Bab 12

Siklus pendapatan: penjualan dan penerimaan kas

SIKLUS PENDAPATAN
Siklus pendapatan atau ( revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang teus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada
pelanggan dan menerima kas seebagai pembayaran atas penjualan tersebut.
TUJUAN UTAMA SIKLUS PENDAPATAN
Menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat untuk harga yang
sesuai.
SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN
a. Proses
Para pegawai gudang dan pengiriman memasukkan data mengenai aktivitas mereka segera
setelah aktivitas diajalankan, sehingga memperbarui informasi mengenai status persediaan
secara real time.
b. Ancaman dan pengendalian
Seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database terintegrasi yang berisi
informasi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga. Oleh karena itu ancaman umun yang
pertama adalah data induk yang tidak akurat dan valid.
Pengendalian menunjukkan salah satu cara untuk menanggulangi ancaman pada data induk
yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integritas
pemrosesan utuk meminimalkan risiko kesalahan input data.

ENTRI PESANAN PENJUALAN : MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN

Pesanan penjualan (sales order) adalah dokumen yang dibuat selma entri pesanan penjualan yang
mencantumkan nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan.
a. Proses
Electronic data interchange (EDI) adalah penggunaan komunikasi terkomputerisasi dan skema
pengodean standar untuk mengirimkan dokumen bisnis secara elektronik dalam sebuah format
yang dapat secara otomatis diproses oleh sistem informasi penerima.
 b. Ancaman dan pengendalian
Sebuah ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah bahwa data penting mengenai
pesanan akan hilang atau tidak akurat.
Pengendalian edit entri data perlu digabungkan dengan situs guna untuk memastikan bahwa
para pelanggan dengan akurat dan lengkap telah memasukkan seluruh data yang diperlukan
dan didalam sistem EDI yang diguakan untuk menerima pesanan elektronik dari para
pelanggan.

PERSETUJUAN KREDIT
Batas kredit ( credit limit ) adalah saldo rekening kredit maksimum yang diizinkan bagi setiap
pelanggan, berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar.
Daftar umur piutang ( accounts receivable aging report ) adalah sebuah laporan yang
mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar
( outstanding).
MENCETAK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN
a. Proses
Pemesanan kembali ( back order ) adalah sebuah dokumen yang mengotorisasi pembelian
atau produksi dari barang-barang yang dibuat ketika tidak ada persediaan yang mencukupi
untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Kartu pengambilan ( picking ticket ) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan barang dan
kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan dan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan
untuk mengeluarkan barang tersebut ke departmen pengiriman.
b. Ancaman dan pengendalian
Ancaman yang akan muncul yaitu kehabisan stok ( stockout ) akan menyebabkan kerugian
penjualan jika pelanggan tidak bersedia menunggu dan malah menbeli dari sumber lain.
Dengan pengendalian sistem ERP terintegrasi, memfasilitasi penggunaan metode persediaan
perpetual yang megurangi resiko dari stockout yang tidak terduga.

MERESPONS PERMINTAAN PELANGGAN

Sitem manajemen hubungan pelanggan ( customer relationship management system-CRM )
adalah perangkat lunak yang mengatur informasi mengenai pelanggan dengan cara memfasilitasi
layanan efisien dan pesonal.
PENGIRIMAN : MENGAMBIL DAN MENGEPAK PESANAN
a. Proses
Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan memicu proses
pengambilan dan pengepakan. Para pekerja gudang menggunakan kartu pengambilan untuk
mengidentifikasi produk dari kuantitas dari setiap produk untuk mengeluarkannya dari
persediaan.
b. Ancaman dan pengendalian
Salah satu ancaman adalah risiko pengambilan barang yang salah atau dalam kuantitas yang
salah. Pengendalian secara khusus mengeliminasi barang dan kuantitas yang diambilo oleh
para pekerja gudang dengan informasi pesanan penjualan.

MENGIRIM PESANAN
a. Proses
Slip pengepaka ( packing slip ) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan kuantitas dan
deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam sebuah pengiriman.
Bill of lading atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung
jawab atas barang ketika barang tersebut sedag dalam transit.
b. Ancaman dan pengendalian
Dua masalah potensial adalah pencurian dan kesalahan pengiriman. Berbagai pengendalian
untuk mengurangi ancaman pencurian dengan rekonsiliasi yang teratur ats informasi
mengenai pengiriman dengan pesanan penjualan memungkinkan deteksi tepat waktu atas
penudaan atau kegagalan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan.

