BAB 19 AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN: PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI, DAN UTANG USAHA

I. Akun dan Kelas Transaksi dalam Siklus Akuisisi dan Pembayaran

Tujuan keseluruhan dari audit atas siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta pengeluaran kas bagi akuisisi tersebut disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum. Terdapat 3 kelas transaksi yang dimasukkan dalam siklus : 1. Akuisisi barang dan jasa 2. Pengeluaran kas 3. Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian

Akun-akun dalam siklus Akuisisi dan Pembayaran : 1. Kas di bank 2. Retur dan pengurangan pembelian 3. Diskon pembelian 4. Akun pengendali beban manufaktur 5. Utang usaha akun pengendali beban penjualan 6. Pembelian bahan baku 7. Property, pabrik, dan peralatan 8. Beban dibayar di muka 9. Akun pengendali beban administrasi

II.

Fungsi bisnis dalam siklus serta dokumen dan catatan yang terkait

Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang serta jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus tersebut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa itu, dan berakhir dengan pembayaran utang usaha.

1. Permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang. Perusahaan sering kali mengandalkan titik pemesanan kembali yang dispesifikasikan terlebih dahulu yang digunakan oleh computer untuk memulai permintaan pembelian persediaan secara otomatis. 2. Pesanan pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Perusahaan sering kali menyerahkan pesanan pembelian secara elektronik kepada vendor yang telah memiliki sistem electronic data interchange (EDI). Laporan penerimaan adalah kertas atau dokumen elektronik yang dibuat pada saat barang diterima. Laporan tersebut mencantumkan deskripsi barang, kuantitas yang diterima, tanggal diterima, dan data lainnya yang relevan. 3. Faktur Vendor adalah dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu akuisisi. 4. Memo debet juga merupakan dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor akibat retur barang atau pengurangan yang diberikan. 5. Voucher sering digunakan oleh organisasi dalam menetapkan cara yang formal untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomor urut. 6. File transaksi akuisisi adalah file yang dibuat computer yang meliputi semua transaksi akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode, seperti satu hari, satu minggu, atau satu bulan. File ini juga menampung retur dan pengurangan pembelian atau dapat diselenggarakan file terpisah untuk transaksi tersebut. 7. Jurnal akuisisi atau Listing mengidentifikasi apakah akuisisi dilakukan secara tunai atau dengan piutang usaha. Transaksi yang sama yang dicatat dalam jurnal atau listing juga diposting secara simultan ke buku besar umum dan jika dilakukan secara kredit, ke file induk piutang usaha. 8. File induk utang usaha mencatat transaksi akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan akuisisi untuk setiap vendor. Total setiap saldo akun dalam file induk sama dengan total saldo utang usaha dalam buku besar umum. 9. Neraca saldo utang usaha mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap faktur atau voucher pada suatu titik waktu.

10. Laporan Vendor adalah dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir. 11. Cek digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo. Sebagian besar perusahaan menggunakan cek yang dibuat melalui computer berdasarkan informasi yang tercantum dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa diterima. 12. File transaksi pengeluaran kas adalah file yang berisi jenis informasi yang sama seperti yang dibahas untuk file transaksi akuisisi. 13. Jurnal atau listing pengeluaran kas adalah listing atau laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas yang mencantumkan semua transaksi selama setiap periode waktu.

III.

Bagaimana E-Commerce Mempengaruhi Siklus Akuisisi dan Pembayaran

Perusahaan menggunakan Internet dan opsi e-commerce lainnya untuk merampingkan proses akuisisi barang dan jasa serta proses lainnya seputar manajemen mata rantai suplai. Beberapa perusahaan menggunakan ekstranet yang terhubung dengan pemasok yang telah disetujui terlebih dahulu untuk memesan produk atau jasa serta untuk memperoleh informasi yang berguna dalam mengambil keputusan pembelian di masa depan.

Banyak yang berpendapat bahwa pengguanaan Internet untuk memperoleh barang dan jasa menimbulkan efisiensi pasar dan harga yang lebih murah karena pasar online akan memungkinkan jumlah pemasok dna pelanggan yang lebih besar untuk menegosiasikan pembelian serta penjualan produk dan jasa.

IV.

