SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

MENGANALISA & MENDESAIN

PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

Oleh :
D7 Akuntansi
Kelompok :1
Nama Anggota :

1. Putu Mita Puspa Dewi (202033121266)

2. Ni Komang Ayu Pradnyani Putri (202033121285)
3. Ni Made Purnama Sari (202033121314)
4. Ni Kadek Apriani (202033121343)
5. Ni Putu Devi Sari Astiti (202033121344)

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS

UNIVERSITAS WARMADEWA DENPASAR
2022
MENGANALISA & MENDESAIN PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN
PELANGGAN
1. Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan
1.1 Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan meliputi:
a. Permintaan Informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu
pemintaan informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah
sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna
memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi
pengiriman.
b. Pembuatan Kontrak
Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada
pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya.
Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu
disebut blanket order.
c. Memasukkan Pesanan
Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan
penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan
ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini
dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem
informasi enterpriseresourceplanning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur
penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.
d. Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang
disebut delivery. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan
mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Beberapa dokumen
disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan sebagai petunjuk
aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan
tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen
untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan. Personel
pengiriman akan memposting goodsissuenotice ketika barang sudah dikirimkan.
Shippingadvice adalah sinonim dari goods issue notice.
e. Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan.
Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur
ini adalah aakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan
dilanjutkan ke bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan.
1.2 Ilustrasi ERP
Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang
sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.
Record Master Pelanggan Record master pelanggan berisi semua informasi yang
berkaitan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan
penjualan dala R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan
penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat (4) macam record master yaitu antara lain :
1. Record penjualan kepelanggan
2. Record pengiriman kepelanggan
3. Record penagihan kepelanggan
4. Record pembayaran pelanggan
Field data
 Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi kedalam R/3.
R/3 mengarahkan proses input dengan menunjukkan urutan isian pada layar monitor.
Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan category data data yang berkaitan dengan
pelanggan. Adapun layar createcustomer antara lain yaitu :
 Initial Screen, layar awal ini memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan
sebagai identitas unik recordmastere pelanggan. Kode ini ditetapkan secara internal dan
eksternal.
 Customer Address, layar awal ini memerlukan masukan alamat pelanggan yang berupa
teks. Nama perusahaan dimasukkan dalam field nama. Fieldpencaraian digunakan
untuk memasukkan suatu fase yang dapat digunakan untuk mencari perusahaan ketika
kode perusahaan dibutuhkan untuk masukkan..
 Marketing, layar ini digunakan untuk memasukkan data statistic dan demograf
mengenai pelanggan.
 Payment Transaction, layar ini digunakan untuk memasukkan informasi anak
pelanggan.Field yang disediakan adalah kode negara bank, kunci bank, nomer rekening
bank, rincian referensi dan lainnya.
 Unloading Point, layar ini digunakan untuk memasukkan dimana barang yang diterima
pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factorycalendar milik pelanggan,
yang menentukan tanggal dan jam penerimaan barang oleh pelanggan.
 Foreign Trade, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan
pengemndalian ekspor.
 Contact Person, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan
orang kontak.
 Account Management, layar ini digunakan untuk spesifikasi data rekening rekonsiliasi.
Rekening rekonsialisi adalah rekening buku besar yang diperbaruhi secara pararel
dengan posting piutang dagang.
 Insurance, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan
asuransi kredit ekspor. Field disediakan untuk kebijakan nomer, jumlah asuransi,
perusahaan asuransi, bulan dan presentase pengurangan.
 Sales, layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam perusahaan yang
bertanggung jawab kepada pelanggan.
 Billing, layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan.
1.3 Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3
Standar pemrosesan pesan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan
barang jadi. Standar umumnya diterima melalui telepon, fax, bagian penjualan dan
voice email. Pertama-tama , diterbitkan quotation untuk pelangagn, jikan tidak ada
maka pesan aan dibuat jika pelangagan memerlukan pengiriman barang dan jasa.
Sesudah sesuatu pesanan dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat.
2. Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan
Beberapa pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan, sebagai berikut :
a. Memasukkan Pesanan
Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan pelanggan
dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan
mengenai produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptip mengenai pelanggan
seperti nama, alamat pengiriman, dan jika diperlukan alamat penagihan.
b. Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu
kebagian pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi
 menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari menjemen
secara umum dan khusus. Untuk pelanggan yang baru, pemeriksaan kredit diperlukan
untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.
c. Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai yang ada pada pickinglist. Pickinglist disiapkan dari
dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses
pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambilan akan dimasukkan untuk
memperbarui informasi pengiriman pada database pesanan. Barang akan dilanjutkan
dibagian pengiriman.
d. Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan
pesanan yang ada pada pickinglist bersama dengan barang yang dipesan seperti yang
ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar
pengepakan disiapkan secara inependent karena ia didasarkan pada pesanan yang
disiapkan oleh fungsi order-entry dan disetujui oleh fungsi kredit. Dokumen
pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbaruhi untuk pengiriman. Bagian
pengiriman secara khusus menyiapkan billof lading untuk pengiriman.
e. Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan denagn menyiapkan
faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan
melakukan verifikasi pesana dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirimkan
kepada pelanggan, faktur dicatat pada jurnal penjualan dan pemberitahuan dikirimkan