PENAGIHAN : PENAGIHAN FAKTUR

a. Proses
Faktur penjualan ( sales invoice ) adalah sebuah dokumen yang memberitahukan kepada
pelanggan mengenai jumlah dari penjulan dan ke mana mengirmkan pembayarannya.
Faktanya, sebuah sistem akuntansi yang didesain dengan baik dapat mengeliminasi sebuah
kebutuhan untuk membuat dan menyimpan faktur, setidaknya dengan pelanggan yang
memiliki sistem yang sudah canggih.
b. Ancaman dan pengendalian
Salah satu ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur adalah kegagalan untuk
menagih pelanggan yang menyebabkan kerugian aset dan data yang salah mengenai
penjualan, persediaan dan piutang. Pengendalian fungsi pegiriman dan penagihan mengurangi
resiko ini terjadi dengan sengaja.

PEMELIHARAAN PIUTANG
a. Proses
Metode faktur terbuka ( open-invoice method ) adalah untuk memelihara piutang yang mana
pelanggan membayar berdasarkan setiap faktur.
Nota pengiriman uang ( remittance advise ) adalah sebuah salinan faktur penjualan yang
dikembalikan dengan pembayaran pelanggan yang mengindikasikan faktur, laporan, atau hal-
hal lain yang diabayarkan.
Motede saldo maju ( balance-forward method ) adalah metode pemeliharaan piutang yang
mana pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam sebuah
laporan bulanan, bukan berdasarkan tiap-tiap fakturnya. Pengiriman uang diterapkan terhadap
total saldo rekenig, bukan dengan faktur tertentu.
Laporan bulanan ( monthly statement ) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan seluruh
transaksi yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas saldo rekening terakhir
pelanggan.
Penagihan siklus ( cycle billing ) adalah menghasilkan laporan bulanan bagi subset pelanggan
pada waktu yang berbeda.
Memo kredit ( credit memo ) adalah sebuah dokumen, disetujui oleh manajer kredit, yang
mengotorisai departement penagihan untuk mengkredit rekening seorang pelanggan.
b. Ancaman dan pengendalian
Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada kerugian penjualan di
masa depan dan juga dapat megindikasikan kemungkinan pencurian kas.
Pengecekan edit entri data dapat meminimalkan resiko kesalahan dalam pemeliharaan
rekening pelanggan.
PENERIMAAN KAS
a. Proses
Daftar pengiriman uang ( remittance list ) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan nama
dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima dalam surat.
Peti uang ( lockbox ) adalah sebuah alamat pos yang pelanggan tuju ketika pelanggan
tersebuurt mengirimkan uangnya.
Peti uang elektronik ( electronic lockbox ) adalah pengatura peti uang di mana bank secara
elektronik mengirimkan informasi tentang nomor rekening pelanggan dan jumlah yang
disetorkan segera setelah menerima pembayaran.
Electronic funds transfer ( EFT-transfer dana eletronik ) adalah transfer dana melalui
penggunaan perangkat lunak perbankan secara online.
Financial electronic data interchange (FEDI) adalah kobinasi dari EFT dan EDI yang
memungkinkan data pemgiriman uang dan intruksi transfer dana untuk disertakan dalam satu
pakert elektronik.
b. Ancaman dan pengendalian
Tujuan utama dari fungsi penerimaan kas adalah untuk mengamankan pengiriman uang
pelanggan. Secara spesifik pasangan tugas harus dipisahkan, sebagi berikut :
1. Menangani kas atau cek dan memposting pengiriman uang ke rekening pelanggan.
Seseorang yang menjalankan kedua jtugas ini dapat melakukan jenis khusus dari
penggelapan yang disebut lapping , oleh karena itu, hanya data pengiriman uang yang
seharusnya dapat dikirim ke departemen piutang, dengan pembayran pelanggan
dikirimkan ke pasar.
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit.
Seseorang yang menjalankan kedua tugas ini dapat menyamarkan pencurian kas
dengan membuat sebuah memo kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri.
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank.
Sebuah pengendalian detektif yang penting adalah rekonsiliasi atas laporan rekening
bank dengan saldo kas yang dicatat dalam sitem informasi perusahaan. Dengan
rekonsiliasi yang dijalankan oleh seseorang yang tidak memiliki akses terhadap kas
atau pengiriman uang pelanggan memberikan sebuah pengecekan indenpenden pada
kasir dan mencegah manipulasi laporan bank untuk menyamarkan pencurian kas.
Universal payment identification code ( UPIC-Kode identifikasi pembayaran universal )
adalah sebuah nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran
melaui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak penjual untuk membocorkan informasi
detail mengenai rekening banknya.
Anggaran arus kas ( cash flow budget ) adalah sebuah anggaran yang menunjukkan proyeksi
arus kas keluar untuk periode tertentu.
 BAB 13
SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

