BAB 19

AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN:

PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI,
DAN UTANG USAHA
AKUN DAN PENGELOMPOKAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PEROLEHAN DAN
PEMBAYARAN
Tujuan Audit Siklus Perolehan dan Pembayaran
Untuk mengevaluasi apakah akun yang terpengaruh oleh perolehan barang/jasa
dan pengeluaran kas untuk perolehan tersebut telah disajikan dengan wajar
sesuai dengan standar akuntansi.
3 Kelas Transaksi dalam Siklus Perolehan dan Pembayaran
Perolehan barang/jasa
Pengeluaran kas
Retur dan potongan pembelian, dan Diskon pembelian
Akun yang Terpengaruh dalam Siklus Perolehan dan Pembayaran

Akun-akun di atas hanyalah akun pengendali dari tiga kategori utama dari
beban dari sebagian besar perusahaan. Untuk masing-masing akun tersebut
biasanya masih diturunkan kepada akun yang lebih spesifik. Karena banyaknya
akun yang terpengaruh dalam siklus ini, audit yang dilakukan biasanya memakan
waktu yang lebih lama.

FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN/CATATAN TERKAIT

Siklus perolehan dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses dalam
mendapatkan barang/jasa untuk operasi bisnis perusahaan. Siklus ini biasanya
diawali dengan pembuatan purchase requisition oleh pegawai yang mempunyai
otoritas yang membutuhkan barang/jasa, dan diakhiri dengan pembayaran utang
usaha.
Kelas
Transaksi
Perolehan

Pengeluaran
Kas

Akun
Inventory
Aset Tetap
Beban Dibayar
di Muka
Leasehold
Improvement
Utang Usaha
Beban Produksi
Beban Penjualan
Beban
Administratif

Fungsi Bisnis

Dokumen dan Catatan

Pemrosesan
pesanan
pembelian

Purchase requisition
Purchase order

Penerimaan
barang/ jasa
Pengakuan
kewajiban

Receiving report

Kas
di
Bank Pemrosesan dan
(dari
pencatatan
pengeluaran
pengeluaran kas
kas)
Utang Usaha
Diskon
Pembelian

Vendors invoice
Debit memo
Voucher
Acquisition transaction file
Acquisition journal or listing
Accounts payable master
file
Accounts
payable
trial
balance
Vendors statement
Check
or
electronic
payment
Cash
disbursement
transaction file
Cash disbursement journal
or listing

1. Pemrosesan Pesanan Pembelian

Permintaan barang/jasa merupakan titik awal dalam siklus perolehan dan
pembayaran. Dokumen yang terkait adalah:

Purchase requisition
PR digunakan untuk melakukan permintaan barang/jasa oleh pegawai
yang mempunyai otorisasi. Beberapa perusahaan telah menggunakan
komputer untuk melakukan permintaan pembelian secara otomatis ketika
persediaan mencapai jumlah minimal tertentu.
Purchase order
PO merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pesanan
barang/jasa dari vendor. Dalam PO tercantum deskripsi, jumlah, dan
informasi terkait barang/jasa yang ingin dibeli oleh perusahaan dan seringkali
digunakan untuk mengindikasikan otorisasi perolehan. Perusahaan biasanya
telah menggunakan EDI (electronic data interchange) sehingga PO bisa
diberikan secara elektronik kepada vendor.
2. Penerimaan Barang/Jasa
Penerimaan barang/jasa oleh perusahaan dari vendor merupakan titik
kritis dalam siklus ini karena saat inilah perusahaan pertama kali mengakui
adanya perolehan dan kewajiban terkait dalam pencatatan. Ketika barang
diterima, pengendalian yang cukup membutuhkan pemeriksaan terhadap
deskripsi, kuantitas, waktu kedatangan, dan kondisi barang. Receiving report
merupakan dokumen, bisa berupa kertas maupun elektronik, yang disiapkan
ketika barang diterima. Dalam RR tercantum deskripsi barang, jumlah yang
diterima, tanggal diterima, dan data lain yang relevan.
3. Pengakuan kewajiban
Pengakuan kewajiban yang tepat membutuhkan pencatatan yang cepat
dan akurat. Pencatatan awal akan dapat mempengaruhi laporan keuangan dan
pengeluaran kas. Perusahaan harus benar-benar memperhatikan bahwa seluruh
transaksi perolehan telah dicatat, tapi hanya transaksi yang sebenarnya terjadi
dan dalam jumlah yang tepat. Dokumen dan catatan terkait adalah:
Vendors Invoice
Vendors invoice merupakan dokumen yang diterima dari vendor dan
menunjukkan jumlah terutang untuk perolehan barang/jasa tersebut, yang
berisi deskripsi dan jumlah barang/jasa yang diterima, harga (termasuk
ongkos angkut), syarat diskon, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan jumlah
utang. Vendors invoice menjadi penting karena dapat mengindikasikan
jumlah yang tercatat dalam file transaksi perolehan. Untuk perusahaan yang
menggunakan EDI, vendors invoice diberikan secara elektronik, dan hal ini
akan mempengaruhi bagaiman auditor dalam mengevaluasi bukti.
Debit Memo
Debit memo juga merupakan dokumen yang diterima dari vendor dan
mengindikasikan pengurangan terhadap jumlah utang kepada vendor karena
adanya retur atau potongan. Bentuknya biasanya sama dengan vendors
invoice, tapi menyebabkan adanya pengurangan utang usaha, bukan
menambah.
Voucher

