serta tanggal tagihan tersebut.
Voucher.Suatu formulir internal yang menyebutkan nama pemasok,jumlah
yang harus dibayar,dan tanggal pembayaran untuk pembelian yang telah

diterima.Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pencatatan dan

pembayaran kewajiban.
Laporan Pengecualian.Laporan yang berisi informasi tentang transaksitransaksi yang diidentifikasi untuk diinvestigasi lebih lanjut dengan
pengendalian aplikasi komputer.
Ikhtisar Voucher.Laporan yang berisi seluruh voucher yang diproses dalam
suatu batch atau selama hari itu.
Register Voucher.Catatan akuntansi formal yang mencatat kewajiban yang
telah mendapat persetujuan untuk dibayar.
File Induk Pemasok Yang Telah Disetujui.File komputer yang berisi
informasi tentang penjual dan pemasok yang telah disetujui untuk
membeli jasa dari serta melakukan pembayaran kepadanya.
File Pesanan Pembelian Terbuka.File komputer tentang pesanan pembelian
yang telah dikirim ke para pemasok tetapi barang atau jasa belum
diterima.
File Penerimaan.File komputer yang berisi informasi tentang kuantitas
persediaan yang diterima dari pemasok.
File Transaksi Pembelian.File komputer yang berisi data mengenai voucher
yang telah disetujui atas pembelian yang telah diterima.File ini digunakan
untuk mencetak register voucher dan memutakhirkan file hutang
usaha,persediaan serta buku besar.
File Induk Utang Usaha.File komputer yang berisi data tentang voucher
yang belum dibayar yang telah disetujui.File ini dapat disusun oleh
pemasok.File ini harus ditambahkan ke saldo dalam akun pengendali
hutang usaha.
File Suspensi atau Penolakan.File komputer yang menahan transaksi yang
belum diproses karena ditolak oleh program aplikasi komputer.

Fungsi Fungsi
Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian
berikut :

Pengajuan Pembelian.Permintaan yang diajukan oleh perusahaan untuk

melakukan transaksi dengan perusahaan lain,yang meliputi (1)
pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui,
(2) pengajuan kembali permintaan barang dan jasa, (3) pembuatan
pesanan pembelian.
Penerimaan Barang dan Jasa.Penerimaan atau pengiriman fisik barang
atau jasa,yang mencakup (1) penerimaan barang, (2) penyimpanan
barang yang diterima untuk persediaan, (3) pengembalian barang ke
pemasok.
Pencatatan Kewajiban.Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban
hukum,yang meliputi (1) Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan
kewajiban dan (2) Pertanggung jawaban atas transaksi yang telah dicatat.

Setiap funsgi fungsi penting tersebut harus diberikan kepada orang atau
departemen yang berbeda.Hal ini merupakan pemisahan tugas yang klasik
dengan memisahkan otorisasi atas transaksi,penyimpanan aktiva,dan pencatata

transaksi.Dengan struktur semacam ini,pekerjaan seorang pegawai atau

departemen dapat menyediakan pengecekan yang independen atas ketepatan
pekerjaan yang dilakukan oleh orang atau departemen lainnya.
Pengajuan Pembelian
Suatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas
transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga yang independen.Banyak
perusahaan yang memisahkan subfungsi-subfungsi berikut untuk transaksi
dalam jumlah dolar tertentu.Untuk transaksi yang bernilai lebih kecil,suatu
departemen biasanya memiliki ruang gerak yang bebas dalam mengajukan
permintaan dan memesan barang.Apabila perusahaan memberikan kebebasan
yang lebih besar pada suatu departemen dalam mengawali transaksi,maka
biasanya perusahaan itu berupaya menetapkan anggaran dan tanggung jawab
pengendalian yang ketat atas pengeluaran departemen itu.

Mencantumkan nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui

Permintaan barang dan jasa
Pembuatan Pesanan Pembelian

Penerimaan Barang dan Jasa

Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen
penerimaan untuk menerima barang yang dikirimkan oleh pemasok.Penerimaan
barang atau jasa ini biasanya membuktikan bahwa suatu transaksi dan
penetapan kewajiban telah terjadi.Personil departemen penerimaan harus
membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum pada
pesanan pembelian,menghitung barang dan memeriksa kemungkinan adanya
barang yang rusak.