SIKLUS PENGELUARAN
Siklus pengeluaran ( Expenditure Cycle ) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.
TUJUAN UTAMA SIKLUS PENGELUARAN
untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan
berbagai layanan yang diperlukan perusahaan.
Empat aktivitas siklus pengeluaran :
1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktor pemasok.
4. Pengeluaran kas.

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

a. Proses
Setelah seluruh transaksi pengeluaran telah diproses, sistem tersebut menghasilkan sebuah
entri jurnal ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas serta posting entri tersebut ke buku
besar umum.
Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan kemudian
menandatanganinya. Cek-cek tersebut adalah sejumlah tertentu yang juga memerlukan tanda
tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang berwenang. Kasir tersebut kemudian
mengirimkan cek yang telah ditandatangani oleh kasir dan ditinjau oleh bendahara. Akses
yang mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan manajer untuk
mengawasi kinerja secara dekat.
b. Ancaman dan pengendalian
Kesalahan dalam data induk pembelian dapat menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi
dan kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang telah dinegoisasi. Untuk menanggulangi
ancaman atas induk yang tidak akurat dan tidak valid adalah menggunakan pengendalian
integritas pemrosesan data, ini juga penting untuk menbatasi akses dan induk siklus
pengeluaran dan mengonfirugasi sistem sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat
membuat perubahan atas data induk.

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA : MENGIDENTIFIKASI

APA, KAPAN, DAN BERAPA BANYAK UNTUK PEMBELIAN.
a. Proses
Economic order quantity ( EOQ ) adalah ukuran pesanan optimal untuk meminimlkan jumlah
biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.
Reorder point ( titik pemesanan ulang ) adalah menentukan tingkt yang mana saldo persediaan
dari suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai.
Perencanaan kebutuhan material ( Material requirements planning-MRP ) adalah sebuah
pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan
yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan
pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.
Siklus persediaan just-in-time ( JIT inventory system ) adalah sebuah sitem yang
meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membeli dan
memprodukasi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang
diperkirakan.
Permintaan pembelian ( purchase requisition ) adalah sebuah dokumen atau formulir
elektronik yang mengidentifikasi requisitioner, menetukan lokasi pengiriman dan tanggal
yang diperlukan, mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap
barang yang diminta, dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.
b. Ancaman dan pengendalian
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan
mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat
meningkatkan biaya. Untuk mengurangi resiko pada masalah ini, metode persediaan perpetual
seharusnya dugunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai stok persediaan selalu
terbarui.

MEMILIH PEMASOK
a. Proses
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok :
1. Harga
2. Kualitas bahan baku
3. Keandalan dalam pemgiriman
Pesanan pembelian ( purchase order ) adalah sebuah dokumen yang secara formal meminta
seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu. Ini
juga merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok
menerimanya.
Pesanan pemeblian selimut ( blanket purchase order ) adalah sebuah komitmen untuk
membeli barag-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk
jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.
Sebuah program ( vendor-managed inventory-VMI ) adalah praktik dimana para produsen
dan distributor mengelola persediaa pelanggan eceran dengan menggunakan EDI. Pemasok
mengakses sistem point of sales pelanggannya untuk mengawasi persediaan dan secara
otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah
disepakati.
b. Ancaman dan pengendalian
Melibatkan pemebelian barang pada harga yang melambung. Biaya komponen yang dibeli
menunjukkan sebuah porsi substansial dari total biaya beberapa produk yang diproduksi.
Beberapa prosedur dapat membantu memastikan perusahaan tidak membayar terlalu banyak
untuk produk tertentu. Daftar harga bagi barang yang sering dibeli seharusnya disimpan dalam
komputer dan dikonsultasikan ketika pesanan dibuat, harga dari barang-barang yang berbiaya
rendah dapat langsung ditentukan dari katalog.
Penyuapan ( kickbacks ) adalah hadiah yang diberikan oleh pemasok ke agen pembelian
dengan tujuan mempengaruhi pilihannya dari pemasok.

