SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN

HINGGA PENGUMPULAN KAS

A. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

1. Proses
Pelanggan AOE dapat melakukan pemesanan langsung melalui Internet. Selain
itu, tenaga penjualan menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan saat
menghubungi pelanggan. Bagian penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang
diterima melalui telepon, faks, atau surat. Terlepas dari bagaimana pesanan pertama
kali diterima, sistem dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan,
memeriksa ketersediaan inventaris, dan memberi tahu departemen gudang dan
pengiriman tentang penjualan yang disetujui. Karyawan gudang dan pelayaran
memasukkan data tentang aktivitas mereka segera setelah dilakukan, sehingga
memperbarui informasi tentang status inventaris secara real time. Setiap malam,
program faktur berjalan dalam mode batch, menghasilkan faktur kertas atau
elektronik untuk pelanggan yang membutuhkan faktur. Beberapa pelanggan AOE
masih mengirimkan cek ke salah satu bank regional dimana AOE telah membuat
kotak kunci elektronik, namun semakin banyak yang mengirimkan pembayaran
mereka secara elektronik. Setiap hari, bank mengirimkan AOE file yang berisi data
pengiriman uang, yang digunakan sistem untuk memperbarui saldo rekening kas
perusahaan dan rekening pelanggan.
2. Ancaman Dan Kontrol
Kesalahan pada data induk pelanggan dapat mengakibatkan pengiriman barang
dagangan ke lokasi yang salah, keterlambatan pengumpulan pembayaran karena
pengiriman faktur ke alamat yang salah, atau melakukan penjualan kepada pelanggan
yang melebihi batas kreditnya. Kesalahan dalam data induk inventaris dapat
mengakibatkan kegagalan memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktu karena
kekurangan inventaris yang tidak terduga, yang dapat mengakibatkan hilangnya
penjualan di masa mendatang. Kesalahan dalam penetapan harga master data dapat
mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan karena overbilling atau hilangnya
pendapatan karena underbilling.
B. ENTRI PESANAN PENJUALAN
Siklus pendapatan dimulai dengan diterimanya pesanan dari pelanggan. Departemen
penjualan, yang melapor kepada wakil presiden pemasaran, biasanya melakukan proses
entri pesanan penjualan, namun semakin banyak pelanggan yang memasukkan sebagian
besar data ini melalui formulir di etalase situs web perusahaan.
1. Menerima Pesanan Pelanggan
Data pesanan pelanggan dicatat pada dokumen pesanan penjualan. Di masa lalu,
organisasi menggunakan dokumen kertas; Saat ini, seperti yang ditunjukkan,
dokumen pesanan penjualan biasanya berupa formulir elektronik yang ditampilkan
pada layar monitor komputer (menariknya, banyak sistem ERP terus mengacu pada
layar entri data ini sebagai dokumen). Pemeriksaan pesanan penjualan berisi
informasi tentang nomor barang, jumlah, harga, dan ketentuan penjualan lainnya.
2. Persetujuan Kredit
Untuk pelanggan lama dengan riwayat pembayaran yang sudah mapan,
pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak diperlukan.
Sebaliknya, manajemen memberikan otorisasi umum kepada staf penjualan untuk
menyetujui pesanan dari pelanggan yang bereputasi baik, artinya pelanggan yang
tidak memiliki saldo yang telah lewat jatuh tempo, dengan ketentuan bahwa
penjualan tersebut tidak meningkatkan total saldo akun pelanggan melebihi batas
kredit mereka. Batas kredit adalah saldo akun maksimum yang diperbolehkan yang
ingin diizinkan oleh manajemen untuk pelanggan berdasarkan riwayat kredit masa
lalu pelanggan tersebut dan kemampuan membayarnya. Jadi, untuk pelanggan yang
sudah ada, persetujuan kredit hanya melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan
untuk memverifikasi keberadaan akun, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan
memverifikasi bahwa jumlah pesanan ditambah saldo rekening saat ini tidak melebihi
batas ini. Hal ini dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem.
3. Memeriksa Ketersediaan Persediaan
Selain memeriksa kredit pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan
apakah persediaan tersedia cukup untuk memenuhi pesanan, sehingga pelanggan
dapat diberitahu tentang perkiraan tanggal pengiriman.
 4. Menanggapi Pertanyaan Pelanggan
Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan
paket perangkat lunak khusus, yang disebut sistem manajemen hubungan pelanggan
(CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur
informasi rinci tentang pelanggan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan
lebih personal. Layanan pelanggan dapat lebih ditingkatkan dengan menggunakan
data seperti penjualan kumulatif selama beberapa periode waktu untuk
mengidentifikasi pelanggan “pilihan”. Sistem CRM juga membantu menghasilkan
penjualan tambahan. Misalnya, setelah menanggapi pertanyaan pelanggan,
perwakilan layanan pelanggan dapat menggunakan informasi tentang preferensi
pelanggan dan riwayat transaksi untuk menyarankan produk lain yang mungkin
menarik bagi pelanggan. Data terperinci tentang kebutuhan pelanggan dan praktik
bisnis juga dapat digunakan untuk menghubungi pelanggan secara proaktif mengenai
perlunya pemesanan ulang.