Voucher biasanya digunakan oleh perusahaan untuk melakukan

pencatatan dan pengendalian perolehan secara formal, biasanya dengan
menomori transaksi perolehan secara berurutan. Voucher berisi PO, RR,
vendors invoice, dan fotokopi cek atau pembayaran lainnya ketika
pembayaran telah dilakukan.
Acquisition Transaction File
File ini merupakan file yang dibuat dengan sistem yang terdiri dari
seluruh transaksi perolehan yang telah diproses oleh sistem akuntansi dalam
periode tertentu. File ini berisi seluruh informai yang dimasukkan ke dalam
sistem.
Acquisition Journal or Listing
Jurnal perolehan biasanya sering disebut dengan jurnal pembelian
yang berasal dari file transaksi perolehan dan biasanya mencantumkan nama
vendor, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun. Jurnal ini juga menunjukkan
apakah perolehan dilakukan secara kas atau dengan utang. Untuk transaksi
yang sama akan diposting secara teratur ke buku besar.
Accounts Payable Master File
Masterfile utang usaha mencatat perolehan, pengeluaran kas, dan
retur dan potongan pembelian untuk masing-masing vendor. Total saldo
masing-masing akun dalam master file sama dengan total saldo utang usaha.
Accounts Payable Trial Balance
Neraca saldo utang usaha menunjukkan jumlah utang kepada masingmasing vendor atau masing-masing invoice pada waktu tertentu. Isinya
berasal dari masterfile utang usaha.
Vendors Statement
Vendors statement adalah dokumen yang dibuat secara bulanan oleh
vendor dan menunjukkan saldo awal, perolehan, retur dan potongan,
pembayaran ke vendor, dan saldo akhir. Saldo dan aktivitas ini menunjukkan
sudut pandang vendor, bukan perusahaan klien.
4. Pemrosesan dan Pencatatan Pengeluaran Kas
Pembayaran atas pembelian barang/jasa merupakan aktivitas signifikan
bagi perusahaan karena secara langsung mengurangi saldo akun kewajiban.
Dokumen terkait adalah:
Check
Cek biasanya digunakan untuk membayar perolehan barang/jasa ketik
jatuh tempo. Banyak perusahaan menggunakan cek yang dibuat oleh
computer didasarkan pada informasi dalam file transaksi perolehan ketika
barang/jasa diterima. Cek biasanya dibuat rangkap, yang asli diberikan
kepada vendor, dan fotokopinya dimasukkan dalam voucher. Cek yang telah
dibubuhi tanda tanan pihak yang mempunyai otorisasi maka akan menjadi
asset. Dan ketika dicairkan oleh vendor, disebut dengan cancelled check, dan
tidak lagi menjadi asset tetapi menjadi dokumen. Dalam EDI, perusahaan
melakukan pembayarn kepada vendor secara elektronik melalui EFT
(electronic fund transfer) antara bank yang digunakan perusahaan dan bank
yang digunakan oleh vendor.