PENERIMAAN
a. Proses
Laopran penerimaan ( receiving report ) adalah sebuah dokumen yang mencatat detail setiap
pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, kuantitas diterima.
Memo debit ( debit memo ) adalah sebuah dokumen yang digunakan ntuk mencatat
pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke pemasok.
EDI dan teknologi satelit menyediakan cara lain untuk meningkatkan efisiensi logistik ke
dalam ( inbound ).
b. Ancaman dan pengendalian
Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya ynag terkait
dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut.
Proseedur pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman ini adalah mengintruksikan
departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan
pembelian yang disetujui.
MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK
a. Proses
Paket voucher ( voucher package ) adalah seperangkat dokumen yang digunakan untuk
mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan
penerimaan, dan faktur pemasok.
Sistem nonvoucher ( nonvoucher system ) adalah sebuah metode untuk memproses utang
yang tiap-tipa fakturnya disetujui untuk di posting ke catatan pemasok individual dalam file
utang kemudian disimpan dalam file terbuka. Berkebalikan dengan sistem voucher.
Sitem voucher ( voucher system ) adalah metode untuk memproses utang yang mana voucher
pancairan disiapkan, bukannya memposting faktur secara langsung ke catatan pemasok dalam
buku besar pembantu utang. Voucher pencairan mengindentifikasi pemasok, mencantumkan
faktur yang beredar,dan mengindinkasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi
diskon dan potongan yang berlaku. Berkebalikan dengan sistem nonvoucher.
Voucher pencairan ( disbursement voucher ) adalah dokumen yang mengidentifikasi pemasok,
mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan
setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku.
Evaluated receipt settlement ( ERS ) adalah sebuah pendektan tanpa faktur terhadap utang
yang menggantikan proses pencocokan tiga cara ( faktur pemasok, laporan penerimaan, dan
pesanan pembelian ) dengan mencocokan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan
penrimaan.
Kartu pengadaan ( procurement card ) adalaha sebuah kartu kredit komporasi yang para
pegaawai dapat digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk memebeli jenis-jenis barang
tertentu.
b. Ancaman dan pengendalian
Menginsikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam fakur pemasok, seperti
ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga aktual yang dibebankan atau salah
hitung dari total jumlah jatuh tempo. Akibatnya, ketetapan matematis dari faktur pemasok
harus diverikasi dan harga serta kuantitas yang dicantumkan disana dibandingkan dengan
yang diindikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan.
PENGELUARAN KAS
a. Proses
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Hal
ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan
pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departement pembelian dan utang.
Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket vouche, meskipun banyak
pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.
b. Ancaman dan pengendalian
Membayar untuk barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman
ini adalah membandingkan kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan
kuantitas yang dimasukkan oleh pihak pngendalian persediaan yang menerima transfer atas
barang-barang tesebut dari departemen penerimaan. Banyak perusahaan mensyaratkan
departmen pengendalian persediaan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok.
Verifikasi bahwa jasa ( misalnya, pembersihan atau pengecatan ) yang dilakukan dengan cara
ditagih lebih sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan tergantung pada pengendalian
penganggaran dan peninjauan cermat pada biaya departemen untuk mengidinkasikan masalah
potensial yang memerlukan penyelidikan.
Dana imprest ( imprest fund ) adalah sebuah rekening kas dengan dua karrakteristik :
1. Ini sudah diatur dengan jumlah tetap, sepeti $100, dan
2. Voucher diperlukan untuk setiap pencairan. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus
voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan.
Operasi dari dana imprest kas kecil secara teknis melanggar prinsip-prinsip pemisahan tugas
karena orang yang sama memiliki hak memelihara kas juga mengotorisasi pencairan dari
dana tersebut dan memelihara sebuah catatan atas saldo dana. Ancaman penyalahgunaan
lebih dari mengimbangi ( offset ), bagaimanapun, dengan kenyamanan tidak harus
memproses pembelian lain-lain yang kecil melalui siklus pengeluaran normal. Bahkan ,
resiko penyalahgunaan dapat ditanggulangi dengan memiliki auditor internal membuat
hitungan yang tidak diummkan secara periodik atas saldo dana dan voucher dengan menahan
orang yang bertanggung jawab atas akuntabilitas dana kas kecil untuk setiap kekurangan
yang ditemukan selama audit kejutan tersebut.
.