Pembuatan Laporan Penerimaan

Penyimpanan Barang Yang Diterima Sebagai Persediaan

Pencatatan Kewajiban
Penerimaan barang atau jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi
perusahaan untuk menyelesaikan transaksi.Akuntansi akrual mensyaratkan
pencatatan kewajiban.Banyak perusahaan membuat voucher ,yaitu suatu
dokumen internal ,untuk mengakui kewajiban dan mencatatnya dalam jurnal
pembelian atau register voucher.Pengendalian atas pencatatan kewajiban dan
asersi/tujuan audit spesifik yang berkaitan meliputi hal-hal berikut :

Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan faktur

penjual serta laporan penerimaan dan pesanan pembelian yang
bersangkutan.
Membandingkan tanggal laporan penerimaan dengan tanggal pencatatan
voucher.Kedua tanggal itu harus berada pada periode akuntansi yang
sama.
Melaksanakan pengecekan yang independen atas keakuratan matematis
dari setiap voucher dan faktur pemasok pendukungnya.

Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan diikhtisarkan

secara tepat dalam catatan akuntansi.
Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban perusahaan dengan
cara menunjuk seseorang untuk memberi persetujuan atas pembayaran
voucher.
Memberikan kode atas distribusi akun,dengan menunjukkan akun aktiva
atau beban yang harus didebet,ke voucher tersebut.
Dokumen pendukung harus segera distempel,dilubangi,atau dibubuhi
tanda lainnya agar dokumen tersebut tidak bisa digunakan lagi untuk
mengajukan permintaan pembayaran.

Sebagian besar pengendalian itu akan membandingkan keakuratan

pencatatan dengan data yang dimasukkan ketika transaksi dimulai atau
barang dan jasa diterima.

Pembuatan voucher dan pencatatan kewajiban

Perolehan Pemahaman dan Penilaian Risiko Pengendalian

Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian yang
mencukupi untuk merencanakan audit.Yaitu auditor perlu memiliki pemahaman
yang cukup agar mampu mengidentifikasi jenis-jenis salah saji yang
potensial,mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi risiko salah saji
yang material,dan merancang pengujian substansif.Jika auditor merencanakan
untuk menilai resiko pengendalian pada tingkat yang rendah untuk suatu
asersi,maka penting bagi dia untuk memperoleh pemahaman mengenai
prosedur pengendalian atas asersi tersebut.
Sebagaimana halnya dengan keempat komponen pengendalian internal
lainnya,pemahaman tentang aktivitas pengendalian yang berkaitan dengan
transaksi pembelian terutama diperoleh melalui pengalaman sebelumnya
dengan
klien,tanya
jawab,observasi,dan
inspeksi
dokumen.Sebagai
contoh,auditor dapat mengajukan pertanyaan tentang prosedur yang diikuti
dalam memproses pesanan pembelian,mengobservasi prosedur penerimaan dan
menginspeksi voucher serta dokumen pendukung di departemen hutang
usaha.Penggunaan kuisioner atau daftar pertanyaan dan bagan arus akan
membantu dalam mendapatkan serta mendokumentasikan pemahaman itu.
Jika auditor merencanakan untuk menilai resiko pengendalian pada tingkat
rendah,maka ia biasanya harus : (1) menguji keefektifan pengendalian umum,
(2) menggunakan teknik audit berbantuan komputer untuk mengevaluasi
keefektifan pengendalian terprogram,dan (3) menguji keefektifan prosedur untuk
menindaklanjuti
pengecualian
yang
diidentifikasi
oleh
pengendalian
terprogram.Sebagai contoh,auditor dapat menggunakan data pengujian untuk
menentukan apakah hasil yang diharapkan akan muncul dalam laporan
pengecualian jika ia memasukkan :

Kode otorisasi karyawan yang tidak sah

Pesanan pembelian yang melebihi batas yang telah terprogram
Nomor pemasok hilang atau keliru
Informasi penerimaan tidak sesuai dengan pesanan pembelian
Informasi dalam faktur penjualan tidak sesuai dengan informasi
penerimaan
Faktur penjual yang mengandung kesalahan aritmetik
Jumlah dollar dalam faktur penjual hilang atau tidak wajar.
Faktur penjual yang tidak memuat tanggal jatuh tempo atau termin
pembayaran
Faktur penjual yang tidak memuat nomor kode klasifikasi akun atau salah
kodenya.
Periode akuntansi penerimaan barang berbeda dengan periode
pencatatan transaksi.
Faktur penjual yang sama diajukan lebih dari satu kali.