Cash Disbursement Transaction File

File ini merupakan file yang dibuat oleh computer yang terdiri dari
seluruh transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi dalam
periode tertentu.
Cash Disbursement Journal or Listing
Ini merupakan catatan yang berasal dari file transaksi pengeluaran kas
yang meliputi seluruh transkasi untuk periode tertentu. Transaksi yang sama
juga masuk dalam file master utang usaha dan buku besar.
BAGAIMANA E-COMMERCE
PEMBAYARAN

MEMPENGARUHI

SIKLUS

AKUISISI

DAN

Perusahaan dapat melakukan penyederhanaan proses akuisisi barang dan jasa

dengan memanfaatkan internet atau e-commerce lainnya. Salah satunya contohnya
adalah EDI (electronic data interchange) yang merupakan teknologi berdasarkan
internet yang memungkinkan adanya hubungan elektronik antara pemasok dan
pelanggan yang lebih kecil. Informasi produk tersedia di internet melalui website
vendor dan database dapat diakses dengan mudah. Beberapa perusahaan
menggunakan ekstranet yang memungkinkan pemasok dan pelanggan melakukan
bisnis secara langsung dan aman. Perusahaan lainnya menggunakan lelang
business-business melalui internet untuk menegosiasikan pembelian barang dan
jasa yang diperlukan dalam lelang terbuka. Penggunaan internet untuk memperoleh
barang dan jasa tersebut menimbulkan efisiensi pasar dan harga yang lebih murah,
serta memungkinkan pengiriman barang dan jasa yang lebih cepat. Selain itu,
ketersediaan produk dan informasi secara online dapat membantu mengurangi
biaya, misalnya biaya penggajian.
METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN
PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI

PENGENDALIAN

DAN

1. Memahami Pengendalian Internal

Auditor perlu memperoleh pemahaman atas pengendalian internal dalam
siklus perolehan dan pembayaran sebagai bagian dari melakukan penilaian
risiko.
2. Menilai Risiko Pengendalian yang Direncanakan
Beberapa pengendalian internal kunci dalam siklus ini adalah:
Otorisasi Pembelian
Otorisasi pembelian yang tepat meyakinkan bahwa barang/jasa yang
akan dibeli sesuai dengan tujuan perusahaan, dan menghindari adanya
pembelian barang yang berlebihan atau tidak diperlukan. Dalam
pengendalian internal yang efektif, departemen pembelian seharusnya
dipisah dengan pihak yang meotorisasi pembelian atau pihak yang menerima
barang. Seluruh PO seharusnya prenumbered untuk memudahkan
pencatatan dan untuk meminimalisir kemungkinan pembelian barang yang
tidak tepat.
Pemisahan Pihak yang Menangani Aset dari Fungsi Lainnya
Untuk mencegah pencurian atau penyalahgunaan, barang seharusnya
dikendalikan secara fisik dari ketika diterima hingga digunakan atau
dimusnahkan. Pihak yang menerima barang seharusnya berbeda/independen
dengan pihak gudang dan departemen akuntansi. Pencatatan akuntansi
seharusnya dilakukan ketika tanggung jawab atas barang berpindah,
misalnya dari bagian penerimaan ke gudang, dari gudang ke bagian produksi,
dan lain-lain.
Pencatatan Tepat Waktu dan Reviu Independen atas Transaksi
Di beberapa perusahaan, pencatatan kewajiban yang berasal dari
perolehan dibuat berdasarkan penerimaan barang/jasa. Namun, ada juga