C. PENGIRIMAN
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan
dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan. Proses ini terdiri dari dua langkah:
(1) pengambilan dan pengepakan pesanan dan (2) pengiriman pesanan. Departemen
gudang dan pengiriman melakukan aktivitas ini masing-masing. Kedua fungsi tersebut
mencakup penyimpanan persediaan dan, pelaporan kepada wakil presiden manufaktur.
1. Pilih Dan Kemas Pesanan
Langkah pertama dalam memenuhi pesanan pelanggan melibatkan mengeluarkan
item yang benar dari inventaris dan mengemasnya untuk pengiriman.
2. Kirimkan Pesanan
Setelah barang dagangan dikeluarkan dari gudang, barang tersebut dikirim ke
pelanggan.

D. PENAGIHAN
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan kepada
pelanggan. Hal ini menunjukkan bahwa melibatkan dua tugas yang terpisah, namun
 berkaitan erat: pembuatan faktur dan pemutakhiran piutang, yang dilakukan oleh dua unit
terpisah dalam departemen akuntansi.
1. Faktur
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang dagangan yang dikirim
sangatlah penting. Aktivitas invoice hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang
mengemas ulang dan merangkum informasi dari aktivitas entri pesanan penjualan dan
pengiriman. Hal ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang
mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim dan informasi tentang harga dan
persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan.
2. Menjaga Piutang
Fungsi piutang dagang, yang melapor kepada pengontrol, melakukan dua tugas
dasar: Menggunakan informasi pada faktur penjualan untuk mendebit rekening
pelanggan dan selanjutnya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

E. PENGUMPULAN UANG TUNAI

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah mengumpulkan dan memproses
pembayaran dari pelanggan
1. Proses
Karena uang tunai dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk
mengambil tindakan yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Sebagaimana
dibahas lebih lengkap di bagian pengendalian, hal ini berarti bahwa fungsi piutang,
yang bertanggung jawab mencatat pengiriman uang pelanggan, tidak boleh memiliki
akses fisik ke uang tunai atau cek. Sebaliknya, kasir, yang melapor kepada bendahara,
menangani pengiriman uang pelanggan dan menyimpannya di bank.
2. Ancaman Dan Kontrol
Tujuan utama dari fungsi pengumpulan kas adalah untuk mengamankan
pengiriman uang pelanggan. Prosedur pengendalian khusus harus diterapkan karena
uang tunai sangat mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang
paling efektif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Karyawan yang memiliki
akses fisik terhadap uang tunai tidak boleh bertanggung jawab untuk mencatat atau
mengotorisasi transaksi apa pun yang melibatkan penerimaannya.
 DAFTAR PUSTAKA

Romney, M. B., dkk. 2021. Accounting Information System, 15th Edition Global Edition, United
States: Pearson Education (RM).