Auditor juga dapat menggunakan perangkat lunak audit tergeneralisasi atau

program utilitas untuk mengecek urutan dan mencetak daftar pesanan

pembelian,laporan penerimaan atau voucher yang hilang nomornya dalam file

komputer tertentu.
Aktivitas Pengendalian Transaksi Pengeluaran Kas
Dokumen dan Catatan Yang Umum
Dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan
transaksi pengeluaran kas meliputi hal-hal berikut ini :

Cek.Perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang

ditunjukkan pada perintah tersebut kepada payee.
Ikhtisar cek.Laporan total cek yang diterbitkan dalam batch atau selama
hari bersangkutan.
File transaksi pengeluaran kas.Informasi tentang pengeluaran dengan cek
kepada pemasok dan pihak lainnya.File ini digunakan untuk pemostingan
ke file induk hutang usaha dan buku besar.
Jurnal pengeluaran kas atau register cek.Catatan akuntansi formal
mengenai cek yang diterbitkan kepada pemasok dan pihak lainnya.

Fungsi-Fungsi
Fungsi pengeluaran kas adalah proses dimana perusahaan akan
memberikan pertimbangan atas penerimaan barang dan jasa.Fungsi
pengeluaran kas biasanya meliputi pembayaran kewajiban secara simultan dan
pencatatan pengeluaran kas.
Pembayaran Kewajiban dan Pencatatan Pengeluaran
Biasanya bendahara atau fungsi manajemen kas bertanggung jawab untuk
menentukan voucher yang belum dibayar agar diproses pembayarannya pada
tanggal jatuh temponya.Semua voucher yang jatuh tempo setiap hari dari file
induk hutang usaha dan laporan ini akan direview untuk menentukan hutang
mana yang harus dibayar,dengan mempertimbangkan posisi kas perusahaan.
Setelah voucher tertentu diidentifikasi sebagai voucher yang harus
dibayar,maka komputer akan mencocokkan informasi tentang cek dengan
informasi pendukung,melaksanakan pengendalian aplikasi terprogram,memberi
tanda bahwa voucher telah dibayar dan mencatat transaksi dalam file transaksi
pengeluaran kas.Seringkali cek dibawah jumlah dollar tertentu dapat
ditandatangani secara manual oleh pejabat tertentu yang ditunjuk
perusahaan.Pengendalian atas pembuatan dan penandatanganan cek serta
tujuan audit spesifik terkait mencakup hal-hal berikut :

Pejabat yang berwenang di departemen keuangan harus bertanggung

jawab atas penandatanganan cek bernilai besar.
Pengendalian yang terprogram atas cek untuk menentukan bahwa setiap
cek telah dicocokkan secara tepat dengan voucher yang belum dibayar

yang disetujui dan nama penerima pembayaran serta jumlah dalam cek
telah sesuai dengan voucher.
Pengendalian yang terprogram akan membatalkan nomor voucher setelah
voucher tersebut dibayar,dan mereview file voucher yang telah dibayar
untuk mencegah voucher tersebut dibayar dua kali.
Untuk mengurangi resiko pencurian atau perubahan,departemen
pengendali produksi cek harus mengendalikan pengiriman cek tersebut.
Tidak ada cek yang diterbitkan berupa cek tunai atau cek atas unjuk dan
tidak ada blanko cek yang harus diterbitkan.
Cek bernomor urut harus digunakan dan dipertanggung jawabkan
Akses ke blanko cek dan cap tandatangan harus dibatasi kepada pejabat
yang diotorisasi.

Dalam sistem manual cek harus sesuai dengan voucher serta dokumen
pendukung yang mendasari,dan voucher harus ditandai untuk mencegah
pembayaran berganda.