Metodologi

Untuk Merancang

Pengujian

Pengendalian

Dan Pengujian

Substantif Atas Transaksi

Dalam audit yang dilaksanakan dengan baik, pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi untuk siklus akuisisi dan pembayaran menerima perhatian yang sangat besar, terutama apabila klien memiliki pengendalian internal yang efektif.

Auditor harus memahami pengendalian internal untuk siklus akuisisi dan pembayaran sebagai bagian dari pelaksanaan prosedur penilaian risiko dengan mempelajari bagan arus klien, mereview kuesioner pengendalian internal, melaksanakan pengujian walkthrough untuk transaksi akuisisi dan pengeluaran kas.

Selanjutnya menilai risiko pengendalian yang direncanakan; Otorisasi Pembelian adalah otorisasi yang tepat untuk melakukan akuisisi akan memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh. Agar pengendalian internal berjalan dengan baik, departemen pembelian harus terpisah dari departemen yang mengotorisasi akuisisi atau menerima barang. Pemisahan Penyimpanan Aktiva dari Fungsi Lainnya. Satu salinan biasanya diserahkan ke gudang bahan baku dan yang lainnya ke departemen utang usaha yang memerlukan informasinya. Pencatatan yang Tepat Waktu dan Review Independen atas Transaksi. Dokumen dan catatan yang memadai, prosedur yang tepat untuk menyimoan catatan, dan pengecekan independen atas kinerja juga merupakan pengendalian yang penting dalam fungsi utang usaha. Otorisasi Pembayaran. Pengendalian yang paling penting terhadap pengeluaran kas termasuk : penandatangan cek oleh individu yang memiliki wewenang yang tepat, pemisahan tanggung jawab untuk menandatangani cek dan melaksanakan fungsi utang usaha, pemeriksaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh si penandatangan cek pada saat cek ditandatangani.

Setelah mengindentifikasi pengendalian internal kunci dan defisiensi, auditor menilai risiko pengendalian. Setelah efektivitas operasi pengendalian ditingkatkan dan didukung oleh pengujian pengendalian tambahan, auditor akan mampu mengurangi pengujian substantif.

Kemudian merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi untuk akuisisi. Empat dari enam tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi akuisisi memerlukan perhatian khusus sehingga harus diperiksa secara lebih teliti.

1. Akuisisi yang dicatat adalah untuk barang dan jasa yang diterima, konsisten dengan kepentingan utama dari klien (keterjadian). Jika auditor yakin bahwa pengendalian sudah memadai untuk tujuan ini, pengujian atas transaksi yang tidak benar dan transaksi yang dicatat sebenarnya tidak ada dapat dikurangi secara drastis. 2. Akuisisi yang ada telah dicatat (kelengkapan). Untuk memastikan tidak adanya kelalaian mencatat akuisisi barang dan jasa yang diterima secara langsung akan mempengaruhi saldo utang usaha dan mungkin menghasilkan lebih saji laba bersih serta ekuitas pemilik. 3. Akuisisi telah dicatat secara akurat (keakuratan). Luas pengujian yang terinci atas banyak akun neraca dan beban tergantung pada evaluasi auditor keefektifan pengendalian internal terhadap keakuratan transaksi akuisisi yang dicatat. 4. Akuisisi telah diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi). Relative menghabiskan banyak waktu bagi auditor untuk mendokumentasikan pengujian atas akuisisi aktiva tetap pada periode berjalan dan akun beban demi tujuan keakuratan dan klasifikasi.

Kemudian merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi untuk pengeluaran kas. Biasanya auditor melaksanakan pengujian akuisisi dan pengeluaran kas pada saat yang bersamaan. Jadi, verifikasi dapat dialkukan secara efisien tanpa mengurangi keefektifan pengujian.

Terdapat tiga perbedaan yang penting antara akuisisi dan pembayaran dibandingkan siklus lainnya. 1. Akun laporan laba rugi dan neraca yang terlibat. Hal ini meningkatkan potensi salah saji klasifikasi, yang beberapa mungkin akan mempengaruhi laba. 2. Pertimbangan yang signifikan terhadap biaya lease dan konstruksi. Hal ini meningkatkan kemungkinan salah saji. 3. Jumlah nilai uang setiap transaksi dalam siklus mencakup rentang yang luar. Akibatnya, auditor sering kali memisahkan item-item yang bernilai besar dan tidak biasa serta mengujinya atas dasar 100 persen.