kebagian piutang dagang. Secara periodik, jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi
buku besar untuk dilakuakanposting ke buku besar.
f. Piutang dagang dan Buku Besar
Perbedaan antara piutang dagang dan penagihan penting untuk
mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk
membuat faktur pesanan secara inividual dan piutang dagang menangani informasi
rekening pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piuatan dagang ke
pelanggan. Bagian penagihan tidak memiliki akses ke record keuangan. Pengendalian
total dari posting ke rekening buku besar piutang dagang dibandingkan dengan jurnal
yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi posting ke buku besar.
3. Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan
Proses bisnis pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai
pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening. Piutang dagang mewakili uang
yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah dijual yang dimasukkan
dalam rekening. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu proses
open sistem dan proses balanceforward. Pada pemrosesan open item, pencatan terpisah
dikelolah pada sistem piuatang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar. Pada
pemrosesan balanceforward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan saldo
total pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan
secara individu.
4. Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang
Yang terpenting adalah pemisahan pada fungsi-fungsi yang ada dalam proses bisnis,
yaitu :
a. Penerimaan Kas
Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari
penerimaan kasir,piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran
pelanggan.
b. Penagihan
 Faktur,memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya di rutekan ke piutang
dagang untuk diposting ke rekening pelanggan . hal ini menjaga pemisahan fungsi-
fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.
c. Piutang dagang
Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang
dagang, rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit
dipostingkan ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran,faktur,dan dokumen lain
yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-
fungsi yang ada.
d. Kredit
Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan
dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, dan memulai memo (dokumen)
penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.
e. Buku besar
Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit
diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan
dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.
f. Retur dan potongan penjualan
Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati.
Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak,kekurangan dalam
pengiriman,kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual
untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah potongan di negosiasikan
antara pelanggan dan departeman penerimaan pesanan penjualan(atau penjualnya).
g. Penghapusan pitutang dagang
Hal pokok dalam penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo
sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang
rekening yang telah jatuh tempo. Hal ini melibatkan prosedur dunning seperti
mengirimkan ke pelanggan sejumlah surat tindak lanjut dan menggunkan agen- agen
pengumpul piutang untuk melakukan pendekatan ke pelanggan untuk membayar.
5. Proses Bisnis Kas Yang Diterima pada Rekening
Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan
masih memiliki saldo. Pembayaran pelanggan harus selalu diakui. Pengakuan
pembayaran merupakan pengendalian yang penting. Piutang dagang yang telah dicatat
yang akan dibayarkan perlu pengendalian dari penerimaan pembayaran. Pemisahan
fungsi fungsi juga pengendalian yang harus dilakukan, yaitu :
a. Mailroom: pembayaran akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka serta bukti
pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan dijumlahkan. Tembusan daftar
pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan
kontrol total diberikan kepenerimaan kas.
b. Penerimaan kas : cek diterima dari mailroom dengan penerimaan kas dari penjualan
tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan kontrol total dicocokan dengan
slip setoran dan perjanjian dengan jumlah yang telah disetujui. Dan memposting jurnal
penerimaan kas dan melanjutkan kebuku besar.
c. Piutang dagang : piutang di posting ke rekening piutang dagang, yang diposting ke
buku besar adalah totalnya. Control total dicocokkan dengan daftar pembayaran.
Piutang dagang diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftar pembayaran dan
tembusan control total yang diposting disimpan urut tanggal dan tembusan control total
dilanjutkan ke buku besar.
d. Buku besar : Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening
piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar.
 Sumber posting ke buku besar adalah jumlah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran
yang diterima untuk didepositkan.
e. Bank : Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran.
Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip setoran
yang telah divalidasi disimpan urut tanggal.
f. Audit Internal : Audit Internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi
bank secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis
penerimaan kas.
Pada Sistem Pengumpulan Lock-Box. Dalam pengumpulan piutang dagang,
waktu adalah uang. Sistem lock-box deposit adalah pembayaran pelanggan yang
dikirim secara langsung ke bank dan dikreditkan ke rekening perusahaan sebelum
diposting direkening pelanggan agar suatu perusahaan dapat mempengaruhi pelanggan
untuk membayar secara lebih cepat.
6. Proses Bisnis Penjualan Tunai
Proses bisnis penjualan tunai adalah penjualan dimana pihak pembeli
membayar secara tunai. Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan
proses bisnis kas yang diterima pada rekening, adalah tidak adanya pencatatan aset
sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan
dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.
Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk
menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk
pelanggan.
Audit pelanggan, merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan
prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal
transaksi. Penentuan harga item merupakan teknik audit pelanggan. Selain itu,
mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa sendiri rekeningnya) dan
menyediakan pelanggan dengan bukti pembayaran merupakan contoh dari teknik
customer audit.
Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup
penggunaan professionalshopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada
perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.
Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara
yang sama yang digunakan dalam pegendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya
kurang akurat. Pengendalian ini diaplikasikan dengan metode laba kotor atau metode
analisi penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan, namun cara ini dapat
mengurangi kecurangan.

REFERENSI :
Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi,
Edisi 9, Yogyakarta : Andi
http://ekonomister.blogspot.co.id/2010/11/proses-bisnis-pengelolaan-pesanan.html
http://siakelompok.blogspot.co.id/2014/04/proses-bisnis-pengelolaan-pesanan.html