perusahaan di mana pencatatan kewajiban ditunda hingga faktur pembelian

diterima. Dalam kasus ini, departemen utang usaha mempunyai tanggung
jawab untuk memverifikasi perolehan yang sesuai. Ini dilakukan dengan
membandingkan isi PO, RR dan Vendors Invoice untuk menentukan bahwa
deskripsi, harga, jumlah, ketentuan, dan ongkos angkut dalam faktur
pembelian benar. Hal ini biasanya dilakukan menggunakan computer.
Departemen utang usaha seharusnya juga mencatat seluruh receiving report
untuk meyakinkan bahwa tujuan kelengkapan terpenuhi. Pengendalian
penting dalam departemen utang usaha dan TI adalah pegawai yang
mencatat perolehan barang/jasa tidak mempunyai akses ke kas atau asset
lainnya. Pengendalian lain yang diperlukan adalah kecukupan dokumen dan
pencatatan, prosedur yang tepat dalam menyimpan catatan.
Otorisasi Pembayaran
Pengendalian penting dalam pengeluaran kas antara lain:
- Penandatanganan cek oleh pihak yang mempunyai otoritas yang tepat
- Pemisahan tanggung jawab dalam menandatangani cek dan menjalankan
fungsi utang usaha
- Pemeriksaan sekesam atas dokumen terkait oleh penandatangan cek
ketika cek ditandatangani
Cek seharusnya prenumbered sehingga memudahkan untuk mencatat
dan cek seharusnya dicetak pada kertas khusus sehingga sulit untuk
mengubah penerima cek dan jumlahnya. Perusahaan harus menyediakan
pengendalian fisik atas cek kosong. Perusahaan juga harus mempunyai cara
untuk menandai dokumen perolehan yang telah dibayar agar tidak terjadi
pembayaran ganda. Salah satu caranya adalah dengan menuliskan nomor
cek pada dokumen tersebut.
3. Menentukan Luas Pengujian Pengendalian
Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan
kekurangannya,
auditor
menilai
risiko
pengendalian.
Ketika
auditor
mengandalkan pengendalian untuk mendukung penilaian risiko pengendalian
awal di bawah batas maksimal, auditor melakukan pengujian pengendalian
untuk mengumpulkan bukti bahwa pengendalian berjalan dengan efektif. Jika
efektivitas pengendalian meningkat dan didukung dengan pengujian
pengendalian tambahan, auditor dapat mengurangi pengujian substantif.
4. Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas
Transaksi Akuisisi
Dalam merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif, auditor
harus:
Menghubungkan setiap pengendalian internal dengan tujuan audit yang
berkaitan dengan transaksi,
Menghubungkan pengujian pengendalian dengan pengendalian internal,
Menghubungkan pengujian substantive atas transaksi dengan tujuan audit yang
berkaitan dengan transaksi setelah mempertimbangkan pengendalian serta
defisiensi sistem.

Bukti audit yang harus dikumpulkan bervariasi dengan pengendalian internal

dan kondisi lain.
Tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi akuisisi:
1. Akuisisi yang dicatat adalah untuk barang dan jasa yang diterima, yang
konsisten dengan kepentingan terbaik klien (keterjadian)
2. Transaksi akuisisi yang ada telah dicatat (kelengkapan)
3. Transaksi akuisisi yang dicatat sudah akurat (keakuratan)
4. Transaksi akuisisi telah dicantumkan dengan benar dalam file induk
persediaan dan utang usaha serta diikhtisarkan secara benar (posting dan
pengikhtisaran)
5. Transaksi akusisi telah diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi)
6. Transaksi akusisi telah dicatat pada tanggal yang benar (penetapan waktu)
Empat dari enam tujuan audit tersebut membutuhkan perhatian khusus
sehingga harus diperiksa lebih teliti, yaitu:
1. Keterjadian
Jika auditor yakin bahwa pengendalian sudah memadai untuk tujuan ini,
pengujian dapat dikurangi karena pengendalian yang memadai dapat
mencegah pencatatan akuisisi yang sebenarnya tidak ada secara tidak
sengaja, terutama pencatatan ganda.
2. Kelengkapan
Kelalaian pencatatan akuisisi akan mempengaruhi saldo utang usaha dan
memungkinkan lebih saji dalam laba bersih dan ekuitas pemilik.
3. Keakuratan
Luas pengujian terinci tergantung pada evaluasi auditor atas keefektifan
pengendalian internal terhadap keakuratan transaksi akuisisi yang dicatat.
Jika klien menggunakan metode perpetual, pengujian terinci atas persediaan
dapat dikurangi jika catatan perpetual diyakini memang akurat.
4. Klasifikasi
Pengujian terinci atas akun tertentu dapat dikurangi jika auditor yakin bahwa
pengendalia internal sudah memadai untuk memberikn kepastian yang layak
tentang klasifikasi yang benar dalam jurnal akuisisi.
5. Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas
Transaksi Pengeluaran Kas
Biasanya auditor melaksanakan pengujian akuisisi dan pengeluaran kas pada
saat bersamaan dan menggunakan cara yang sama.
Perbedaan Siklus Akuisisi dan Pembayaran dengan Siklus Lainnya
1. Terdapat sejumlah besar akun yang terlibat dalam siklus ini, termasuk akun
laporan laba rugi dan neraca, yang dapat meningkatkan potensi salah saji
klasifikasi.
2. Transaksi dalam siklus ini menuntut pertimbangan yang signifikan, seperti biaya
lease dan konstruksi, sehingga mengakibatkan kemungkinan salah saji.
3. Jumlah nilai uang setiap transaksi relatif besar.

METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN SALDO UTANG

USAHA
Jika pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi menunjukkan
pengendalian telah efektif, dan jika hasil prosedur analitis memuaskan, auditor
dapat mengurangi pengujian atas rinsian saldo utang usaha.
1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis yang Mempengaruhi Utang Usaha (Tahap
I)
Risiko bisnis klien yang signifikan dapat berasal dari perubahan rancangan
sistem yang digunakan dalam mengawali san mencatat aktivitas akuisisi dan
pembayaran. Misalnya, jika akses pemasok ke catatan usaha usaha klien lebih
besar, maka kemungkinan terjadinya salah saji akan meningkat jika akses
tersebut tidak dikendalikan secara layak. Auditor harus memahami perubahan
sistem tersebut untuk mengidentifikasi apakah risiko bisnis klien dan
pengendalian manajemen yang terkait mempengaruhi kemungkinan salah saji
yang material dalam utang usaha.
2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat Ditoleransi dan Menilai Risiko
Inheren (Tahap I)
Karena saldonya biasanya besar dan terdiri dari sejumlah besar salo vendor
serta relative mahal untuk mengauditnya, biasanya auditor menetapkan salah
saji yang dapat ditoleransi yang relative tinggi untuk utang usaha. Auditor juga
biasanya risiko inherennya sedang atau tinggi.
3. Menilai Risiko Pengendalian dan Merancang serta Melaksanakan
Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi (Tahap
I dan II)
Pengujian substantive pada akhirnya bergantung pada keefektifan relative
pengendalian internal yang berhubungan dengan utang usaha sehingga auditor
harus memahami pengendalian tersebut secara menyeluruh.
4. Merancang dan melaksanakan Prosedur Analitis ( Tahap III)
Prosedur analitis penting dalam siklus ini untuk mengungkapkan salah saji utang
usaha.
Prosedur Analitis
Salah Saji yang Mungkin
Membandingkan saldo akun beban Salah saji utang usaha dan beban
yang berhubungan dengan akuisisi
dengan tahun sebelumnya
Mereview daftar utang usaha untuk Klasifikasi salah saji untuk kewajiban
melihat utang yang tidak biasa, nondagang
nonvendor, dan utang berbunga
Membandingkan
utang
usaha Akun yang tidak tercatat atau tidak
individual dengan tahun sebelumnya
ada, atau salah saji
Menghitung rasio, seperti pembelian Akun yang tidak tecatat atau tidak ada,
dibagi dengan utang usaha, dan utang atau salah saji
usaha dibagi dengan kewajiban lancar

5. Merancang dan melaksanakan pengujian atas rincian saldo utang usaha

(Tahap III)
Tujuan audit atas utang usaha secara keseluruhan adalah untuk menentukan
apakah saldo utang usaha telah dinyatakan secara wajar dan diungkapkan
secara layak. Fokus utama dalam audit atas kewajiban adalah pada kewajiban
yang kurang saji atau dihilangkan, berbeda dengan audit atas aktiva yang
berfokus pada lebih saji.
Pengujian Kewajiban Setelah Periode
Memeriksa dokumentasi yang mendasari pengeluaran kas selanjutnya
Memeriksa dokumentasi yang mendasari untuk tagihan yang belum dibayar
beberapa minggu setelah akhir tahun
Menelusuri laporan penerimaan yang dikeluarkan sebelum akhir tahun ke
faktu vendor terkait
Menelusuri laporan vendor yang menunjukkan saldo jatuh tempo ke neraca
saldo utang usaha
Mengirim konfirmasi ke vendor dengan siapa klien melakukan bisnis
Pengujian Pisah Batas
Pengujian pisah batas utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi
yang dicatat beberapa hari sebelum dan setelah tanggal neraca dicantumkan pada
periode yang benar.
Perbedaan antara faktur vendor dengan laporan vendor
Mana yang lebih baik dalam memverifikasi saldo utang usaha dengan benar antara
faktur vendor dan laporan vendor? Laporan vendor lebih diunggulkan dalam
memverifikasi utang usaha karena mencantumkan saldo akhir. Kalau untuk menguji
akuisisi dalam pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi,
faktur vendor lebih diunggulkan dalam memverifikasi transaksi karena auditor
memverifikasi setiap transaksi dan faktur menunjukkan rincian akuisisi.
Perbedaan antara laporan vendor dengan konfirmasi
Perbedaan yang paling penting antara laporan vedor dan konfirmasi utang usaha
terletak pada sumber informasinya. Perbedaan yang ada antara laporan vendor dan
konfirmasi sering kali disebabkan oleh persediaan dalam perjalanan, cek yang telah
dikirimkan oleh klien tetapi belum diterima oleh vendor pada tanggal laporan dan
penundaan pemrosesan catatan akuntansi